Interpretacja indywidualna z dnia 29 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.932.2025.1.KP

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych bez użycia KSeF.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka prowadzi działalność w sektorze usług administracyjnych oraz wspomagających działalność gospodarczą.

Podstawowy zakres działalności spółki obejmuje działalność związaną z administracyjną obsługą biura, działalność rachunkowo-księgową oraz doradztwo podatkowe, a także działalność centrali oraz doradztwo związane z zarządzaniem.

Spółka pełni funkcję centrum usług wspólnych, świadcząc usługi wsparcia administracyjnego, księgowego, doradztwa podatkowego, zarządzania procesami biznesowymi oraz obsługi informatycznej. Działalność ma charakter usługowy i jest skierowana głównie do podmiotów z grupy (…).

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca dokonuje zakupów towarów i usług od różnych kontrahentów - zarówno krajowych, jak i zagranicznych (dalej: „Dostawcy”). W związku z tym Wnioskodawca otrzymuje faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, które stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego VAT. W sytuacjach, w których Dostawcy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT w Polsce i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, zakupy nabywane przez Wnioskodawcę są dokumentowane fakturami (dalej: „Faktury Zakupowe”).

W odniesieniu do wskazanych powyżej Faktur Zakupowych:

1.nabywane towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania VAT oraz

2.są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności:

• opodatkowanych VAT na terytorium Polski, lub
• wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których przysługiwałoby prawo do odliczenia VAT naliczonego, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, przy czym Wnioskodawca posiada dokumenty potwierdzające związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;

3.nie występują przesłanki negatywne do odliczenia VAT naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

1 lutego 2026 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. (w zależności od poziomu obrotu realizowanego przez podatnika) wejdą w życie przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również: „KSeF”). Zgodnie z nimi faktury dokumentujące transakcje podlegające opodatkowaniu VAT, wystawiane przez podatników objętych obowiązkiem stosowania KSeF, powinny być wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem tego systemu.

Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć, że w toku prowadzonej działalności gospodarczej otrzyma faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług, które - mimo że zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny zostać wystawione w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF - zostaną wystawione i udostępnione Wnioskodawcy poza tym systemem.

Wnioskodawca przewiduje, że może dojść do takich przypadków w szczególności z następujących przyczyn:

• Błędna kwalifikacja obowiązku korzystania z KSeF po stronie Dostawcy

Możliwa jest sytuacja, w której Dostawca - mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury w KSeF - wystawi ją w tradycyjnej formie (papierowej lub elektronicznej, np. w formacie PDF). Tego rodzaju przypadek może wynikać zarówno z błędu organizacyjnego lub technicznego (np. nieprawidłowej konfiguracji systemu księgowego, braku integracji oprogramowania z KSeF czy też niewiedzy pracownika co do obowiązujących przepisów), jak i z błędnej oceny statusu prawnego Dostawcy w kontekście obowiązku korzystania z KSeF.

Nie można wykluczyć, że Dostawca błędnie uzna, iż nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Taka nieprawidłowa ocena może wynikać m.in. z niewłaściwego zastosowania przepisów przejściowych dotyczących odroczenia obowiązku korzystania z KSeF - przykładowo Dostawca może błędnie przyjąć, że spełnia przesłanki do uznania go za mikroprzedsiębiorcę, dla którego przewidziano czasowe wyłączenie z obowiązku stosowania KSeF, mimo że faktycznie takiego statusu nie posiada.

Analogicznie, może się zdarzyć, że Dostawca uzna, iż nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski i w związku z tym nie podlega obowiązkowi wynikającemu z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podczas gdy w rzeczywistości prowadzi działalność spełniającą przesłanki stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

W konsekwencji, w opisanych wyżej przypadkach faktura, mimo że formalnie nie spełnia wymogu faktury ustrukturyzowanej, dokumentuje rzeczywistą transakcję gospodarczą pomiędzy Wnioskodawcą a Dostawcą.

