Interpretacja indywidualna z dnia 10 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.774.2025.1.KK

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części nieprawidłowe i w części prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usługjest:

-nieprawidłowe – w zakresie braku obowiązku naliczenia podatku VAT należnego w związku z przekazaniem usług cateringowych pracownikom, przy założeniu, że przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych (pytanie oznaczone we wniosku nr 1),

-nieprawidłowe – w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych (pytanie oznaczone we wniosku nr 2),

-prawidłowe – w zakresie braku obowiązku naliczenia podatku VAT należnego w związku z przekazaniem usług cateringowych pracownikom przy założeniu, że nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych (pytanie oznaczone we wniosku nr 3).

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie:

-braku obowiązku naliczenia podatku VAT należnego w związku z przekazaniem usług cateringowych pracownikom, przy założeniu, że przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych,

-prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych,

-braku obowiązku naliczenia podatku VAT należnego w związku z przekazaniem usług cateringowych pracownikom, przy założeniu, że nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) prowadzącą działalność w branży automotive. Działalność Wnioskodawcy obejmuje wyłącznie czynności opodatkowane VAT.

Ze względu na brak lokali gastronomicznych w pobliżu zakładu Wnioskodawcy, na terenie zakładu uruchomiona została stołówka pracownicza, której celem jest zapewnienie pracownikom oraz osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej łącznie: Pracownicy) obiadów spożywanych w przerwach w pracy.

Wnioskodawca nie jest zobligowany do świadczenia Pracownikom posiłków przepisami prawa pracy jak również przepisami BHP. W tym zakresie:

· finansowanie posiłków stanowi wprawdzie działanie dobrowolne, podyktowane chęcią lepszego zorganizowania pracy oraz zminimalizowania czasu, jaki dotychczas przeznaczany był przez Pracowników na spożywanie posiłków, jednak

· brak finansowania posiłków może nie przynieść planowanego przez Wnioskodawcę rezultatu w postaci spożywania przez pracowników posiłków na stołówce pracowniczej i zakładanych przez Wnioskodawcę celów.

W tym miejscu należy wskazać, że:

·odległość z zakładu Spółki do najbliższego lokalu lub sklepu, w którym możliwe jest nabycie posiłku wynosi ok. 2-2,5 km,

·Pracownicy pracują w systemie zmianowym na trzech zmianach: I poranna, II popołudniowa, III nocna,

·Pracownicy na produkcji mają ustalone przerwy o stałych godzinach, w których mogą spożywać posiłek,

·Pracownicy biurowi mają większą elastyczności w przerwie w pracy, ale w zakresie posiłków mają ustalone stałe godziny, o których mogą je spożywać w stołówce,

·stołówka jest miejscem wyznaczonym do spożywania posiłków przez Pracowników w zakładzie Spółki,

·Pracownicy mają ograniczony wybór jaki posiłek spożyją danego dnia do czterech różnych dań dostępnych w menu dnia.

Wszystkie powyższe względy motywowały Spółkę do uruchomienia stołówki.

Uruchomienie stołówki pozwoliło na:

· ograniczenie braku dostępności Pracowników, w związku z ewentualną potrzebą oddalenia się od zakładu Spółki (ok. 2-2,5 km) w celu nabycia posiłku danego dnia,

· lepszą organizację pracy w związku ze spożywaniem przez Pracowników posiłków o stałych godzinach, w wyznaczonym przez pracodawcę miejscu,

· poprawę wydajności Pracowników, bo Pracownik, który spożywa w trakcie dnia pełnowartościowy posiłek zapewniany w stołówce może być bardziej skupiony na obowiązkach pracowniczych (nie rozprasza go ewentualny głód),

· poprawę konkurencyjności Wnioskodawcy na rynku pracy ze względu na wyróżniające się na lokalnym rynku pracy zaplecze socjalne (poprawa konkurencyjności o najlepszych pracowników dostępnych na rynku).

Podkreślenia wymaga, że:

• Pracownicy nie mają pełnej dowolności co do czasu spożywania posiłku w stołówce, bo ramy czasowe określa pracodawca,

• Pracownicy nie mają dowolności co do miejsca spożywania posiłku, bo pracodawca określa, że spożycie posiłku powinno być realizowane na stołówce,

• Pracownicy nie mają pełnego wyboru rodzaju spożywanego posiłku, tj. każdego dnia są dostępne cztery różne posiłki, aby zapewnić poprawę organizacji pracy – ograniczona liczba dostępnych posiłków danego dnia pozwala na ich szybkie przygotowanie, wydanie i powrót Pracowników do pracy (w odróżnieniu od posiłków serwowanych w restauracji, gdzie na przygotowanie dania z szerokiej karty należy czekać dłużej).

Dodatkowo należy wskazać, że w przypadku braku organizacji stołówki Wnioskodawca i tak musiałby zorganizować Pracownikom kuchnię w zapleczu socjalnym, co jednak nie przyczyniłoby się do osiągnięcia zakładanych przez Spółkę celów (m.in. poprawa organizacji pracy).

Zgodnie z modelem funkcjonowania stołówki:

• Spółka nabywa od zewnętrznej firmy usługi cateringowe i organizacji stołówki polegające na dowiezieniu gotowych posiłków do stołówki oraz wydawaniu ich Pracownikom,

• za usługi cateringowe Spółka otrzymuje od usługodawcy fakturę opiewającą na część ceny obiadów dla Pracowników,

• pozostałą częścią ceny obciąża Pracowników – sprzedaż rejestrowana jest przez firmę cateringową na kasie rejestrującej, a w momencie odbioru posiłku, Pracownikom wydawane są paragony fiskalne.

Korzystanie z obiadów odbywa się w ustalonych godzinach w trakcie dnia pracy. Zakup usług cateringowych jest finansowany ze środków obrotowych Spółki.

Pytania

1.Czy w związku z nabywaniem usług cateringu na rzecz Pracowników opisanym w stanie faktycznym, przy założeniu, że Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupu tych usług, Spółka jest zobowiązana naliczyć podatek VAT należny?

2.Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych opisanych w stanie faktycznym?

3.W przypadku uznania, że Spółce nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych opisanych w stanie faktycznym, czy Spółka jest zobowiązana naliczyć podatek VAT należny w związku z nabywaniem usług cateringu na rzecz Pracowników?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.W związku z nabywaniem usług cateringu na rzecz Pracowników opisanym w stanie faktycznym, przy założeniu, że Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupu tych usług, Spółka nie jest zobowiązana do naliczenia podatku VAT należnego.

