Czy w przypadku współpracy instytucji kultury dopuszczalne jest dokumentowanie rozliczeń notą księgową zamiast faktury VAT

PROBLEM

Zwracam się z prośbą o konsultację w zakresie prawidłowego sposobu dokumentowania rozliczeń pomiędzy instytucjami kultury w związku z planowaną realizacją projektu artystycznego. Obecnie analizujemy projekt trójstronnej umowy pomiędzy naszym teatrem (Teatr Współpracujący), Gdańskim Teatrem Szekspirowskim (Organizatorem) oraz Laureatem konkursu „Nowy Yorick”, realizowanego w ramach Festiwalu Szekspirowskiego. Regulamin konkursu dostępny jest pod adresem: https://festiwalszekspirowski.pl/wp-content/uploads/2026/01/regulamin-Nowy-Yorick_30.-FS.pdf. Zgodnie z projektem umowy: Organizator ma przekazać na rachunek naszego teatru kwotę 25 000 zł brutto jako „wkład produkcyjny”, środki te mają zostać przeznaczone na realizację spektaklu (w tym 7000 zł jako wynagrodzenie dla reżysera - Laureata, wypłacane przez nasz teatr), nasz teatr odpowiada za produkcję spektaklu (zapewnienie zespołu, prób, zaplecza technicznego), spektakl będzie prezentowany w ramach Festiwalu organizowanego przez Gdański Teatr Szekspirowski, który prowadzi sprzedaż biletów na to wydarzenie. Jednocześnie projekt umowy przewiduje, że przekazanie środków nastąpi na podstawie noty księgowej wystawionej przez nasz teatr. Czy w opisanej sytuacji przekazanie środków można traktować jako rozliczenie o charakterze nieodpłatnym / poza zakresem VAT, uzasadniające wystawienie noty księgowej, czy też z uwagi na zakres zobowiązań naszego teatru (realizacja spektaklu, zapewnienie zasobów, wykonanie świadczenia na rzecz organizatora), mamy do czynienia z odpłatnym świadczeniem usług, które powinno zostać udokumentowane fakturą VAT? Czy wystąpiłyby istotne ryzyka podatkowe w przypadku zastosowania noty księgowej zamiast faktury? Na obecnym etapie umowa nie została jeszcze podpisana, dlatego zależy nam na potwierdzeniu prawidłowego podejścia przed jej zawarciem.

RADA

Przedstawiona sprawa wymaga szerokiej analizy. Niemniej jednak z przedstawionych informacji zdaje się, że między stronami jest ekwiwalentność świadczenia, co by sugerowało brak możliwości wystawiani noty, a zobowiązywało do wystawienia faktury.

UZASADNIENIE

Za ekwiwalentnością świadczenia przemawia:

W zamian za 25 000 zł brutto GTS otrzymuje od Waszego teatru konkretny pakiet świadczeń:

Udostępnienie zasobów artystycznych i technicznych - Laureat uzyska możliwość przygotowania obsady Spektaklu w oparciu o zespół aktorski i realizacyjny Teatru Współpracującego oraz wykorzystania jego elementów scenografii, rekwizytów i kostiumów.

Przeprowadzenie prób - Próby Spektaklu zostaną rozłożone na nie więcej niż 20 prób (80 godzin) i zostaną przeprowadzone w terminach uzgodnionych przez Laureata z Teatrem Współpracującym.

Dostarczenie gotowego spektaklu - Efekty pracy zostaną dwukrotnie zaprezentowane premierowo na 30. Festiwalu Szekspirowskim w Gdańsku, a ponadto Spektakle zostaną także zaprezentowane na scenach Teatrów Współpracujących w następującym po Festiwalu sezonie artystycznym.

Przeniesienie prawa do premiery - Z chwilą opublikowania listy Laureatów Organizator nabywa wyłączne prawo do realizacji premierowej prezentacji spektaklu we współpracy ze wskazanym Teatrem Współpracującym.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podlega odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Natomiast zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów. Dla uznania czynności za odpłatne świadczenie usług konieczne jest istnienie stosunku prawnego, w ramach którego jedna strona wykonuje określone świadczenie, a druga wypłaca wynagrodzenie stanowiące ekwiwalent tego świadczenia. Taki pogląd wynika również z utrwalonego orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE, m.in. wyroku w sprawie C-16/93 Tolsma, zgodnie z którym usługa podlega VAT wyłącznie wtedy, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy świadczeniem a otrzymanym wynagrodzeniem.

W przypadku zastosowania noty księgowej organ może zakwestionować prawidłowość ewidencji VAT oraz rozliczeń JPK_VAT. Może to prowadzić do konieczności skorygowania rozliczeń podatkowych za okres, w którym otrzymano środki.

W myśl art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Monika Brzostowska

konsultant podatkowy