Interpretacja indywidualna z dnia 21 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4011.30.2026.2.KW

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w odniesieniu do Członka Zarządu odbywającego podróż.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 24 kwietnia 2026 r. (wpływ 24 kwietnia2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca, dalej: „Spółka”, jest polskim rezydentem podatkowym i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT). Spółka prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą od lutego 2023 r.

Wiodącym przedmiotem działalności Spółki są usługi w zakresie edukacji sportowej, rekreacji oraz naprawy i sprzedaży sprzętu (m.in. PKD 85.51.Z, 93.19.Z, 93.29.B).

Prowadzona przez Spółkę działalność polega w szczególności na organizacji szkoleń nurkowych oraz świadczeniu usług związanych z testowaniem sprzętu nurkowego i dokumentowaniem podwodnych obiektów na zlecenie fundacji prowadzących działalność w zakresie ochrony środowiska.

Działalność ta, ze względu na swoją specyfikę, realizowana jest w przeważającej mierze poza granicami kraju (w unikalnych lokalizacjach szkoleniowych i obszarach prowadzonych projektów ekologicznych).

Zarząd Spółki jest wieloosobowy, a w jego skład wchodzi trzech Członków Zarządu: Pan A., Pan B. oraz Pani C., będący jednocześnie wspólnikami Spółki.

Członkowie Zarządu pełnią swoje funkcje na podstawie aktu powołania (uchwały Zgromadzenia Wspólników) i pobierają z tego tytułu wynagrodzenie.

Nie są oni zatrudnieni w Spółce na podstawie umowy o pracę ani umów cywilnoprawnych (zlecenia/o dzieło) w zakresie pełnionych funkcji. Wśród członków Zarządu znajduje się osoba nieposiadająca polskiego obywatelstwa (obywatelka Niemiec).

Żaden z Członków Zarządu nie prowadzi odrębnej jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie usług świadczonych na rzecz Spółki – wszystkie usługi świadczone są bezpośrednio z ramienia Wnioskodawcy, a Spółka wystawia z tego tytułu faktury VAT.

Na mocy Aneksu nr 1 do Umowy Spółki, Członkowie Zarządu zobowiązali się do wykonywania na rzecz Spółki czynności związanych z jej działalnością.

Zgodnie z wprowadzonym § 18 Umowy Spółki, obowiązki te mogą być realizowane zarówno na terenie RP, jak i poza jej granicami, w szczególności podczas wyjazdów służbowych, wydarzeń promocyjnych, szkoleń, ekspedycji czy konferencji wspierających cele Spółki.

Decyzją Wspólników, podjęto uchwałę o charakterze pracy wspólników oraz zasadach rozliczania podróży służbowych. W uchwale tej potwierdzono, że zakres obowiązków wymaga pracy w terenie (wyjazdy krajowe i zagraniczne), w związku z realizacją usług szkoleniowych, nurkowych, projektowych, logistycznych oraz promocyjnych Spółki. Podróże te zostały formalnie uznane za podróże służbowe odbywane na rzecz Spółki.

W związku z odbywaniem podróży służbowych, Spółka ponosi szereg wydatków na rzecz Członków Zarządu, które zamierza zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Do wydatków tych należą:

• diety ustalane według stawek określonych w aktualnym Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi (...) z tytułu podróży służbowej;
• koszty przejazdów (kilometrówka) wypłacane na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu;
• ryczałty za noclegi w wysokości 25% limitu określonego w ww. rozporządzeniu (wypłacane w sytuacjach braku faktur za nocleg i braku zapewnienia bezpłatnego noclegu).

Zgodnie z uchwałą, rozliczenia tych kosztów są dokonywane na podstawie właściwych dokumentów księgowych, rozliczeń delegacji oraz oświadczeń potwierdzających odbycie podróży.

Kluczowym dla Wnioskodawcy kontraktem jest współpraca zagraniczna. W ramach działalności Spółka realizuje m.in. umowę o świadczenie usług doradczych (Consulting Agreement) dla fundacji X. z siedzibą w Holandii. Choć umowa została formalnie podpisana przez Członka Zarządu (Panią C.), to od momentu jej zawarcia była ona wykonywana wyłącznie w ramach działalności gospodarczej Wnioskodawcy, a wszelkie przychody z niej wynikające były od początku rozpoznawane i rozliczane podatkowo przez Spółkę.

