Interpretacja indywidualna z dnia 18 czerwca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4-2.4012.339.2026.2.AA

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 1 czerwca 2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) prowadzi działalność opodatkowaną VAT w branży produkcyjnej. Przeważającą działalnością Spółki jest produkcja arkuszy fornirowych, płyt wykonanych na bazie drewna oraz produktów drewnopochodnych. Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka dokonuje nabycia szeregu towarów oraz usług, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Dostawcy towarów/usług (dalej: „Kontrahenci”) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji.

Wnioskodawca otrzymuje od Kontrahentów faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi, na których ujęte są kwoty VAT.

W przypadku towarów/usług nabywanych od Kontrahentów, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, Wnioskodawca otrzymuje faktury dokumentujące nabycie tych towarów/usług z wykazanym VAT (dalej: „Faktury Zakupowe”).

We wskazanych powyżej przypadkach: nabywane przez Spółkę od Kontrahentów towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Wnioskodawca podkreśla, że w stosunku do otrzymywanych faktur zakupowych nie istnieją/nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z wejściem w życie od 1 lutego 2026 r. przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również: „KSeF”), Kontrahenci Spółki, objęci obowiązkiem wynikającym z art. 106ga ustawy o VAT (wprowadzonego ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 16 czerwca 2023 r.), zostali zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Zasadniczo Faktury Zakupowe otrzymywane od 1 lutego 2026 r. przez Spółkę są lub będą wystawiane przez Kontrahentów przy użyciu KSeF w formie faktur ustrukturyzowanych (część Kontrahentów – zależnie od poziomu przychodów za 2024 r. lub określonej wartości miesięcznej sprzedaży – jest / może być zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych odpowiednio od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.).

Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć, że - pomimo obowiązku określonego w art. 106ga ustawy VAT - część Kontrahentów będzie wystawiać na rzecz Wnioskodawcy Faktury Zakupowe bez użycia KSeF.

Powyższe może przykładowo dotyczyć następujących sytuacji (niemniej nie ogranicza się wyłącznie do poniższych przypadków):

1)Kontrahent (będący podmiotem zagranicznym zarejestrowanym na VAT w Polsce) błędnie uzna, że nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, którego dotyczyłyby wystawiane przez Kontrahenta faktury – podczas gdy w rzeczywistości Kontrahent będzie posiadał w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu VAT, obligujące go do wystawiania Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych;

2)Kontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku - podczas gdy w rzeczywistości łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła 200 000 000 zł;

3)Kontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie łącznej wartości 10 000 zł sprzedaży wraz z kwotą podatku w danym miesiącu tego okresu – podczas gdy w rzeczywistości taka wartość zostanie przekroczona, co w efekcie będzie obligowało tego Kontrahenta do wystawienia Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10 000 zł;

4)Kontrahent, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej, nie wypełni tego obowiązku - powołując się na awarię lub niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny uniemożliwiające mu wystawienie Faktur Zakupowych przy użyciu KSeF.

Wątpliwości Spółki dotyczą prawa Spółki do odliczenia VAT oraz momentu odliczenia VAT z Faktur Zakupowych, które będą wystawione przez Kontrahentów bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pomimo obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych.

Spółka nie może również wykluczyć sytuacji, w których Kontrahent najpierw wystawi na rzecz Spółki Fakturę Zakupową poza KSeF (tzn. wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o VAT wystawi fakturę w innej formie, niż faktura ustrukturyzowana np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej), a następnie dostarczy tę fakturę (w ustrukturyzowanej formie) do KSeF. Innymi słowy, Spółka nie wyklucza sytuacji, w których Faktura Zakupowa, dokumentujące daną sprzedaż zostanie wystawiona w dwóch formach: pierwotnie w „dotychczasowej” formie, np. w PDF, w formie papierowej lub w innej formie elektronicznej, a następnie zostanie dostarczona w formie ustrukturyzowanej do KSeF).