2.Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych opisanych w stanie faktycznym.

3.W przypadku uznania, że Spółce nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych opisanych w stanie faktycznym, Spółka nie jest zobowiązana do naliczenia podatku VAT należnego w związku z nabywaniem usług cateringu na rzecz Pracowników.

Ad 1.

VAT należny:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

• użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;

• nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy, nabywanie usług cateringu na rzecz Pracowników nie będzie spełniało żadnej z przesłanek uznania go za odpłatne świadczenie usług zgodnie z powyższym artykułem, ponieważ:

• nie stanowi ono użycia towarów stanowiących część przedsiębiorstwa do celów innych niż działalność gospodarcza Wnioskodawcy, gdyż:

-nabyte usługi cateringowe w ocenie Spółki nie są towarem,

-a dodatkowo nie są one wykorzystywane do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki;

• nie stanowi ono świadczenia usług na cele osobiste Pracowników, ani nie jest w żadnej mierze świadczeniem usług do celów innych niż działalność gospodarcza Wnioskodawcy.

Aby stwierdzić, czy dojdzie do odpłatnego świadczenia usług na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, kluczowe jest zatem określenie, czy użycie towarów (z którym w ocenie Wnioskodawcy nie mamy do czynienia w podanym stanie faktycznym) bądź nieodpłatne świadczenie usług dokonywane jest do celów innych niż działalność gospodarcza Wnioskodawcy.

W sytuacji Wnioskodawcy nie można mówić o celach innych niż działalność gospodarcza. Celem zapewnienia Pracownikom obiadów stołówkowych przez Spółkę jest bowiem:

• chęć poprawy warunków i atmosfery pracy, dzięki czemu Wnioskodawca może oczekiwać wzrostu efektywności prowadzonej działalności opodatkowanej,

• lepsze zorganizowanie pracy oraz zminimalizowanie czasu, jaki dotychczas przeznaczany był przez Pracowników na spożywanie posiłków, a w efekcie zwiększenie wydajności pracy Pracowników,

• uatrakcyjnienie zatrudnienia u Wnioskodawcy dla potencjalnych lub obecnych Pracowników,

• przekładające się na osiągane przez Wnioskodawcę przychody.

Rozwijając powyższe cele Wnioskodawca pragnie wskazać co następuje. Celem nabywania przez Wnioskodawcę usług cateringowych jest realizacja w jak największym stopniu polityki firmy zakładającej zapewnienie jak najlepszej efektywności wykonywanej pracy przy równoczesnym zmniejszeniu wpływów czynników zewnętrznych na organizację pracy. Do czynników tego rodzaju można zaliczyć m.in. opuszczanie przez Pracowników w godzinach obiadowych zajmowanych miejsc pracy celem nabycia posiłków w oddalonych sklepach i stołówkach.

Należy bowiem podkreślić, że:

·w otoczeniu zakładu Wnioskodawcy nie ma lokali gastronomicznych, w których Pracownicy mogliby spożyć posiłek,

·a więc ewentualne wyjścia Pracowników na przerwę obiadową powodowałyby ich długą nieobecność,

·co przekładałoby się na niższe obroty Spółki.

W celu uniknięcia takiej sytuacji Wnioskodawca zdecydował o uruchomieniu stołówki. Spożywanie obiadów w stołówce pracowniczej nie następuje na cele osobiste i prywatne Pracowników, gdyż związane jest ze statusem Pracownika w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy. Zapewnienie Pracownikom dostępu do posiłków w stołówce prowadzi do zwiększania wydajności Pracowników. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez Spółkę, co przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu. W przypadku braku stołówki Wnioskodawca musiałby zapewnić Pracownikom w pełni wyposażoną kuchnię, co naraziłoby go na dodatkowe koszty zakupu odpowiedniego sprzętu oraz usług firm sprzątających. Ponosiłby także ryzyko odniesienia przez Pracowników urazów w związku z przygotowywaniem posiłków na własną rękę. W przypadku korzystania przez Pracowników z kuchni o różnych porach nastąpiłaby dezorganizacja pracy. W interesie Spółki jest zatem aby zatrudnieni spożywali gotowe posiłki dostarczone przez firmę cateringową w wydzielonej do tego specjalnie przestrzeni stołówki, o wyznaczonych godzinach.

Działania Wnioskodawcy polegające na udostępnieniu stołówki pracowniczej podyktowane są jego korzyścią biznesową, a nie zapewnieniem korzyści Pracownikom, dlatego Spółka decyduje się na sfinansowanie części ceny spożywanych przez Pracowników posiłków.

Oferowanie pracownikom usług cateringowych co prawda nie jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów prawa pracy, ale nie oznacza to, że realizuje ono cele osobiste Pracowników. Spożywanie obiadów na terenie zakładu pozostaje w ścisłym związku z poprawą organizacji czasu pracy, jakością i efektywnością pracy osób zatrudnionych w Spółce. Nieprawidłowe jest powtarzane niekiedy w stanowiskach organów twierdzenie, jakoby nabywanie usług cateringowych na rzecz pracowników wykraczało poza cele biznesowe przedsiębiorcy. Największą bowiem korzyść z oferowania Pracownikom możliwości spożywania obiadów w Zakładzie uzyskuje Wnioskodawca, a nie sam zatrudniony. Absurdalne jest zatem twierdzenie, że podnoszenie efektywności pracy odbywa się na cele osobiste pracownika, tylko dlatego, że nie jest ono prawnym obowiązkiem pracodawcy.

Należy dodać, że oprócz osiągnięcia wzrostu efektywności pracowników Wnioskodawca udostępnia obiady stołówkowe aby stworzyć zespół pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Zapewnienie pracownikom obiadów ma bowiem na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy, tak samo należy ocenić nabywanie usług cateringowych na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

W wyroku z dnia 16 października 1997 r. C-258/95 (Julius Fillibeck Söhne GmbH & Co. KG) Trybunał Sprawiedliwości doszedł do wniosku, że co do zasady, pracodawca, organizując dla pracowników dojazd do zakładu, świadczy nieodpłatną usługę na ich prywatny użytek. Pracodawca w normalnych warunkach nie ma obowiązku zapewnienia pracownikom dojazdu do miejsca pracy, a to w jaki sposób pracownik dostanie się do pracy jest jego indywidualną sprawą. Niemniej jednak, jeżeli z okoliczności wynika, że działalność prowadzona przez podatnika wymaga, aby pracodawca zapewnił transport pomiędzy domem a miejscem pracy, wówczas należy przyjąć, że usługa ta świadczona jest w celu nie innym niż działalność gospodarcza podatnika, natomiast prywatne korzyści pracownika wynikające z możliwości skorzystania z transportu mają znaczenie drugorzędne względem potrzeb podatnika.