To Wnioskodawca rozpoznaje z tego tytułu przychód podlegający opodatkowaniu. Członkowie Zarządu, w tym Pani C., realizują te zadania, jak również zadania szkoleniowe np. dla firmy D. Sp. z o.o., wyłącznie jako osoby działające w imieniu i na rzecz Spółki.

Podróże odbywane przez Członków Zarządu (w tym łączenie wyjazdów na rzecz fundacji X. ze szkoleniami zagranicznymi i spotkaniami z centrami nurkowymi) mają ścisły związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością zarobkową, a poniesione wydatki służą zabezpieczeniu, zachowaniu i osiąganiu przychodów.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Członkowie Zarządu w ramach struktury Spółki pełnią funkcje nie tylko ściśle zarządcze, ale również operacyjno-wykonawcze. Podczas podróży służbowych wykonują oni czynności operacyjne, organizacyjne oraz sprzedażowe, bezpośrednio związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą.

W szczególności ich obowiązki obejmują:

• organizację oraz nadzór nad realizacją wyjazdów nurkowych i szkoleń (w tym planowanie logistyczne, przygotowanie harmonogramu oraz zapewnienie bezpieczeństwa uczestników),
• prowadzenie szkoleń nurkowych oraz zajęć teoretycznych i praktycznych,
• bezpośrednią obsługę klientów (uczestników kursów i wyjazdów),
• koordynację współpracy z partnerami (w szczególności bazami nurkowymi, operatorami łodzi oraz dostawcami usług),
• rozwój oferty Spółki poprzez rozpoznawanie nowych lokalizacji, miejsc nurkowych oraz możliwości organizacyjnych,
• testowanie w warunkach polowych rozwiązań logistycznych, sprzętowych i proceduralnych wykorzystywanych w działalności Spółki,
• tworzenie materiałów marketingowych (w tym zdjęć, materiałów wideo oraz opisów ofertowych dla klientów Spółki),
• nadzór nad jakością świadczonych usług.

Ponadto, w związku z realizacją przez Spółkę kontraktów B2B na rzecz podmiotów zewnętrznych, takich jak Fundacja X. (w zakresie edukacji oraz komunikacji - Educational Coordination oraz Social Media Management), Członkowie Zarządu wykonują obowiązki obejmujące:

• realizację na miejscu projektów edukacyjnych i środowiskowych,
• udział w międzynarodowych wydarzeniach i spotkaniach branżowych,
• bezpośrednie reprezentowanie kontrahenta oraz Spółki za granicą,
• tworzenie i koordynację komunikacji w mediach społecznościowych bezpośrednio z miejsca prowadzonych akcji,
• ciągły rozwój kompetencji niezbędnych do świadczenia ww. usług poprzez udział w zagranicznych szkoleniach i programach edukacyjnych.

Podróże odbywane w celu realizacji powyższych zadań są warunkiem sine qua non należytego wykonania umów zawartych z kontrahentami.

Wydatki ponoszone w związku z podróżami służbowymi pozostają w ścisłym i bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów przez Spółkę oraz zachowaniem i zabezpieczeniem ich źródła. Bez poniesienia tych wydatków fizyczne świadczenie usług (które generują przychody podlegające opodatkowaniu CIT u Wnioskodawcy) byłoby obiektywnie niemożliwe.

Związek ten w odniesieniu do poszczególnych, wskazanych we wniosku kategorii kosztów, wyraża się następująco:

• diety: pokrywają podstawowe i niezbędne, zwiększone koszty wyżywienia Członków Zarządu w trakcie wielodniowego wykonywania obowiązków operacyjnych poza miejscem zamieszkania/siedzibą Spółki (np. w trakcie prowadzenia szkolenia nurkowego za granicą).
• koszty przejazdu (kilometrówka): zapewniają bezpośrednią mobilność niezbędną do dotarcia do miejsca świadczenia usługi (np. bazy nurkowej, miejsca akcji ekologicznej). Umożliwiają transport sprzętu oraz osób realizujących zlecenie. Bez dojazdu na miejsce wykonanie usługi i wygenerowanie przychodu jest niemożliwe.
• ryczałty za noclegi (koszty zakwaterowania): są absolutnie niezbędne do prawidłowej realizacji usług wymagających dłuższego niż jeden dzień pobytu poza siedzibą Spółki. Wiele projektów szkoleniowych i ekologicznych ma charakter wielodniowy, co wymusza konieczność zapewnienia bazy noclegowej dla osób świadczących usługi w imieniu Wnioskodawcy.

Koszty te warunkują wykonanie zobowiązań umownych wobec klientów (zarówno detalicznych, jak i biznesowych), co wprost i bezpośrednio przekłada się na wystawianie przez Spółkę faktur i generowanie przychodów.

Ze względu na specyfikę branży (usługi nurkowe, edukacyjne, ekologiczne), działalność Spółki nie może być świadczona stacjonarnie w jej siedzibie. Jej sednem jest praca w terenie, w tym na akwenach zagranicznych. Koszty podróży są więc immanentnie wpisane w model biznesowy Wnioskodawcy. Umożliwiają one bezawaryjną i bezpieczną realizację usług (szkoleń), utrzymywanie i rozwijanie relacji z kontrahentami na rynku międzynarodowym oraz stały rozwój oferty. W przypadku współpracy z fundacją X. i podobnymi podmiotami zagranicznymi, koszty podróży są bezpośrednim następstwem realizacji zobowiązań wynikających z umów B2B.

Wnioskodawca oświadcza z całą stanowczością, że wyjazdy Członków Zarządu, o których mowa we wniosku, nie są wyjazdami o charakterze osobistym wspólników (nie są to wyjazdy urlopowe, prywatne ani rekreacyjne).

Każdy wyjazd:

• jest ściśle związany z wykonywaniem z góry nałożonych obowiązków służbowych,
• ma precyzyjnie określony cel gospodarczy,
• jest powiązany z realizacją konkretnych umów (szkoleniowych lub B2B),
• jest rzetelnie dokumentowany pod kątem organizacyjnym i finansowym w dokumentacji Spółki.

Pytania (pytanie nr 2 przeformułowane w uzupełnieniu)

1.Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę (Spółkę) na rzecz Członków Zarządu tytułem zwrotu kosztów podróży, tj. diety, zwrot kosztów przejazdu (kilometrówka) oraz ryczałty za noclegi, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)?

2.Czy Wnioskodawca (Spółka), dokonując na rzecz Członków Zarządu wypłat tytułem zwrotu kosztów podróży (tj. diet, zwrotu kosztów przejazdu – tzw. kilometrówki oraz ryczałtów za nocleg), jest zobowiązany jako płatnik do obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, czy też wypłacane kwoty korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z czym na Spółce nie ciążą obowiązki płatnika?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakresie pytania nr 1 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie (doprecyzowane w uzupełnieniu)

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik do obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od dokonywanych na rzecz Członków Zarządu wypłat tytułem zwrotu kosztów podróży (diet, kilometrówki, ryczałtów za nocleg). Wypłacane kwoty stanowią dla Członków Zarządu przychód podlegający w całości zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

Zgodnie z tym przepisem, zwalnia się z podatku diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach, o ile wydatki te zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów (art. 21 ust. 13 ustawy o PIT).

Z uzupełnionego opisu stanu faktycznego jednoznacznie wynika, że wyjazdy nie mają charakteru osobistego, a stanowią realizację obowiązków operacyjnych gwarantujących Spółce uzyskanie przychodów (m.in. z umów szkoleniowych i B2B). Skoro kwoty te wypłacane są do wysokości ustawowych limitów i w celach stricte biznesowych Spółki, są one u Członków Zarządu objęte zwolnieniem podatkowym.

Tym samym, na Wnioskodawcy (Spółce) nie ciążą z tego tytułu żadne obowiązki płatnika, o których mowa w ustawie o PIT (nie ma obowiązku potrącania i odprowadzania zaliczek na ten podatek).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622):

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie treścią ww. przepisu:

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Pojęcie przychodu

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju przychód lub zasady jego ustalania.

Jak stanowi art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez Członka Zarządu,, tj. koszty podróży (diety, kilometrówki, ryczałty za nocleg). Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Źródło przychodów

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 13 pkt 7 ww. ustawy:

Obowiązki płatnika

Konsekwencją zakwalifikowania przychodów uzyskanych przez Członka Zarządu jako z tytułu przychodów z działalności wykonywanej osobiście jest ich opodatkowanie za pośrednictwem płatnika – na zasadach określonych w art. 41 i art. 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak stanowi art. 41 ust. 1 ww. ustawy:

Z kolei, w myśl art. 42 ust. 1 omawianej ustawy:

Zwolnienie przedmiotowe

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy wartość zwróconych Członkowi Zarządu kosztów podróży, korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność gospodarczą od lutego 2023 r. Wiodącym przedmiotem jej działalności są usługi w zakresie edukacji sportowej, rekreacji oraz naprawy i sprzedaży sprzętu.

Prowadzona przez Spółkę działalność polega w szczególności na organizacji szkoleń nurkowych oraz świadczeniu usług związanych z testowaniem sprzętu nurkowego i dokumentowaniem podwodnych obiektów na zlecenie fundacji prowadzących działalność w zakresie ochrony środowiska. Działalność ta, ze względu na swoją specyfikę, realizowana jest w przeważającej mierze poza granicami kraju.

Zarząd Spółki jest wieloosobowy, Członkowie Zarządu są jednocześnie wspólnikami Spółki. Członkowie Zarządu pełnią swoje funkcje na podstawie aktu powołania. Żaden z Członków Zarządu nie prowadzi odrębnej jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie usług świadczonych na rzecz Spółki – wszystkie usługi świadczone są bezpośrednio z ramienia Wnioskodawcy, a Spółka wystawia z tego tytułu faktury VAT. Na mocy Aneksu nr 1 z dnia 15 stycznia 2024 r. do Umowy Spółki, Członkowie Zarządu zobowiązali się do wykonywania na rzecz Spółki czynności związanych z jej działalnością.

Obowiązki te mogą być realizowane zarówno na terenie RP, jak i poza jej granicami, w szczególności podczas wyjazdów służbowych, wydarzeń promocyjnych, szkoleń, ekspedycji czy konferencji wspierających cele Spółki.

Decyzją Wspólników z dnia 10 lutego 2023 r., podjęto uchwałę o charakterze pracy wspólników oraz zasadach rozliczania podróży służbowych. W uchwale tej potwierdzono, że zakres obowiązków wymaga pracy w terenie (wyjazdy krajowe i zagraniczne), w związku z realizacją usług szkoleniowych, nurkowych, projektowych, logistycznych oraz promocyjnych Spółki. Podróże te zostały formalnie uznane za podróże służbowe odbywane na rzecz Spółki.

W związku z odbywaniem podróży służbowych, Spółka ponosi szereg wydatków na rzecz Członków Zarządu, które zamierza zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Do wydatków tych należą:

• diety ustalane według stawek określonych w aktualnym Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi (...) z tytułu podróży służbowej;
• koszty przejazdów (kilometrówka) wypłacane na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu;
• ryczałty za noclegi w wysokości 25% limitu określonego w ww. rozporządzeniu (wypłacane w sytuacjach braku faktur za nocleg i braku zapewnienia bezpłatnego noclegu).

Zgodnie z uchwałą Spółki, rozliczenia tych kosztów są dokonywane na podstawie właściwych dokumentów księgowych, rozliczeń delegacji oraz oświadczeń potwierdzających odbycie podróży.

Członkowie Zarządu w ramach struktury Spółki pełnią funkcje nie tylko ściśle zarządcze, ale również operacyjno-wykonawcze. Podczas podróży służbowych wykonują oni czynności operacyjne, organizacyjne oraz sprzedażowe, bezpośrednio związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Podróże odbywane w celu realizacji powyższych zadań są warunkiem sine qua non należytego wykonania umów zawartych z kontrahentami.

