Interpretacja indywidualna z dnia 3 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.760.2025.1.MR
W kontekście KSeF, data wystawienia faktury ustrukturyzowanej tożsama z datą w polu P_1 jest kluczowa dla przeliczeń walutowych i uznawana za oficjalną datę wystawienia, niezależnie od terminu jej przesyłki do systemu.
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
2 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy „data wystawienia faktury”, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, to data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) oraz ustalenia jaką datę należy przyjąć jako datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej w celu ustalenia kursu waluty właściwego do przeliczenia podstawy opodatkowania na złote zgodnie z art. 31a ustawy.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
A. (dalej: „Spółka” albo „Wnioskodawca”) posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce, a także siedzibę działalności gospodarczej oraz stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży hurtowej surowców chemicznych na rynku krajowym i zagranicznym oraz w zakresie kompleksowych usług logistycznych. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku od towarów i usług w Polsce.
Spółka wystawia faktury według wewnętrznego Regulaminu Fakturowania. Regulamin ten szczegółowo określa zasady wystawiania faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT (dalej: „Ustawa”) wraz z późniejszymi zmianami i rozporządzeniami oraz warunkami Incoterms 2020. Oznacza to, że Wnioskodawca wystawia fakturę z dniem, kiedy powstał obowiązek podatkowy zgodnie z art. 19a Ustawy (data faktury jest równa dacie dostawy, a tym samym momentowi przeniesienia przez zbywcę na nabywcę prawa do rozporządzania towarami jak właściciel).
Wnioskodawca będzie dokonywać sprzedaży między innymi w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru oraz procedury eksportu, na skutek czego, będą zdarzać się sytuacje, w których informacje o dostawie towaru do miejsca zgodnego z daną regułą Incoterms, będą docierać od przewoźników lub armatorów z kilkudniowym opóźnieniem (2, 3 dni) z powodów niezależnych od Wnioskodawcy. W takich przypadkach, Wnioskodawca z dochowaniem należytej staranności w VAT, będzie wystawiać faktury z datą powstania obowiązku podatkowego w VAT (z datą np. 30 września), ale po 2 lub 3 dniach od daty dostawy (w dniu np. 3 października), tj. niezwłocznie po uzyskaniu dokumentów potwierdzających dostawę towarów od przewoźników lub armatorów.
Spółka rozpoczęła pracę nad dostosowaniem do użytkowania systemu komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (dalej nazwanym: „KSeF”) i wdrożeniem procesu wystawiania oraz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Złożony wniosek dotyczy faktur ustrukturyzowanych i udostępnianych za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, przy zachowaniu wymogów określonych w odpowiednich przepisach.
Planowane jest, że faktury będą wystawiane w systemie wewnętrznym Wnioskodawcy, a następnie wysyłane do KSeF (za pomocą oprogramowania interfejsowego). W praktyce, z opisanych wyżej przyczyn, niezależnych od Spółki, będą sytuacje, w których wysyłka faktury ustrukturyzowanej do KSeF nastąpi w innym dniu, niż ten wskazany w samym dokumencie. Data wytworzenia faktury byłaby inna niż data wskazana w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej oraz mogłaby być inna niż data faktycznego przesłania faktury do KSeF.
W związku z powyższym, Wnioskodawca ma wątpliwości w zakresie daty jaką należałoby przyjąć jako datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla celów prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 Ustawy oraz ustalenia kursu waluty właściwego do przeliczenia podstawy opodatkowania na złote zgodnie z art. 31a Ustawy.
Pytania
1. Czy „data wystawienia faktury”, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 Ustawy, to data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury, czy data przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF?
2. Czy na potrzeby stosowania art. 31a ust. 1 Ustawy, podatnik, który wystawia faktury w walucie obcej z datą powstania obowiązku podatkowego, może przeliczyć podstawę opodatkowania według kursu średniego danej waluty obcej, ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający „dzień wystawienia faktury” wskazany w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury?
Państwa stanowisko w sprawie
Ad 1.
W ocenie Wnioskodawcy, zgodnie z art. 106nda ust. 10 Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) to data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 Ustawy. Stanowisko Wnioskodawcy potwierdza art. 106nda ust. 16 Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, z treści którego wynika, że podatnik, który wyśle fakturę ustrukturyzowaną do KSeF w terminie późniejszym niż data wskazana w polu P_1 struktury FA(3), to za datę jej wystawienia należy uznać datę umiejscowioną w polu P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) tej faktury a nie dzień przesłania jej do KSeF.
