Jak przebiega kontrola ZUS i na co zwracają uwagę inspektorzy

Kontrola ZUS to nie tylko formalne sprawdzenie dokumentów, ale kompleksowa weryfikacja tego, czy płatnik prawidłowo realizuje wszystkie obowiązki wynikające z systemu ubezpieczeń społecznych. Inspektorzy badają nie tylko zgłoszenia do ubezpieczeń i rozliczenia składek, lecz także rzeczywisty charakter zatrudnienia, poprawność wypłacanych świadczeń i kompletność dokumentacji. W artykule wyjaśniamy, krok po kroku, jak przebiega kontrola ZUS, jaki może mieć zakres oraz na co szczególnie powinny zwrócić uwagę jednostki samorządu terytorialnego, aby uniknąć kosztownych błędów.

Płatnik składek

W ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) pojęcie płatnika składek nie zostało wyjaśnione w formie jednej, ogólnej definicji. Ustawa wskazuje natomiast w sposób wyczerpujący poszczególne podmioty, którym w określonych stanach faktycznych przysługuje taki status. Można przyjąć, że płatnikiem składek jest osoba albo jednostka organizacyjna zobowiązana do obliczenia, pobrania i przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych należnych składek. Nie jest to jednak ujęcie wyczerpujące, ponieważ od tak rozumianej zasady występują liczne odstępstwa. W praktyce można bowiem spotkać sytuacje, w których status płatnika składek przysługuje również podmiotowi zobowiązanemu jedynie do obliczenia składek oraz wykazania ich w dokumentach rozliczeniowych, mimo że ciężar ich finansowania spoczywa na innym podmiocie. Tytułem przykładu można wskazać składki należne za osoby przebywające na urlopach wychowawczych, które są finansowane przez ZUS.

Zgodnie z art. 4 pkt 2 lit. a ustawy systemowej, . Pojęcie pracodawcy na gruncie ustawy systemowej ma jednak szerszy zakres, niż jest to określone w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z art. 3 k.p., pracodawcą jest jednostka organizacyjna – nawet jeśli nie posiada osobowości prawnej – a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Taki podmiot jest płatnikiem składek za osoby pozostające z nim w stosunku pracy. Natomiast na gruncie ustawy systemowej pojęcie pracodawcy obejmuje także sytuacje wykraczające poza klasyczny stosunek pracy. Dotyczy to przypadków, w których dana osoba wykonuje pracę na rzecz określonego podmiotu w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z inną osobą lub jednostką. W takich sytuacjach dla potrzeb ubezpieczeń społecznych znaczenie ma nie tylko formalna konstrukcja prawna, ale także to, na czyją rzecz praca jest rzeczywiście świadczona. Jeżeli więc pracownik wykonuje zadania na rzecz swojego pracodawcy w ramach umowy zlecenia albo innej podobnej umowy zawartej z podmiotem trzecim, to także w tym zakresie za płatnika składek uznawany jest pracodawca, na rzecz którego praca jest faktycznie wykonywana.