W drugim wyroku z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie C-371/07 (Danfoss and Astra Zeneca) Trybunał stwierdził, że co do zasady wydawanie pracownikom nieodpłatnych posiłków, służy zaspokojeniu ich prywatnych potrzeb w rozumieniu art. 6 ust. 2 Szóstej Dyrektywy. Jeżeli natomiast ze szczególnych okoliczności wynika, że zapewnienie posiłków przez pracodawcę nie służy zaspokajaniu prywatnych potrzeb tych ostatnich i nie jest dokonywane w celach innych niż związane z działalnością przedsiębiorstwa, wtedy osobista korzyść, jaka wynika z tego dla pracowników, wydaje się mieć jedynie charakter uboczny względem potrzeb przedsiębiorstwa. Podobnie jak w pierwszym powołanym wyroku, także i w tym orzeczeniu Trybunał podkreślił znaczenie ścisłego związku pomiędzy działalnością gospodarczą podatnika, a świadczoną nieodpłatnie usługą. Wskazał ponadto, że usługa ta powinna służyć przede wszystkim interesom podatnika, a korzyść pracownika powinna mieć charakter uboczny.

W świetle powyższego, oceniając, czy dana usługa służy działalności przedsiębiorstwa podatnika, należy zbadać czyja korzyść jest dominująca. Jeżeli korzyść podatnika przeważa nad korzyścią pracownika, wówczas świadczenie to zachowuje swój nieodpłatny charakter i nie podlega opodatkowaniu.

W ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionej przez niego sytuacji dominującą korzyść uzyskuje bezsprzecznie Wnioskodawca. W konsekwencji nie będzie on obowiązany do naliczenia podatku VAT w związku z finansowaniem posiłków stołówkowych dla Pracowników na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, zapewnienie obiadów stołówkowych pracownikom nie będzie także spełniało przesłanek decydujących o opodatkowaniu wynikających z art. 7 ust. 2 ustawo o VAT.

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

• przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

• wszelkie inne darowizny,

• jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

W świetle ww. art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, należy odróżnić czynność przekazania od czynności użycia towarów. W myśl tego przepisu, opodatkowaniu podlega (zgodnie z pkt 1) przekazanie lub użycie towarów na cele osobiste ściśle wymienionych osób, a na mocy pkt 2 tego przepisu, wszelkie inne darowizny. Skutkiem tak sformułowanych norm prawnych jest przyjęcie, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w trybie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, podlega wszelkie przekazanie towarów, natomiast użycie – tylko na rzecz podmiotów wymienionych w pkt 1 tego przepisu.

Nie podlegają zatem opodatkowaniu nieodpłatne czynności użycia towarów w przypadku, gdy beneficjentem jest osoba niebędąca pracownikiem, udziałowcem ani inną osobą wymienioną w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT (np. kontrahent przedsiębiorcy, zleceniobiorca). W ocenie Wnioskodawcy, zapewnianie obiadów stołówkowych Pracownikom nie kwalifikuje się jako przekazanie lub zużycie towarów. Jednak nawet w przypadku uznania nabywania usług cateringowych za przekazanie lub zużycie towarów nie może być ono kwalifikowane jako przekazanie lub zużycie na cele osobiste Pracowników, ze względów wskazanych wcześniej w odniesieniu do przesłanek z art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

W związku z powyższym czynności tych nie można uznać za czynności, które podlegają opodatkowaniu w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Ponadto w odniesieniu do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych Wnioskodawca uważa, że zakup dla nich usług cateringowych nie podlega opodatkowaniu już z uwagi na fakt, że ta kategoria osób nie jest objęta normą przepisu art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. Nie podlegają bowiem opodatkowaniu nieodpłatne czynności zużycia towarów w przypadku, gdy beneficjentem jest osoba niewymieniona w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Ad 2.

Odliczenie VAT naliczonego:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).

Z ww. regulacji wynika, że warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością. Związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter pośredni lub bezpośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży.

Natomiast ze związkiem pośrednim nabywanych towarów i usług z działalnością podatnika mamy do czynienia w sytuacji, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości (ich ponoszenie warunkuje uzyskanie obrotu opodatkowanego podatkiem VAT).

W ocenie Wnioskodawcy, w opisanym wyżej stanie faktycznym nabywane usługi mają związek (pośredni) z wykonaniem czynności opodatkowanych, bowiem poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie Spółki jako całości, przyczyniają się do generowania przez nią obrotu. Zakup usług cateringowych i organizacji stołówki pracowniczej:

• w żadnym przypadku nie służy celom osobistym Pracowników, a realizowany ewentualnie interes prywatny Pracowników w postaci zaspokojenia głodu ma drugorzędne znaczenie,

• służy celom biznesowym Spółki i realizuje przede wszystkim interes Spółki poprzez:

- poprawę warunków i atmosfery pracy, dzięki czemu Wnioskodawca może oczekiwać wzrostu efektywności prowadzonej działalności opodatkowanej,

- lepsze zorganizowanie pracy oraz zminimalizowanie czasu, jaki dotychczas przeznaczany był przez Pracowników na spożywanie posiłków, a w efekcie zwiększenie wydajności pracy Pracowników,

- uatrakcyjnienie zatrudnienia u Wnioskodawcy dla potencjalnych lub obecnych Pracowników, przekładające się na osiągane przez Wnioskodawcę obroty.

Dodatkowo za uznaniem nabywania usług cateringowych dla Pracowników za związane z działalnością opodatkowaną Wnioskodawcy przemawia argument, że:

• skoro niewątpliwie odliczenie VAT przysługuje przedsiębiorcy od zakupu wyposażenia kuchni przeznaczonej dla pracowników, w celu przygotowania przez nich posiłków na własną rękę,

• to dlaczego takie odliczenie nie mogłoby przysługiwać w przypadku nabywania usług cateringowych dla pracowników.