Jednocześnie, w umowach zawieranych przez Spółkę z Kontrahentami, termin płatności za dostarczane na rzecz Spółki towary/usługi, liczony jest zasadniczo od daty wystawienia przez Kontrahenta Faktury Zakupowej lub od daty doręczenia Spółce takiej faktury (np. termin 14 dni od otrzymania faktury). W tym kontekście, Spółka powzięła wątpliwości w zakresie ustalenia terminu korekty VAT naliczonego, określonego w art. 89b ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli Kontrahent (wbrew ustawowemu obowiązkowi) dostarczy Spółce Fakturę Zakupową poza KSeF.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Co do zasady terminy płatności obowiązujące z dostawcami liczone są od dnia wystawienia faktury. W wybranych sytuacjach możliwe jest jednak, że faktura zostanie otrzymana przez Spółkę z istotnym opóźnieniem w porównaniu z datą wystawienia faktury. W takiej sytuacji Spółka podejmuje indywidualne rozmowy z dostawcą celem uzgodnienia, iż w tego typu przypadku termin płatności zostanie przedłużony, przykładowo poprzez przyjęcie, iż bieg terminu płatności rozpoczyna się od momentu otrzymania przez Spółkę faktury, a nie od daty jej wystawienia. Tego typu przypadki występują jednak sporadycznie, zatem zasadą jest, iż termin płatności liczony jest od momentu wystawienia faktury.

W konsekwencji Spółka odpowiadając na pytanie wyjaśnia, że przez „udostępnienie” Faktur Zakupowych, o którym mowa w pytaniu nr 4 Wniosku, Wnioskodawca rozumie faktyczne przekazanie Faktury Zakupowej Spółce przez Kontrahenta w sposób umożliwiający Spółce zapoznanie się z jej treścią oraz ujęcie jej w procesach księgowych i płatniczych.

W odniesieniu do Faktur Zakupowych wystawianych poza KSeF, „udostępnienie” oznacza zatem w praktyce doręczenie Spółce faktury poza systemem KSeF, w szczególności poprzez przesłanie faktury w formie elektronicznej, np. w formacie PDF na określony adres poczty elektronicznej Spółki. W przypadkach sporadycznych może to być również doręczenie faktury w formie papierowej, tj. za pośrednictwem operatora pocztowego.

Tym samym, użyte we Wniosku pojęcie „udostępnienia” Faktury Zakupowej poza KSeF nie oznacza odrębnej, szczególnej czynności technicznej niezależnej od doręczenia faktury Spółce. Pojęcie to odnosi się do momentu, w którym Faktura Zakupowa wystawiona poza KSeF zostaje faktycznie przekazana Spółce przez Kontrahenta.

W przypadku Faktur Zakupowych wystawianych / doręczanych / udostępnianych Spółce poza KSeF, termin płatności, wyrażany najczęściej w dniach, wynika z indywidualnych ustaleń obowiązujących pomiędzy Spółką a danym Kontrahentem. Ustalenia te mogą wynikać w szczególności z zawartych umów, zamówień, potwierdzeń zamówień, ogólnych warunków współpracy lub innych uzgodnień handlowych właściwych dla danej relacji z Kontrahentem. Niemniej jednak, tak jak wskazano powyżej, zasadą ogólną jest, iż termin płatności liczony jest każdorazowo od momentu wystawienia faktury, z pewnymi wyjątkami wynikającymi z istotnego opóźnienia w doręczeniu Spółce faktury - tak jak wskazano powyżej.

Spółka przyjmuje, że faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę, co znajduje potwierdzenie w zasadzie wyrażonej w art. 106na ust. 3 ustawy o VAT. Mając powyższe na uwadze, Spółka zasadniczo nie zawierała odrębnych zapisów w tym zakresie z Kontrahentami, niemniej jednak w wybranych sytuacjach, w wyniku wzajemnego porozumienia z Kontrahentem i ograniczenia wątpliwości w tym zakresie, Spółka zdecydowała się na doprecyzowanie zapisów umownych. Doprecyzowanie to w praktyce wiąże się z określeniem, że moment otrzymania faktury ustrukturyzowanej, to moment przydzielenia jej numeru w KSeF.

Pytanie

1.Czy w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, jeśli Wnioskodawca otrzyma od Kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej), pomimo obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych Faktur Zakupowych na zasadach ogólnych?

2.W przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego z otrzymanych od Kontrahentów Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, będzie chwila faktycznego otrzymania takiej faktury (o ile spełnione zostaną pozostałe warunki do odliczenia VAT)?

3.Jeżeli Kontrahent (pomimo ustawowego obowiązku) wystawi na rzecz Spółki Fakturę Zakupową poza KSeF (np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej), a następnie dostarczy fakturę w formie ustrukturyzowanej (przy użyciu KSeF), czy Spółka nie będzie zobowiązana do korekty VAT naliczonego, odliczonego na podstawie faktury pierwotnie otrzymanej poza KSeF (tzn. VAT naliczonego, odliczonego zgodnie ze stanowiskiem przedstawionym dla pytań 1 i 2)?

4.Czy w przypadkach transakcji, w których termin płatności liczony jest od daty wystawienia Faktury Zakupowej lub od daty dostarczenia takiej faktury Spółce (w zależności od zapisów umownych), a Kontrahent wbrew obowiązkowi wystawił fakturę poza KSeF, czy termin płatności (w rozumieniu art. 89b ust. 1 ustawy o VAT) należy liczyć od dnia wystawienia/udostępnienia (zależnie od zapisów umownych) Faktur Zakupowych poza KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie (doprecyzowane w piśmie uzupełniającym)

W zakresie pytania nr 1):

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych od Kontrahentów Faktur Zakupowych, które będą wystawione przez nich bez użycia KSeF, pomimo obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych.

W zakresie pytania nr 2):

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy Kontrahenci – wbrew obowiązkowi – nie wystawią Faktur Zakupowych w KSeF (w formie faktury ustrukturyzowanej), a uczynią to w sposób odmienny (np. papierowo, w formie pdf lub innej formie elektronicznej), momentem, od którego możliwe będzie odliczenie przez Spółkę podatku naliczonego z takich faktur, będzie faktyczne ich otrzymanie przez Spółkę w sposób inny niż poprzez KSeF (realny wpływ tych dokumentów np. poprzez odebranie ich ze skrzynki e-mail bądź od kuriera). Spółka nie będzie musiała zatem oczekiwać aż Kontrahenci prześlą dane faktury do KSeF.

W zakresie pytania nr 3):

W ocenie Wnioskodawcy, ustalenia dotyczące kwestii wskazanych w pytaniu nr 1 i 2 będą tożsame, również w przypadku, gdy Faktura Zakupowa wystawiona – wbrew obowiązkowi – poza KSeF zostanie później przesłana przez Kontrahenta do KSeF. W konsekwencji, Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia VAT na podstawie oraz w momencie otrzymania Faktury Zakupowej (pierwotnie wystawionej poza KSeF). Natomiast, późniejsze otrzymanie takiej Faktury Zakupowej (dostarczonej do KSeF) nie będzie wymagać od Spółki korekty odliczenia dokonanego w związku z jej pierwotnym wystawieniem poza KSeF.

W zakresie pytania nr 4):

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadkach transakcji, w których termin płatności liczony jest od daty wystawienia lub dostarczenia faktury, a Kontrahent wbrew obowiązkowi nie przesłał faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, to dla potrzeb stosowania art. 89b ustawy o VAT, termin płatności należy liczyć od dnia wystawienia/udostępnienia Faktur Zakupowych (zależnie od zapisów umownych) wystawianych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur – czyli od faktycznego ich wystawienia/dostarczenia, w sposób inny niż poprzez KSeF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad. 1)

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt. 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Na podstawie art. 86 ust. 10 i 10b ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej, niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Artykuł 88 ustawy VAT wymienia natomiast w sposób enumeratywny katalog wyłączeń prawa do odliczenia VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne m.in. w przypadkach, gdy:

1)sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

2)transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności.

Przytoczone powyżej przepisy wskazują, że podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia towarów i usług, jeżeli: (i) nabywane towary i usługi służą do ich działalności opodatkowanej, (ii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, (iii) towary i usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, jak również nie zachodzą inne przesłanki negatywne wynikające z art. 88 ustawy VAT oraz (iv) podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej nabycie towaru/usługi.