Wydatki ponoszone w związku z podróżami służbowymi pozostają w ścisłym i bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów przez Spółkę oraz zachowaniem i zabezpieczeniem ich źródła. Bez poniesienia tych wydatków fizyczne świadczenie usług (które generują przychody podlegające opodatkowaniu CIT u Wnioskodawcy) byłoby obiektywnie niemożliwe. Koszty opisane we wniosku warunkują wykonanie zobowiązań umownych wobec klientów (zarówno detalicznych, jak i biznesowych), co wprost i bezpośrednio przekłada się na wystawianie przez Spółkę faktur i generowanie przychodów.

Wyjazdy Członków Zarządu, o których mowa we wniosku, nie są wyjazdami o charakterze osobistym wspólników (nie są to wyjazdy urlopowe, prywatne ani rekreacyjne).

Każdy wyjazd:

• jest ściśle związany z wykonywaniem z góry nałożonych obowiązków służbowych,
• ma precyzyjnie określony cel gospodarczy,
• jest powiązany z realizacją konkretnych umów,
• jest rzetelnie dokumentowany pod kątem organizacyjnym i finansowym w dokumentacji Spółki.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.:

Według art. 21 ust. 13 ww. ustawy:

Wedle art. 21 ust. 15c omawianej ustawy:

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia niniejszej sprawy koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.

Należy zatem rozważyć zakres pojęcia „podróż” zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym zwrot ten nie został zdefiniowany ani w ustawie podatkowej, ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży.

W połączeniu z art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych istotne staje się, aby podróż odbywana była w celu uzyskania przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały ujęte w kosztach uzyskania przychodu. W przypadku potraktowania ich jako kosztów uzyskania przychodów osoby niebędącej pracownikiem będą stanowiły przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Na bazie powyższego należy przyjąć, że aby osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) w zw. z ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, konieczne jest odbycie przez nią podróży oraz ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Nadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, nie może być utożsamiana z podróżą służbową.

Zasady rozliczania podróży zagranicznych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Stosownie do ust. 2 § 3 ww. rozporządzenia:

Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

Natomiast, jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.): wynika, że:

Jak stanowi § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

Na podstawie § 4 ust. 2 rozporządzenia:

Zgodnie z § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia:

Stosownie zaś do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Jak wynika z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Z kolei jak stanowi § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Stosownie do § 7 ust. 3 rozporządzenia:

Zgodnie z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia:

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Jak wynika z ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia:

Według § 8 ust. 3 rozporządzenia:

W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Na podstawie § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Jak stanowi § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Stosownie do treści § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Natomiast w myśl § 14 ust. 2 powołanego rozporządzenia:

§ 14 ust. 4 ww. rozporządzenia stanowi, że:

Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:

W myśl § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia,

Na podstawie § 16 ust. 3 powołanego rozporządzenia:

W świetle zaś § 16 ust. 4 rozporządzenia:

Zatem należności z tytułu kosztów podróży ponoszonych bądź zwracanych przez Spółkę na rzecz Członków zarządu – w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży – korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości limitu określonego w tym rozporządzeniu.

Tym samym, w sytuacji gdy ponoszone bądź zwracane ww. należności nie przekroczą wysokości określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, na Spółce jako płatniku, nie będzie ciążył obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłaceniem ww. kwot.

Ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, określonych w przepisach ustaw, bądź w przywołanym powyżej rozporządzeniu.

Z uzupełnionego opisu stanu faktycznego jednoznacznie wynika, że wyjazdy nie mają charakteru osobistego, a stanowią realizację obowiązków operacyjnych gwarantujących Spółce uzyskanie przychodów. Kwoty z tytułu kosztów podróży wypłacane są do wysokości ustawowych limitów i w celach stricte biznesowych Spółki.

Tym samym, na Wnioskodawcy (Spółce) nie ciążą z tego tytułu żadne obowiązki płatnika, o których mowa w ustawie o PIT (nie ma obowiązku potrącania i odprowadzania zaliczek na ten podatek).

W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać zaprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622).