Jak rozliczyć refundację okularów dla pracownika

PROBLEM

Proszę o wyjaśnienie zasad rozliczenia refundacji okularów dla pracownika. Pracownik przedstawi fakturę za zakup okularów np. 500 zł, pracodawca refunduje 150 zł (do wysokości 150 zł). Jak zaksięgować refundację okularów w KPiR? Czy kwota refundacji 150 zł stanowi koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości dla pracodawcy? Czy od refundacji należy naliczyć podatek dochodowy oraz składki ZUS dla pracownika? Jeżeli pracownik posiada skierowanie od lekarza medycyny pracy oraz zalecenie stosowania okularów do pracy przy monitorze, czy refundacja korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego i składek ZUS? Czy od faktury za okulary można odliczyć podatek VAT, czy też refundacja 150 zł stanowi koszt w kwocie brutto ujmowanej w KPiR? Czy refundację można wypłacić razem z wynagrodzeniem i wykazać na liście płac, czy powinna zostać rozliczona w inny sposób? Na jakie dodatkowe aspekty należy zwrócić uwagę przy księgowaniu i wypłacie refundacji okularów (np. wymagana dokumentacja, ewidencja, limity, zapisy w regulaminie - nie ma regulaminu pracy czy trzeba posiadać regulamin do wypłaty refundacji)?

RADA

Kwota refundacji w wysokości 150 zł stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości, jeżeli obowiązek dokonania takiej wypłaty wynika z przepisów BHP.

UZASADNIENIE

Refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych dokonywana na rzecz pracownika stanowi dla pracodawcy wydatek związany z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W sytuacji, gdy faktura za zakup okularów została wystawiona na pracownika, a pracodawca dokonuje jedynie zwrotu części kosztów do ustalonego limitu, podstawą ujęcia wydatku w PKPiR jest decyzja pracodawcy o przyznaniu refundacji wydana na podstawie pisemnego wniosku pracownika, do którego dołączono kopię faktury.

Zapis w PKPiR powinien zostać dokonany w kolumnie 15 („Pozostałe wydatki”). Kwota refundacji (w opisanym przypadku 150 zł) jest ujmowana w wysokości faktycznie wypłaconej pracownikowi.

Kwota refundacji w wysokości 150 zł stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości, jeżeli obowiązek dokonania takiej wypłaty wynika z przepisów BHP. Wydatek ten jest bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, ponieważ umożliwia pracownikowi wykonywanie obowiązków zgodnie z prawem i ogranicza ryzyka zdrowotne. Zgodnie z utrwaloną praktyką organów podatkowych świadczenia BHP, do których zapewnienia pracodawca jest zobligowany na podstawie przepisów ustawy z 26 czerwca 1074 r. - Kodeks pracy są uznawane za koszty podatkowe.

W przypadku spełnienia warunków ustawowych refundacja okularów nie stanowi dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych ani podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 16 lipca 2015 r. (sygn. IPTPB1/4511-292/15-4/MH), refundacja ta korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT jako świadczenie rzeczowe lub ekwiwalent przysługujący na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Warunkiem niezbędnym jest jednak posiadanie przez pracownika aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy stwierdzającego potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy monitorze ekranowym.

Pracodawca co do zasady nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z faktury dokumentującej zakup okularów przez pracownika, nawet jeśli faktura ta byłaby wystawiona na firmę. Wynika to z faktu, że okulary mają charakter osobisty, a ich nabywcą i użytkownikiem jest pracownik, co uniemożliwia wykazanie bezpośredniego związku z czynnościami opodatkowanymi pracodawcy w rozumieniu ustawy o VAT.

W konsekwencji, kwota refundacji (150 zł) jest dla pracodawcy kosztem w kwocie brutto i w takiej wysokości podlega wpisowi do PKPiR.

Refundacja może zostać wypłacona pracownikowi razem z wynagrodzeniem za pracę i wykazana na liście płac jako składnik nieopodatkowany i nieoskładkowany. Dopuszczalna jest również wypłata w innym terminie, bezpośrednio po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku pracownika, gotówką lub przelewem na wskazany rachunek bankowy. Kluczowe jest, aby z ewidencji wynikało, że jest to zwrot kosztów z tytułu zakupionych przez pracownika okularów, a nie dodatkowe wynagrodzenie za pracę.

Do wypłaty dofinansowania niezbędne będą:

• skierowanie na badania profilaktyczne z zaznaczeniem pracy przy monitorze,
• orzeczenie lekarza medycyny pracy potwierdzające konieczność stosowania okularów podczas pracy przy monitorze,
• wniosek pracownika o refundację,
• faktura imienna wystawiona np. na pracownika.

Refundacja przysługuje wyłącznie osobom użytkującym monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Jeżeli u danego pracodawcy nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy (zatrudnienie poniżej 50 pracowników), zasady refundacji powinny zostać określone w innym akcie wewnątrzzakładowym, np. w zarządzeniu pracodawcy. Dokument ten powinien definiować kwotę dofinansowania, częstotliwość (np. raz na 2 lata) oraz szczegółową procedurę składania wniosków. Kwota dofinansowania powinna być ustalona na poziomie „realnym”, umożliwiającym zakup okularów o standardowych parametrach. Zbyt niska kwota (np. 50 zł) może zostać uznana przez PIP za niewypełnienie obowiązku zapewnienia środków wynikających z przepisów BHP.

Powołana interpretacja:

interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 16 lipca 2015 r., sygn. IPTPB1/4511-292/15-4/MH.

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomista, specjalista w zakresie kadr i płac oraz ubezpieczeń