Począwszy od 1 lutego 2026 r., co do zasady, uległ zmianie sposób wystawiania faktur.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje art. 106ga ust. 1 ustawy VAT w związku, z którym podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, powyższym obowiązkiem nie są objęci między innymi podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a także podatnicy posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, w sytuacji, w której to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Ustawodawca przewidział także dwa okresy przejściowe dla wybranych podatników. Zgodnie z art. 145l ustawy VAT w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł. Natomiast w myśl przepisów art. 145m ustawy VAT, w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

Zgodnie z art. 106ng ustawy VAT, w przypadku zaistnienia awarii KSeF przewidzianej w art. 106ne ust. 3 ustawy VAT, podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.

Definicje poszczególnych rodzajów faktur zostały ujęte w art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy VAT. Odpowiednio przez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, natomiast za fakturę ustrukturyzowaną uznaje się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Wnioskodawca, co do zasady, począwszy od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. otrzymuje (zależnie od wartości przychodów Kontrahentów za 2024 r.) od nich Faktury Zakupowe w formie faktur ustrukturyzowanych - wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur z przydzielonym numerem identyfikującym.

Niemniej mogą zdarzyć się sytuacje, w których Faktury Zakupowe zostaną otrzymane przez Spółkę poza KSeF (wyłącznie w formie papierowej bądź elektronicznej, tj. bez otrzymania tych faktur w formie ustrukturyzowanej), pomimo tego, że Kontrahenci obecnie już są lub będą zobowiązani przepisami ustawy o VAT do wystawienia takich dokumentów w formie faktur ustrukturyzowanych.

Mając powyższe na uwadze Spółka stoi na stanowisku, że w takich przypadkach, pomimo otrzymania Faktur Zakupowych w innej formie, niż wymagana forma ustrukturyzowana, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z takich Faktur Zakupowych.

Przepisy ustawy VAT w art. 106ni przewidują nakładanie kar pieniężnych na podatników niewywiązujących się z obowiązków dotyczących wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Jednocześnie brak jest podobnych regulacji w odniesieniu do nabywców (podmiotów otrzymujących faktury). Co więcej, żadne przepisy nie nakładają na nabywców obowiązków dotyczących weryfikacji statusu swoich kontrahentów pod kątem obowiązków związanych z wystawianiem faktur w formie ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Pozbawienie podatnika możliwości odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług służących działalności opodatkowanej podatnika, jedynie z uwagi na otrzymanie faktury w innej formie niż ustrukturyzowana (podczas gdy faktura taka zostanie wystawiona przez czynnego i zarejestrowanego podatnika VAT oraz będzie dokumentować faktycznie wykonaną transakcję), godziłoby w jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług – zasadę neutralności.

Co więcej, powyższy przypadek (otrzymanie faktury w innej formie, niż obowiązkowa forma ustrukturyzowana) nie został ujęty jako jedna z przesłanek art. 88 ustawy VAT, wyłączających możliwość odliczenia VAT z otrzymanej faktury. Podobnie wypowiadał się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 października 2025 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN: „Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”.

Końcowo Wnioskodawca dodaje, że analogiczne stanowisko, potwierdzające prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, pomimo istnienia takiego obowiązku, przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. w interpretacjach indywidualnych z:

• 12 sierpnia 2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG;
•  4 marca 2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA;
•  21 marca 2024 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK.

Podsumowując, w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych od Kontrahentów Faktur Zakupowych, które będą wystawione bez użycia KSeF, pomimo obowiązku wystawienia ich przez Kontrahentów Spółki w formie faktur ustrukturyzowanych.

Ad. 2)

Zgodnie ze wspomnianym wcześniej art. 86 ust. 10 i 10b ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej, niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W odniesieniu do faktur innych niż ustrukturyzowane, ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „otrzymanie faktury”. Dlatego też, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku, gdy Kontrahenci – wbrew obowiązkowi – nie wystawią Faktur Zakupowych w KSeF (w formie faktury ustrukturyzowanej), a uczynią to w sposób odmienny (np. w formie papierowej, pdf lub innej formie elektronicznej), momentem, o którym mowa w przytoczonym powyżej przepisie (tj. od którego możliwe będzie odliczenie przez Spółkę podatku naliczonego z takich faktur), będzie faktyczne ich uzyskanie w sposób inny niż poprzez KSeF. Oznacza to, że chwilą, od której Spółce będzie przysługiwało odliczenie podatku naliczonego z tych Faktur Zakupowych (zakładając spełnienie się pozostałych warunków odliczenia) będzie realny wpływ tych dokumentów do Spółki (np. poprzez odebranie ich ze skrzynki e-mail bądź od kuriera).

