Czy jednostka budżetowa powinna wystawić fakturę VAT za rozliczenie kosztów mediów z inną jednostką budżetową

PROBLEM

Jesteśmy jednostką budżetową, która nieodpłatnie udostępnia pomieszczenia innej jednostce budżetowej — między jednostkami nie występują żadne powiązania organizacyjne ani zależności służbowe. Rozliczeniu podlegają wyłącznie koszty zużycia mediów (wody i energii elektrycznej), ustalane ryczałtowo na podstawie faktur VAT otrzymywanych od dostawców. W celu dokonania rozliczenia wystawiamy fakturę VAT. Czy taka forma jest prawidłowa? Czy właściwym dokumentem będzie faktura VAT, czy nota księgowa?

RADA

Odpowiedź zależy od tego, czy obie jednostki zostały utworzone przez tę samą jednostkę samorządu terytorialnego (JST). Jeżeli tak — między jednostkami nie dochodzi do czynności podlegających opodatkowaniu VAT i obciążenia należy dokonywać notą księgową (bez VAT), nie fakturą. Jeżeli jednostki należą do różnych JST — rozliczenie kosztów mediów podlega opodatkowaniu VAT i powinno być dokumentowane fakturą VAT ze stawką 23%.

UZASADNIENIE

Tzw. centralizacja rozliczeń VAT, przeprowadzona na podstawie ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pozyskiwanych przez jednostki samorządu terytorialnego z budżetu Unii Europejskiej albo od państw należących do Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (Dz.U. z 2016 r., poz. 1454 ze zm.), spowodowała, że JST i wszystkie utworzone przez nią samorządowe jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe traktowane są jako jeden podatnik VAT. Czynności wykonywane między tymi podmiotami mają zatem charakter wewnętrzny i nie podlegają opodatkowaniu VAT — nie mogą być dokumentowane fakturą, lecz dokumentem wewnętrznym, np. notą księgową.

Jeżeli jednak obie jednostki budżetowe zostały utworzone przez różne JST, są odrębnymi podatnikami VAT. W takiej sytuacji refakturowanie kosztów mediów na rzecz innej jednostki stanowi odpłatne świadczenie usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Ponieważ koszty mediów rozliczane są ryczałtowo — niezależnie od faktycznego zużycia — stanowią one element kalkulacyjny świadczenia głównego (udostępnienia pomieszczeń z mediami) i podlegają opodatkowaniu według stawki właściwej dla tego świadczenia, tj. 23%. Podstawę opodatkowania stanowi kwota netto ryczałtu za media (art. 29a ust. 1 ustawy o VAT). Obciążenia należy wówczas dokonywać fakturą VAT ze stawką 23%.

Tomasz Krywan

prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor wielu publikacji z zakresu podatków