Interpretacja indywidualna z dnia 9 marca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.41.2026.2.KC
Wystawienie faktur poza Krajowym Systemem e-Faktur nie skutkuje utratą prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeśli podatnik spełnia inne warunki przewidziane w ustawie o VAT dotyczące czynności opodatkowanych.
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
16 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie:
- prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, poza Krajowym Systemem e-Faktur,
- momentu w jakim Spółka będzie uprawniona od odliczenia podatku naliczonego wynikającego z ww. faktur zakupowych.
Uzupełnili go Państwo pismem z 24 lutego 2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
(…) S.A. (dalej „Spółka”) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Przedmiotem działalności Spółki jest wytwarzanie i dostarczanie urządzeń przemysłowych i aparatury oraz komponentów stalowych do maszyn dla kluczowych gałęzi przemysłu zgodnie z oczekiwaniami klientów, przy wykorzystaniu najnowszych rozwiązań technicznych i organizacyjnych (działalność opodatkowana podatkiem od towarów i usług).
Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT czynnymi (dalej jako „Dostawcy”) różnego rodzaju towary i usługi.
Dostawcy zasadniczo mają siedziby działalności na terytorium kraju, ale zdarzają się Dostawcy, którzy są zarejestrowani do celów podatku od towarów i usług na terytorium Polski oraz:
1)nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
2)posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz Spółki.
W przypadku, gdy nabywane przez Spółkę towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, to Spółka otrzymuje od Dostawców za zakup towarów/usług faktury dokumentujące daną dostawę towarów/świadczenie usług zawierające kwotą podatku (dalej także jako „Faktury Zakupowe”).
W rozliczeniach za okresy, w których spełnione zostały warunki wynikające z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. i nie zaistniały przesłanki negatywne wynikające z art. 88 tej ustawy, Spółka skorzysta z przysługującego jej prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych.
Wśród Dostawców Spółki są/będą podatnicy,:
1)u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł,
2)wystawiający faktury na rzecz Spółki z tytułu dostawy towarów/świadczenia usług, których wartość nie będzie przekraczała łącznie w danym miesiącu wraz kwotą podatku 10 000 zł.
Wśród Dostawców, o których mowa w pkt 2 powyżej, są/będą występowali dostawcy, dla których Spółka jest jedynym nabywcą/usługobiorcą, jak również tacy, dla których Spółka jest jednym z kontrahentów. W tym przypadku Spółka nie jest w stanie zweryfikować, czy łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Spółka nie wyklucza, że niektórzy dostawcy, także po dniu 1 kwietnia 2026 r. będą doręczali Spółce faktury w formie papierowej lub elektronicznej, których wartość będzie przekraczała 10 tys. zł brutto.
W związku z wejściem życie od dnia 1 lutego ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598 z późn. zm.), przewidującej obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej „KSEF”), Spółka powzięła informacje, że niektórzy Dostawcy będą nadal wystawiać faktury w postaci elektronicznej lub papierowej, mimo że od dnia 1 lutego 2026 r. lub od dnia 1 kwietnia 2026 r. Dostawcy ci będą objęci obowiązkiem wystawiania faktur z użyciem KSEF.
Od 1 lutego 2026 r., zgodnie z nałożonym na większość krajowych podatników VAT obowiązkiem wystawiania faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz przy uwzględnieniu okresów przejściowych we wdrożeniu KSEF dla wybranych podmiotów, Faktury Zakupowe od Dostawców powinny być wystawiane przez nich co do zasady tylko w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSEF.
Spółka spodziewa się, że niektóre Faktury Zakupowe mogą być wystawiane od dnia 1 lutego 2026 r. poza KSEF, pomimo ciążącego na Dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Nie można też wykluczyć sytuacji, że Dostawca nie użyje KSEF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca i przekaże Faktury Zakupowe (poza trybem awarii KSEF) w formie papierowej lub elektronicznej.
W piśmie z 24 lutego 2026 r. w odpowiedzi na pytania Organu wskazano, że nabywane towary i usługi udokumentowane otrzymanymi od Dostawców fakturami zakupowymi, objętymi zakresem pytań we wniosku, będą przez Spółkę (wnioskodawcę) wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Pytania
1)Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych od dnia 1 lutego 2026 r. przez Dostawców i otrzymanych przez Spółkę w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycie KSEF i przekazana Spółce w formie papierowej lub elektronicznej?
2)W jakim momencie Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych od dnia 1 lutego 2026 r. przez Dostawców i otrzymanych przez Spółkę w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycie KSEF i przekazana Spółce w formie papierowej lub elektronicznej?