Ad 2.
Według Wnioskodawcy, uznając za prawidłowe stanowisko zgodnie z Ad 1. (data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) to data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 Ustawy, niezależnie od daty faktycznego przesłania faktury do KSeF), Spółka wystawiając faktury w walutach obcych (w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czy w procedurze eksportu) przeliczy je według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Powstanie obowiązku podatkowego, jeśli data faktury jest równa dacie dostawy, to dzień wskazany w polu P_1 struktury FA(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury, a nie data i czas wytworzenia faktury w KSeF.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – zwanej dalej ustawą:
Opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają:
1)odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2)eksport towarów;
3)import towarów na terytorium kraju;
4)wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5)wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).
Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Stosownie do art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Zasady wystawiania faktur regulują przepisy działu XI. Dokumentacja.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.
Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1)datę wystawienia;
2)kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3)imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5)numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b.
Na mocy art. 106i ust. 1 ustawy:
Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-9.
Z kolei jak stanowi art. 106i ust. 7 ustawy:
Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed:
1)dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2)otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” – termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
W myśl art. 106nc ust. 1 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1 ustawy:
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Jak stanowi art. 106na ust. 3 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Zgodnie z art. 106nh ust. 1 i 2 ustawy:
1. W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
2. Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.
Na podstawie art. 106e ust. 11 ustawy:
Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.
Na gruncie polskiego prawa podatkowego dopuszcza się otrzymywanie przez podatników od swoich kontrahentów faktur, na których podstawę opodatkowania określono w walucie obcej, z jednoczesnym wymogiem przeliczania przez podatników walut obcych na złote według przytoczonych wyżej zasad. Wskazać jednak należy, że przeliczenia na złote kwot wyrażonych w walucie obcej, wykazanych na fakturze, dokonać powinien usługodawca lub dostawca towarów. Przy czym przepisy ustawy nie określają czy kurs przeliczeniowy powinien zostać wskazany na fakturze.
Sposób przeliczania na złote kwot wykazanych na fakturach, w sytuacji, gdy kwoty te wykazane są w walutach obcych zawarty został w art. 31a ustawy.
Jak stanowi art. 31a ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego; w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.
Zgodnie z art. 31a ust. 2 ustawy:
W przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Przepis ust. 1 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
Na mocy art. 31a ust. 2a ustawy:
Kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania określone w walucie obcej mogą być przeliczane przez podatnika na złote zgodnie z zasadami przeliczania przychodu określonego w walucie obcej wynikającymi z przepisów o podatku dochodowym, obowiązującymi tego podatnika na potrzeby rozliczania danej transakcji.
Zatem przepis art. 31a ustawy znajduje zastosowanie, kiedy podstawa opodatkowania jest wyrażona w walucie obcej. Co do zasady w przypadku gdy podstawa opodatkowania jest wyrażona w walucie obcej przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Przy czym w przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Alternatywnie podatnik może wybrać sposób przeliczania kwot wyrażonych w walucie obcej na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego; w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro. Co więcej, kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania określone w walucie obcej mogą być przeliczane przez podatnika na złote zgodnie z zasadami przeliczania przychodu określonego w walucie obcej wynikającymi z przepisów o podatku dochodowym, obowiązującymi tego podatnika na potrzeby rozliczania danej transakcji.
Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo (Spółka) działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży hurtowej surowców chemicznych na rynku krajowym i zagranicznym oraz w zakresie kompleksowych usług logistycznych. Są Państwo zarejestrowani jako czynny podatnik podatku od towarów i usług w Polsce. Wystawiają Państwo faktury według wewnętrznego Regulaminu Fakturowania. Regulamin ten szczegółowo określa zasady wystawiania faktur zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług i rozporządzeniami oraz warunkami Incoterms 2020. Oznacza to, że wystawiają Państwo fakturę z dniem, kiedy powstał obowiązek podatkowy zgodnie z art. 19a ustawy (data faktury jest równa dacie dostawy, a tym samym momentowi przeniesienia przez zbywcę na nabywcę prawa do rozporządzania towarami jak właściciel). Rozpoczęli Państwo pracę nad dostosowaniem do użytkowania systemu komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur („KSeF”) i wdrożeniem procesu wystawiania oraz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Złożony wniosek dotyczy faktur ustrukturyzowanych i udostępnianych za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, przy zachowaniu wymogów określonych w odpowiednich przepisach. Planowane jest, że faktury będą wystawiane w systemie wewnętrznym Wnioskodawcy, a następnie wysyłane do KSeF (za pomocą oprogramowania interfejsowego). W praktyce, z opisanych wyżej przyczyn, niezależnych od Spółki, będą sytuacje, w których wysyłka faktury ustrukturyzowanej do KSeF nastąpi w innym dniu, niż ten wskazany w samym dokumencie. Data wytworzenia faktury byłaby inna niż data wskazana w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej oraz mogłaby być inna niż data faktycznego przesłania faktury do KSeF.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w analizowanej sprawie „data wystawienia faktury”, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, to data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) oraz jaką datę należy przyjąć jako datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej w celu ustalenia kursu waluty właściwego do przeliczenia podstawy opodatkowania na złote zgodnie z art. 31a ustawy (pytanie oznaczone we wniosku nr 1 i nr 2).
W analizowanej sprawie należy zaznaczyć, że zgodnie z broszurą informacyjną dotyczącą struktury FA(3), struktura schematu głównego dla FA(3) składa się z następujących elementów: Naglowek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, PodmiotUpowazniony, Fa, Stopka.
Naglowek, Podmiot1, Podmiot2 oraz Fa stanowią obligatoryjne elementy faktury ustrukturyzowanej. Podmiot3 i Stopka są elementami fakultatywnymi, a PodmiotUpowazniony stanowi element opcjonalny e-faktury.
Element Fa zawiera szczegółowe informacje dotyczące transakcji dokumentowanej fakturą. W szczególności są to elementy faktury wynikające z treści obowiązujących przepisów, jak również elementy dotyczące m.in. rozliczenia, płatności oraz warunków transakcji.
Jak wynika z ww. broszury na strukturę elementu Fa składa się m.in. pole P_1 (data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy). Zatem w polu P_1 podaje się datę wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy.
Powołany wyżej art. 106na ust. 1 ustawy stanowi, że datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania faktury do KSeF – przy założeniu, że data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 jest tożsama z datą przesłania faktury do KSeF. Dotyczy to wyłącznie faktury wystawionej w trybie online. Fakturę uznaje się za wystawioną w trybie online, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie zgodna z datą wystawienia faktury zadeklarowaną przez podatnika w polu P_1 pliku xml faktury.
Dodatkowo, istnieje szereg przypadków, w których data wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, wskazana przez podatnika w polu P_1 stanowi formalną datę wystawienia faktury (kluczową dla weryfikacji terminowości wystawienia faktury). Mowa tu jest o:
-fakturze wystawionej w trybie „offline24” (art. 106nda ust. 10 ustawy),
-fakturze wystawionej w trybie „online”, gdy data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 (art. 106nda ust. 16 ustawy),
-fakturze wystawionej w trybie „offline” w związku z niedostępnością KSeF (art. 106nda ust. 10 w związku z art. 106nh ust. 4 ustawy),
-fakturze wystawionej w trybie awaryjnym w związku z awarią KSeF (art. 106nf ust. 9 ustawy).
W tym miejscu należy wskazać, że ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203) został wprowadzony do ustawy m.in. art. 106nda, który określa procedury związane ze stosowaniem trybu offline24.
Zgodnie z art. 106nda ustawy, który wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.:
1.Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
2.W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
3.Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
4.Fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawioną na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, udostępnia się w sposób z nim uzgodniony.
5.W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, i udostępniona temu nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
6.W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:
1)kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz
2)kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.
7.Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.
8.W przypadku użycia faktury, o której mowa w ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik lub podmiot inny niż podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5.
9.W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik, po przesłaniu tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, jest obowiązany zapewnić dostęp do tej faktury w sposób określony w art. 106gb ust. 6.
10.Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.
11.Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.
12.Fakturę korygującą fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawia się po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur.
13.Fakturę korygującą fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury, o której mowa w ust. 1.
14.W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie przed przesłaniem jej do Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.
15.Do oznaczania faktur, o których mowa w ust. 14, udostępnianych w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur przepisy ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.
16.Za fakturę, o której mowa w ust. 1, uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana na tej fakturze. Przepisy ust. 4, ust. 6 pkt 1, ust. 8-10, 12 i 13 stosuje się odpowiednio.
Zgodnie z art. 106nda ust. 1 i ust. 2 ustawy, podatnik ma możliwość wystawienia faktury w postaci elektronicznej, pod warunkiem że faktura zostanie wystawiona zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy oraz niezwłocznie przesłana do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1 – stosownie do art. 106nda ust. 10 ustawy – uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Dodatkowo, za fakturę o której mowa w ust. 1, uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana na tej fakturze.
Jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, to w myśl art. 106nda ust. 16 ustawy, faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF). W przypadku faktur wystawionych w trybach offline24, do którego odnosi się art. 106nda ustawy, datą wystawienia faktury jest zawsze data wskazana przez podatnika na tej fakturze w polu P_1.
Należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 106nda ust. 2 ustawy, faktury wystawione w trybie offline24 podatnicy obowiązani będą niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesyłać do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
Wskazali Państwo, że mogą zdarzać się sytuacje, w których informacje o dostawie towaru do miejsca zgodnego z daną regułą Incoterms (eksport, WDT), będą docierać od przewoźników lub armatorów z kilkudniowym opóźnieniem (2, 3 dni) z powodów niezależnych od Państwa. W takich przypadkach, z dochowaniem należytej staranności w VAT, będą Państwo wystawiać faktury z datą powstania obowiązku podatkowego w VAT (z datą np. 30 września), ale po 2 lub 3 dniach od daty dostawy (w dniu np. 3 października), tj. niezwłocznie po uzyskaniu dokumentów potwierdzających dostawę towarów od przewoźników lub armatorów. Planowane jest, że faktury będą wystawiane w Państwa systemie wewnętrznym, a następnie wysyłane do KSeF (za pomocą oprogramowania interfejsowego). W praktyce, z opisanych wyżej przyczyn, niezależnych od Państwa, wystąpią sytuacje, w których wysyłka faktury ustrukturyzowanej do KSeF nastąpi w innym dniu, niż ten wskazany w samym dokumencie. Data wytworzenia faktury byłaby inna niż data wskazana w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej oraz mogłaby być inna niż data faktycznego przesłania faktury do KSeF.
Biorąc pod uwagę powołane regulacje prawne, należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie, jeśli wystawią Państwo fakturę z datą, która odpowiada momentowi powstania obowiązku podatkowego lub dacie sprzedaży, natomiast fakturę wyślą Państwo do systemu KSeF następnego dnia roboczego, wówczas ww. faktura zostanie automatycznie przekwalifikowana jako faktura wystawiona do jednego z trybów offline – najczęściej offline24. W takiej sytuacji, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, to – zgodnie z art. 106nda ust. 16 ustawy – datą wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF).
Mając na uwadze powyższe wyjaśnienia, w rozpatrywanej sprawie, jeśli dzień wystawienia faktury wskazany w polu P_1 jest równy dacie dostawy (powstania obowiązku podatkowego), to na potrzeby stosowania art. 31a ust. 1 ustawy należy przyjąć, że „dniem wystawienia faktury” jest „data wystawienia”, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) (lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury). Zatem, wystawiając faktury w walutach obcych, mogą Państwo dokonać ich przeliczenia według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie:
- „data wystawienia faktury”, o której mowa w art 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, to data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury (pytanie oznaczone we wniosku nr 1);
- wystawiając faktury w walucie obcej (gdy data wystawienia faktury jest równa dacie powstania obowiązku podatkowego), mogą Państwo przeliczyć podstawę opodatkowania według kursu średniego danej waluty obcej, ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający „dzień wystawienia faktury” wskazany w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).
Tym samym, oceniając całościowo, Państwa stanowiskojest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja ta została wydana na podstawie przepisów wprowadzonych ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) zmienionej ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) oraz na podstawie przepisów wprowadzonych ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203).
Interpretacja została wydana w oparciu o przepisy w brzmieniu aktualnym na dzień jej wydania i traci ważność w przypadku ich zmiany/uchylenia.
Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:
Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
POTRZEBUJESZ POMOCY?