Brak zapisu pracownika do PPK – jak uzupełnić wpłaty i prawidłowo je zaksięgować

W 2023 r. przy autozapisie do PPK pracodawca (jednostka budżetowa) nie zgłosił pracownika, pomimo że pracownik ten nie złożył deklaracji o rezygnacji z PPK. Jak powinien postąpić pracodawca w związku z zaistniałą sytuacją? Czy należy wypłacić pracownikowi odszkodowanie i jak je obliczyć? Z jakiego paragrafu należy dokonać takiego wydatku?

Pracownicze plany kapitałowe (PPK) to system długoterminowego oszczędzania, w którym uczestniczy pracownik, pracodawca oraz państwo.

Przystąpienie do PPK polega na:

• zawarciu przez pracodawcę umowy o prowadzenie PPK w imieniu pracownika,
• naliczaniu i odprowadzaniu wpłat do instytucji finansowej,
• finansowaniu wpłat przez pracownika (co do zasady 2% wynagrodzenia) oraz pracodawcę (co najmniej 1,5%),
• możliwości uzyskania dopłat od państwa.

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK, a następnie umowy o prowadzenie PPK, wiąże się dla pracodawców również z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem oraz odprowadzaniem wpłat do PPK.

Podmiot zatrudniający jest zobowiązany do finansowania wpłat podstawowych do PPK w wysokości 1,5% wynagrodzenia (w rozumieniu ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, dalej: ustawa o PPK) uczestnika PPK. Nie może zwolnić się z obowiązku finansowania wpłaty podstawowej, poza wyjątkami określonymi w art. 13 ust. 2 i art. 25 ust. 4 ustawy o PPK.