Reforma Państwowej Inspekcji Pracy

Reforma Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) niepokoi pracodawców. Jej celem jest istotne wzmocnienie pozycji tego organu, co wiąże się z wprowadzeniem zmian w wielu przepisach, nie tylko z zakresu prawa pracy, ale również tych dotyczących obciążeń podatkowych i ubezpieczeniowych. Niepewność dodatkowo wzrosła przez częste i szybkie zmiany w treści projektu w trakcie jego procedowania. Jakie rozwiązania zostały ostatecznie wprowadzone? Na co pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę? Na te i inne pytania odpowiadamy w artykule.

Wzmocnienie uprawnień PIP

Jedną ze zmian, jakie wprowadza ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji (dalej: ustawa nowelizująca), jest przyznanie funkcjonariuszom PIP nowych kompetencji w zakresie wydawania decyzji stwierdzających istnienie stosunku pracy.

Warto przypomnieć, że zgodnie z pierwotnymi założeniami, omawiane zmiany miały wejść w życie już od 1 stycznia 2026 r., co było związane z terminem realizacji kamienia milowego A71G. To cel w polskim Krajowym Planie Odbudowy (KPO), który pierwotnie zakładał objęcie składkami na ubezpieczenia społeczne wszystkich umów cywilnoprawnych z wyjątkiem umów ze studentami poniżej 26. roku życia oraz zniesienie zasady opłacania składek od płacy minimalnej dla tych umów. Jednak plan wprowadzenia takich zmian spotkał się z bardzo gwałtowną krytyką, co skłoniło polski rząd do podjęcia w tym zakresie negocjacji z Komisją Europejską. Ostatecznie zamiast tych rozwiązań Polska zobowiązała się do wprowadzenia zmian w zakresie obliczania pracowniczego stażu pracy i wzmocnienia uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy. Efektem jest m.in. ustawa nowelizująca, której regulacje częściowo weszły w życie 8 kwietnia 2026 r., a w przeważającym zakresie zaczną obowiązywać 8 lipca 2026 r. Ten czas warto wykorzystać na przeanalizowanie obowiązujących w zakładzie pracy procedur i wprowadzenie niezbędnych zmian. Wbrew powszechnemu przekonaniu dotyczy to nie tylko pracodawców z sektora prywatnego, ale również tych z sektora budżetowego.

Stwierdzenie istnienia stosunku pracy – nowe uprawnienia

Uprawnienia PIP przed nowelizacją przepisów

Zastępowanie umów o pracę umowami cywilnoprawnymi od wielu lat jest dużym problemem polskiego rynku pracy. I choć dotyczy to w większym stopniu pracodawców sektora prywatnego, którzy – podejmując tego rodzaju działania – mają zwykle na względzie kwestie finansowe, to jednak zdarza się również wśród pracodawców budżetowych, którzy w ten sposób próbują obejść ograniczanie wynikające z regulacji prawnych dotyczących naboru. I choć punkt wyjścia i intencje tych dwóch kategorii podmiotów są inne, to efekt jest taki sam – dochodzi do próby obejścia prawa polegającej na zawarciu umowy cywilnoprawnej w warunkach właściwych dla stosunku pracy.

Możliwości prawne reagowania na tego rodzaju działania istniały również przed wejściem w życie ustawy nowelizującej, jednak zastosowanie ich w praktyce wiązało się z przeprowadzeniem czasochłonnej i kosztownej procedury, co w praktyce czyni je nieefektywnymi. Do 8 lipca 2026 r. przeprowadzający kontrolę inspektor pracy, który uzna, iż strony zawarły umowę cywilnoprawną w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, może po przeprowadzeniu kontroli skierować wystąpienie lub wydać polecenie w sprawie zmiany podstawy prawnej świadczenia pracy, a także wnieść do sądu pracy powództwo o ustalenie, że strony łączy umowa o pracę (art. 11 pkt 7 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy; dalej: ustawa o PIP). Działania te mogą również być powiązane z uruchomieniem procedury wykroczeniowej na podstawie art. 281 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.).

