Korekty faktur ustrukturyzowanych oraz faktur offline

Od 1 lutego 2026 r. do wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz faktur w trybach offline stosujemy strukturę logiczną FA(3). W opracowaniu przedstawiamy proces korygowania takich faktur wystawianych w formie elektronicznej przy zastosowaniu struktury logicznej FA(3).

1. Obowiązek wystawienia faktury korygującej – zasada ogólna

Obowiązek wystawienia faktury korygującej powstaje, gdy po wystawieniu pierwotnej faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na jej treść lub zawiera ona błędy i konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Wystawia się je w celu doprowadzenia faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości i udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 9 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1178.2025.1.AJB).

Fakturę korygującą może wystawić jedynie podatnik, który wystawił fakturę pierwotną (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 listopada 2025 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.654.2025.2.MR).

2. Kiedy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą

Z art. 106j ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) wynika, że podatnik wystawia fakturę korygującą, w przypadku gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Jeżeli zatem podatnik wystawił fakturę (w tym fakturę ustrukturyzowaną albo fakturę offline), po czym miały miejsce zdarzenia, o których mowa w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, to podatnik jest zobowiązany do jej skorygowania przez dokonanie korekty (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 listopada 2025 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.654.2025.2.MR).

Podkreślić należy, że prawo do wystawienia faktury korygującej jest uzależnione od ściśle wskazanych w ustawie o VAT sytuacji. Ustawodawca nie pozostawił podatnikowi swobody w tym zakresie. Uzależnił prawo do skorygowania pierwotnie wystawionych faktur od wystąpienia określonych zdarzeń (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1 grudnia 2025 r., 0112-KDIL1-3.4012.711.2025.2.KK).

3. W jakich sytuacjach podatnik może wystawić korektę faktury obniżającą podstawę opodatkowania VAT

Podstawę opodatkowania obniża się o (art. 29a ust. 10 pkt 1–3 ustawy o VAT):

1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,

2) wartość zwróconych towarów i opakowań,

3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło,

4) wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, które były wcześniej doliczone do podstawy opodatkowania VAT jako element ceny.

Każda z tych pozycji stanowi odrębną podstawę zmniejszenia podstawy opodatkowania (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 31 stycznia 2023 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.574.2022.2.HW).

Premia pieniężna. Wypłata kontrahentowi bonusu warunkowego (tzw. premii pieniężnej) z tytułu osiągnięcia określonej wielkości sprzedaży lub terminowości regulowania należności stanowi rabat zmniejszający podstawę opodatkowania i powinna być udokumentowana fakturą korygującą (zob. uchwała NSA z 25 czerwca 2012 r., sygn. akt I FPS 2/12; interpretacja ogólna Ministra Finansów z 27 listopada 2012 r., sygn. PT3/033/10/423/AEW/12/PT-618; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 grudnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.576.2023.1.MC; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 25 kwietnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.227.2025.1.IK).

Zwrot towarów. Podstawą do obniżenia podstawy opodatkowania i wystawienia faktury korygującej jest także zwrot towarów. Należy jednak podkreślić, że dopiero po faktycznym zwrocie towaru możliwe jest wystawienie faktury korygującej (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 7 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.624.2025.1.AK).

Kaucja. Ustawa o VAT zawiera szczególne regulacje dotyczące:

• obrotu opakowaniami kaucjonowanymi „zwykłymi” (zob. art. 29a ust. 11, ust. 12, art. 106i ust. 5 ustawy o VAT) oraz
• kaucji pobieranej za opakowanie objęte systemem kaucyjnym (zob. art. 2 pkt 49a – pkt 52, art. 17b, art. 29a ust. 11a, ust. 12c, ust. 12d, art. 109 ust. 11ia, ust. 11ib, art. 145ka ustawy o VAT).

Ograniczmy się tutaj do wskazania, że wynikający z art. 29a ust. 12c ustawy o VAT obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania na ostatni dzień roku o różnicę w wartości kaucji nie spowoduje obowiązku wystawienia faktury korygującej (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28 października 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.597.2025.2.ICZ).