Państwa stanowisko w sprawie
1)Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców od dnia 1 lutego 2026 r., również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał podatek naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur i zostanie otrzymana przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej.
2)W ocenie Spółki prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców bez użycia KSEF (poza trybem awarii KSEF) powstanie, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma przedmiotowe faktury w formie papierowej lub elektronicznej.
Ad. 1. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem przepisów wskazanych w tym artykule. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania zapłaty przed wykonaniem dostawy bądź usługi. Z powyższych regulacji wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie wówczas, gdy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT oraz gdy nabyte towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym, czyli generującym obowiązek podatkowy. Zasada ta wyklucza możliwość odliczenia podatku naliczonego związanego z czynnościami zwolnionymi od podatku lub niepodlegającymi temu podatkowi.
Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1 tej ustawy, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.
Należy podkreślić, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie w przypadku spełnienia przesłanek pozytywnych wynikających z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. oraz braku przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
a)(uchylona)
b)nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
c)usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1)sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a)wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
b)(uchylona)
2)transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3)(uchylony)
4)wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a)stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
b)podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c)potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
5)faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6)(uchylony)
7)wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 tej ustawy ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. – w brzmieniu od dnia 1 lutego 2026 r. – podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF z wyjątkami wskazanymi w ust. 2.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:
1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).
W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., który wszedł w życie 1 lutego 2026 r. minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Ponadto art. 106na ustawy z dnia 11 marca 2004 r. stanowi w ust. 1, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z przepisem ust. 2 faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Zgodnie zaś z przepisem ust. 4 w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Spółka jest zdania, że żaden przepis ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie wyklucza odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej (po dniu 1 lutego 2026 r.) bez użycia KSEF, także w przypadku, gdy Dostawca miał obowiązek prawny wystawienia faktury z użyciem KSEF. Z perspektywy art. 86 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Wykonanie prawa do odliczenia jest możliwe, o ile otrzymany dokument spełnia definicje faktury w rozumieniu ustawy, w tym faktury papierowej lub elektronicznej, tj. bez względu na jej formę i sposób przekazania zawiera dane określone w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Taki wniosek wspiera również pogląd TSUE wyrażony w wyroku z dnia 29 września 2022 r. Raiffeisen Leasing, w sprawie C-235/21, zgodnie z którym art. 203 dyrektywy Rady 2006/112/WE należy interpretować w ten sposób, że umowę zbycia i leasingu zwrotnego, po zawarciu której strony nie wystawiły faktury, można uznać za fakturę w rozumieniu tego przepisu, w przypadku gdy umowa ta zawiera wszystkie informacje niezbędne do tego, by organ podatkowy państwa członkowskiego mógł ustalić, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia podatku od wartości dodanej zostały w danym wypadku spełnione.
Przytoczony wyżej przepis art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych – wbrew obowiązkowi po stronie Dostawcy i Spółki – bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT Spółce będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wystawionych od dnia 1 lutego 2026 r. wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. Wystawienie faktur zakupowych przez Dostawców wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego (nie jest fakturą w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).
Spółka podnosi również, że żaden przepis ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci (w szczególności badania, czy faktura mogła być wystawiona poza KSeF), np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).
Podobnie Spółka w okresie od dnia 1 lutego do dnia 31 marca 2026 r. nie będzie w stanie zweryfikować, czy Dostawcy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz Spółki.
Bazując na dotychczasowej współpracy wśród Dostawców Spółki będą podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł, ale Spółka nie jest w stanie zweryfikować tych okoliczności (nie ma dostępu do danych wynikających z deklaracji dla celów podatku od towarów i usług tych Dostawców).
Podobnie Spółka nie będzie w stanie zweryfikować, czy Dostawcy, którzy wystawiają faktury na kwoty poniżej 10 tys. zł brutto nie przekroczyli limitu wynikającego z art. 145m.
Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Dla przykładu w interpretacji z dnia 18 listopada 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.815.2025.1.PRM DKIS wskazał, że „Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
(...) Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.
Podobne stanowisko zaprezentowano w interpretacjach indywidualnych z dnia: 19 marca 2024 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK, z dnia 21 marca 2024 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK, z dnia 4 marca 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, z dnia 12 sierpnia 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG, z dnia 18 listopada 2025 r, nr 01112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR, z dnia 10 grudnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR.
Ad. 2. Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy.
W myśl art. 86 ust. 10b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.
Natomiast art. 86 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przewiduje, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Z powyższego wynika, że warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie faktury, przy czym art. 86 ust. 10b nie określa sposobu otrzymania faktury (KSEF, elektroniczna, papierowa).