Jednak ani wystąpienie, ani polecenie nie mają charakteru władczego i nie pociągają za sobą skutków właściwych dla decyzji administracyjnej. W żadnym stopniu nie rozstrzygają też o istnieniu lub nieistnieniu stosunku pracy. W praktyce są dla kontrolowanego podmiotu jedynie sygnałem, że jego działania zostały tak, a nie inaczej ocenione przez inspektora PIP.

Kontrolowany nie ma obowiązku uwzględnienia zaleceń wynikających z wystąpienia czy polecenia, a jedynym obowiązkiem, który obciąża go w takiej sytuacji, jest zawiadomienie odpowiedniego organu PIP o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych. I choć wielu pracodawców, chcąc uniknąć ewentualnych dalszych konsekwencji, decyduje się w takich przypadkach na zmianę podstawy prawnej świadczenia pracy, to nie jest to regułą. Jeśli kontrolowany nie chce uwzględnić wydanych mu zaleceń, to aby doszło do „przekształcenia” umowy cywilnoprawnej w stosunek pracy, konieczne jest wytoczenie powództwa o ustalenie jego istnienia. Takie działanie jest czasochłonne, kosztowne i nieefektywne. To ma się zmienić po wejściu w życie przepisów ustawy nowelizującej.

Wzmocnienie uprawnień PIP po nowelizacji

Kontrola i stwierdzenie naruszenia przepisów

Od 8 lipca 2026 r. zacznie obowiązywać dodany do art. 11 ust. 1 ustawy o PIP pkt 7a, zgodnie z którym, w razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy PIP są uprawnione do stwierdzenia, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy, w sytuacji kiedy zawarto umowę cywilnoprawną lub kiedy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których – zgodnie z art. 22 § 1 k.p. – powinna być zawarta umowa o pracę. Co istotne, warunkiem wydania takiej decyzji będzie wcześniejsze niewykonanie polecenia usunięcia naruszeń wydanego przez właściwy organ PIP. Polecenie to będzie wydawane na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy o PIP, zgodnie z którym, właściwe organy PIP, po umożliwieniu stronom stosunku prawnego zajęcia stanowiska, są uprawnione do wydania polecenia usunięcia naruszeń dotyczących:

1. funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub
2. niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 k.p.

Jak z tego wynika, wydanie decyzji administracyjnej o „przekształceniu” umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę nie będzie zdarzeniem nagłym, a raczej efektem braku współpracy między inspektorem pracy a kontrolowanym podmiotem i będzie musiało zostać poprzedzone wyczerpaniem konkretnej procedury.

Całe działanie będzie składało się z czterech kroków:

Krok 1. Zapoznanie się ze stanowiskiem stron.

Krok 2. Wydanie polecenia wskazującego na konieczność ukształtowania łączącego strony stosunku prawnego w sposób odpowiadający obowiązującym normom prawnym.

Krok 3. Ocena przez inspektora prawidłowości realizacji wydanego polecenia.

Krok 4. Zakończenie postępowania lub wszczęcie przez okręgowego inspektora pracy postępowania administracyjnego w sprawie decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy.

Należy zwrócić uwagę na to, że po zapoznaniu się przez inspektora pracy ze stanowiskiem stron i wydaniu polecenia, w zależności od okoliczności sprawy, odpowiednie działanie stron będzie mogło polegać na:

1. zawarciu umowy o pracę,
2. odpowiednim ukształtowaniu umowy cywilnoprawnej, w wyniku którego dojdzie do usunięcia ze stosunku prawnego elementów charakterystycznych dla stosunku pracy.

Jak z tego wynika, zawarcie umowy o pracę nie będzie jedyną opcją, a w zależności od okoliczności sprawy realizacja umowy cywilnoprawnej będzie możliwa. Bowiem celem ma być nie tyle doprowadzenie do zawarcia umowy o pracę, co wyeliminowanie działania niezgodnego z prawem.

Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy

Wszczęcie postępowania administracyjnego w sprawie decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy będzie następowało na podstawie ustaleń dokonanych w toku kontroli przez inspektora pracy, jednak podmiotem właściwym w tym zakresie nie będzie inspektor przeprowadzający taką kontrolę, a okręgowy inspektor pracy.