Z punktu widzenia celu tych wydatków niczym się one od siebie nie różnią. Ponadto związek wydatków na usługi cateringowe z działalnością opodatkowaną zachodzi także ze względu na fakt, że:

• przedmiotowe wydatki Wnioskodawcy poniesione na zakup usług cateringowych dla Pracowników mają na celu zwiększenie konkurencyjności Wnioskodawcy jako pracodawcy na rynku pracy,

• zapewnienie Pracownikom obiadów ma na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy.

Wymaga wyraźnego podkreślenia, że wprawdzie zapewnienie Pracownikom posiłków w zakładzie Spółki realizuje ich interes w postaci zaspokojenia głodu, jednak interes ten jest drugorzędny w kontekście w jakim posiłki są dystrybuowane.

W opinii Spółki o zaspokojeniu interesu Pracowników w pierwszej kolejności można by mówić gdyby pracownicy mieli:

• pełną dowolność, co do czasu spożycia posiłku;

• dowolność co do miejsca spożycia posiłku;

• dowolność co do rodzaju spożywanego posiłku – w takim przypadku bez wątpienia ewentualne finansowanie posiłków przez pracodawcę nie było by w jego interesie, ale w interesie Pracowników.

Należy jednak zwrócić uwagę, że w niniejszej sprawie Pracownicy:

- nie mają pełnej dowolności co do czasu spożycia posiłków, bo ramy czasowe określa pracodawca,

- nie mają dowolności co do miejsca spożywania posiłku, bo pracodawca określa, że spożycie posiłku powinno być realizowane na stołówce,

- nie mają pełnego wyboru rodzaju spożywanego posiłku, a ograniczenie menu pełni funkcję poprawy organizacji pracy – ograniczona liczba dostępnych posiłków danego dnia pozwala na ich szybkie przygotowanie, wydanie i powrót Pracowników do pracy (w odróżnieniu od posiłków serwowanych w restauracji, gdzie na przygotowanie dania z szerokiej karty należy czekać dłużej) – powyższe ograniczenia w zakresie wydawania posiłków ustalone przez Spółkę wskazują, że:

*posiłki nie są zapewniane w sposób dowolny – w interesie Pracowników, ale

*posiłki są zapewniane w ściśle określony sposób, aby realizować cele zaplanowane przez Spółkę.

Jednocześnie wydatki na zakup opisanych usług cateringowych nie zostały wymienione wśród zakupów, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. W szczególności nie są to usługi gastronomiczne, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Wnioskodawca zamawia już przygotowane posiłki, które są dostarczane Pracownikom w stołówce, zatem bardziej odpowiednie jest zakwalifikowanie takich usług, jako usług cateringowych. Usługa gastronomiczna polega natomiast na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, np. restauracji.

Reasumując, Spółka może dokonać obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w związku z nabyciem usług cateringowych opisanych w stanie faktycznym.

Ad 3.

Brak odliczenia i brak naliczenia VAT należnego:

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku ewentualnego uznania, że Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych opisanych w stanie faktycznym, należy uznać, że nie byłby on zobowiązany do naliczenia podatku VAT należnego w związku z zakupem usług cateringowych na rzecz Pracowników.

Powyższe stanowisko wynika ze sformułowania przepisów art. 7 ust. 2 i 8 ust. 2 ustawy o VAT, które dla opodatkowania nieodpłatnego przekazania towarów oraz nieodpłatnego świadczenia usług podatkiem VAT jako jeden z warunków koniecznych wymieniają istnienie prawa do odliczenia z tytułu nabycia przekazywanych/zużywanych towarów.

Warunek taki, mimo że nie został wprost wyrażony w ustawie, należy przyjąć także dla nieodpłatnego świadczenia usług, co potwierdzone jest w ugruntowanym już stanowisku organów podatkowych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 listopada 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.559.2018.3.JO: „Ponadto należy wskazać, że istotną kwestią dla zastosowania przepisu art. 8 ust. 2 ustawy jest ustalenie, czy występuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Takie podejście znajduje potwierdzenie w opinii Rzecznika Generalnego z dnia 23 października 2008 r. w powołanej wyżej sprawie C-371/07, który stwierdził, że »(...) możliwość odliczenia podatku naliczonego stanowi wyraźną przesłankę jedynie dla zastosowania art. 5 ust. 6 lub art. 6 ust. 2 lit. a, jednakże sądzę, że w art. 6 ust. 2 lit. b ma charakter bezwzględnie dorozumiany. Nie ma w tym przypadku charakteru wyraźnego zasadniczo z uwagi na to, że przepis ten odnosi się głównie do usług świadczonych przez pracowników, a koszty pracowników (w formie wynagrodzenia) nie są obciążone podatkiem VAT. Jednakże w przypadku, gdy kompleksowa dostawa winna być sklasyfikowana, jako dostawa usług, wykorzystane towary zazwyczaj będą podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT, a podstawą opodatkowania w odniesieniu do wszystkich transakcji wymienionych w art. 6 ust. 2 stanowi suma wydatków poniesionych przez podatnika na wykonanie usług« (art. 11 część A ust. 1 lit. c). Objęcie tą podstawą opodatkowania kosztu dostaw, od których podatek naliczony nie podlegał odliczeniu, byłoby sprzeczne nie tylko z systematyką art. 5 ust. 6 i art. 6 ust. 2 w całości, ale również z fundamentalną zasadą neutralności podatku VAT dla podatników« – vide pkt 40 opinii. Mając zatem na uwadze powyższe należy uznać, że w przypadku nieodpłatnego świadczenia usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkiego innego nieodpłatnego świadczenia usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwałoby prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wówczas zastosowanie znajdzie art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy. Zatem brak prawa do odliczenia z uwagi na związek wydatków z czynnościami innymi niż działalność gospodarcza podatnika powoduje, że nie występuje obowiązek opodatkowania podatkiem od towarów i usług nieodpłatnego świadczenia usług”.

Zatem:

·skoro Wnioskodawcy miałoby nie przysługiwać prawo do odliczenia od zakupu usług cateringowych,

·to w konsekwencji Wnioskodawca nie byłby zobowiązany do naliczenia podatku VAT w związku z zakupem tych usług na rzecz Pracowników.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest:

-nieprawidłowe – w zakresie braku obowiązku naliczenia podatku VAT należnego w związku z przekazaniem usług cateringowych pracownikom, przy założeniu, że przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych (pytanie oznaczone we wniosku nr 1),

-nieprawidłowe – w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych (pytanie oznaczone we wniosku nr 2),

-prawidłowe – w zakresie braku obowiązku naliczenia podatku VAT należnego w związku z przekazaniem usług cateringowych pracownikom przy założeniu, że nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu usług cateringowych (pytanie oznaczone we wniosku nr 3).