Z kolei, jak wynika z objaśnień podatkowych Ministerstwa Finansów z 29 sierpnia 2025 r. w zakresie zasad rozliczania na gruncie podatku od towarów i usług transakcji związanych z systemem kaucyjnym w rozumieniu art. 8 pkt 13a ustawy z 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi:

Zwrot zaliczki. Należy pamiętać, że obowiązek korekty faktury zaliczkowej wywołuje zwrot zaliczki podlegającej opodatkowaniu, ale wyłącznie faktyczny zwrot zaliczki klientowi. Jeżeli po wystawieniu faktury zaliczkowej nie dojdzie do zwrotu zaliczki, to nie ma podstaw do wystawienia faktury korygującej (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 16 lutego 2026 r., sygn.0111-KDIB3-1.4012.953.2025.2.MG).

Pomyłki. Podstawą do wystawienia faktury są również pomyłki w stawce podatku, kwocie podatku, kwocie netto lub brutto (zarówno „in minus”, jak i „in plus”) oraz w jakiekolwiek innej pozycji faktury (np. w imieniu i nazwisku lub nazwie sprzedawcy lub nabywcy, adresie sprzedawcy lub nabywcy, nazwie towaru lub usługi).

4. Jak skorygować błąd w danych sprzedawcy lub nabywcy

W przypadku konieczności korekty danych sprzedawcy lub nabywcy ważnymi elementami są sekcje Podmiot1K oraz Podmiot2K.

W sekcji Podmiot1K podaje się dane identyfikacyjne i adresowe sprzedawcy, jeśli uległy one zmianie choćby częściowo w stosunku do danych zawartych na fakturze pierwotnej.

W takim przypadku w Podmiot1K należy podać pełne dane sprzedawcy występujące na fakturze korygowanej (pierwotnej). Poprawne dane (po korekcie) należy umieścić natomiast w części Podmiot1 faktury korygującej.

Podmiot1K nie dotyczy przypadku korekty błędnego NIP występującego na fakturze pierwotnej – wówczas wymagana jest korekta faktury do wartości zerowych. Do wystawienia faktury z błędnym NIP może dojść wyłącznie w przypadku, gdy wystawca faktury posiadał uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu różnych podatników (tzn. posiadał uprawnienia do kilku kontekstów) i wystawił ją w kontekście podatnika, do którego posiadał uprawnienia, ale który faktycznie nie dokonał danej sprzedaży (sprzedaży dokonał inny podatnik, do którego posiada uprawnienia).

W przypadku korekty danych nabywcy występującego jako Podmiot2 w sekcji Podmiot2K podaje się dane identyfikacyjne i adresowe nabywcy. Należy podać pełne dane tego podmiotu występujące na fakturze korygowanej (pierwotnej). Korekcie nie podlegają błędne numery identyfikujące nabywcę. W przypadku korygowania pozostałych danych nabywcy wskazany numer identyfikacyjny powinien być tożsamy z numerem w części Podmiot2 faktury korygującej.

W Krajowym Systemie e-Faktur (dalej jako KSeF lub system) przewidziano możliwość podawania na fakturze danych więcej niż jednego nabywcy. Sekcja Podmiot2K może pojawić się wielokrotnie, m.in. w celu podania danych wielu nabywców występujących na fakturze pierwotnej.

Istotna jest możliwość powiązania danych nabywcy, po korekcie występujących w części Podmiot2, z danymi w stanie przed korektą w sekcjach Podmiot2K. W tym celu wprowadzono pole „IDNabywcy”. Jest to unikalny klucz powiązania danych nabywcy, stosowany na potrzeby wystawienia danej faktury korygującej. Pole występuje wyłącznie na fakturach korygujących, w których ulegają zmianie dane nabywcy (wypełniona sekcja Podmiot2K). Jest to dowolny unikalny ciąg znaków (maksymalnie 32 znaki).

Jeżeli chodzi o korektę danych nabywcy, to praktyka organów podatkowych wskazuje, że w przypadku:

• wystawienia faktury pomyłkowo na całkowicie innego nabywcę,
• pomyłki w numerze NIP nabywcy (tj. element Podmiot2),

– należy fakturę skorygować „do zera” i wystawić fakturę z prawidłowymi danymi – zob. „Podręcznik KSeF 2.0 część II” oraz broszurę informacyjną dotyczącą struktury logicznej FA(3).

Korygowanie pierwotnie wystawionej faktury sprzedaży z powodu wskazania na niej błędnych lub niepełnych danych faktycznego odbiorcy towarów i usług wskazanego jako Podmiot3 powinno nastąpić przez wystawienie faktury korygującej błędne lub niepełne dane. Nie trzeba jej korygować do zera i wystawiać nowej faktury. Takie stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji zmieniającej z 13 kwietnia 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM).

5. Czy można skorygować fakturę „do zera” z powodu braku realizacji dostawy

Organy podatkowe akceptują możliwość skorygowania „do zera” faktury w drodze wystawienia faktury korygującej, w sytuacji gdy dostawa towaru lub usługi nie została zrealizowana (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3 grudnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.771.2021.1.IK).

Nie jest natomiast możliwa korekta „do zera” faktury dokumentującej faktyczną dostawę (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 11 grudnia 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.919.2025.2.AM). W tym przypadku należy wystawić fakturę korygującą z poprawnymi danymi (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 października 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.558.2025.2.IK).

6. Kiedy należy wystawić fakturę korygującą z powodu błędów w załączniku

W przypadku gdy faktury ustrukturyzowane lub faktury wystawione w trybie offline (faktura offline24, faktura offline niedostępność KSeF, faktura awaryjna) dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, lub cen jednostkowych netto, podatnik może wystawiać i przesyłać do KSeF faktury ustrukturyzowane lub faktury offline z załącznikiem będącym integralną częścią faktury, zawierającym wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi; zwane dalej: fakturami z załącznikiem, na zasadach określonych w art. 106gba ustawy o VAT oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Załącznik jest częścią pliku XML faktury. Stanowi więc jej integralną część. Do KSeF nie są przesyłane załączniki w postaci osobnych plików (np. w formatach .jpg lub .pdf).

W interesującym nas zakresie należy wskazać, że wystawienie faktury korygującej jest wymagane w przypadku:

• błędów w załączniku,
• konieczności uzupełnienia faktury o załącznik (jeśli podatnik pomyli się lub zapomni wypełnić element Zalacznik w strukturze FA danej faktury, musi wystawić fakturę korygującą i w ramach korekty wypełnić m.in. węzeł Zalacznik, którego pierwotnie nie uwzględnił).

Jeżeli podatnikowi odebrano możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, to aby wystawić fakturę korygującą, musi ponownie zgłosić zamiar wystawiania faktur z załącznikiem do Szefa KAS i uzyskać potwierdzenie tej możliwości.

7. Jaka jest obowiązkowa forma faktury korygującej

Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną można wystawić wyłącznie w postaci (zob. art. 106j ust. 4 ustawy o VAT):

• faktury ustrukturyzowanej albo
• faktury offline24.

Korekty faktury offline (wszystkich typów faktur wystawionych w ten sposób) można dokonać dopiero po przydzieleniu fakturze korygowanej (fakturze offline) numeru identyfikującego w KSeF (zob. art. 106nda ust. 12, art. 106nf ust. 12, art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT).

Fakturę korygującą fakturę offline24 można alternatywnie wystawić w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury w trybie offline24 (zob. „Podręcznik KSeF 2.0 część III”).

Ministerstwo Finansów przyjmuje, że fakturę korygującą można wystawić również w:

• trybie offline – niedostępność KSeF lub
• trybie awaryjnym

(zob. „Podręcznik KSeF 2.0 część III”).

W obu przypadkach można to zrobić dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.

8. Cechy charakterystyczne faktury korygującej w FA(3)

Faktura korygująca powinna zawierać (art. 106j ust. 2 ustawy o VAT):

1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

2) numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w KSeF;

3) informacje zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca, czyli:

a) dane określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 ustawy o VAT,

b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

4) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

5) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 4 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca może zawierać oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” (zob. art. 106j ust. 2a pkt 1 ustawy o VAT). W przypadku faktur korygujących w postaci ustrukturyzowanej lub faktur offline wyrazy te nie są niezbędne, gdyż wzór struktury FA(3) wymaga wskazania rodzaju faktury. Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej FA(3) wymaga wskazania:

• „KOR” – w przypadku faktury korygującej, także w przypadku wystawienia faktury korygującej do faktury uproszczonej;
• „KOR_ZAL” – w przypadku faktury korygującej fakturę zaliczkową:

– dokumentującą otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz

– w związku z art. 106f ust. 4 ustawy o VAT (chodzi tu o przypadek, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę);

• „KOR_ROZ” – w przypadku faktury korygującej fakturę rozliczeniową wystawioną w związku z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT. Taką fakturę wystawia się po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, jeżeli wcześniejsza faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty przed dostawą towaru (wykonaniem usługi) nie obejmowała całej zapłaty.

Faktura korygująca może zawierać przyczynę korekty (zob. art. 106j ust. 2a pkt 2 ustawy o VAT). Jej wskazanie nie jest obowiązkowe także w przypadku faktur korygujących wystawianych w KSeF.

Wystawiając fakturę korygującą, warto zwrócić uwagę na pola struktury FA(3), charakterystyczne dla tego typu dokumentów. Należą do nich w szczególności pola:

• RodzajFaktury:

– „KOR” – oznaczenie wskazywane, jeżeli wystawiana jest faktura korygująca do faktury podstawowej lub uproszczonej,

– „KOR_ZAL” – oznaczenie wskazywane, jeśli wystawiana jest faktura korygująca do faktury zaliczkowej,

– „KOR_ROZ” – oznaczenie wskazywane w przypadku faktury korygującej do faktury rozliczającej;

• PrzyczynaKorekty, które pozwala na opisanie przyczyny wystawienia faktury korygującej (obecnie podawanie przyczyny korekty nie jest obowiązkowe);
• TypKorekty, w którym można podać typ skutku korekty w ewidencji VAT. Jest to pole nieobowiązkowe i może przyjmować jedną z trzech wartości:

– „1” – korekta skutkująca w dacie ujęcia faktury pierwotnej,

– „2” – korekta skutkująca w dacie wystawienia faktury korygującej,

– „3” – korekta skutkująca w dacie innej, w tym, gdy dla różnych pozycji faktury korygującej daty te są różne;

• NrFaKorygowany, w którym podaje się poprawny numer faktury korygowanej, w przypadku gdy przyczyną korekty jest błędny numer faktury korygowanej. Pole wypełniane jest w szczególnym przypadku, jeśli przyczyną korekty jest nadanie przez podatnika fakturze pierwotnej błędnego numeru (w takim przypadku błędny numer faktury podaje się na fakturze korygującej w polu NrFaKorygowanej);
• DaneFaKorygowanej – zawiera dane dotyczące faktury korygowanej (faktur korygowanych), m.in. numer faktury, numer KSeF faktury, datę wystawienia. Element ten może wystąpić wielokrotnie (do 50 000 razy), ponieważ jedną fakturą korygującą można korygować wiele faktur pierwotnych (tzw. korekty zbiorcze);
• P_15ZK – które można wypełnić w przypadku:

– korekt faktur zaliczkowych (pole zawiera kwotę zapłaty przed korektą),

– korekt faktur rozliczających (pole zawiera kwotę pozostałą do zapłaty przed korektą);

• KursWalutyZK, czyli kurs waluty stosowany do wyliczenia kwoty podatku w przypadkach, o których mowa w dziale VI ustawy o VAT przed korektą. Pole dedykowane jest dla faktur korygujących faktury zaliczkowe, wystawianych w walucie obcej (w przypadku korekt faktur podstawowych i rozliczających kursy walut przed korektą mogą być podawane na wierszach dotyczących stanu przed korektą).

9. Jak prezentować „różnice” w fakturach korygujących

Jeżeli faktura korygująca wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – powinna zawierać odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej (zob. art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT).

W fakturach korygujących kwoty zawarte w polach – w zależności od stawki VAT – P_13_1, P_14_1, P_14_1W; P_13_2, P_14_2, P_14_2W (itd.), P_15, czyli tzw. podsumowanie faktury obejmujące kwoty podstaw opodatkowania i podatku w podziale na stawki oraz kwotę należności ogółem, wypełniane są przez różnicę w stosunku do kwoty zawartej na fakturze pierwotnej.

Jest to ogólna zasada obowiązująca we wszystkich typach faktur korygujących. Może też dotyczyć np. korekty błędnie zafakturowanej wysokości otrzymanej zaliczki.

10. Procedura korekty w przypadku konieczności wystawienia kilku faktur korygujących do jednej faktury pierwotnej

Może zdarzyć się sytuacja, że podatnik wystawił fakturę pierwotną, następnie wystawił do niej fakturę korygującą podstawę opodatkowania i kwotę podatku, a po pewnym czasie kolejną fakturę korygującą podstawę opodatkowania i kwotę podatku. W przypadku wystawiania kolejnych faktur korygujących do faktury pierwotnej, skutkujących zmianą wartości podstawy opodatkowania i podatku, w sytuacji gdy wcześniejsza korekta już na te wartości wpływała, należy odnosić się zawsze do wartości uwzględniających wcześniej wystawioną fakturę korygującą. W sekcji DaneFaKorygowanej należy podać natomiast dane (m.in. numer KSeF, jeśli faktura pierwotna była wystawiona w KSeF, datę wystawienia) faktury pierwotnej. Na fakturze korygującej nie jest konieczne podawanie danych (numerów, dat wystawienia) wcześniej wystawionych faktur korygujących.

11. Dopuszczalne metody korygowania wierszy (pozycji) faktury

W przypadku korygowania danych kwotowych zawartych w poszczególnych pozycjach (wierszach) faktury, względnie pozycji (wierszy) zamówienia faktury zaliczkowej, mogą być stosowane trzy metody:

1) korygowanie przez różnicę

W takim przypadku jednemu wierszowi faktury korygowanej odpowiada jeden wiersz na fakturze korygującej. Kwota wynikająca z takiego wiersza jest kwotą różnicy w stosunku do wartości zawartej na fakturze pierwotnej. Przykładem takiego sposobu korygowania jest całkowity zwrot towaru, gdzie ujemna wartość wiersza zeruje wartość wykazaną na fakturze pierwotnej.

2) korygowanie z wykorzystaniem znacznika StanPrzed

Metoda ta umożliwia czytelną prezentację danych dla każdego przypadku korekty. Zalecana jest szczególnie w przypadku całkowitej zmiany stawki VAT lub zmiany kursów walut.

W takim przypadku jednemu wierszowi faktury korygowanej odpowiadają dwa wiersze faktury korygującej. Pierwszy z wierszy zawiera dane w stanie przed korektą i opatrywany jest znacznikiem StanPrzed. Jest to osobne pole w wierszu przyjmujące w takim przypadku wartość „1”. Drugi z wierszy zawiera prawidłowe dane po korekcie.

Na potrzeby obliczania kwot podsumowania wartość wiersza oznaczonego znacznikiem StanPrzed przyjmuje znak przeciwny (dodatnie wartości „stanu przed” są traktowane jako ujemne). Wiersze dla „stanu przed” i „stanu po” posiadają odrębną numerację.

3) korygowanie poprzez storna

To metoda podobna do metody wykorzystującej znacznik StanPrzed, ale zamiast jego stosowania wiersz odnoszący się do stanu przed korektą prezentowany jest ze znakiem przeciwnym. Wiersz faktury pierwotnej (o wartości dodatniej) prezentowany jest na fakturze korygującej z wartością ujemną. W celu jej uzyskania prezentuje się ujemną ilość lub ujemną cenę jednostkową.

