Potwierdzenie sald należności na koniec roku – procedura krok po kroku
Przed zamknięciem ksiąg trzeba potwierdzić salda należności od kontrahentów. W tym celu służby finansowo-księgowe muszą podjąć wiele działań. Każdy etap jest istotny – od ustalenia terminów i wytypowania sald podlegających uzgodnieniu, przez ich wycenę i wysłanie wezwań, aż po odbiór odpowiedzi, dokumentowanie wyników i sporządzenie protokołu. Działania te kończą się wprowadzeniem ewentualnych korekt do ksiąg rachunkowych, co zapewnia rzetelność sprawozdań finansowych i zgodność z ustawą o rachunkowości.
W praktyce wątpliwości budzi praktyczna interpretacja terminu 15 stycznia. Czy do tego dnia wystarczy zakończyć wysyłkę wezwań do uzgodnienia, czy do 15 stycznia trzeba już całkowicie rozliczyć inwentaryzację? Pojawia się także pytanie o sposób postępowania wobec kontrahentów, którzy nie odpowiedzą na wezwanie. Czy brak reakcji oznacza zgodę na przedstawione saldo?
Przedstawiamy szczegółowy opis procedury, który pozwala uporządkować wszystkie czynności inwentaryzacyjne zgodnie z przepisami.
Czynność do wykonania | Objaśnienia |
| KROK 1 – ustalić termin, w jakim w jednostce będą przeprowadzane potwierdzenia sald z kontrahentami | Na początku główny księgowy powinien przeanalizować wszystkie czynniki wpływające na długość czasu potrzebnego na uzgodnienie sald z kontrahentami, w tym:
Od tych warunków zależy, jak długo będzie trwało uzgodnienie sald. Maksymalnie inwentaryzację metodą uzgodnienia sald trzeba przeprowadzić w okresie od 1 października roku obrotowego do 15 stycznia roku kolejnego (art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 pkt 1 uor). W tym czasie trzeba wezwać kontrahentów do uzgodnienia sald (czyli przekazać im odpowiednie pisma). Same uzgodnienia z kontrahentami, rozliczanie różnic i sporządzenie protokołu inwentaryzacji może nastąpić w okresie od 16 stycznia do 26 marca roku kolejnego. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, aby czynności tych nie zostawiać na ostatnie dni przed 26 marca, ponieważ trzeba zarezerwować odpowiedni czas na przeprowadzenie weryfikacji z dokumentacją tych sald, które nie zostaną potwierdzone przez kontrahentów (milczenie kontrahenta, odmowa potwierdzenia salda przez kontrahenta). |
POTRZEBUJESZ POMOCY?