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy:

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy, który stanowi, że:

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawa ustanawia zasadę tzw. niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.

Istotna jest intencja nabycia – jeśli dany towar (usługa) ma służyć wykonywaniu czynności opodatkowanych wówczas, po spełnieniu wymienionych w art. 86 ustawy wymogów formalnych, odliczenie jest prawnie dozwolone, oczywiście jeżeli nie wyłączają go inne przepisy ustawy lub aktów wykonawczych.

Wystarczającym zatem jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towaru lub usługi, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej oraz planowanej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakup ten dokonany został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej. Ta warunkowość realizacji określonego w art. 86 ust. 1 ustawy prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony powoduje, że nieziszczenie się warunku pozytywnego, jakim jest wykorzystanie towaru lub usługi do realizacji czynności opodatkowanej podatnika, np. gdy okaże się, że zmieniono przeznaczenie towaru (usługi) i został on ostatecznie wykorzystany do czynności zwolnionych od VAT lub niepodlegających VAT – spowoduje konieczność weryfikacji uprzedniego odliczenia podatku naliczonego.

Z uregulowań ustawy wyraźnie wynika, że dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży – towary handlowe lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług, będących przedmiotem dostawy; bezpośrednio więc wiążą się z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o związku pośrednim można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganymi przez podatnika przychodami. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez dany podmiot obrotów.

Ponadto należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy:

Reguła powyższa wyłącza możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków ponoszonych w związku z nabyciem usług noclegowych oraz gastronomicznych, za wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Należy wskazać, że ustawa nie definiuje pojęcia usług gastronomicznych. Posiłkując się zatem definicją zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN przyjąć należy, że usługa gastronomiczna polega na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, tj. w restauracji czy innym lokalu.

Pojęcie „usług gastronomicznych” rozumiane jest wąsko. Jego zakres znaczeniowy pokrywa się z tym określonym w art. 6 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112; (Dz. Urz. UE L 77 z 23.03.2011, str. 1, ze zm.) dla „usług restauracyjnych”, które zdefiniowane zostały jako świadczone w lokalu należącym do usługodawcy usługi polegające na dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie. Dostarczanie żywności lub napojów albo też żywności i napojów stanowić ma przy tym jedynie element większej całości, w której przeważać powinny usługi.

Podobnie wypowiedział się również Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku w sprawie C-231/94 Faalborg-Gelting. W powyższym orzeczeniu TSUE udzielił odpowiedzi na pytanie, kiedy mamy do czynienia z usługą restauracyjną, a kiedy ze sprzedażą żywności „na wynos”, t.j. de facto z dostawą towarów. Jak zauważył TSUE, usługa restauracyjna jest rezultatem szeregu czynności, począwszy od gotowania potrawy do jej serwowania, przy czym jednocześnie do dyspozycji klienta pozostaje infrastruktura, w tym jadalnia z pomieszczeniami sąsiadującymi (np. szatnia), umeblowanie i zastawa stołowa. Osoby, które w ramach wykonywania swojego zawodu pracują w restauracjach, wykonują na rzecz nabywcy posiłków wiele czynności, takich jak nakrywanie do stołu, doradzanie klientowi i objaśnianie szczegółów dotyczących posiłków w menu, podawanie do stołu i sprzątanie po zakończeniu konsumpcji. Usługi restauracyjne charakteryzuje zatem cały zespół cech i czynności, przy czym dostawa posiłku jest jedynie częścią usługi, choć stanowi dominujący element. Zatem należy je klasyfikować dla celów VAT jako świadczenie usług. Jednocześnie TSUE podkreślił, że sytuacja wygląda odmiennie, jeśli transakcja dotyczy posiłków „na wynos” i nie obejmuje usługi mającej na celu uzyskanie wzrostu konsumpcji na miejscu przy odpowiednim podaniu potrawy. Wtedy mamy do czynienia z dostawą towarów (tj. żywności).

Wprawdzie powyższy wyrok dotyczył rozstrzygnięcia kwestii miejsca opodatkowania określonych czynności, jednak zaprezentowany przez TSUE podział na usługi restauracyjne oraz dostarczanie żywności „na wynos” może być pomocny przy ustaleniu rzeczywistego charakteru cateringu. Wyrok ten w pośredni sposób pomaga odróżniać klasyczne usługi gastronomiczne od cateringu, rozumianego jako przygotowanie i dostarczenie żywności we wskazane miejsce.

Ponadto, z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. 2025 r. poz. 277 ze zm.) wynika, że:

Stosownie do art. 237¹⁵ § 1 i § 2 Kodeksu pracy:

Przepisy wykonawcze regulujące powyższe obowiązki to:

- rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. Nr 60 poz. 279 ze zm.),

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t j. Dz. U. z 2003 r. Nr 169 poz. 1650 ze zm.).

Z opisu sprawy wynika, że ze względu na brak lokali gastronomicznych w pobliżu Państwa zakładu, na terenie zakładu uruchomiona została stołówka pracownicza, której celem jest zapewnienie pracownikom oraz osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej łącznie: Pracownicy) obiadów spożywanych w przerwach w pracy.

Nie są Państwo zobligowani do świadczenia Pracownikom posiłków przepisami prawa pracy jak również przepisami BHP. W tym zakresie:

· finansowanie posiłków stanowi wprawdzie działanie dobrowolne, podyktowane chęcią lepszego zorganizowania pracy oraz zminimalizowania czasu, jaki dotychczas przeznaczany był przez Pracowników na spożywanie posiłków, jednak

· brak finansowania posiłków może nie przynieść planowanego przez Państwa rezultatu w postaci spożywania przez pracowników posiłków na stołówce pracowniczej i zakładanych przez Państwa celów.

Ponadto wskazali Państwo, że:

·odległość z Państwa zakładu do najbliższego lokalu lub sklepu, w którym możliwe jest nabycie posiłku wynosi ok. 2-2,5 km,

·Pracownicy pracują w systemie zmianowym na trzech zmianach: I poranna, II popołudniowa, III nocna,

·Pracownicy na produkcji mają ustalone przerwy o stałych godzinach, w których mogą spożywać posiłek,

·Pracownicy biurowi mają większą elastyczności w przerwie w pracy, ale w zakresie posiłków mają ustalone stałe godziny, o których mogą je spożywać w stołówce,

·stołówka jest miejscem wyznaczonym do spożywania posiłków przez Pracowników w Państwa zakładzie,

·Pracownicy mają ograniczony wybór jaki posiłek spożyją danego dnia do czterech różnych dań dostępnych w menu dnia.

Wszystkie powyższe względy motywowały Państwa do uruchomienia stołówki.

Uruchomienie stołówki pozwoliło na:

· ograniczenie braku dostępności Pracowników, w związku z ewentualną potrzebą oddalenia się od Państwa zakładu (ok. 2-2,5 km) w celu nabycia posiłku danego dnia,

· lepszą organizację pracy w związku ze spożywaniem przez Pracowników posiłków o stałych godzinach, w wyznaczonym przez pracodawcę miejscu,

· poprawę wydajności Pracowników, bo Pracownik, który spożywa w trakcie dnia pełnowartościowy posiłek zapewniany w stołówce może być bardziej skupiony na obowiązkach pracowniczych (nie rozprasza go ewentualny głód),

· poprawę Państwa konkurencyjności na rynku pracy ze względu na wyróżniające się na lokalnym rynku pracy zaplecze socjalne (poprawa konkurencyjności o najlepszych pracowników dostępnych na rynku).

Podkreślają Państwo, że:

• Pracownicy nie mają pełnej dowolności co do czasu spożywania posiłku w stołówce, bo ramy czasowe określa pracodawca,

• Pracownicy nie mają dowolności co do miejsca spożywania posiłku, bo pracodawca określa, że spożycie posiłku powinno być realizowane na stołówce,

• Pracownicy nie mają pełnego wyboru rodzaju spożywanego posiłku, tj. każdego dnia są dostępne cztery różne posiłki, aby zapewnić poprawę organizacji pracy – ograniczona liczba dostępnych posiłków danego dnia pozwala na ich szybkie przygotowanie, wydanie i powrót Pracowników do pracy (w odróżnieniu od posiłków serwowanych w restauracji, gdzie na przygotowanie dania z szerokiej karty należy czekać dłużej).

Dodatkowo wskazują Państwo, że w przypadku braku organizacji stołówki i tak musieliby Państwo zorganizować Pracownikom kuchnię w zapleczu socjalnym, co jednak nie przyczyniłoby się do osiągnięcia zakładanych przez Państwa celów (m.in. poprawa organizacji pracy).

Zgodnie z modelem funkcjonowania stołówki:

• Nabywają państwo od zewnętrznej firmy usługi cateringowe i organizacji stołówki polegające na dowiezieniu gotowych posiłków do stołówki oraz wydawaniu ich Pracownikom,

• za usługi cateringowe otrzymują Państwo od usługodawcy fakturę opiewającą na część ceny obiadów dla Pracowników,

• pozostałą częścią ceny usługodawca obciąża Pracowników – sprzedaż rejestrowana jest przez firmę cateringową na kasie rejestrującej, a w momencie odbioru posiłku Pracownikom wydawane są paragony fiskalne.

Korzystanie z obiadów odbywa się w ustalonych godzinach w trakcie dnia pracy. Zakup usług cateringowych jest finansowany z Państwa środków obrotowych.

Państwa wątpliwości dotyczą m.in. kwestii czy przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupu ww. usług cateringowych.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, że decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Jak już wcześniej wskazano, aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu.

W tym miejscu należy zauważyć, że przepisy ustawy nie definiują pojęcia „potrzeb osobistych”. Za Słownikiem Języka Polskiego uznać należy, że potrzebami „osobistymi” są takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tą osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika, czy pełnioną funkcją.

Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a więc potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy itp.

Analiza przedstawionych we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego pozwala stwierdzić, że zapewnienie pracownikom oraz osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych obiadów spożywanych w przerwach pracy – służy zaspokajaniu osobistych, prywatnych potrzeb pracowników i odbywa się bez związku z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą.

Ponadto, jak Państwo wskazali, nie są Państwo zobligowani do świadczenia Pracownikom posiłków przepisami prawa pracy jak również przepisami BHP. Jak wynika z opisu sprawy finansowanie posiłków stanowi działanie dobrowolne, podyktowane chęcią lepszego zorganizowania pracy oraz zminimalizowania czasu, jaki dotychczas przeznaczony był przez Pracowników na spożywanie posiłków.

W tym miejscu należy zauważyć, że w wyroku z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie C-371/07 Danfoss i AstraZeneca przeciwko Skatteministeriet Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej zaznaczył, że:

Stanowisko to zostało zaakceptowane przez krajowe sądy administracyjne.

Przykładowo w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 grudnia 2022 r. sygn. akt I FSK 2134/19 Sąd stwierdził, że dostarczenie posiłku służy zaspokojeniu osobistych potrzeb pracownika, którego prywatna korzyść (w relacji do potrzeb przedsiębiorstwa) ma charakter dominujący. Tym samym, oferowanie pracownikom/współpracownikom artykułów spożywczych do swobodnej konsumpcji w ogólnodostępnym pomieszczeniu socjalnym w normalnym toku pracy nie wykazuje związku z działalnością gospodarczą spółki, który uprawniałby ją do dokonywania odliczeń podatku naliczonego od wydatków na zakup danych produktów w myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Analogiczny pogląd został również zawarty w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 23 listopada 2018 r. sygn. akt I SA/Op 189/18 (orzeczenie prawomocne), w którym Sąd potwierdził, że wydawanie posiłków pracownikom ma co do zasady na celu zaspokojenie potrzeb prywatnych i należy do sfery wyboru pracownika, w której pracodawca nie interweniuje. W rezultacie co do zasady brak jest możliwości skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur dokumentujących nabycie posiłków na potrzeby osobiste pracowników.

Należy wskazać, że uruchomienie stołówki pracowniczej, której celem jest zapewnienie pracownikom oraz osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych obiadów spożywanych w przerwach pracy nie wynika z żadnych przepisów, jak również nie jest niezbędne dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem pracownicy są zobowiązani świadczyć pracę niezależnie od możliwości skorzystania z miejsca jakie daje z własnej woli pracodawca, a gdzie mogą oni skonsumować zrobione przez siebie posiłki. To do pracownika należy decyzja czy skorzysta ze stołówki oraz kiedy, zatem zależy ona wyłącznie od woli pracownika i nie przekłada się na Państwa (Pracodawcy) działalność opodatkowaną.