Ad. 3)

W ocenie Spółki, Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z Faktur Zakupowych otrzymanych poza KSeF (np. w formie papierowej, w formie pliku PDF lub w innej formie elektronicznej), również, gdy Kontrahenci (ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn) zdecydują się na późniejsze dostarczenie tych faktur w formie ustrukturyzowanej do KSeF.

Stąd, ustalenia dotyczące kwestii wskazanych w pytaniu nr 1 i 2 będą tożsame, również w przypadku, gdy faktura wystawiona – wbrew obowiązkowi – pierwotnie poza Krajowym Systemem eFaktur zostanie później dostarczona przez Kontrahenta do KSeF. Co istotne, ponowne otrzymanie Faktury Zakupowej (dosłanej do KSef) nie wymaga od Wnioskodawcy korekty VAT naliczonego, „skutecznie” dokonanego na podstawie tej faktury, wystawionej poza KSeF.

Zdaniem Wnioskodawcy, wewnętrzne ustalenia Kontrahentów, procesy w zakresie fakturowania bądź inne okoliczności występujące po ich stronie nie mogą wpłynąć na realizację przez Spółkę jednego z podstawowych praw podatnika VAT jakim jest odliczenie podatku naliczonego. Stanowisko to potwierdza również fakt, że przytoczony już wcześniej art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że prawo to można zrealizować nie wcześniej niż z chwilą otrzymania faktury, nie wskazując przy tym, że chodzi wyłącznie o fakturę ustrukturyzowaną. Innymi słowy, jeżeli Kontrahent prześle Spółce Fakturę Zakupową poza KSeF (wbrew obowiązkowi wystawienia faktury ustrukturyzowanej), a następnie dostarczy tę fakturę w ustrukturyzowanej formie do KSeF, to taka okoliczność nie powinna wpłynąć negatywnie na prawo Spółki do odliczenia VAT.

Równocześnie, taka sytuacja nie powinna skutkować przesunięciem w czasie prawa do odliczenia z takich Faktur Zakupowych (tzn. przesunięciem do momentu wystawienia faktury w KSeF), ani też obowiązkiem korekty VAT naliczonego, odliczonego na podstawie pierwotnie otrzymanej faktury (poza KSeF).

Reasumując, w ocenie Spółki, Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT z Faktur Zakupowych otrzymanych poza KSeF, natomiast ewentualne późniejsze dostarczenie Faktury Zakupowej w formie ustrukturyzowanej do KSeF pozostaje bez wpływu na odliczenie VAT przez Spółkę oraz nie obliguje Spółki do korekty VAT naliczonego, odliczonego na podstawie faktury otrzymanej pierwotnie poza KSeF.

Ad. 4)

Zgodnie z art. 89b ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku nieuregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze, dłużnik jest obowiązany do korekty odliczonej kwoty podatku wynikającej z tej faktury, w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Jak wynika z opisanego wyżej stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, w umowach z Kontrahentami termin płatności za dostarczane na rzecz Spółki towary / usługi, liczony jest zasadniczo od daty wystawienia przez Kontrahenta Faktury Zakupowej lub od daty otrzymania przez Spółkę Faktury Zakupowej.

W ocenie Wnioskodawcy, jeżeli:

a) zgodnie z ustaleniami umownymi lub treścią faktury termin płatności Faktury Zakupowej rozpoczyna swój bieg od daty wystawienia lub otrzymania faktury oraz

b) Kontrahent, wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów, wystawi na rzecz Spółki Fakturę Zakupową poza KSeF, to 90 dniowy termin korekty VAT naliczonego (określony w art. 89b ust. 1 ustawy o VAT) należy liczyć od upływu terminu płatności, opartego na dacie wystawienia lub otrzymania Faktury Zakupowej poza KSeF, czyli od faktycznego ich wystawienia / dostarczenia, w sposób inny niż poprzez KSeF (realny wpływ tych dokumentów np. poprzez odebranie ich ze skrzynki e-mail bądź od kuriera).

