Interpretacja indywidualna z dnia 3 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.509.2025.1.JF

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 września 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na Pracownika potwierdzającym nabycie towarów lub usług na cele Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

„A.” sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca” lub „A.”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Wnioskodawca jest częścią grupy kapitałowej X. (dalej: „Grupa”), (...) w dziedzinie (...). (…) Grupa (...) oraz (...).

W ramach swojej działalności Wnioskodawca prowadzi promocję i reklamę produktów (...) X. w Polsce oraz (...) czy usługi wsparcia biznesowego na rzecz innych podmiotów z Grupy. Wnioskodawca odpowiedzialny jest także za organizację procesu sprzedaży produktów (...) dystrybuowanych przez Grupę.

Zatrudniani przez Spółkę pracownicy (dalej: Pracownicy) w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak m.in.:

·koszty podroży służbowych,

·koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami / potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych),

·koszty szkoleń,

·koszty podnoszenia kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce,

·koszty zakupu materiałów biurowych / informatycznych/ administracyjnych,

·zakup materiałów branżowych i subskrypcje prasy branżowej.

Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których dysponentami i właścicielami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje spłaty).

Zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych wydatków, Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym Spółki. Transakcje, które zostały opłacone służbową kartą płatniczą podlegają automatycznemu importowi do sytemu finansowo-księgowego i podlegają obowiązkowemu rozliczeniu. Niezależnie od sposobu regulowania wydatków w ramach rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku) oraz załączają dokument potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych - załączają zdjęcie / skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu). Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób (przeważnie przełożonego Pracownika). Po jego zatwierdzeniu, dany wydatek jest zwracany Pracownikowi na konto bankowe w przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z własnych środków lub na konto dostawcy obsługującego karty korporacyjne w przypadku uregulowania wydatku służbową kartą płatniczą.

Raporty wydatkowe powinny zostać złożone w terminach określonych w wewnętrznej polityce.

Dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują faktury wystawione na Spółkę lub faktury wystawione na dane imienne Pracownika. W przyszłości, po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, wydatki poniesione przez Pracowników mogą być dokumentowane fakturami wystawionymi na dane imienne Pracownika wystawionymi poza KSeF. Mogą się również zdarzyć sytuacje, że dany wydatek Pracownika jest dokumentowany innym dowodem, np. paragonem fiskalnym (bez danych nabywcy) lub notą księgową/ potwierdzeniem płatności (gdzie mogą być wskazane dane nabywcy - Spółki albo dane imienne Pracownika). W wyjątkowych sytuacjach Pracownik dokumentuje zakup tylko wyciągiem bankowym, gdy okaże się, że dokument zakupu został zagubiony a płatność miała miejsce kartą płatniczą. W sporadycznych sytuacjach są akceptowane rozliczenia tylko na podstawie oświadczeń Pracownika dokonanych w systemie finansowo - księgowym dedykowanym do rozliczeń wydatków. W takiej sytuacji Pracownik musi wskazać, że dokument zakupu został zagubiony/zniszczony.

Faktury i inne dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w Spółce. W tym celu dokonywana jest:

1)weryfikacja merytoryczna - dokonywana najczęściej przez przełożonego Pracownika lub inną osobę uprawnioną do weryfikacji ocena zasadności poniesionego przez Pracownika wydatku,

2)weryfikacja formalna – dokonywana równocześnie z weryfikacją merytoryczną. W jej ramach dokonywana jest ocena kompletności przekazanej dokumentacji.

Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego wydatku. W przypadku zidentyfikowania nie spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym przede wszystkim, uznania że przedmiotowy wydatek stanowi jeden z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT Spółka nie dokonuje zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Dla celów niniejszego Wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie omawiane wydatki pracownicze zostaną pokryte z majątku Spółki, będą rzeczywiste i definitywne i nie będą wymienione w katalogu przewidzianym w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na Pracownika potwierdzającym nabycie towarów lub usług na cele Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy w świetle przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, które zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na Pracownika potwierdzającym nabycie towarów lub usług na cele Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1.został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2.jest definitywny (rzeczywisty),

3.pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4.został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

5.został właściwie udokumentowany,

6.nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Niezależnie od sposobu zapłaty za ponoszone przez Pracowników wydatki, tj. uregulowania ich ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze ekonomiczny ciężar wydatku ponosi Spółka. W przypadku zapłaty kartą służbową Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu środków Spółce, ponieważ jest to zakup przeznaczony na cele Spółki.

Natomiast Spółka dokonuje zapłaty na konto dostawcy (banku) obsługującego karty korporacyjne. W pozostałych przypadkach pierwotnego uregulowania płatności przez Pracownika ze środków prywatnych, Spółka zwraca mu przedmiotową sumę po zatwierdzeniu wydatku firmowego rozliczonego zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką.

Mając na uwadze powyższe oraz opisany stan faktyczny i zdarzenie przyszłe, w ocenie Spółki, wydatki które zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką spełniają warunki rozpoznania kosztu podatkowego dotyczące poniesienia go przez podatnika oraz definitywności wydatku. Przedmiotowe wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem stanowią one wydatek rzeczywiście poniesiony przez podatnika, który dodatkowo nie zostanie mu w żaden sposób zwrócony.

Ponadto, Wnioskodawca, podkreśla, że każdy wydatek poniesiony przez Pracownika podlega kontroli merytorycznej, która ma na celu sprawdzenie jego zasadności (związku z działalnością gospodarczą Spółki oraz poniesienia w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów). Dla celów niniejszego Wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie wydatki pracownicze będą spełniać warunki wymagane art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie znajdują się w katalogu art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się natomiast do kwestii udokumentowania ponoszonych przez Pracowników wydatków, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy ustawy o CIT nie zawierają przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Niemniej, istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym przepisie, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „ustawa o rachunkowości”). Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

1.określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2.określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3.opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4.datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5.podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6.stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym, zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zatem, w świetle powyższych przepisów ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy.

Ponadto, mając na uwadze art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 111 z późn. zm., dalej: „Ordynacja podatkowa”) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zgodnie natomiast z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Powyższy katalog dowodów jest katalogiem otwartym, a tym samym zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.

Mając to na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Spółkę, które Wnioskodawca będzie księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku udokumentowane fakturami wystawianymi na dane imiennie Pracowników będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu (przy założeniu spełnienia wymagań z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Ponadto, podkreślenia wymaga, iż ustawa o rachunkowości - podobnie jak ustawa o CIT – nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej potwierdzone zostało przez organy podatkowe w wydawanych na przestrzeni ostatnich lat interpretacjach indywidualnych, m.in.:

·interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 lipca 2023 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,

·interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 marca 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,

·interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 grudnia 2022 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,

·interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Natomiast prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwracanych pracownikom na podstawie dowodów źródłowych (faktur, rachunków, not) wystawionych imiennie na pracownika zostało potwierdzone m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych:

·interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 sierpnia 2025 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.463.2025.1.JMS,

·interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 czerwca 2025 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,

·interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 maja 2025 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS,

·interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 stycznia 2025 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK,

·interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 października 2024 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS.

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości jej stanowiska w zakresie przedstawionego powyżej pytania.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia,czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na Pracownika potwierdzającym nabycie towarów lub usług na cele Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu /dokument elektroniczny wystawiony imiennie na Pracownika, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

Wobec powyższego Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnosząc się natomiast do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym/zdarzenie przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.