Aby procedura została uruchomiona, również ten podmiot, na podstawie przekazanej dokumentacji pokontrolnej, będzie musiał stwierdzić, że praca jest wykonywana w warunkach określonych w art. 22 § 1 k.p. Gdy tak się stanie, będzie mógł postąpić dwojako:

1. wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy lub
2. wnieść do sądu powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Ani w przepisach ustawy o PIP, ani w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej nie znajdziemy kryteriów, które pozwoliłyby obiektywnie odróżnić przypadki, w których na podstawie materiału zebranego podczas kontroli okręgowy inspektor pracy wyda decyzję administracyjną, od tych, w których powinien on wnieść powództwo do sądu.

Należy więc zakładać, że w pewnym stopniu będzie to kwestia podlegająca subiektywnej ocenie. W uzasadnieniu do projektu wskazano jedynie, że przyznanie okręgowemu inspektorowi pracy możliwości wyboru środka reakcji zapewni elastyczność działania tego organu, który – w zależności od stanu faktycznego, złożoności sprawy lub poziomu współpracy stron – będzie mógł zastosować odpowiednie instrumenty prawne. Dodatkowo umożliwienie wniesienia powództwa do sądu ma przeciwdziałać sytuacjom, w których organ byłby zmuszony do wydania decyzji w sprawach spornych lub wymagających szerokiego postępowania dowodowego.

Uwzględnienie woli stron umowy

Warto zwrócić uwagę na to, że w art. 33a ust. 4 ustawy o PIP ustawodawca wskazał, że w postępowaniu administracyjnym dotyczącym omawianej decyzji uwzględnia się wolę stron, jeśli nie jest ona sprzeczna z prawem, a w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa.

Regulacja ta może budzić uzasadnione wątpliwości, w szczególności w zakresie możliwości zastosowania jej w praktyce.

Z jednej strony może się wydawać, że jest to rodzaj ustępstwa ustawodawcy wobec stron umów cywilnoprawnych uwzględniający fakt, że umowy cywilnoprawne to nie tylko tzw. umowy śmieciowe zawierane ze szkodą dla jednej ze stron, ale także świadoma i elastyczna forma współpracy, z której na rynku pracy wiele podmiotów chętnie korzysta.

Z drugiej strony jednak ustawodawca wyraźnie zastrzegł, że wola stron może zostać uwzględniona, jeśli nie jest ona sprzeczna z prawem, a w szczególności z przepisami prawa pracy albo nie zmierza do obejścia prawa.

Tymczasem z art. 22 k.p. jasno wynika, że przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

W art. 22 § 1¹ k.p. ustawodawca wyraźnie wskazuje, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Ani w piśmiennictwie, ani w orzecznictwie sądowym dotyczącym tej regulacji nie budzi wątpliwości to, że na gruncie prawa pracy wola stron podejmujących współpracę doznaje istotnych ograniczeń, co wynika z niekwestionowanego braku równości pomiędzy nimi i funkcji ochronnej przepisów wobec pracownika, który jest w tej sytuacji stroną nieprofesjonalną, a więc z założenia słabszą. Innymi słowy, przepisy celowo zostały skonstruowane tak, aby wola stron, z których jedna jest podmiotem profesjonalnym (silniejszym), nie przesądzała o tym, czy w danej sytuacji dochodzi do nawiązania stosunku pracy. To zaś sprawia, że omawiana regulacja nakazująca uwzględnienie w trakcie postępowania administracyjnego woli stron, w praktyce nie będzie mogła być efektywnie stosowana, bo każdorazowo zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach odpowiadających zawarciu stosunku pracy będzie sprzeczne z przepisami prawa pracy (art. 22 k.p.) i będzie zmierzało do obejścia prawa.