W tym kontekście Spółka zaznacza, że przepis art. 89b ust. 1 ustawy o VAT dotyczy terminów płatności wynikających z umowy lub z faktury oraz przepis ten nie uległ nowelizacji po wejściu w życie regulacji dotyczących obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF (tzn. stosowanie przepisu nie zostało zawężone do faktur prawidłowo wystawionych przy użyciu KSeF). Stąd (spójnie ze stanowiskiem przedstawionym w uzasadnieniu dla pytań 1-3) Spółka, będąc uprawniona do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych (wbrew ustawowemu obowiązkowi) poza KSeF, będzie równocześnie zobowiązana do ewentualnej korekty tego podatku w terminach określanych w oparciu o daty wystawienia lub otrzymania tych faktur poza KSeF. Ponadto ewentualne późniejsze dostarczenie przez Kontrahenta Faktury Zakupowej (w formie ustrukturyzowanej) do KSeF pozostaje bez wpływu na zastosowanie przez Spółkę art. 89b ust. 1 ustawy o VAT.

Odnosząc się do części Wezwania dotyczącej przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w zakresie sposobu ustalenia terminu płatności w odniesieniu do daty udostępnienia Faktur Zakupowych poza KSeF, Spółka wyjaśnia, iż w jej ocenie sposób kalkulowania terminu płatności, tj. zasadniczo od dnia wystawienia faktury, a w wybranych przypadkach od momentu jej otrzymania przez Spółkę, pozostaje bez wpływu na stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę w ramach Wniosku.

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku wystawienia Faktury Zakupowej poza KSeF przez Kontrahenta, Spółka nie ma możliwości zweryfikowania faktu wystawienia takiej faktury w sposób inny niż poprzez jej otrzymanie poza KSeF, tj. drogą mailową bądź pocztą tradycyjną. W takim przypadku, w ocenie Wnioskodawcy, termin płatności należy liczyć zgodnie z zasadami przyjętymi dla tego typu faktur, tj. w oparciu o datę wystawienia faktury bądź, tak jak wskazano powyżej, w specyficznych przypadkach od momentu otrzymania tej faktury przez Spółkę.

Spółka stoi na stanowisku, iż ewentualne wystawienie Faktury Zakupowej poza KSeF, pomimo obowiązku wystawienia jej przy użyciu KSeF, nie powinno prowadzić do pominięcia rzeczywistych ustaleń dotyczących terminu płatności obowiązujących pomiędzy Spółką a Kontrahentem. Skoro art. 89b ust. 1 ustawy o VAT odnosi się do terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze, to dla potrzeb stosowania tego przepisu należy uwzględnić termin płatności wynikający z takich ustaleń, niezależnie od tego, czy w danym przypadku Kontrahent prawidłowo wystawił fakturę przy użyciu KSeF, czy też, wbrew obowiązkowi, przekazał Spółce fakturę poza KSeF.

Wystawienie faktury poza KSeF w sposób oczywisty uniemożliwia Spółce zastosowanie art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, tj. uznanie dokumentu za otrzymany przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę, gdyż w tym przypadku Kontrahent nie wystawił na rzecz Spółki faktury ustrukturyzowanej. Zastosowanie znajdują zatem ustalenia właściwe dla pozostałych faktur, tj. faktur elektronicznych lub papierowych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

b)(uchylona)

2)transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)(uchylony)

4)wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

5)faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)(uchylony)

7)wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 pkt 32, pkt 32a ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o:

31) fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1.Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2.Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

3.W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4.W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Według art. 106na ustawy:

1.Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2.(uchylony)

3.Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4.W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

W opisie sprawy podali Państwo informacje, z których wynika, że:

• są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT;
• w ramach prowadzonej działalności, dokonują Państwo nabycia szeregu towarów oraz usług, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce;
• Kontrahenci są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji;
• Wnioskodawca otrzymuje od Kontrahentów faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi, na których ujęte są kwoty VAT;
• w przypadku towarów/usług nabywanych od Kontrahentów, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, otrzymują Państwo Faktury Zakupowe dokumentujące nabycie tych towarów/usług z wykazanym VAT;
• we wskazanych powyżej przypadkach nabywane od Kontrahentów towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego. W stosunku do otrzymywanych faktur zakupowych nie istnieją/nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT;
• Kontrahenci objęci obowiązkiem wynikającym z art. 106ga ustawy o VAT zostali zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF;
• nie wykluczają Państwo, że - pomimo obowiązku określonego w art. 106ga ustawy VAT - część Kontrahentów będzie wystawiać na Państwa rzecz Faktury Zakupowe bez użycia KSeF. Powyższe może przykładowo dotyczyć następujących sytuacji:

oKontrahent (będący podmiotem zagranicznym zarejestrowanym na VAT w Polsce) błędnie uzna, że nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, którego dotyczyłyby wystawiane przez Kontrahenta faktury – podczas gdy w rzeczywistości Kontrahent będzie posiadał w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu VAT, obligujące go do wystawiania Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych;

oKontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku - podczas gdy w rzeczywistości łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła 200 000 000 zł;

oKontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie łącznej wartości 10 000 zł sprzedaży wraz z kwotą podatku w danym miesiącu tego okresu – podczas gdy w rzeczywistości taka wartość zostanie przekroczona, co w efekcie będzie obligowało tego Kontrahenta do wystawienia Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10 000 zł;

oKontrahent, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej, nie wypełni tego obowiązku - powołując się na awarię lub niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny uniemożliwiające mu wystawienie Faktur Zakupowych przy użyciu KSeF;

• nie wykluczają Państwo również sytuacji, w których Kontrahent najpierw wystawi na rzecz Spółki Fakturę Zakupową poza KSeF (tzn. wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o VAT wystawi fakturę w innej formie, niż faktura ustrukturyzowana np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej), a następnie dostarczy tę fakturę (w ustrukturyzowanej formie) do KSeF.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy jeśli otrzymają Państwo od Kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione bez użycia KSeF, pomimo obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych, będzie Państwu przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur na zasadach ogólnych.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Kontrahentów bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pomimo obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie faktur bez użycia KSeF, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pomimo że mieli taki obowiązek, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia czy momentem, od którego będzie możliwe odliczenie podatku VAT naliczonego z otrzymanych od Kontrahentów Faktur Zakupowych, wystawionych bez użycia KSeF, będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:

1)za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo

2)za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego

- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

• w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub
• za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,
• przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta będzie obowiązywała również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, pozostawać będzie natomiast ewentualne późniejsze wystawienie faktury w KSEF, dokumentującej tą samą czynność.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania Faktury Zakupowej spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się gdy faktura dokumentująca tą samą czynność zostanie później przez Kontrahenta udostępniona w KSeF. Zatem nie będą Państwo zobowiązani do korekty podatku VAT naliczonego.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 2 i 3 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również ustalenia terminu płatności w rozumieniu art. 89b ust. 1 w przypadkach transakcji, w których jest on liczony od daty wystawienia Faktury Zakupowej lub od daty jej dostarczenia.

Zasady rozliczenia podatku od towarów i usług w odniesieniu do nieściągalnych wierzytelności zostały określone w przepisach art. 89a i art. 89b ustawy.

I tak, zgodnie z art. 89b ust. 1 ustawy:

W przypadku nieuregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze, dłużnik jest obowiązany do korekty odliczonej kwoty podatku wynikającej z tej faktury, w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.

W myśl art. 89b ust. 1a ustawy:

Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli dłużnik uregulował należność najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności tej należności.

