Czy spółka może rozliczyć koszty zagranicznego wyjazdu i zakupu samochodu dokonane przez prezesa – nierezydenta

PROBLEM

Prezes zarządu będący jednocześnie wspólnikiem, pełniący funkcję na podstawie uchwały o powołaniu i na stałe zamieszkały na Białorusi, odbył podróż do Belgii w celu zawarcia umowy. W trakcie wyjazdu dokonał również zakupu samochodu na potrzeby spółki. Czy spółka może zwrócić mu koszty podróży oraz inne poniesione wydatki? Czy wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w CIT spółki oraz czy powodują skutki podatkowe w PIT po stronie prezesa – nierezydenta?

RADA

Spółka może zwrócić prezesowi zarządu koszty podróży oraz inne uzasadnione wydatki poniesione w interesie spółki, mimo że prezes nie jest pracownikiem, lecz pełni funkcję na podstawie uchwały o powołaniu. Warunkiem jest odpowiednie udokumentowanie wydatków oraz istnienie podstawy wewnętrznej do ich zwrotu, np. uchwały, regulaminu lub polecenia wyjazdu.

Wydatki związane z podróżą mogą stanowić koszty uzyskania przychodów spółki w CIT, jeżeli pozostają w związku z działalnością gospodarczą spółki. Natomiast zakup samochodu powinien zostać rozliczony jako nabycie składnika majątku spółki, a nie jako koszt podróży.

Po stronie prezesa zwrot prawidłowo udokumentowanych kosztów podróży może korzystać ze zwolnienia z PIT w granicach przewidzianych dla osób niebędących pracownikami. Sam fakt, że prezes jest nierezydentem i mieszka na Białorusi, nie wyłącza możliwości opodatkowania jego przychodów w Polsce.

UZASADNIENIE

Zwrot kosztów podróży prezesa zarządu

Prezes zarządu powołany uchwałą nie odbywa podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy, ponieważ nie jest pracownikiem spółki. Nie oznacza to jednak, że spółka nie może pokrywać kosztów jego wyjazdów związanych z wykonywaniem funkcji zarządczych.

Spółka może zwrócić prezesowi wydatki poniesione w związku z podróżą do Belgii, w szczególności koszty:

• przejazdów,
• noclegów,
• diet,
• opłat parkingowych i autostradowych,
• komunikacji lokalnej,
• wydatków związanych z zawarciem umowy,
• wydatków organizacyjnych związanych z zakupem samochodu dla spółki.

Dla bezpieczeństwa podatkowego i księgowego warto, aby wyjazd miał formalną podstawę, np.:

• uchwałę wspólników,
• uchwałę zarządu,
• regulamin zwrotu kosztów,
• polecenie wyjazdu,
• inny dokument potwierdzający działanie w interesie spółki.

W dokumentacji warto wskazać cel wyjazdu, tj. zawarcie umowy oraz zakup samochodu na potrzeby spółki.

Zakup samochodu a rozliczenie wydatków

Zakupu samochodu nie należy traktować jako kosztu podróży prezesa.

Jeżeli samochód został kupiony na potrzeby spółki, dokument zakupu powinien zostać wystawiony na spółkę albo powinno z niego jednoznacznie wynikać, że prezes działał w imieniu i na rzecz spółki.

W takim przypadku:

• zwrot ceny zakupu samochodu nie stanowi świadczenia dla prezesa,
• samochód powinien zostać ujęty jako składnik majątku spółki,
• wydatek co do zasady będzie rozliczany poprzez odpisy amortyzacyjne, jeżeli pojazd spełnia warunki uznania go za środek trwały.

Skutki podatkowe w CIT spółki

Na gruncie CIT kluczowe znaczenie ma związek wydatku z osiąganiem przychodów albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Wydatki związane z podróżą prezesa do Belgii mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli:

• wyjazd był związany z działalnością gospodarczą spółki,
• jego celem było zawarcie umowy oraz zakup samochodu dla spółki,
• wydatki zostały właściwie udokumentowane.

Dotyczy to m.in. kosztów przejazdu, noclegów, diet czy innych wydatków organizacyjnych związanych z realizacją celu wyjazdu.

Natomiast sam zakup samochodu nie będzie jednorazowym kosztem podatkowym. Jeżeli pojazd stanowi środek trwały, spółka rozliczy go poprzez odpisy amortyzacyjne, z uwzględnieniem limitów właściwych dla samochodów osobowych.

Skutki podatkowe w PIT po stronie prezesa

Zwrot prawidłowo udokumentowanych wydatków poniesionych przez prezesa w interesie spółki co do zasady nie powinien być traktowany jako jego realne przysporzenie majątkowe.

Dodatkowo diety i inne należności związane z podróżą osoby niebędącej pracownikiem mogą korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – do wysokości limitów określonych w przepisach dotyczących podróży służbowych.

Zwolnienie to znajduje zastosowanie, jeżeli:

• świadczenia zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez spółkę,
• wydatki są właściwie udokumentowane,
• świadczeniobiorca nie zaliczył ich do własnych kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli jednak spółka zwraca:

• kwoty przekraczające limity,
• wydatki prywatne,
• ryczałty niezwiązane z celem podróży,

po stronie prezesa może powstać przychód podlegający opodatkowaniu PIT.

Znaczenie miejsca zamieszkania prezesa

Fakt, że prezes mieszka na Białorusi i nie posiada miejsca zamieszkania w Polsce, nie wyłącza opodatkowania jego przychodów w Polsce.

Osoba niemająca miejsca zamieszkania na terytorium Polski podlega w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w zakresie dochodów osiąganych na terytorium Polski.

Przychody z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu w polskiej spółce mogą być opodatkowane w Polsce również na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej pomiędzy Polską a Białorusią.

Jeżeli jednak zwrot kosztów ma wyłącznie charakter refundacyjny, jest odpowiednio udokumentowany i mieści się w granicach ustawowych zwolnień, nie powinien skutkować obowiązkiem zapłaty PIT po stronie prezesa.

Patrycja Kubiesa

ekonomista, doradca podatkowy, członek zwyczajny Stowarzyszenia Księgowych w Polsce przy oddziale krakowskim