Obieg dokumentacji w urzędzie
Przez urzędy gmin, powiatów i województw przepływa duża liczba zarówno informacji dotyczących organu administracji, jak i petentów załatwiających w urzędach różnego rodzaju sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień w indywidualnych sprawach obywateli zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, a szczególnie od właściwego obiegu dokumentów.
Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest ważna dla zapewnienia właściwego i szybkiego załatwienia sprawy, co świadczy o sprawnym funkcjonowaniu urzędu. Aby proces ten mógł przebiegać szybko i sprawnie, konieczne jest ustalenie zasad obiegu dokumentów w urzędzie.
Systemy kancelaryjne
Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych - określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.
Typowe systemy kancelaryjne:
● system dziennikowy,
● system bezdziennikowy,
System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji w danym roku kalendarzowym:
w sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono),
w po zarejestrowaniu przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,
w pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),
POTRZEBUJESZ POMOCY?