Świadczenia okolicznościowe dla pracowników – kiedy są traktowane jako darowizna

Opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn podlega nabycie przez osoby fizyczne własności rzeczy lub praw majątkowych tytułem darowizny. W relacjach pracowniczych kluczowe znaczenie ma rozgraniczenie, czy dany upominek w postaci niepieniężnej stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, czy jest darowizną podlegającą ustawie o podatku od spadków i darowizn. Aby świadczenie na rzecz pracownika mogło zostać zakwalifikowane jako podlegające opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn, musi spełniać definicję darowizny zawartą w Kodeksie cywilnym.

Błędna kwalifikacja podatkowa świadczenia przyznanego pracownikowi wiąże się z istotnymi ryzykami finansowymi i prawnymi dla pracodawcy. Najpoważniejszym ryzykiem dla pracodawcy jest niedopełnienie obowiązków płatnika, co skutkuje powstaniem zaległości podatkowej, a także z tytułu składek ZUS wraz z odsetkami za zwłokę.

Przychód ze stosunku pracy a darowizna

W świetle przepisów prawa cywilnego istotą darowizny jest jej nieodpłatność oraz brak ekwiwalentu ze strony obdarowanego. W kontekście zatrudnienia oznacza to, że upominek nie może stanowić formy wynagrodzenia ani gratyfikacji za wykonaną pracę lub osiągnięte wyniki. Ponadto prawo do otrzymania prezentu nie może wynikać z żadnego stosunku zobowiązaniowego, takiego jak umowa o pracę, regulamin pracy czy regulamin wynagradzania (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 13 października 2023 r., sygn. 0111-KDIB2-2.4015.99.2023.5.MM).

Zatem kluczowe jest precyzyjne rozgraniczenie pomiędzy przychodem ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: updof) a świadczeniem o charakterze cywilnoprawnym – darowizną (art. 888 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, dalej: k.c.). Wybór odpowiedniej kwalifikacji nie jest jedynie kwestią znaczeniową, lecz decyzją istotną pod względem bezpieczeństwa podatkowego i optymalizacji kosztów pracy.