W jaki sposób ustalać podstawę wynagrodzenia za urlop w przypadku zmiennych składników pensji – stanowiska PIP i MRPiPS
Państwowa Inspekcja Pracy uważa, że zmienne składniki pensji za okresy niedłuższe niż miesiąc wypłacone w ciągu zasadniczo 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, przyjmowane do podstawy wynagrodzenia za urlop, dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych podczas wskazanych 3 miesięcy. Do tego stanowiska wydaje się też przychylać resort pracy. Tak wynika z odpowiedzi udzielonych na pytania naszej redakcji 20 maja 2026 r. przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz 2 czerwca br. przez Główny Inspektorat Pracy (sygn. GIP-GBI.0701.57.2026.3).
Składniki określone w stałej stawce miesięcznej (np. stawka zasadnicza w kwocie miesięcznej 5000 zł albo dodatki czy premie ustalone jako stały procent od podstawy w stałej stawce miesięcznej, np. 20% od podstawy 7000 zł) uwzględnia się przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w kwocie należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, dalej: rozporządzenie urlopowe). Wskazane składniki przysługują zatem za miesiąc, kiedy pracownik korzystał z urlopu, w kwocie należnej w tym miesiącu, bez pomniejszania z tytułu pobytu na urlopie.
Składniki zmienne a podstawa urlopowa
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc przyjmujemy do podstawy wynagrodzenia urlopowego z kolei w łącznej kwocie wypłaconej podczas 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego (§ 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Jeśli więc pracownik zaczął urlop np. pod koniec czerwca i skończy go na początku lipca, to analizujemy łączną sumę tych składników wypłaconych w maju, kwietniu i marcu – również w przypadku urlopu lipcowego. W tej sytuacji chodzi o przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc premie lub dodatki określone widełkami kwotowymi lub procentowymi, wynagrodzenie normalne i dodatki za godziny nadliczbowe, stawki godzinowe, akordowe, prowizyjne oraz wynagrodzenie za pracę w niedzielę czy święto.
Jeśli składniki te ulegają znacznym wahaniom, okres, z którego ustalimy podstawę wynagrodzenia urlopowego, można wydłużyć maksymalnie do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Pracodawcy wolno wówczas np. w regulaminie płac czy układzie zbiorowym określić definicję znacznego wahania składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc, skalę wydłużenia okresu, np. do 6, 9 czy 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, oraz kategorię pracowników, których ono dotyczy.
Tak ustalone składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (suma składników wypłaconych w ciągu 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu) tworzą podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (§ 8 ust. 3 rozporządzenia urlopowego). Kontrowersje wzbudza § 9 rozporządzenia urlopowego, zgodnie z którym wynagrodzenie urlopowe oblicza się:
- dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,
- mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
W tym zakresie wykształciły się bowiem dwa przeciwstawne poglądy. Według pierwszego z nich łączną kwotę składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc wypłaconych podczas 3 miesięcy (lub maksymalnie 12 miesięcy) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych podczas wskazanych 3 miesięcy (lub maksymalnie 12 miesięcy). Takie rozwiązanie jest o tyle bezpieczne, że nie koliduje z odmiennym pochodzeniem składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc – np. w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu takie składniki mogą zostać wypłacone za 6 różnych miesięcy (dotyczyć to będzie bowiem składników należnych zarówno za miesiące bieżące, jak i poprzednie).
Adam W. otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 7000 zł, zmienne premie miesięczne w kwocie od 100 zł do 3000 zł, płatne z końcem miesiąca, oraz inne składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (dodatki nocne, wynagrodzenie normalne i dodatki za nadgodziny), płatne 10. dnia kolejnego miesiąca. W lipcu br. Adam W. skorzystał z 10 dni urlopu wypoczynkowego. Otrzymał:
- w czerwcu br.: 2000 zł premii za czerwiec 2026 r. oraz 300 zł dodatków nocnych za maj 2026 r.,
- w maju br.: 1700 zł premii za maj 2026 r. oraz 500 zł dodatków nocnych i za nadgodziny za kwiecień 2026 r.,
- w kwietniu br.: 2500 zł premii za kwiecień 2026 r. oraz 650 zł wynagrodzenia za pracę w niedzielę w marcu 2026 r.
W czerwcu, maju i kwietniu 2026 r. pracownik przepracował w sumie 501 godzin.
Podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego stanowi kwota 7650 zł (2300 zł + 2200 zł + 3150 zł). Należy ją podzielić przez 501 godzin pracy i otrzymamy stawkę za 1 godzinę pensji za urlop (15,27 zł) należną ze składników zmiennych.
Zgodnie z drugim poglądem dzielnikiem podstawy wymiaru pensji urlopowej jest liczba godzin rzeczywiście przepracowanych w ciągu 3 miesięcy, za które te składniki zostały wypłacone. Jeśli zatem w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (przykładowo w czerwcu, maju i kwietniu) pracodawca wypłacił pracownikowi składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc: zarówno należne za te właśnie miesiące (tj. za czerwiec, maj i kwiecień), jak i za poprzednie miesiące z powodu przesuniętego terminu wypłat (tj. za maj, kwiecień i marzec), podstawę wymiaru trzeba podzielić na dwie części:
- sumę składników wypłaconych w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (tj. właśnie w czerwcu, maju i kwietniu), należnych dokładnie za te 3 miesiące (zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi w zakładzie pracy są one wypłacane do końca miesiąca za miesiąc bieżący) – trzeba podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w czerwcu, maju i kwietniu,
- sumę składników wypłaconych wprawdzie w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (tj. w czerwcu, maju i kwietniu), ale należnych za poprzednie miesiące, tj. za maj, kwiecień i marzec (zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi w zakładzie pracy są one wypłacane 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały wypracowane) – trzeba podzielić przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych w maju, kwietniu i marcu br.