Zatem uruchomienie stołówki pracowniczej, której celem jest zapewnienie pracownikom oraz osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych obiadów spożywanych w przerwach pracy – ma na celu zaspokojenie ich potrzeb prywatnych, zatem nie ma związku ze sprzedażą opodatkowaną Spółki. A zatem nie można zgodzić się z Państwem, że analizowane wydatki na posiłki dla Pracowników spełniają podstawowy warunek wynikający z art. 86 ust. 1 ustawy, uprawniający Państwa do odliczenia VAT naliczonego, tj. pozostają w pośrednim związku z wykonywaną działalnością.

Podnoszone przez Państwa argumenty, że zakup usług cateringowych i organizacji stołówki pracowniczej służy Państwa celom biznesowym i realizuje przede wszystkim Państwa interes poprzez:

- poprawę warunków i atmosfery pracy, dzięki czemu mogą Państwo oczekiwać wzrostu efektywności prowadzonej działalności opodatkowanej,

- lepsze zorganizowanie pracy oraz zminimalizowanie czasu, jaki dotychczas przeznaczany był przez Pracowników na spożywanie posiłków, a w efekcie zwiększenie wydajności pracy Pracowników,

- uatrakcyjnienie zatrudnienia u Państwa dla potencjalnych lub obecnych Pracowników, przekładające się na osiągane przez Państwa obroty,

są zbyt daleko idące. Umożliwienie przez Państwa korzystania z obiadów w stołówce pracowniczej stanowi raczej prywatną korzyść dla Pracowników, natomiast korzyści przedsiębiorcy (Państwa) mają tu znaczenie drugorzędne. Wskazać należy, że Pracownik ma swobodę w korzystaniu z takich usług, nie są to usługi konieczne i niezbędne dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Spółki, a Państwo nie mają obowiązku prawnego zabezpieczenia Pracownikom takich usług. W związku z powyższym nie można przyjąć by mogli Państwo traktować takie usługi jako element kalkulacyjny swojej działalności.

Poprawę warunków i atmosfery pracy, lepsze zorganizowanie pracy oraz zminimalizowanie czasu, jaki dotychczas przeznaczany był przez Pracowników na spożywanie posiłków, nie wpływa na wzrost efektywności pracy, przez co nie ma związku z Państwa czynnościami opodatkowanymi. Spożywanie posiłków przez Pracowników stanowi prywatną korzyść Pracowników. Pracownicy mogą skorzystać z oferowanych posiłków albo w ogóle nie być zainteresowanymi spożyciem posiłku w tej formie.

Pracownicy sami decydują, czy będą spożywać posiłek i w jakiej formie (czy przyniosą go z domu, kupią po drodze do pracy, czy skorzystają z obiadu w stołówce). Korzystanie z obiadów w stołówce pracowniczej przez Pracowników nie świadczy o ich efektywności w pracy. Oznacza to, że Pracownicy, którzy nie skorzystają z posiłku w tej formie nie są mniej efektywni w pracy od pracownika korzystającego z zapewnionego przez Państwa posiłku.

Pracownicy są obowiązani świadczyć pracę bez względu na to, czy Państwo umożliwią im korzystanie z obiadów czy też nie. Zatem poniesione przez Państwa wydatki na catering dla Pracowników nie są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Państwa przedsiębiorstwa.

Również Państwa argument, że zakup usług cateringowych i organizacji stołówki pracowniczej uatrakcyjnienie zatrudnienia u Państwa dla potencjalnych lub obecnych Pracowników, pozostają bez wpływu na opisaną sprawę, gdyż jak już wyżej wskazano powyżej Pracownicy mają obowiązek świadczyć prace bez względu na to, czy Państwo umożliwią im korzystanie z obiadów w stołówce, czy też nie.

W analizowanym przypadku ww. wydatki, które Państwo ponoszą, nie są więc związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, lecz służą do zaspokojenia prywatnych potrzeb Pracowników.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup usług cateringowych opisanych we wniosku, gdyż jak wskazano powyżej służą one do zaspokojenia potrzeb prywatnych Państwa pracowników jak i osób zatrudnionych przez Państwa na podstawie umów cywilnoprawnych.

Podsumowując, nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego związanego z zakupem usług cateringowych.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest nieprawidłowe.

Ponadto, w rozpatrywanej sprawie Państwa wątpliwości budzi również kwestia naliczenia podatku VAT należnego w związku z przekazaniem usług cateringowych pracownikom.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Według art. 2 pkt 6 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ustawy:

Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa o podatku od towarów i usług zalicza do grona usług każde świadczenie niebędące dostawą towarów. Z powyższego jednoznacznie wynika, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania podlegają wszelkie transakcje, których przedmiotem jest dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem, że są one realizowane przez podatników w rozumieniu ustawy i wykonywane w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy dla uznania, że świadczenie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług bezwzględnym warunkiem jest „odpłatność” za daną czynność.

Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym i odbiorcą, a w zamian za wykonanie świadczenia zostaje wypłacone wynagrodzenie. Musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy świadczeniem i przekazanym za nie wynagrodzeniem. Wypłacający wynagrodzenie otrzymuje w zamian świadczenie przynoszące mu korzyść.

Podkreślić jednak należy, że w ściśle określonych przypadkach, również nieodpłatne świadczenie usług należy uznać za spełniające definicję odpłatnego świadczenia usług, które na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.

Stosownie do art. 8 ust. 2 ustawy:

Przepisy ustawy formułują zatem zasadę, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega co do zasady odpłatne świadczenie usług, a nieodpłatne ich świadczenie traktuje się jako odpłatne w przypadkach określonych w ww. art. 8 ust. 2 ustawy.

Dla stwierdzenia czy konkretne nieodpłatne świadczenie usług podlega opodatkowaniu na mocy cytowanego wyżej art. 8 ust. 2 ustawy, istotne jest ustalenie celu takiego świadczenia.