Skutki wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy

Decyzja, która zostanie wydana w wyniku przeprowadzonego postępowania, będzie musiała być wydana na piśmie w postaci papierowej lub elektronicznej. Jednym z elementów, który będzie musiał się w niej znaleźć, jest rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 34 ust. 2b ustawy o PIP, rozstrzygnięcie powinno zawierać:

1. oznaczenie stron umowy o pracę,
2. rodzaj umowy o pracę,
3. datę zawarcia umowy o pracę,
4. rodzaj pracy,
5. miejsce wykonywania pracy,
6. wymiar czasu pracy,
7. wysokość wynagrodzenia za pracę.

Katalog ten odpowiada elementom koniecznym umowy o pracę, które zostały wymienione w art. 29 k.p., choć oczywiście z uwagi na specyfikę wydawanej decyzji, nie jest jego dokładnym powtórzeniem.

Dodatkowo ustawodawca zastrzegł, że jeżeli zgromadzony przez okręgowego inspektora pracy materiał dowodowy nie pozwala na ustalenie:

1. rodzaju umowy o pracę – zostanie wskazana umowa na czas nieokreślony,
2. miejsca wykonywania pracy – zostanie wskazana siedziba pracodawcy,
3. wymiaru czasu pracy – zostanie wskazany pełny wymiar czasu pracy,
4. wysokości wynagrodzenia za pracę – zostanie wskazane minimalne wynagrodzenie za pracę.

Data zawarcia umowy o pracę

Datą zawarcia umowy o pracę będzie data wydania decyzji, co będzie miało niezmiernie istotne praktyczne znaczenie, bo będzie oznaczało, że decyzja wywiera skutki jedynie na przyszłość, od tego właśnie dnia. Należy jednak pamiętać, że czym innym jest wywoływanie skutków prawnych, a czym innym wykonalność decyzji.

Biorąc pod uwagę fakt, że od decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy stronom będzie przysługiwało odwołanie, stanie się ona wykonalna dopiero z dniem:

1. następującym po dniu, w którym upływa termin do wniesienia odwołania, jeżeli żadna ze stron nie wniosła odwołania albo
2. prawomocnego orzeczenia sądu, albo
3. nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności (art. 34 ust. 2k ustawy o PIP).

Szczególne przypadki ochrony pracowników w okresie kontroli

Od zasady wywierania przez wydaną decyzję skutków na przyszłość istnieje wyjątek. Chodzi o objęcie ochroną szczególnych grup pracowników w zakresie trwałości stosunku pracy.

Co prawda przepisy nie wprowadzają nowego ani rozszerzonego katalogu osób objętych szczególną ochroną trwałości zatrudnienia, ale rozciągają działanie tych już istniejących na stronę stosunku cywilnoprawnego objętego kontrolą. Celem takiego zabiegu jest uniknięcie sytuacji, w których pracodawcy obawiający się wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy będą rozwiązywali istniejące stosunki prawne.

Jak wynika z art. 34 ust. 2g ustawy o PIP, jeżeli w okresie między datą rozpoczęcia kontroli, a datą upływu terminu do wniesienia odwołania albo datą uprawomocnienia się orzeczenia sądu dojdzie do rozwiązania umowy cywilnoprawnej z inicjatywy pracodawcy lub do wypowiedzenia tej umowy przez pracodawcę albo do jej wygaśnięcia, albo do zaprzestania faktycznego świadczenia pracy z inicjatywy pracodawcy, datą zawarcia umowy o pracę jest data rozpoczęcia kontroli.

Jednak w takim przypadku do stron decyzji stosuje się wyłącznie przepisy prawa pracy dotyczące powszechnej i szczególnej ochrony pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę oraz art. 25¹ k.p. dotyczący ograniczeń w zawieraniu umów o pracę na czas określony. Oznacza to, że objęcie ochroną następuje jedynie w takim zakresie, w jakim ochrona ta przysługiwałaby danej osobie, gdyby od początku była zatrudniona na podstawie umowy o pracę.

Zasada ta może mieć zastosowanie np. do kobiet w ciąży, osób korzystających z uprawnień związanych z rodzicielstwem czy osób w okresie ochrony przedemerytalnej.

Odwołanie od decyzji

Strona, która nie będzie zadowolona z wydanej przez okręgowego inspektora pracy decyzji, będzie mogła wnieść od niej odwołanie.

W związku ze zmianami wprowadzonymi przez ustawę nowelizującą istotne zmiany zaszły również w procedurze cywilnej, czyli ustawie z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (dalej: k.p.c.). W efekcie od wydanej przez okręgowego inspektora pracy decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy będzie można wnieść odwołanie w nowym, odrębnym trybie postępowania. Termin na jego wniesienie to miesiąc od dnia doręczenia decyzji, a wnosi się je za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy.

Jak wynika z art. 477^7b § 1 k.p.c., jeżeli okręgowy inspektor pracy uzna odwołanie w całości za słuszne, może zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję, a odwołaniu w takim przypadku nie nadaje się dalszego biegu. Jeżeli jednak odwołanie nie zostanie w całości uznane przez okręgowego inspektora pracy za słuszne, przekaże je niezwłocznie do sądu wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy oraz ze stanowiskiem w sprawie odwołania, nie później niż w terminie miesiąca od dnia jego wniesienia.

W wyniku przeprowadzonego postępowania sąd będzie mógł:

1. oddalić odwołanie, jeżeli nie będzie podstaw do jego uwzględnienia,
2. uwzględnić odwołanie, zmienić w całości lub w części zaskarżoną decyzję i orzec co do istoty sprawy,
3. uchylić decyzję, która została wydana z rażącym naruszeniem prawa i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania okręgowemu inspektorowi pracy.

Zabezpieczenie na czas trwania postępowania sądowego

Choć jak już wspomniano, w związku ze zmianami w zakresie stwierdzenia istnienia stosunku pracy w procedurze cywilnej stosowanej w tego rodzaju sprawach zaszły istotne zmiany, to jednak szczegółowe rozwiązania wprowadzone w tym zakresie nie są przedmiotem zainteresowania służb kadrowych. Należy jednak zwrócić uwagę na rozwiązanie dotyczące zabezpieczenia na czas trwania postępowania sądowego.

Jak wynika z art. 755⁶ k.p.c., w sprawie o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy albo w sprawie odwołania od decyzji okręgowego inspektora pracy w przedmiocie stwierdzenia istnienia stosunku pracy sąd może udzielić zabezpieczenia polegającego na tym, że umowa w trakcie postępowania może zostać zmieniona, wypowiedziana lub rozwiązana jedynie na zasadach określonych w przepisach prawa pracy dotyczących powszechnej i szczególnej ochrony pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę.

Co więcej, jeżeli będzie przemawiała za tym potrzeba ochrony praw pracownika, a istnienie stosunku pracy zostanie uprawdopodobnione, sąd może dodatkowo unormować prawa i obowiązki stron umowy na czas trwania postępowania.

Oczywiście celem tej regulacji jest wzmocnienie ochrony domniemanego pracownika i zapobieżenie sytuacjom, w których mogłoby dochodzić do odwetowego rozwiązywania z takimi osobami umów czy też zmiany ich postanowień na mniej korzystne.

Zagadnienia podatkowe i z zakresu ubezpieczeń społecznych

Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy od dnia jej wydania będzie wywoływała skutki prawne, jakie wiążą się ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy na gruncie przepisów prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na fundusze, o których mowa w odrębnych przepisach.

Należy w tym zakresie oczywiście pamiętać o poczynionym wcześniej zastrzeżeniu dotyczącym jej wykonalności, które będzie miało istotne znaczenie w przypadku wniesienia odwołania od decyzji.

Jednocześnie jednak należy zwrócić uwagę na to, że ustawa nowelizująca wprowadza zmiany w przepisach ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa). Dotyczą one m.in. przesłanek zawieszenia biegu terminu przedawnienia.

Na podstawie art. 70 § 6 pkt 3a Ordynacji podatkowej przekazanie do sądu powszechnego odwołania od decyzji okręgowego inspektora pracy w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy będzie skutkowało zawieszeniem jego biegu. Początkiem zawieszenia jego biegu będzie dzień przekazania przez okręgowego inspektora pracy odwołania do sądu. Termin przedawnienia będzie po zawieszeniu biegł dalej od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się orzeczenia sądu w sprawie decyzji okręgowego inspektora pracy stwierdzającej istnienie stosunku pracy.

Dodatkowo do Ordynacji podatkowej dodano art. 201 § 1aa, zgodnie z którym każde rozstrzygnięcie ostateczne lub prawomocne w sprawie, w której została wydana decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy oraz prawomocne orzeczenie sądu powszechnego zapadłe w wyniku skierowania przez okręgowego inspektora pracy do właściwego sądu pracy powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, będzie stanowiło zagadnienie wstępne dla organów podatkowych. To zaś oznacza, że bez rozstrzygnięcia tego zagadnienia nie będzie możliwe wydanie decyzji podatkowej w sprawie podatnika (płatnika), którego ono dotyczy.

Analogiczne rozwiązania w zakresie zawieszenia biegu terminu przedawnienia zostały wprowadzone w art. 24 ust. 5h ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), który przewiduje, że bieg terminu przedawnienia należności z tytułu składek ulega zawieszeniu od dnia wniesienia odwołania od decyzji w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy, do dnia, w którym decyzja ta stała się ostateczna, a w przypadku wniesienia odwołania do sądu do dnia, w którym orzeczenie sądu stało się prawomocne.

Umowa cywilnoprawna w okresie przed wydaniem decyzji

Wobec wprowadzenia uzasadnionych rozwiązań przewidujących, że decyzja wydana przez okręgowego inspektora pracy będzie wywoływała skutki jedynie na przyszłość, może rodzić się pytanie, co ze stosunkiem prawnym, który został oceniony w czasie kontroli jako naruszający obowiązujące przepisy, ale za okres przed wydaniem decyzji? Czy należy przyjąć, że istniał na określonych w nim zasadach i nie może ulec żadnej modyfikacji? Należy zwrócić uwagę na to, że choć wydana decyzja administracyjna nie będzie mogła ingerować w jego brzmienie w tym okresie, to jednak na podstawie art. 33a ustawy o PIP okręgowy inspektor pracy będzie uprawniony do wytoczenia w tym zakresie powództwa do sądu pracy i to sąd będzie miał możliwość zapewnienia w tym zakresie potencjalnemu pracownikowi ochrony prawnej.

Rozszerzenie zakresu podmiotowego kontroli PIP

Kolejnym rozwiązaniem wprowadzonym w ramach nowelizacji, którego celem jest wzmocnienie uprawnień PIP, jest rozszerzenie katalogu podmiotów, które mogą zostać objęte kontrolą. Przed nowelizacją, w pewnym uproszczeniu, kontrola PIP mogła objąć jedynie te podmioty, które w czasie przeprowadzania czynności były „aktywnymi” pracodawcami. Nie było natomiast możliwe podjęcie działań wobec byłych pracodawców, którzy zaprzestali zatrudniania pracowników lub powierzania wykonywania pracy na innej podstawie. W konsekwencji wyegzekwowanie świadczeń pracowniczych od takich podmiotów było praktycznie niemożliwe.

Aby wyeliminować tego rodzaju sytuacje i wzmocnić ochronę pracowników, ustawodawca zmienił brzmienie obowiązujących w tym zakresie przepisów i od 8 lipca 2026 r. kontroli PIP, w zakresie wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, będą podlegali m.in.:

1. pracodawcy – a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 k.p. powinna być zawarta umowa o pracę, także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne – na rzecz których jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy,
2. przedsiębiorcy albo inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności,
3. jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli było wykonywane zlecenie,
4. są lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli były świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi.

I znów, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się, że zmiana ta ma większe znaczenie dla pracodawców z rynku prywatnego, to jednak należy pamiętać o tym, że może znaleźć zastosowanie również wobec pracodawców ze sfery budżetowej, a jej znaczenie może być kluczowe wobec zmian związanych z niżem demograficznym, które zachodzą np. w jednostkach oświatowych.

Współpraca PIP z ZUS i KAS

Jedną z najsilniej sygnalizowanych w przestrzeni publicznej zmian, które są wprowadzane m.in. w celu umocnienia pozycji PIP, jest zacieśnienie jej współpracy z ZUS i KAS.

W celu wymiany informacji pomiędzy wskazanymi organami zostanie zbudowany specjalny system teleinformatyczny, a podstawą takiego działania będzie art. 68ac ustawy systemowej. W związku z tym konieczne okazało się wprowadzenie określonych zmian, odnoszących się do zakresu danych, które te podmioty będą sobie udostępniały w celu realizacji nałożonych na nie zadań. Mowa tu o art. 14 ust. 2 pkt 3 i art. 14a ustawy o PIP, art. 50 ust. 13a ustawy systemowej oraz art. 299i Ordynacji podatkowej. W przypadku tej ostatniej regulacji warto zwrócić uwagę na to, że przewiduje ona, że Szef KAS będzie udostępniał z Centralnego Rejestru Danych Podatkowych dane i informacje objęte tajemnicą skarbową, wynikające ze złożonych przez podatników i płatników deklaracji oraz informacji podatkowych.

Zakres możliwych do udostępniania danych nie obejmuje więc ani danych objętych Systemem Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej, ani Jednolitym Plikiem Kontrolnym i jest istotnie ograniczony.

Wydawanie przez Głównego Inspektora Pracy interpretacji indywidualnych

Nowością będzie wprowadzona w art. 14b ustawy o PIP możliwość złożenia do Głównego Inspektora Pracy wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy przedstawiony we wniosku stosunek prawny stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 k.p. Co istotne, interpretacja nie będzie mogła zostać wydana w zakresie tych elementów stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, które w dniu złożenia wniosku będą już przedmiotem toczącego się postępowania administracyjnego prowadzonego przez organy PIP lub ZUS. Wydanie interpretacji będzie podlegało opłacie w wysokości 40 zł i będzie ona wydawana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku.

We wniosku o wydanie interpretacji trzeba będzie wskazać:

1. dane identyfikujące wnioskodawcę,
2. opis stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego,
3. wskazanie przepisów, które mają być przedmiotem interpretacji indywidualnej,
4. przedstawienie stanowiska wnioskodawcy w sprawie,
5. dowód uiszczenia opłaty,
6. dokumenty lub inne dowody potwierdzające przedstawione okoliczności, jeżeli wnioskodawca takimi dysponuje.

Interpretacja będzie wydawana w drodze decyzji, od której będzie służyło odwołanie na zasadach określonych w Kodeksie postępowania cywilnego. Mamy więc w tym przypadku do czynienia z trybem administracyjnoprawnym, w którym na etapie postępowania przed organem stosowane są przepisy ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, a na etapie sądowej kontroli tego rozstrzygnięcia przepisy Kodeksu postępowania cywilnego.

Analogicznie jak w przypadku interpretacji podatkowych również interpretacja indywidualna wydana przez GIP nie będzie wiążąca dla wnioskodawcy, z tym że nie będzie on mógł być obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami w zakresie, w jakim zastosował się do niej. Interpretacja będzie natomiast wiążąca dla organów PIP i będzie mogła zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w razie zmiany okoliczności sprawy. Po wydaniu będzie przekazywana niezwłocznie ZUS i KAS.

Usprawnienia w wykonywaniu czynności kontrolnych

Istotnym elementem zmian mających na celu zwiększenie efektywności działań prowadzonych przez PIP są również te dotyczące usprawnień w wykonywaniu czynności kontrolnych. W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że mają one charakter dostosowujący działalność tego organu do otaczającej nas rzeczywistości i mają pozwolić jej na korzystanie z dobrodziejstw wynikających z cyfryzacji.

Elektroniczna postać dokumentów i transmisja online

Od 8 lipca 2026 r. w toku postępowania kontrolnego inspektor pracy będzie miał m.in. prawo do:

1. żądania od podmiotu kontrolowanego – w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie będzie to stało w sprzeczności z celem kontroli – przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony oraz przesłuchanie podmiotu kontrolowanego przy zastosowaniu dostępnych urządzeń technicznych umożliwiających przekaz telekomunikacyjny, w szczególności urządzeń umożliwiających dwukierunkową łączność, pozwalających na odbiór obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym między uczestnikami czynności kontrolnej,
2. żądania przedłożenia w postaci papierowej lub elektronicznej akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
3. wykonywania odpisów lub wyciągów z dokumentów, kopii dokumentów w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów niezbędnych dla celów kontroli, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego.

