Jak należy rozliczyć nienależnie wypłacone świadczenia pracownika za lata ubiegłe

PROBLEM

Zwracamy się z prośbą o interpretację oraz wskazanie prawidłowego sposobu postępowania w zakresie rozliczenia nienależnie wypłaconych składników wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Pracownikowi w okresie od 2016 r. do chwili obecnej były wypłacane nienależnie świadczenia z tytułu dyżurów pod telefonem. Obecnie, w związku z prowadzonym postępowaniem oraz koniecznością dokonania rozliczeń powstała potrzeba ustalenia prawidłowego sposobu skorygowania zarówno składek ZUS, jak i podatku dochodowego od osób fizycznych. Czy w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne należy dokonać korekt dokumentów rozliczeniowych za poszczególne lata wstecz (od 2016 r.) z uwzględnieniem obowiązujących w danym czasie podstaw wymiaru składek oraz limitów, w tym przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych (tzw. 30-krotności)? Czy w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych należy korygować deklaracje oraz informacje podatkowe za lata ubiegłe (w tym PIT-11), czy też podatek powinien zostać rozliczony na bieżąco - poprzez potrącenie z aktualnego wynagrodzenia pracownika lub zwrot przez pracownika odpowiedniej kwoty? Czy prawidłowym rozwiązaniem jest dochodzenie od pracownika zwrotu kwoty brutto, czy też wyłącznie kwoty netto faktycznie wypłaconej pracownikowi? W jaki sposób należy postąpić w sytuacji, gdy część należności dotyczy okresów już przedawnionych lub objętych wcześniejszymi rozliczeniami podatkowymi i składkowymi? Będziemy wdzięczni za wskazanie właściwego trybu postępowania wraz z podstawą prawną oraz praktyką stosowaną w tego typu sytuacjach.