Faktury dla kontrahentów zagranicznych w KSeF - o czym powinien pamiętać przedsiębiorca

Wystawienie faktury w KSeF stanowi jedynie pierwszy etap rozliczenia sprzedaży na rzecz kontrahenta zagranicznego. W praktyce, w większości przypadków, konieczne jest również jej udostępnienie poza systemem - w formie uzgodnionej z odbiorcą, np. jako plik PDF lub dokument papierowy. Każda faktura przekazywana poza KSeF musi zostać oznaczona kodem QR, umożliwiającym dostęp do dokumentu oraz jego weryfikację.

Faktury dla kontrahentów zagranicznych w KSeF - o czym powinien pamiętać przedsiębiorca

Kod BFK czy DI do transakcji zagranicznych – stanowisko MF »

Przepisy nie przewidują wyłączenia obowiązku używania KSeF przy fakturowaniu podmiotów zagranicznych. Oznacza to, że z wyjątkiem przypadków wymienionych w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, wszystkie faktury – również te wystawiane na rzecz kontrahentów z innych krajów – będą musiały być generowane w systemie KSeF.

Obowiązek udostępniania faktury poza systemem

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sześciu określonych sytuacjach podatnicy będą zobowiązani do udostępnienia faktur również poza systemem KSeF, w sposób uzgodniony z nabywcą. Cztery z tych przypadków dotyczą bezpośrednio podmiotów zagranicznych.

Przypadki wymagające udostępnienia faktury poza KSeF:

1. Miejsce świadczenia znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego

2. Nabywca nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski

3. Nabywca nie ma siedziby na terytorium Polski, ale posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, które jednak nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi

4. Nabywca korzysta ze zwolnienia SME (art. 113a ust. 1 ustawy o VAT)

Jak stworzyć wizualizację faktury

Nie został wprowadzony jeden obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury, w przypadku przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem.

O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury. MF nie zaleca przesyłania do KSeF pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji).

Wizualizacja e-Faktury może zawierać informacje w języku obcym. Możliwe jest wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub np. zastosowanie wizualizacji w dwóch językach równocześnie. Kluczowe jest jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim.

Oznaczenie faktur kodem QR

Faktura udostępniana poza KSeF musi być oznaczona kodem QR (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT). Opatrzenie faktury kodem QR umożliwi dostęp do niej w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze. W przypadku faktur wystawionych w trybie offline i przekazanych poza systemem, konieczne będzie oznaczenie dokumentu dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Przepisy pozostawiają podatnikom swobodę co do sposobu udostępniania faktur podmiotom zagranicznym poza systemem KSeF. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, może to być: przekazanie faktury w postaci papierowej, wysyłka faktury jako plik PDF w wiadomości e-mail lub inny sposób uzgodniony z nabywcą. Kluczowe jest uzgodnienie sposobu dostarczania z kontrahentem zagranicznym.

Jak udostępnić fakturę podmiotowi zagranicznemu w KSeF

Nie można wykluczyć sytuacji, w której podmiot zagraniczny będzie chciał uzyskać dostęp do faktury w KSeF. Jeśli posiada on polski numer NIP, nie stanowi to problemu — może zalogować się do systemu tak jak każdy inny podatnik, pod warunkiem dysponowania odpowiednimi narzędziami uwierzytelnienia.

W przypadku braku NIP należy udostępnić takiemu podmiotowi kod QR. Po jego zeskanowaniu przy użyciu smartfona lub kliknięciu w dedykowany link możliwa jest szybka i uproszczona weryfikacja zgodności faktury z danymi zapisanymi w KSeF. W tym trybie nie jest wymagane uwierzytelnienie w systemie.

Po zeskanowaniu kodu QR lub otwarciu linku następuje odczyt zawartych w nim informacji, a następnie wyświetlane są podstawowe dane identyfikujące fakturę wraz z informacją, czy dokument znajduje się w KSeF. W przypadku pozytywnej weryfikacji użytkownik zostanie poproszony o podanie danych dostępowych do faktury. Po ich wprowadzeniu możliwe jest pobranie pełnej treści dokumentu.

Aby uzyskać dostęp do faktury w KSeF, należy podać:

• numer faktury (wartość z pola P_2),
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub inny identyfikator nabywcy towarów lub usług, bądź informację o jego braku,
• kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15).

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX