Doręczanie faktur zakupowych po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

Od 1 lutego 2026 r. zasadą będzie doręczanie faktur ustrukturyzowanych lub wystawionych w trybie offline24 kupującemu za pomocą KSeF. Obowiązek odbioru faktur w KSeF obejmie wszystkich podatników, także tych, którzy są jeszcze zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca marca 2026 r. Jeżeli sprzedawca będzie miał obowiązek wystawiania faktur w KSeF, to odbiorca faktury, który jest podatnikiem posiadającym NIP, musi ją odebrać w KSeF, nawet gdy jeszcze nie musi wystawiać faktur w KSeF.

Doręczanie faktur zakupowych po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

Rekomendacje dla pracodawców: dokumentowanie zakupów dokonywanych przez pracowników po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF »

Do 31 stycznia 2026 r. to podatnik decyduje, w jakiej formie otrzyma fakturę. Sprzedawca nie może mu dostarczyć faktury w KSeF bez jego zgody. Wraz z wdrożeniem obowiązkowego KSeF zmienią się zasady doręczania faktur. Od 1 lutego 2026 r., gdy sprzedawca jest zobowiązany stosować KSeF, a nabywca jest polskim podatnikiem z NIP, faktura będzie dostarczana w systemie.

Od tej zasady przewidziano wyjątki, o których mowa w art. 106gb ustawy o VAT.

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy poza KSeF w sposób z nim uzgodniony, w przypadku gdy:

1. miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego,

2. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,

3. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,

4. nabywcą jest podatnik z innego państwa członkowskiego UE, korzystający ze zwolnienia w ramach tzw. procedury SME,

5. nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6,

6. nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru KSeF. W przypadku gdy sprzedawca będzie zobowiązany do udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury będziemy uznawać datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jakie dokumenty można będzie przekazać dodatkowo kupującemu

Mimo że faktura będzie doręczona podatnikowi w KSeF, sprzedawca może dostarczyć nabywcy dodatkowy dokument poza KSeF. Będzie to zależało tylko od jego dobrej woli. Nie będzie miał obowiązku tego robić. Jak wynika z wyjaśnień MF, może to być potwierdzenie transakcji albo wizualizacja faktury, w zależności od tego, kiedy będzie wydany dokument.

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie zostało powiązane z zakazem odliczania podatku naliczonego na podstawie „zwykłych” faktur wystawionych z naruszeniem obowiązku ich wystawiania przy użyciu KSeF. Nie zostały również wprowadzone przepisy przewidujące nakładanie jakichkolwiek sankcji na podatników odliczających VAT z takich faktur czy rozpoznających na ich podstawie podatkowe koszty uzyskania przychodów.

Powoduje to, że podatnicy otrzymujący „zwykłe” faktury papierowe lub elektroniczne wystawione z naruszeniem obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będą mogli odliczać wykazane na tych fakturach kwoty VAT. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. w interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG).