Czy można żądać od pracownika złożenia oświadczenia o zmianie nazwiska
Chcemy zatrudnić księgową, której świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy są wystawione na inne nazwisko. Nie jest to jej nazwisko panieńskie, które ma wpisane w dowodzie. Czy powinniśmy w takiej sytuacji mieć w aktach osobowych jakiś dokument potwierdzający zmianę nazwiska, z którego wynikałoby, że te świadectwa są jej?
PROBLEM
RADA
Mogą Państwo zażądać od księgowej dostarczenia dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska i umieścić go w jej aktach osobowych. Taki dokument nie jest jednak obowiązkowy i w zakresie zmiany nazwiska można oprzeć się wyłącznie na oświadczeniu kandydatki do pracy.
UZASADNIENIE
Pracodawca zamierzający zatrudnić pracownika może żądać od niego wypełnionego kwestionariusza osobowego, w którym osoba ubiegająca się o zatrudnienie wskazuje m.in. poprzednie okresy swojego zatrudnienia. Od decyzji pracodawcy zależy, czy takie oświadczenie przyszłego pracownika w tym zakresie będzie dla niego wystarczające, czy będzie wymagał od niego potwierdzenia tych okresów odpowiednimi dokumentami. Dlatego pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie przedstawienia świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia.
Ponieważ świadectwa pracy przedstawione przez pracownicę są wystawione na inne nazwisko niż to, które posiada obecnie, jak również to, którego używała w stanie panieńskim, to do Państwa decyzji będzie należało, czy złożone przez nią oświadczenie o poprzednich okresach zatrudnienia jest wystarczające i czy dokumenty, jakie przedstawiła w celu ich udowodnienia, uznają Państwo za wiarygodne.
WAŻNE!
Pracodawca może zażądać od pracownicy przedstawienia dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska lub innego dokumentu wyjaśniającego występowanie innego niż obecne nazwiska na składanych przez nią świadectwach pracy.
Jeżeli Państwa pracownica zmieniała w przeszłości nazwisko, to musi posiadać w tym zakresie decyzję administracyjną kierownika urzędu stanu cywilnego właściwego ze względu na miejsce jej stałego pobytu, a w przypadku braku takiego miejsca decyzję kierownika urzędu stanu cywilnego właściwego ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego. Jeżeli taki dokument otrzymają Państwo od pracownicy, to można go zamieścić w jej aktach osobowych w części A.
Przepisy prawa pracy wyraźnie wskazują, wyłącznie jakich dokumentów pracodawca może żądać od pracownika ubiegającego się o zatrudnienie. Mimo że wśród tego katalogu nie ma dokumentów potwierdzających zmianę danych osobowych, jak np. nazwisko, to jednak nie ulega wątpliwości, że mają Państwo prawo w przedstawionej sytuacji żądać takiego potwierdzenia. Niedostarczenie go przez pracownicę może skutkować niezaliczeniem do jej stażu pracy okresów pracy wykazanych w tych świadectwach pracy.
Umieszczenie tych dokumentów w aktach osobowych pracownika nie jest obowiązkowe i również zależy do Państwa decyzji. Zaliczenie do stażu pracy poprzednich okresów zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, nie musi następować jedynie na podstawie świadectw pracy. Takiego zaliczenia można dokonać także wyłącznie na podstawie oświadczenia pracownika w tym zakresie.
l art. 221 § 2 Kodeksu pracy,
l art. 8 ustawy z 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (DzU z 2005 r. nr 233, poz. 1992 ze zm.),
l § 1 ust. 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Aleksander P. Kuźniar
specjalista w zakresie prawa pracy
POTRZEBUJESZ POMOCY?