ksef

Wizualizacja to nie pusta faktura KSeF

Fiskus zmienił zdanie. Teraz uważa, że wizualizacja faktury, np. wydruk w formacie PDF, może się różnić od dokumentu, który jest w KSeF. Ale nie wszystkie różnice są dozwolone

Na to, że wizualizacja (czyli obraz dokumentu) może być pustą fakturą, zanosiło się po wcześniejszych interpretacjach dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej – z 29 kwietnia 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG) i 30 kwietnia 2026 r. (0114 -KDIP1-1.4012.84.2026. 2.EW).

Dyrektor KIS nie zgodził się wtedy, aby na wizualizacji znalazły się dodatkowe dane, mimo że spółka, która planowała je zamieścić, jasno podkreślała: te dodatkowe elementy nie wpłyną na przedmiot, wartość ani charakter transakcji jako czynności opodatkowanej VAT. Wyjaśniła, że potrzeba ich dodania wynika z „uwarunkowań biznesowych”, w tym z potrzeby innej prezentacji. Planowała np., że zamiast nagłówka „opis pozycji” zamieści nagłówek „nazwa produktu”. Czasem – dodała – może być odwrotnie: faktura ustrukturyzowana będzie zawierać informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie będzie na wizualizacji PDF.

Problem sprowadzał się do tego, czy taka wizualizacja jest egzemplarzem tej samej faktury wystawionej w KSeF, czy jednak odrębną fakturą dokumentującą tę samą sprzedaż. Dyrektor KIS był zdania, że to drugie. Stwierdził, że nawet gdy wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, ale będzie się różnić od tej ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę.

Nie zgodził się więc na zmianę – na wizualizacji – nagłówka „opis pozycji” na nagłówek „nazwa produktu”. Doszedł też do wniosku, że wskazane przez spółkę różnice mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury. „Jeżeli w pliku XML wypełnione zostaną dane w elemencie «Rozliczenie», a nie zostaną one wskazane na wizualizacji, może to wprowadzić nabywcę w błąd co do ostatecznej kwoty do zapłaty za towar/usługę” – stwierdził. O stanowisku dyrektora KIS informowaliśmy w artykułach „Wizualizacja w PDF może być pustą fakturą” (DGP nr 92/2026) i „Wizualizacja faktury w KSeF może się stać pułapką podatkową” (DGP nr 96/2026).

Dla podatników przekaz był jasny: jeżeli wizualizacja PDF będzie się różnić od faktury w KSeF, będą musieli zapłacić dwukrotnie VAT – raz na podstawie faktury ustrukturyzowanej, drugi raz na podstawie odrębnej faktury wystawionej w PDF. Zgodnie bowiem z art. 108 ustawy o VAT ten, kto wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązany do jego zapłaty.

Fiskus zmienił zdanie

Profiskalne stanowisko dyrektora KIS spotkało się z krytyką. Doradcy podatkowi podkreślali, że nawet z Podręcznika KSeF 2.0 opracowanego przez Ministerstwo Finansów nie wynika, aby wizualizacja faktury musiała być wiernym odzwierciedleniem pliku XML.

Dyrektor KIS najwyraźniej zmienił zdanie, bo w interpretacji z 15 lipca 2026 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW) zgodził się, aby na wizualizacji faktury znalazły się dodatkowe informacje o charakterze technicznym, logistycznym oraz handlowym. Jeśli nie będą one miały wpływu na treść transakcji, to wystawca wizualizacji nie będzie musiał zapłacić VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy – potwierdził.

Dyrektor KIS przyznał, że na wizualizacji faktury mogą się znaleźć w szczególności następujące dodatkowe informacje:

• informacja o udzielonym rabacie handlowym,
• logotyp sprzedającego,
• kod klienta (wewnętrzny, unikalny numer nadany przez sprzedającego kontrahentowi w systemie ERP),
• informacja o kraju pochodzenia towarów zamieszczana przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,
• wewnętrzny numer zamówienia nadany w systemie wraz z datą wpływu zamówienia,
• informacja o warunkach dostawy zgodnie z formułą Incoterms (np. DAP, EXW, FCA),
• informacja o liczbie palet lub colis, na których zapakowany jest zafakturowany towar,
• dane o wadze brutto zafakturowanego towaru,
• dane dotyczące wysyłki towaru, w tym: nazwa firmy spedycyjnej oraz numer listu przewozowego albo numery rejestracyjne pojazdu, na który towar został załadowany (w przypadku transportu dedykowanego), krótka notatka umieszczona w dolnej części wizualizacji faktury o treści: „Ogólne warunki sprzedaży oraz szczegółowe informacje o produktach, ryzyku oraz producencie są dostępne na stronie naszego sklepu internetowego”.

OPINIA

KIS nie zgadza się na każdą różnicę

Wdalszym ciągu zdaniem dyrektora KIS wizualizacja musi zawierać wszystkie dane, które zostały ujęte w fakturze przesłanej do KSeF, i to – jak wynika z najnowszej interpretacji – niezależnie od tego, czy dotyczą one elementów obowiązkowych faktury, czy danych fakultatywnych. Jeśli więc w XML nie zamieszczę np. swojego numeru dostawcy w systemie kontrahenta, a w wizualizacji ten numer podam, to wszystko jest OK. Jeśli natomiast postąpię odwrotnie – podam ten numer w e-fakturze, ale nie uwzględnię go w wizualizacji – to taka wizualizacja może nadal zostać uznana za pustą fakturę w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT. Mimo że informacja ta jest całkowicie nieistotna z perspektywy klarowności transakcji i jej właściwego rozliczenia, wszystkie kluczowe dla transakcji dane (obowiązkowe elementy faktury) są na fakturze i wizualizacji dokładnie takie same, oba dokumenty dotyczą jednej i tej samej transakcji, a wizualizacja zawiera wymagany kod (lub kody) QR.

To niedopuszczalne

Ważne jest – jak podkreślił dyrektor KIS – aby wydruk odzwierciedlał wszystkie informacje zawarte w pliku XML. „Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Wizualizacja powinna także zawierać te elementy, które zawierałyby faktury wystawione przy użyciu KSeF, tj. dane na wizualizacji faktury powinny odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w systemie w KSeF w pliku XML” – wyjaśnił.

Ponadto – dodał – „wizualizacja e-faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. Takie działanie mogłoby wprowadzić w błąd co do przedmiotu transakcji” – podkreślił organ. ©℗

O planowanych zmianach w KSeF czytaj na s. B3

Katarzyna Jędrzejewska

Dziennikarka, redaktor i kierownik działu Podatki w Dzienniku Gazecie Prawnej