Początek obowiązkowego e-fakturowania: KSeF wystartował zgodnie z harmonogramem

1 lutego 2026 r., zgodnie z harmonogramem, został uruchomiony Krajowy System e-Faktur. Jako pierwsi obowiązkiem wystawiania faktur w systemie zostali objęci przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT mają obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem systemu KSeF.

Obowiązkowy KSeF

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF mają przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. W późniejszym terminie (od 1 kwietnia 2026 r.) obowiązek ten obejmie co do zasady wszystkich pozostałych podatników (pewne odstępstwa będą dotyczyć tylko niewielkich podmiotów i obejmą tylko okres do końca 2026 r.).

Zasady korzystania z KSeF zostały szczegółowo uregulowane w rozporządzeniu. Znajdują się w nim przepisy określające:

• rodzaje uprawnień do korzystania z systemu oraz procedury ich nadawania i odbierania, w tym wzór zawiadomienia (ZAW-FA),

• metody uwierzytelniania użytkowników, wymagania techniczne oraz sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury (np. przy użyciu certyfikatu),

• zakres danych potrzebnych do uzyskania dostępu do faktur w systemie bez dodatkowego uwierzytelniania,

• zasady oznaczania faktur przesyłanych do KSeF i udostępnianych poza systemem, tak aby zapewnić możliwość ich weryfikacji, autentyczność i integralność treści,

• procedury związane z fakturami z załącznikami – od zgłoszenia zamiaru ich wystawiania, przez potwierdzenie możliwości, po wymagania techniczne,

• wymagania techniczne dla wszystkich procesów związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur w KSeF.

Zobacz również: Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF opublikowane »

Wejście w życie obowiązkowego KSeF spowodowało też konieczność dostosowania do niego innych przepisów regulujących obowiązki w zakresie VAT, takich jak:

• JPK_VAT, w którym trzeba będzie ujmować numery KSeF faktur albo używać stosownych oznaczeń, np. OFF, BFK lub DI,

• zasady wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT i faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z VAT (w przypadku takich faktur wystawianych w KSeF wystawcy będą podawać swój NIP),

• wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF (np. usług przewozu dokumentowanych biletami).

Przedsiębiorcy współpracujący z kontrahentami zagranicznymi również będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF. W większości przypadków faktury te będą musiały być dodatkowo udostępniane poza systemem – w formie uzgodnionej z odbiorcą, np. jako plik PDF lub dokument papierowy. Każda faktura przekazywana poza KSeF będzie musiała zostać oznaczona kodem QR, umożliwiającym dostęp do dokumentu oraz jego weryfikację.

Zobacz również: Doręczanie faktur zakupowych po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF »

Okres przejściowy bez sankcji

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT zgodnie z którym, w przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku:

• wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF lub
• przesłania do KSeF faktury wystawionej w postaci elektronicznej

nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Przepisy art. 106ni ustawy o VAT przewidujące nakładanie w takich przypadkach kar pieniężnych wejdą w życie dopiero 1 stycznia 2027 r.

Powoduje to, że w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. naruszanie obowiązków związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF (w tym wystawianie „zwykłych” faktur papierowych lub elektronicznych przez podatników obowiązanych do ich wystawienia jako faktur ustrukturyzowanych) nie będzie skutkowało żadnymi sankcjami.