Co powinien zawierać wniosek dotyczący zwolnienia pracownika do czynności doraźnej

Jestem kadrową w dużym przedsiębiorstwie. Jeden z pracowników pełniący funkcję przewodniczącego zakładowej organizacji związkowej często korzysta ze zwolnień od pracy na wykonywanie czynności doraźnych. Dotychczas było tak, że pracownik ten tylko ustnie informował mnie o tym, że wychodzi z pracy w związku z taką sprawą. Nowy dyrektor żąda jednak pisemnego wniosku dotyczącego zwolnienia z powodu czynności doraźnej. Co powinien zawierać taki wniosek?