Dokumentacja kadrowa w oświacie

Magdalena Kasprzak

Wstęp

Prawidłowa organizacja pracy w oświacie jest jednym z podstawowych obowiązków dyrektorów. Poza właściwym stosowaniem przepisów kształtujących stosunek pracy pracowników oświaty, niezwykle istotne jest jego prawidłowe dokumentowanie. Do obowiązków pracodawcy - zgodnie z przepisami ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, należy m.in. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Szczegółowe zasady prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników określone zostały w przepisach szczególnych.

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Akta osobowe pracowników składają się z trzech części i obejmują:

● dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

● dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

● dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Akta osobowe, podobnie jak i pozostała dokumentacja pracownicza, powinny być odpowiednio zabezpieczone. Oznacza to, że dokumenty pracownicze nie mogą znajdować się w miejscu dostępnym dla osób nieupoważnionych oraz muszą być odpowiednio chronione przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Na podstawie przepisów tego rozporządzenia, dokumentacja powinna mieć postać fizyczną, a nie elektroniczną. W przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej powinien jej towarzyszyć wydruk.

W Poradniku zostały dokładnie omówione dokumenty związane ze stosunkiem pracy - od zatrudnienia do zwolnienia - które powinny znaleźć się w aktach osobowych pracowników oraz jaką powinny one przyjąć formę. Dodatkowo Poradnik wskazuje, jakie różnice występują w omawianym zakresie między poszczególnymi grupami zawodowymi zatrudnionymi w szkole - pracownikami pedagogicznymi oraz osobami niebędącymi nauczycielami.