Korekta płci pracownika a obowiązki kadrowe

PROBLEM

Osoba zatrudniona w jednostce przeszła procedurę korekty płci i złożyła w kadrach wniosek o zmianę danych osobowych. Zmieniła imię i nazwisko, ale PESEL pozostał taki sam. Czy taka sytuacja jest prawidłowa? Na jakiej podstawie pracodawca może w takiej sytuacji dokonać zmiany danych kadrowych? Czy można żądać przedłożenia orzeczenia sądu w tej sprawie i przechowywać jego kopię w aktach osobowych pracownika?

RADA

Z punktu widzenia konieczności dostosowania dokumentów kadrowych, kluczowe jest przedstawienie przez pracownika nie tyle postanowienia sądu, co „zaktualizowanych” dokumentów, które będą wskazywały nowe imię (ewentualnie nazwisko), płeć oraz numer PESEL.

UZASADNIENIE

Korekta płci od strony prawnej oznacza zmianę płci metrykalnej przypisanej danej osobie i zmianę danych zawartych w odpowiednich rejestrach i dokumentach. Wniosek (żądanie) w tej sprawie składa się do sądu rejonowego właściwego dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Rozstrzygnięcie może zapaść na podstawie dokumentów przedłożonych przez wnioskodawcę, ale sąd może również zdecydować o konieczności przeprowadzenia w sprawie dodatkowych dowodów. Postępowanie toczy się w trybie nieprocesowym, a sąd orzeka postanowieniem. Wniosek może zostać uwzględniony lub oddalony.

Uwzględnienie przez sąd wniosku i wydanie postanowienia ustalającego korektę płci pociąga za sobą konieczność:

1. ujawnienia tej okoliczności w akcie urodzenia w formie wzmianki dodatkowej,
2. zmiany numeru PESEL,
3. zmiany imienia (najczęściej),
4. wymiany dokumentów (m.in. dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy),
5. poinformowania odpowiednich instytucji i organów o zmianach.

Jak wynika z treści pytania, w analizowanym przypadku PESEL nie został zmieniony. Należy się domyślać, że jest to stan przejściowy, bo taka zmiana musi zajść. Jednym z elementów tego numeru PESEL jest bowiem oznaczenie płci. Numer PESEL to ciąg 11 cyfr, który identyfikuje osobę fizyczną. Zawiera jej datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną. Cyfry od 7 do 10 to numer porządkowy, z zastrzeżeniem, że 10. cyfra wchodząca w skład tego numeru zawiera oznaczenie płci w formie cyfry parzystej, w tym „0” dla kobiet, a nieparzystej dla mężczyzn. W przypadku korekty płci to kierownik urzędu stanu cywilnego dokonujący wzmianki w akcie urodzenia jest również organem właściwym do zmiany numeru PESEL.

Po dopełnieniu formalności związanych z ujawnieniem korekty w akcie urodzenia, zmianą numeru PESEL i przeprowadzeniu postępowania w sprawie zmiany imienia (ewentualnie również nazwiska) konieczna jest zmiana dokumentów (m.in. dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy). Na podstawie postanowienia sądu można również dokonać zmiany danych w dokumentach potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje – taką możliwość przewidziano m.in. w § 60 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków oraz w § 26 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 27 września 2018 r. w sprawie studiów.

Jedną z konsekwencji przeprowadzenia omówionych zmian jest konieczność powiadomienia o nich m.in. pracodawcy. Z punktu widzenia konieczności dostosowania dokumentów kadrowych kluczowe jest przedstawienie przez pracownika nie tyle postanowienia sądu, co „zaktualizowanych” dokumentów, które będą wskazywać nowe imię (ewentualnie nazwisko), płeć oraz PESEL. Na tej podstawie pracodawca może zaktualizować dane w aktach osobowych oraz w systemach kadrowo-płacowych. Pracodawca ma również obowiązek zawiadomić o zmianie danych ZUS (na formularzu ZUS ZUA) i urząd skarbowy. W zależności od okoliczności konieczne również może się okazać zaktualizowanie danych pracownika związane z przyznanymi mu benefitami (ubezpieczenie grupowe, opieka medyczna, karta sportowa, itp.).

Jeśli pracownik przedstawi pracodawcy dokumenty potwierdzające przeprowadzone zmiany, żądanie od niego przedstawienia orzeczenia sądu, na podstawie którego ich dokonano, wydaje się nieuzasadnione. Z orzeczenia tego nie wynikają bowiem dla pracodawcy żadne dodatkowe informacje, których nie mógłby uzyskać z przedłożonych mu „zaktualizowanych” dokumentów. Biorąc pod uwagę fakt, że dane dotyczące zdrowia, w tym korekty płci, są danymi szczególnie wrażliwymi i podlegają zwiększonej ochronie, wgląd w postanowienie sądu i przechowywanie jego kopii w aktach osobowych pracownika byłoby w analizowanej sytuacji działaniem nadmiarowym i trudno znaleźć dla niego uzasadnienie.

Małgorzata Czołczyńska

prawnik, specjalista w zakresie prawa pracy, autorka wielu publikacji dotyczących zatrudnienia w jednostkach budżetowych