Kontrola PIP w formie zdalnej. Co się zmieni od lipca

Od 8 lipca 2026 r. wchodzą w życie przepisy przyznające Państwowej Inspekcji Pracy uprawnienie do wydawania decyzji o przekształceniu umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Jednocześnie reforma wprowadza istotne zmiany w zakresie kontroli. Inspektorzy pracy będą mogli żądać przeprowadzania transmisji on-line umożliwiającej m.in. weryfikację dokumentów, wysłuchanie stron i przesłuchanie świadków, a także prowadzić czynności w trybie zdalnym – także bez zgody pracodawcy.

Kontrola PIP w formie zdalnej. Co się zmieni od lipca

Transmisja on-line podczas kontroli

W wyniku nowelizacji przepisów inspektor pracy uzyska możliwość żądania od podmiotu kontrolowanego przeprowadzenia transmisji on-line umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie stron i przesłuchanie przy użyciu urządzeń telekomunikacyjnych zapewniających dwukierunkowy przekaz obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym. Oba tryby będą wymagały stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo transmisji danych.

Nowe kompetencje inspektora pracy mają zwiększyć nie tylko efektywność przeprowadzonych czynności, ale bardzo często w ogóle umożliwić ich dokonanie. Teletransmisja może być przeprowadzona przez osobę przygotowaną do przedstawienia inspektorowi pracy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, np. może być to osoba pełniąca funkcję służby bhp.

Współpracę pomiędzy kontrolowanym a kontrolującym ma ułatwić również możliwość zażądania przez inspektora pracy dokumentów (akt osobowych i innych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy) w postaci papierowej lub elektronicznej. Na usprawnienie przebiegu postępowania kontrolnego wpłynie również prawo inspektora do wykonywania odpisów lub wyciągów z dokumentów, kopii dokumentów w postaci elektronicznej oraz w postaci papierowej, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego.

Kontrola zdalna bez zgody pracodawcy

Nowelizacja wprowadza również możliwość kontroli zdalnej. Ma to zapewnić sprawne przeprowadzenie kontroli w sytuacjach ograniczenia funkcjonowania urzędu z powodu sytuacji nadzwyczajnych, ułatwić podmiotom kontrolowanym komunikację z urzędem oraz znacznie usprawnić prowadzenie czynności kontrolnych. Kontrola w trybie zdalnym będzie dopuszczalna wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie będzie to stać w sprzeczności z celem kontroli oraz w żaden sposób nie ograniczy możliwości przeprowadzania przez inspektora pracy typowych czynności kontrolnych (bezpośrednia wizytacja na terenie podmiotu kontrolowanego, możliwość żądania przedłożenia dokumentów, przesłuchiwanie osób).

Dla zapewnienia bezpieczeństwa cyfrowego prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny będzie możliwe przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych.

Przesłuchiwanie w ramach tzw. pomocy prawnej

Ustawodawca, wychodząc naprzeciw problemom związanym z miejscem zamieszkania pracownika i siedzibą zakładu pracy, wprowadził możliwość przesłuchiwania kontrolowanego lub świadków w ramach tzw. pomocy prawnej.

Inspektor pracy będzie mógł zwrócić się do właściwego terytorialnie okręgowego inspektora pracy, aby wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania tego inspektoratu pracy do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z przeprowadzaną kontrolą. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę wskazuje w takim przypadku okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań. Ustalenia dokonane przez inny organ PIP będą włączane do treści protokołu kontroli. Z jednej strony pozwoli to na oparcie na nich dalszych działań organu, z drugiej zaś podmiot kontrolowany będzie miał szansę ustosunkowania się do nich (możliwość złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli).

Protokół kontroli także w formie elektronicznej

Ustalenia kontroli będą mogły być dokumentowane w protokole kontroli sporządzonym na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (te same formy będą dotyczyły sporządzania notatki urzędowej oraz wystąpień). Dotychczas była stosowana jedynie postać papierowa, co pozostawało w sprzeczności z praktyką obrotu gospodarczego.

Zmieniono także regulacje dotyczące przekazania protokołu kontroli podmiotowi kontrolowanemu. Czynności tej dokonuje inspektor pracy przeprowadzający kontrolę. Protokół w postaci papierowej będzie sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Zmiana umożliwi przekazywanie podmiotowi kontrolowanemu jednego egzemplarza protokołu kontroli w różny, możliwy sposób, np. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Obowiązek zawiadomienia PIP o realizacji wniosków pokontrolnych

Ponadto, zgodnie z nowymi przepisami podmiot kontrolowany lub organ sprawujący nad nim nadzór, do którego skierowano wystąpienie, będzie zobowiązany w terminie określonym w wystąpieniu, nie dłuższym niż 30 dni, zawiadomić na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedni organ PIP o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych.

Autor: Michał Daszczyński