Wynik sumujemy, otrzymując stawkę godzinową wynagrodzenia urlopowego. Drugi wariant przedstawiamy poniżej na przykładzie.
Biorąc pod uwagę dane z poprzedniego przykładu oraz zakładając dodatkowo, że w maju, kwietniu i marcu br. Adam W. przepracował 492 godziny, zgodnie z drugim stanowiskiem obliczenie stawki za 1 godzinę wynagrodzenia za urlop powinno wyglądać następująco:
- (2000 zł + 1700 zł + 2500 zł) : 501 godz. = 12,38 zł,
- (300 zł + 500 zł + 650 zł) : 492 godz. = 2,95 zł,
- 12,38 zł + 2,95 zł = 15,33 zł.
Stanowiska GIP i MRPiPS
Eksperci są podzieleni, różnie interpretując kontrowersyjny przepis rozporządzenia urlopowego. W związku z tym wystąpiliśmy o interpretację spornego przepisu do resortu pracy oraz Głównego Inspektoratu Pracy. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi udzielone przez oba urzędy.
Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 2 czerwca 2026 r. (sygn. GIP-GBI.0701.57.2026.3) w sprawie naliczania wynagrodzenia urlopowego
(…) Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego zmienne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości wypłaconej w okresie przyjętym do obliczeń (co do zasady z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu), a następnie dzieli przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym okresie. Dzielnikiem nie jest liczba godzin, za które wypłacono dany dodatek. Takie podejście prowadziłoby do nieuzasadnionego zawyżenia wynagrodzenia urlopowego i pozostawałoby w sprzeczności z zasadą, że wynagrodzenie za urlop powinno odpowiadać wynagrodzeniu, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie wykonywał pracę. Zatem prawidłowa jest interpretacja polegająca na odnoszeniu zmiennych składników do całego okresu pracy, z którego ustalana jest podstawa wynagrodzenia urlopowego, a nie wyłącznie do godzin objętych dodatkami (...). |
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 maja 2026 r. w sprawie naliczania wynagrodzenia urlopowego
Na podstawie § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7 (czyli określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości), uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Przy czym, w przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia, o których mowa w ust. 1, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Wynagrodzenie ustalone według zasad przewidzianych w ust. 1 i 2 stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, zwaną dalej „podstawą wymiaru” (§ 8 ust. 3 rozporządzenia urlopowego). Natomiast na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia urlopowego wynagrodzenie urlopowe oblicza się: 1) dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie, 2) mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. W niewiążącej opinii MRPiPS, do grupy składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (z wyłączeniem składników określonych w § 7 rozporządzenia urlopowego) należy zaliczyć w szczególności: wynagrodzenie godzinowe, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych czy dodatek za pracę w niedzielę. W celu zagwarantowania pracownikowi takiego wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, jakie miałby, gdyby pracował ustawodawca przyjął zasadę, że przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego będą uwzględniane wypłacone w łącznej wysokości składniki wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Po ustaleniu podstawy wymiaru należy obliczyć średnie wynagrodzenie pracownika za jedną godzinę pracy. Oblicza się je, dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Przy obliczaniu wynagrodzenia za godzinę pracy należy zatem brać pod uwagę liczbę godzin faktycznie przepracowanych w ww. okresie, a zatem wszystkie przepracowane przez pracownika godziny, również godziny pracy nadliczbowej, jeśli do ich przepracowania doszło (...). Z poważaniem Wydział Prasowy i Wsparcia Rzecznika Biuro Ministra Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej |
Wnioski wynikające z interpretacji urzędów
W swoim stanowisku przekazanym do naszej redakcji Główny Inspektorat Pracy wyraźnie zaznaczył, że przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego chodzi o liczbę godzin przepracowanych w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Wynika z tego, że GIP opowiada się za opcją pierwszą wyliczenia podstawy wynagrodzenia urlopowego – przedstawioną powyżej. MRPiPS zdaje się podzielać to stanowisko. W swojej odpowiedzi resort pracy poruszył jeszcze jedną ważną kwestię, że podstawę wymiaru dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, wliczając w to godziny nadliczbowe.
- § 7–9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353)
Jak uwzględnia się stałe składniki miesięczne przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy?
Składniki określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w kwocie należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Przysługują bez pomniejszania z tytułu pobytu na urlopie.
Jak ustala się podstawę wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc?
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc przyjmuje się w łącznej kwocie wypłaconej podczas 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego.
Kiedy okres dla zmiennych składników pensji można wydłużyć maksymalnie do 12 miesięcy?
Jeśli składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc ulegają znacznym wahaniom, okres ustalania podstawy wynagrodzenia urlopowego można wydłużyć maksymalnie do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Jak Główny Inspektorat Pracy wskazał dzielnik podstawy wynagrodzenia urlopowego?
Zmienne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości wypłaconej w okresie przyjętym do obliczeń, a następnie dzieli przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym okresie. „Dzielnikiem nie jest liczba godzin, za które wypłacono dany dodatek”.
Czy według MRPiPS przy dzieleniu podstawy wymiaru uwzględnia się godziny nadliczbowe?
Przy obliczaniu wynagrodzenia za godzinę pracy należy brać pod uwagę wszystkie przepracowane przez pracownika godziny, „również godziny pracy nadliczbowej, jeśli do ich przepracowania doszło”.
Renata Majewska
prawnik, wykładowca oraz ekspert w zakresie kadr i płac z wieloletnim doświadczeniem zawodowym
POTRZEBUJESZ POMOCY?