• Powołanie się przez Dostawcę na rzekomą awarię lub niedostępność KSeF

Wnioskodawca nie może również wykluczyć, że Dostawca wystawi fakturę poza KSeF, powołując się na wystąpienie awarii lub niedostępności systemu, które w rzeczywistości nie miały miejsca, bądź też nie udostępni w KSeF faktur wystawionych w ramach trybów awaryjnych po ustaniu tych okoliczności.

W takiej sytuacji faktura zostanie przekazana Wnioskodawcy w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), mimo że formalnie powinna zostać wystawiona i udostępniona w KSeF.

Może również dojść do sytuacji, w której kontrahent - powołując się na awarię własnych systemów - wystawi fakturę w tzw. trybie offline24 (zgodnie z mechanizmem określonym w art. 106nda ustawy o VAT) oraz mimo braku takiego uprawnienia udostępni ją Wnioskodawcy poza KSeF. Następnie zaś może on wprowadzić fakturę do KSeF z opóźnieniem - np. w kolejnym okresie rozliczeniowym - lub w ogóle jej tam nie udostępnić.

• Świadome opóźnianie wdrożenia obowiązkowego KSeF po stronie Dostawcy

Wnioskodawca dopuszcza również możliwość, że niektórzy Dostawcy - pomimo formalnego obowiązku stosowania KSeF - będą celowo opóźniać jego wdrożenie w swojej organizacji, kierując się względami technicznymi, organizacyjnymi lub ekonomicznymi. Tego rodzaju zachowanie może być motywowane przekonaniem, że w okresie przejściowym (np. w 2026 r., w związku z brakiem obowiązywania przepisów sankcyjnych) brak pełnej zgodności z przepisami o KSeF nie spowoduje dla nich negatywnych konsekwencji administracyjnych. W konsekwencji mogą oni nadal wystawiać faktury w dotychczasowej formie - papierowej lub elektronicznej (PDF) - zamiast w formacie ustrukturyzowanym.

• Wystawienie faktury poza KSeF w wyniku błędnej kwalifikacji transakcji

Zdarzyć się może, że Dostawca uzna transakcję błędnie za czynność niepodlegającą obowiązkowi fakturowania w KSeF (np. uzna, że jest to sprzedaż na rzecz konsumenta, a faktycznie nabywcą będzie podatnik lub ma do czynienia z transakcją wyłączoną z KSeF). W rezultacie wystawi fakturę poza systemem (np. z systemu kasowego lub POS), mimo że powinien to zrobić w KSeF.

• Wystawienie faktury korygującej poza KSeF

Wnioskodawca może otrzymać od Dostawcy fakturę korygującą wystawioną poza KSeF - np. w sytuacji, gdy pierwotna faktura została prawidłowo wystawiona w KSeF, ale kontrahent błędnie przygotował korektę w tradycyjny sposób (np. w systemie fakturowym, który nie został jeszcze połączony z KSeF).

Pomimo obowiązku wystawienia korekty w KSeF, dokument zostanie przekazany Wnioskodawcy poza systemem.

W konsekwencji może dojść do sytuacji, w której Faktura Zakupowa zostanie wystawiona poza KSeF, mimo że zgodnie z obowiązującymi przepisami - w szczególności art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT - powinna zostać wystawiona w formie faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Wnioskodawcę Faktur Zakupowych, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Wnioskodawcy poza Krajowym Systemem e-Faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Wnioskodawcę, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Wnioskodawcy poza Krajowym Systemem e-Faktur.

i.Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur

Na mocy ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono istotne zmiany dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, w tym obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatników VAT. Zgodnie z pierwotnym harmonogramem, przepisy te miały wejść w życie z dniem 1 lipca 2024 r. Jednakże, ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego stosowania KSeF został przesunięty na dzień 1 lutego 2026 r.

W świetle art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, od dnia 1 lutego 2026 r. podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Przepisy przewidują jednak wyjątki od tego obowiązku, określone w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. W szczególności, obowiązek ten nie będzie dotyczył podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak również podatników posiadających na terytorium kraju wyłącznie stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług dokumentowanych fakturą.