Aby nieodpłatne świadczenie uznać za odpłatne świadczenie usług, tj. za podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, musi być ono świadczone na cele inne niż działalność gospodarcza podatnika. Konsekwentnie opodatkowaniu podlegają te nieodpłatne usługi, które nie mają związku z prowadzoną działalnością, a więc nie mają wpływu na przyszłe obroty przedsiębiorstwa, jego zyski, wizerunek, odbiór przez kontrahentów. Są to zatem te wszystkie nieodpłatne świadczenia usług, które odbywają się bez związku z potrzebami prowadzonej działalności. W przypadku nieodpłatnych świadczeń realizowanych na rzecz pracowników będą to także świadczenia, które nie są związane ze stosunkiem pracy ale zaspakajają prywatne/osobiste potrzeby pracownika, a ich zaspokojenie przez pracodawcę wynika wyłącznie z jego dobrej woli.

Jeżeli natomiast nieodpłatne świadczenie będzie się wpisywało w cel prowadzonej działalności gospodarczej, tzn. nieodpłatne świadczenie usług będzie wykonane w związku z potrzebami prowadzonej działalności gospodarczej podatnika, potrzebami związanymi z funkcjonowaniem prowadzonego przedsiębiorstwa, wtedy przesłanka uznania takiej nieodpłatnej czynności za odpłatne świadczenie usług, podlegające opodatkowaniu nie zostanie spełniona.

W wyroku z dnia 16 października 1997 r. C-258/95 (Julius Fillibeck Söhne GmbH & Co. KG) Trybunał Sprawiedliwości doszedł do wniosku, że co do zasady, pracodawca, organizując dla pracowników dojazd do zakładu, świadczy nieodpłatną usługę na ich prywatny użytek. Pracodawca w normalnych warunkach nie ma obowiązku zapewnienia pracownikom dojazdu do miejsca pracy, a to w jaki sposób pracownik dostanie się do pracy jest jego indywidualną sprawą. Niemniej jednak, jeżeli z okoliczności wynika, że działalność prowadzona przez podatnika wymaga, aby pracodawca zapewnił transport pomiędzy domem a miejscem pracy, wówczas należy przyjąć, że usługa ta świadczona jest w celu nie innym niż działalność gospodarcza podatnika, natomiast prywatne korzyści pracownika wynikające z możliwości skorzystania z transportu mają znaczenie drugorzędne względem potrzeb podatnika.

W świetle powyższego, oceniając, czy dana usługa służy działalności przedsiębiorstwa podatnika, należy zbadać, czy jest ona dla tego celu niezbędna, jak również zważyć, czyja korzyść jest dominująca. Jeżeli korzyść podatnika przeważa nad korzyścią pracownika, wówczas świadczenie to zachowuje swój nieodpłatny charakter i nie podlega opodatkowaniu.

W drugim wyroku z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie C-371/07 (Danfoss and Astra Zeneca) Trybunał stwierdził, że co do zasady wydawanie pracownikom nieodpłatnych posiłków, służy zaspokojeniu ich prywatnych potrzeb w rozumieniu art. 6 ust. 2 Szóstej Dyrektywy. Jeżeli natomiast ze szczególnych okoliczności wynika, że zapewnienie posiłków przez pracodawcę nie służy zaspokajaniu prywatnych potrzeb tych ostatnich i nie jest dokonywane w celach innych niż związane z działalnością przedsiębiorstwa, wtedy osobista korzyść, jaka wynika z tego dla pracowników, wydaje się mieć jedynie charakter uboczny względem potrzeb przedsiębiorstwa. Podobnie jak w pierwszym powołanym wyroku, także i w tym orzeczeniu Trybunał podkreślił znaczenie ścisłego związku pomiędzy działalnością gospodarczą podatnika, a świadczoną nieodpłatnie usługą. Wskazał ponadto, że usługa ta powinna służyć przede wszystkim interesom podatnika, a korzyść pracownika powinna mieć charakter uboczny.

Zatem za usługi dokonane do celów działalności gospodarczej należy uznać takie, które mają związek z potrzebami tej działalności. Związek z działalnością gospodarczą mają natomiast takie czynności, których wykonanie jest celowe dla osiągnięcia bądź poprawienia efektów tej działalności. Ta celowość istnieć może również wtedy, gdy taka usługa nieodpłatna nie jest niezbędna do osiągnięcia efektu działalności gospodarczej, ale obiektywnie może na te efekty wpływać.

Mając na uwadze kryteria wynikające z powołanego orzecznictwa TSUE można wywieść wniosek, że co do zasady takie usługi, w których zasadniczą korzyść odnoszą pracownicy, należałoby uznać za świadczone na ich osobiste cele, a w konsekwencji usługi te będą podlegały opodatkowaniu na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy. Z drugiej jednak strony, jeżeli usługa taka nie jest świadczona przez podatnika w ramach prowadzonej przez niego działalności lub ma z nią luźny związek, to można mówić o świadczeniu usługi nie tyle na cele osobiste, lecz przede wszystkim w ramach innej działalności. W tym przypadku również czynność ta objęta jest opodatkowaniem zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy.

Ponadto należy wskazać, że istotną kwestią dla zastosowania przepisu art. 8 ust. 2 ustawy jest ustalenie, czy występuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Takie podejście znajduje potwierdzenie w opinii Rzecznika Generalnego z dnia 23 października 2008 r. w powołanej wyżej sprawie C-371/07, który stwierdził, że:

Mając zatem na uwadze powyższe należy uznać, że w przypadku nieodpłatnego świadczenia usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkiego innego nieodpłatnego świadczenia usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwałoby prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wówczas zastosowanie znajdzie art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy.

Zatem brak prawa do odliczenia z uwagi na związek wydatków z czynnościami innymi niż działalność gospodarcza podatnika powoduje, że nie występuje obowiązek opodatkowania podatkiem od towarów i usług nieodpłatnego świadczenia usług.

Mając na uwadze fakt, że jedną z przesłanek opodatkowania nieodpłatnego przekazania usług jest, aby podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu dokonywanych zakupów, a w przedmiotowej sprawie – jak już wcześniej wskazano – nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego związanego z nabyciem usług od firmy cateringowej na rzecz Pracowników, to przekazując na rzecz Pracowników nabyte uprzednio od firmy cateringowej usługi (Państwo ponoszą część kosztów obiadów zapewnianych pracownikom, otrzymując od Spółki cateringowej fakturę na część ceny) nie są Państwo zobowiązani naliczyć podatku VAT należnego w związku z przekazaniem tych usług Pracownikom.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie:

-pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest nieprawidłowe,

-pytania oznaczonego we wniosku nr 3 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (stanu faktycznego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.