Również decyzje, wystąpienia i polecenia będą mogły być wydawane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pomoc prawna

Po nowelizacji organy PIP będą miały możliwość korzystania z instytucji tzw. pomocy prawnej. Inspektor pracy będzie mógł zwrócić się do właściwego terytorialnie okręgowego inspektora pracy, aby wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania tego inspektoratu pracy do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z przeprowadzaną kontrolą. W takiej sytuacji inspektor pracy przeprowadzający kontrolę wskaże okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań.

Stosowanie tego prostego rozwiązania przewidzianego zarówno na gruncie postępowania administracyjnego, jak i cywilnego nie jest obecnie (czyli przed 8 lipca 2026 r.) możliwe w toku kontroli prowadzonej przez PIP, a jest to konsekwencja tego, że do postępowania kontrolnego stanowiącego etap wyjaśniający w sprawie nie znajdują zastosowania przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Po nowelizacji (czyli po 8 lipca 2026 r.) możliwość takiego działania przez inspektorów pracy będzie wprost wynikała z art. 23a ustawy o PIP.

Kontrola zdalna

Po wejściu w życie znowelizowanych przepisów możliwe będzie zdalne przeprowadzanie kontroli. Rozwiązanie to będzie jednak stosowane wyjątkowo, a jego celem ma być umożliwienie sprawnego działania PIP w przypadkach np. ograniczenia funkcjonowania urzędu z powodu sytuacji nadzwyczajnych.

Oczywiście taka forma działania będzie mogła być stosowana również w innych uzasadnionych przypadkach, jednak zawsze z zastrzeżeniem, że nie będzie stało to w sprzeczności z celem kontroli i usprawni jej przeprowadzenie lub będzie za tym przemawiał charakter działalności prowadzonej przez kontrolowanego.

Podwyższenie wysokości kar grzywny

Istotnym elementem realnej ochrony pracownika przed niekorzystnymi działaniami ze strony pracodawcy jest system kar grzywny. W ramach przeprowadzonej nowelizacji kary za wskazane w Kodeksie pracy wykroczenia przeciwko prawom pracownika zostały podwyższone. W przypadku wykroczeń przeciwko prawom pracownika (art. 281 § 1 k.p.) możliwe do nałożenia kary będą mieściły się w przedziale od 2000 zł do 60 000 zł (przed zmianą od 1000 zł do 30 000 zł).

W przypadku niepotwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, jeżeli pracownik ten jest osobą fizyczną, wobec której toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych lub egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów, a która zalega ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące, kara grzywny będzie wynosił od 3000 zł do 90 000 zł.

W przypadku wykroczeń, o których mowa w art. 282 k.p., czyli związanych z wypłatą wynagrodzenia, udzielaniem urlopu wypoczynkowego, wydawaniem świadectwa pracy i niewykonywaniem orzeczenia sądu pracy lub ugody zawartej przed komisją pojednawczą lub sądem pracy, kara będzie wynosiła od 2000 zł do 60 000 zł, natomiast w przypadku wypłaty wynagrodzenia wyższego niż wynikające z zawartej umowy o pracę, bez dokonania potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, pracownikowi będącemu osobą, wobec której toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych lub egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów, a która zalega ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące, kara będzie mogła wynosić od 3000 zł do 90 000 zł. Ostatnia grupa wykroczeń to wykroczenia związane z bhp, w ich przypadku przedział kar wynosi od 2000 zł do 60 000 zł.

Dwukrotnie podwyższono również wysokość grzywien, które inspektor pracy może nałożyć na podstawie art. 96 ustawy z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia.

Małgorzata Czołczyńska

prawnik, specjalista w zakresie prawa pracy, autorka wielu publikacji dotyczących zatrudnienia w jednostkach budżetowych