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. fakturę ustrukturyzowana uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Zgodnie z art. 106na ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (przepis wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.) w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 tej ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Powyższy przepis dotyczy jednak wyłącznie faktur, które zostały wystawione w formie ustrukturyzowanej. Jak wynika z okoliczności przytoczonych w odniesieniu do pytania nr 1 wniosku, wystawienie faktury bez użycia KSEF (mimo prawnego obowiązku) nie powoduje po stronie Spółki utraty/braku powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego. W takim przypadku (wystawienia mimo obowiązku KSEF faktury w formie papierowej lub elektronicznej) prawo do odliczenia powstanie w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma – w formie papierowej lub elektronicznej, poza KSEF – fakturę wystawioną przez Dostawcę. Pominięcie obowiązku KSEF będzie miało wyłącznie ten skutek, że nie znajdzie zastosowania art. 106na ustawy w brzmieniu od dnia 1 lutego 2026 r.
Biorąc pod uwagę powyższe Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców bez użycia KSeF (mimo prawnego obowiązku Dostawcy wystawienia faktury z użyciem KSEF oraz odpowiednio obowiązku Spółki otrzymywania faktury z użyciem KSEF), co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma fakturę dokumentującą dane nabycie w formie papierowej lub elektronicznej (poza KSEF).
W ocenie Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców bez użycia KSeF powstanie co do zasady za okres, w którym Spółka otrzyma przedmiotowe faktury w formie papierowej lub poprzez doręczenie na skrzynkę e-mail.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Według art. 86 ust. 10 ustawy o VAT:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wynika:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:
1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;
2) ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:
a) (uchylona),
b) uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek;
3) ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.
Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy o VAT:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
W świetle art. 86 ust. 13 ustawy o VAT:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:
1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo
2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego
– nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy o VAT:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o VAT:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Faktura jest dokumentem wystawianym dla potrzeb dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Dane, które powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT:
Faktura powinna zawierać:
1)datę wystawienia;
2)kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3)imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5)numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27;
6)datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7)nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8)miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9)cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10)kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11)wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12)stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13)sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14)kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15)kwotę należności ogółem (…).
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy o VAT:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.
Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Według art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
Art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. stanowi:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Stosownie do art. 145l ustawy o VAT:
W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.
Zgodnie z art. 145m ust. 1-2 ustawy o VAT:
1. W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
2. Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Przedmiotem Państwa działalności jest wytwarzanie i dostarczanie urządzeń przemysłowych i aparatury oraz komponentów stalowych do maszyn dla kluczowych gałęzi przemysłu zgodnie z oczekiwaniami klientów, przy wykorzystaniu najnowszych rozwiązań technicznych i organizacyjnych (działalność opodatkowana podatkiem od towarów i usług).
Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary i usługi.
Wśród Państwa Dostawców są/będą podatnicy:
1)u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł,
2)wystawiający faktury na rzecz Spółki z tytułu dostawy towarów/świadczenia usług, których wartość nie będzie przekraczała łącznie w danym miesiącu wraz kwotą podatku 10 000 zł.
W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur, od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).
Spodziewają się Państwo, że niektóre Faktury Zakupowe mogą być wystawiane poza KSEF, pomimo ciążącego na Dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy o VAT np. powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca i przekaże Faktury Zakupowe (poza trybem awarii KSEF) w formie papierowej lub elektronicznej.
Przechodząc do kwestii objętej zakresem pytania nr 1 należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.
Analiza powołanego art. 88 ustawy o VAT prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Należy wskazać, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis art. 88 ustawy o VAT enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Przy czym podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.
Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Kontrahentów wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.
Z kolei przechodząc do kwestii objętej zakresem pytania nr 2 wskazać należy, że z zacytowanych powyżej przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta będzie obowiązywała również po wdrożeniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.
Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych – zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy o VAT – faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.
W sytuacji wystawienia poza Krajowym Systemem e-Faktur faktury, która powinna zostać wystawiona za pośrednictwem systemu KSeF, w celu rozstrzygnięcia kwestii, kiedy powstaje prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury.
Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Przy czym wskazać należy, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.
W związku z powyższym, skoro w okolicznościach niniejszej sprawy – jak wyżej zostało wskazane –będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, to tym samym należy uznać, że datą powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur będzie data ich faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Bez znaczenia dla prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z ww. faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur oraz terminu powstania tego prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur pozostawać będzie natomiast ewentualne (późniejsze) wprowadzenie ww. faktur do systemu KSeF.
Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.
Należy jednakże zauważyć, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.
Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.
W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie. W konsekwencji powołane interpretacje nie mogą stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w rozpatrywanej sprawie.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),
albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/Skrytka Esp (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
