Czy w przypadku współpracy instytucji kultury dopuszczalne jest dokumentowanie rozliczeń notą księgową zamiast faktury VAT

PROBLEM

Zwracam się z prośbą o konsultację w zakresie prawidłowego sposobu dokumentowania rozliczeń pomiędzy instytucjami kultury w związku z planowaną realizacją projektu artystycznego. Obecnie analizujemy projekt trójstronnej umowy pomiędzy naszym teatrem (Teatr Współpracujący), Gdańskim Teatrem Szekspirowskim (Organizatorem) oraz Laureatem konkursu „Nowy Yorick”, realizowanego w ramach Festiwalu Szekspirowskiego. Regulamin konkursu dostępny jest pod adresem: https://festiwalszekspirowski.pl/wp-content/uploads/2026/01/regulamin-Nowy-Yorick_30.-FS.pdf. Zgodnie z projektem umowy: Organizator ma przekazać na rachunek naszego teatru kwotę 25 000 zł brutto jako „wkład produkcyjny”, środki te mają zostać przeznaczone na realizację spektaklu (w tym 7000 zł jako wynagrodzenie dla reżysera - Laureata, wypłacane przez nasz teatr), nasz teatr odpowiada za produkcję spektaklu (zapewnienie zespołu, prób, zaplecza technicznego), spektakl będzie prezentowany w ramach Festiwalu organizowanego przez Gdański Teatr Szekspirowski, który prowadzi sprzedaż biletów na to wydarzenie. Jednocześnie projekt umowy przewiduje, że przekazanie środków nastąpi na podstawie noty księgowej wystawionej przez nasz teatr. Czy w opisanej sytuacji przekazanie środków można traktować jako rozliczenie o charakterze nieodpłatnym / poza zakresem VAT, uzasadniające wystawienie noty księgowej, czy też z uwagi na zakres zobowiązań naszego teatru (realizacja spektaklu, zapewnienie zasobów, wykonanie świadczenia na rzecz organizatora), mamy do czynienia z odpłatnym świadczeniem usług, które powinno zostać udokumentowane fakturą VAT? Czy wystąpiłyby istotne ryzyka podatkowe w przypadku zastosowania noty księgowej zamiast faktury? Na obecnym etapie umowa nie została jeszcze podpisana, dlatego zależy nam na potwierdzeniu prawidłowego podejścia przed jej zawarciem.