Kto inicjuje zaliczenie umowy zlecenia do stażu pracy – pracodawca czy pracownik

PROBLEM

Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy zlecenia lub umowy B2B, a obecnie pracuje na etacie. Czy pracodawca powinien automatycznie zaliczyć te okresy do stażu pracy, czy czekać na inicjatywę pracownika? Czy inaczej wygląda sytuacja, gdy poprzednia współpraca odbywała się w ramach innej spółki z tej samej grupy kapitałowej?

RADA

Okresy współpracy z obecnym pracodawcą nie muszą być wykazywane zaświadczeniem z ZUS – pracodawca dysponuje niezbędną dokumentacją pozwalającą ustalić istnienie tych okresów i ich długość. Inaczej jest w przypadku współpracy z inną spółką z grupy kapitałowej – wówczas wymagane jest zaświadczenie z ZUS.

UZASADNIENIE

Od:

• 1 stycznia 2026 r. u pracodawców do sfery finansów publicznych,
• 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców

obowiązuje dodany do Kodeksu pracy art. 302¹, który wprowadza zaliczanie do okresu zatrudnienia m.in. okresów realizacji umów zlecenia i umów o świadczenie usług, do których stosowane są przepisy o zleceniu, umowy agencyjnej.

W przypadku gdy okresy te związane były z wykonywaniem umowy na rzecz obecnego pracodawcy, zaliczeniu podlegać będą także do tzw. zakładowego stażu pracy, czyli wpłyną np. na długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę, długość wypowiedzenia warunków pracy i płacy, wysokość odprawy z tytułu zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników.

W zawartej w wyjaśnieniach Staż pracy na nowych zasadach (www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa) odpowiedzi na pytanie Czy jako pracodawca muszę automatycznie sam przeliczyć wszystkim pracownikom okresy zatrudnienia? wskazano, że: pracodawca ma obowiązek zaktualizowania uprawnień, jeżeli posiada dokumenty potwierdzające nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy, czyli:

– jeśli pracownik je przedstawi lub

– jeśli wcześniej zatrudniałeś pracownika na podstawie umowy, której realizacja wlicza się do stażu pracy na podstawie nowych przepisów."

Art. 302¹ k.p. nie wskazuje jednak na taki obowiązek pracodawcy. Jedynym dowodem potwierdzającym „oskładkowane" zlecenia jest zaświadczenie z ZUS. W sytuacji gdy pracodawca posiada już odpowiednie dokumenty, można zastanawiać się nad sensem przedstawiania takiego zaświadczenia – wystarczająca jest wówczas dokumentacja posiadana przez pracodawcę. To pracownik powinien jednak zainicjować zaliczenie poprzednich okresów współpracy.

Przepisy nie nakazują pracodawcy analizowania posiadanej dokumentacji pod kątem okresów współpracy, które mogłyby podlegać zaliczeniu. Nie jest przy tym tak, że mówimy wyłącznie o okresach nieodległych – zlecenie mogło być wykonywane nawet wiele lat temu, czego nikt już nie pamięta; byłaby to zatem kwestia przeanalizowania całej dokumentacji dotyczącej wszystkich obecnie zatrudnionych osób, do czego nowe regulacje pracodawcy nie zobowiązały.

Powyższe dotyczy jednak wyłącznie współpracy z obecnym pracodawcą, a nie z jakąkolwiek spółką z grupy kapitałowej. Wykazanie okresu zatrudnienia w innej spółce powinno opierać się na zaświadczeniu z ZUS.

Marek Rotkiewicz

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, specjalista z zakresu kadr i zatrudnienia