Jak stanowi art. 89b ust. 2 ustawy:

W przypadku częściowego uregulowania należności w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze, korekta dotyczy podatku naliczonego przypadającego na nieuregulowaną część należności. Przepis ust. 1a stosuje się odpowiednio.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, że:

• w umowach zawieranych przez Państwa z Kontrahentami, termin płatności za dostarczane towary/usługi liczony jest zasadniczo od daty wystawienia przez Kontrahenta Faktury Zakupowej lub od daty doręczenia Państwu takiej faktury;
• co do zasady terminy płatności obowiązujące z dostawcami liczone są od dnia wystawienia faktury. W wybranych sytuacjach możliwe jest jednak, że faktura zostanie otrzymana przez Państwa z istotnym opóźnieniem w porównaniu z datą wystawienia faktury. W takiej sytuacji podejmują Państwo indywidualne rozmowy z dostawcą celem uzgodnienia, iż w tego typu przypadku termin płatności zostanie przedłużony, przykładowo poprzez przyjęcie, iż bieg terminu płatności rozpoczyna się od momentu otrzymania przez Państwa faktury, a nie od daty jej wystawienia. Tego typu przypadki występują jednak sporadycznie, zatem zasadą jest, iż termin płatności liczony jest od momentu wystawienia faktury;
• przez „udostępnienie” Faktur Zakupowych, rozumieją Państwo faktyczne przekazanie Faktury Zakupowej Spółce przez Kontrahenta w sposób umożliwiający Spółce zapoznanie się z jej treścią oraz ujęcie jej w procesach księgowych i płatniczych;
• użyte we wniosku pojęcie „udostępnienia” Faktury Zakupowej poza KSeF nie oznacza odrębnej, szczególnej czynności technicznej niezależnej od doręczenia Państwu faktury. Pojęcie to odnosi się do momentu, w którym Faktura Zakupowa wystawiona poza KSeF zostaje faktycznie przekazana Spółce przez Kontrahenta;
• w przypadku Faktur Zakupowych wystawianych/doręczanych/udostępnianych Państwu poza KSeF, termin płatności, wyrażany najczęściej w dniach, wynika z indywidualnych ustaleń obowiązujących pomiędzy Państwem a danym Kontrahentem. Zasadą ogólną jest, iż termin płatności liczony jest każdorazowo od momentu wystawienia faktury, z pewnymi wyjątkami wynikającymi z istotnego opóźnienia w doręczeniu Państwu faktury;
• przyjmują Państwo, że faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Mając powyższe na uwadze, zasadniczo nie zawierali Państwo odrębnych zapisów w tym zakresie z Kontrahentami, niemniej jednak w wybranych sytuacjach, w wyniku wzajemnego porozumienia z Kontrahentem i ograniczenia wątpliwości w tym zakresie, zdecydowali się Państwo na doprecyzowanie zapisów umownych. Doprecyzowanie to w praktyce wiąże się z określeniem, że moment otrzymania faktury ustrukturyzowanej, to moment przydzielenia jej numeru w KSeF.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, że przepis art. 89b ust. 1 ustawy wyraźnie wskazuje na obowiązek dokonania korekty odliczonej kwoty podatku w przypadku nieuregulowania należności w terminie 90 dni od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Z opisu sprawy wynika, że w umowach zawierają Państwo ustalenia, że termin płatności liczony jest od momentu wystawienia Faktury Zakupowej, bądź od daty jej otrzymania przez Państwa. Wskazali Państwo, że dla faktur ustrukturyzowanych doprecyzowali Państwo zapisy umowy, że momentem otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest moment przydzielenia jej numeru w KSeF. Państwa wątpliwości dotyczą faktur, które - wbrew obowiązkowi - zostaną wystawione poza KSeF.

W tym stanie rzeczy, w odniesieniu do Faktur Zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF, dla których termin płatności zgodnie z umową liczony jest od daty wystawienia faktury, termin 90 dni na dokonanie korekty odliczonego podatku naliczonego, o którym mowa w art. 89b ust. 1 ustawy należy liczyć od dnia upływu terminu płatności wyznaczonego datą jej wystawienia w innej formie, niż faktura ustrukturyzowana np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej.

Natomiast w odniesieniu do Faktur Zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF, dla których termin płatności zgodnie z umową liczony jest od daty ich doręczenia Państwu, termin 90 dni na dokonanie korekty odliczonego podatku naliczonego, o którym mowa w art. 89b ust. 1 ustawy należy liczyć od dnia upływu terminu płatności wyznaczonego datą jej faktycznego otrzymania przez Państwa poza KSeF.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Ponadto, interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.