Ustawa reguluje również szczególne przypadki wystawiania faktur, takie jak awaria lub niedostępność KSeF. W takich okolicznościach podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury elektronicznej zgodnie ze wzorem określonym w art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT oraz jej udostępnienia nabywcy zgodnie z odpowiednio art. 106nf ust. 2 oraz art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT.

Należy podkreślić, że przepisy ustawy nie nakładają na nabywcę obowiązku weryfikowania zasadności wystawienia przez sprzedawcę faktury w określonej formie. W szczególności, nabywca nie jest zobowiązany do badania, czy sprzedawca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, ani do ustalania, czy wystąpiły okoliczności uniemożliwiające wystawienie faktury przy użyciu KSeF.

ii.Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnik będący osobą, o której mowa w art. 15 tej ustawy, ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia przysługuje również w przypadku, gdy nabywane lub importowane towary i usługi są związane z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju, pod warunkiem że podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek tych wydatków z działalnością opodatkowaną, a kwoty podatku naliczonego mogłyby zostać odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski.

Z kolei art. 86 ust. 2 ustawy o VAT definiuje kwotę podatku naliczonego jako sumę kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika w związku z:

1)nabyciem towarów i usług,

2)dokonaniem całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 88 ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie przysługuje w przypadkach wskazanych w tym przepisie, w szczególności gdy faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący, dokumentuje czynność niewykonaną, podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością, dokumentuje czynności niepodlegające opodatkowaniu lub zwolnione od podatku, albo gdy podatnik nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Z powyższych przepisów wynika, że warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego jest posiadanie faktury dokumentującej nabycia związane z działalnością opodatkowaną oraz posiadanie dokumentów potwierdzających ten związek, przy jednoczesnym braku przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

iii.Brak wpływu formy wystawienia faktury na prawo do odliczenia podatku naliczonego

Jednym z fundamentalnych założeń konstrukcji VAT jest zapewnienie podatnikom prawa do odliczenia podatku naliczonego, który został uiszczony w związku z nabyciem towarów i usług wykorzystywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Mechanizm ten stanowi kluczowy element funkcjonowania systemu VAT, umożliwiając przedsiębiorcom neutralizację obciążeń podatkowych powstałych na wcześniejszych etapach obrotu gospodarczego. W praktyce oznacza to, że VAT obciąża każdą fazę obrotu, lecz jednocześnie podatnik ma możliwość pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony, który został zapłacony w związku z nabyciem towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zasada neutralności VAT, będąca jednym z filarów wspólnotowego systemu podatkowego, gwarantuje, że podatek ten nie powinien stanowić ostatecznego kosztu dla przedsiębiorcy, lecz powinien być przenoszony na kolejne ogniwa łańcucha dostaw aż do konsumenta końcowego. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego mogą być wprowadzane wyłącznie na podstawie jednoznacznych i precyzyjnych regulacji ustawowych. Każda ingerencja ustawodawcy w zakres tego prawa musi być uzasadniona i wyraźnie wskazana w przepisach, gdyż naruszenie zasady neutralności VAT prowadziłoby do zakłócenia funkcjonowania systemu podatkowego oraz do nieuzasadnionego obciążenia podatników.

W tym kontekście należy podkreślić, że podstawową funkcją faktury jest udokumentowanie rzeczywistego przebiegu transakcji gospodarczej, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów uczestniczących w tej transakcji. Faktura powinna odzwierciedlać faktyczny stan rzeczy, potwierdzając, że doszło do nabycia towarów lub usług pomiędzy określonymi podmiotami. Z tego względu, ocena prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinna zdaniem Wnioskodawcy koncentrować się przede wszystkim na potwierdzeniu rzeczywistego zdarzenia gospodarczego, a nie wyłącznie na spełnieniu wymogów formalnych dotyczących formy dokumentu.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest więc od spełnienia warunków określonych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. wykorzystania nabytych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz od braku wystąpienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 tej ustawy. Przepis art. 88 ustawy w sposób wyczerpujący określa sytuacje, w których podatnik traci prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Wśród przesłanek negatywnych wymienionych w tym artykule nie znajduje się sytuacja, w której podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących rzeczywiste nabycie towarów lub usług, wystawionych poza KSeF, pomimo istniejącego obowiązku ich wystawienia w tej formie. Oznacza to, że ustawodawca nie przewidział pozbawienia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie z powodu naruszenia obowiązku formalnego dotyczącego sposobu wystawienia faktury, o ile faktura ta dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG) wskazano, że:

• „(…) celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział”,
• „(…) o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami”,
• „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

Tożsame wnioski wynikają również z innych interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w których potwierdzono, że samo uchybienie formalne w postaci niewystawienia faktury przy użyciu KSeF nie przekreśla prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli dokument ten odzwierciedla rzeczywistą transakcję gospodarczą.

Takie stanowisko zaprezentowano m.in. w interpretacjach:

• z 19 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK,
• z 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK,
• z 13 października 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN
• z 17 października 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB.

Podobne podejście wynika także z utrwalonego orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej („TSUE”). Trybunał konsekwentnie rozróżnia przesłanki materialne i przesłanki formalne prawa do odliczenia podatku VAT, wskazując, że istotne znaczenie mają wyłącznie te pierwsze. O ile warunkiem zasadniczym jest faktyczne dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usług między podatnikami działającymi w tym charakterze (przesłanka materialna), o tyle uchybienia w zakresie formy faktury stanowią jedynie nieprawidłowości o charakterze technicznym, które same w sobie nie mogą pozbawiać podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W wyroku z 1 marca 2012 r. w sprawie C-280/10 Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz sp.j. przeciwko Dyrektorowi Izby Skarbowej w Poznaniu, TSUE wskazał, że:

• „(…) podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych. W konsekwencji, jeżeli organy podatkowe posiadają informacje niezbędne do ustalenia, że podatnik, jako odbiorca danych transakcji, jest zobowiązany z tytułu podatku VAT, to nie mogą one wprowadzać dodatkowych warunków w zakresie przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku, które to warunki mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa (…)”.

Analogiczne stanowisko zostało potwierdzone w innych orzeczeniach Trybunału, w szczególności w sprawie C-235/21 Raiffeisen Leasing, w których TSUE podkreślił, że naruszenia wymogów formalnych nie mogą same w sobie skutkować utratą prawa do odliczenia VAT, o ile organy podatkowe dysponują informacjami pozwalającymi ustalić rzeczywisty charakter transakcji.

W świetle powyższego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Wnioskodawcę poza KSeF, o ile faktury te dokumentują rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby zdaniem Wnioskodawcy do naruszenia zasady neutralności podatku VAT, która stanowi fundament systemu VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Treść przepisów, które wejdą w życie od 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Według art. 106na ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Uchylony.

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka prowadzi działalność w sektorze usług administracyjnych oraz wspomagających działalność gospodarczą. W ramach prowadzonej działalności dokonujecie Państwo zakupów towarów i usług od różnych kontrahentów - zarówno krajowych, jak i zagranicznych. W związku z tym otrzymujecie Państwo faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, które stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego VAT. W sytuacjach, w których Dostawcy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT w Polsce i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, zakupy nabywane przez Państwa są dokumentowane fakturami. W odniesieniu do wskazanych powyżej Faktur Zakupowych: nabywane towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania VAT oraz są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności: opodatkowanych VAT na terytorium Polski, lub wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których przysługiwałoby prawo do odliczenia VAT naliczonego, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, przy czym Wnioskodawca posiada dokumenty potwierdzające związek odliczonego podatku z tymi czynnościami; nie występują przesłanki negatywne do odliczenia VAT naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Wątpliwości Spółki dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Państwa Faktur Zakupowych, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Spółce poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Należy dodatkowo podkreślić, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.