Wdrożenie systemu EZD w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim

Determinacja, zaangażowanie, solidność, kreatywność, a często upór pracowników przyczyniły się do stworzenia doskonałego narzędzia pozwalającego na intuicyjne, a przede wszystkim zgodne z prawem zarządzanie dokumentacją wyłącznie w postaci elektronicznej. Wypracowanie i przetestowanie istotnych rozwiązań, konsultowanych podczas pilotażowego 2010 roku z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji (dalej: MSWiA) i Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych, pozwoliło na stworzenie procedur wewnętrznych, stanowiących dobre praktyki, które uwzględnione zostały w nowej "elektronicznej" instrukcji kancelaryjnej.

Rok 2006 - wdrożenie systemu elektronicznego

Początki prac z elektronicznym dokumentem miały miejsce w urzędzie w 2006 roku. Na pierwszym etapie wdrożeń wyposażone zostały w nazywany wówczas system "Elektronicznego Obiegu Dokumentów" punkty kancelaryjne, w tym kancelaria ogólna urzędu oraz wszystkie sekretariaty, gdzie rejestrowane były przesyłki wpływające. Następnym krokiem, mającym na celu "oswojenie", a przede wszystkim wypracowanie dobrych rozwiązań w postępowaniu z dokumentem elektronicznym, było dublowanie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz ich dokumentowanie w systemie przez wszystkich pracowników. Podwójne prowadzenie akt spraw, wprawdzie wymagające od pracowników urzędu dodatkowego nakładu pracy, pozwoliło jednak na zidentyfikowanie barier i ograniczeń uniemożliwiających pełną elektronizację procedur w postępowaniu administracyjnym. Ponadto wcześniejsze wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) spowodowało optymalizację procesów komunikacyjnych i informacyjnych pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu oraz skuteczną kontrolę nad wykonaniem zadań. Wdrożeniu towarzyszyły szkolenia kadry (dalej: PUW) z prawidłowego zastosowania funkcji systemu.