Wystawiając fakturę korygującą, podatnik może również wykorzystać pole „UU_ID” – uniwersalny unikalny numer wiersza faktury. Funkcjonalność tego pola umożliwia jednoznaczne powiązanie wiersza faktury korygującej z wierszem faktury korygowanej, pod warunkiem że numer ten nadawany jest wierszowi już na fakturze pierwotnej. Wykorzystanie tego pola umożliwia łatwe korygowanie np. błędu w nazwie towaru, zawartej na fakturze korygowanej, poprzez podanie w wierszu faktury korygującej m.in. tego numeru. Niezbędne jest zapewnienie unikalności numeru wiersza w ramach wszystkich faktur danego podatnika lub wszystkich faktur danego podatnika w danym systemie do fakturowania. Wykorzystanie tej funkcjonalności jest dobrowolne.

12. Zalecenia w przypadku wystawiania korekty faktur zaliczkowych i faktur rozliczających

W przypadku faktur korygujących faktury zaliczkowe i faktur korygujących faktury rozliczające, nawet jeśli korekta nie dotyczy wartości zamówienia i jednocześnie zmienia wysokość podstawy opodatkowania lub podatku, zaleca się wprowadzenie zapisu według stanu przed korektą i zapisu w stanie po korekcie – w części Zamowienie (w przypadku faktury korygującej fakturę zaliczkową) lub w części FaWiersz (w przypadku faktury korygującej fakturę rozliczającą) – w celu potwierdzenia braku zmiany wartości danej pozycji faktury. Dotyczy to np. sytuacji, gdy przyczyną korekty jest błędnie zafakturowana wartość zaliczki, mimo braku zmiany poszczególnych pozycji zamówienia. W polu P_15 należy wówczas wskazać kwotę różnicy wartości zaliczki w stosunku do faktury pierwotnej.

W fakturach zaliczkowych występuje pole WartoscZamowienia (wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku). Powinna ona odpowiadać sumie wartości brutto poszczególnych wierszy zamówienia. Jeśli faktura korygująca dotyczy korekty wartości zamówienia, pole to powinno zawierać prawidłową wartość zamówienia w stanie po korekcie, zatem powinno odpowiadać sumie wartości brutto poszczególnych wierszy zamówienia w stanie po korekcie.

13. Jak wystawiać zbiorczą fakturę korygującą do faktur wystawionych w KSeF i poza KSeF

Struktura FA(3) zawiera m.in. element DaneFaKorygowanej. Dzięki budowie tego elementu możliwe jest wystawienie w KSeF zbiorczej faktury korygującej (np. w przypadku udzielenia rabatu do wszystkich dostaw w danym okresie), odnoszącej się jednocześnie do faktur pierwotnych wystawionych poza KSeF oraz faktur pierwotnych wystawionych przy użyciu KSeF. Wówczas element DaneFaKorygowanej jest wypełniany tyle razy, ile faktur pierwotnych jest korygowanych.

Schemat. Element DaneFaKorygowanej w strukturze logicznej FA(3)

Element DaneFaKorygowanej składa się z:

• pola DataWystFaKorygowanej – data wystawienia faktury korygowanej;
• pola NrFaKorygowanej – numer faktury korygowanej;
• sekwencji typu „choice” (wybór), w skład której wchodzi sekwencja złożona z pól:

– NrKSeF – znacznik faktury korygowanej wystawionej w KSeF,

– NrKSeFFaKorygowanej – numer identyfikujący fakturę korygowaną w KSeF,

– pole NrKSeFN - znacznik faktury korygowanej wystawionej poza KSeF.

W przypadku wystawienia faktury korygującej zbiorczej:

• wskazując dane faktury pierwotnej wystawionej poza KSeF, podatnik wypełnia pola DataWystFaKorygowanej, NrFaKorygowanej oraz wskazuje „1” w polu NrKSeFN (potwierdzając, że faktura pierwotna jest fakturą wystawioną poza KSeF),
• wskazując dane faktury pierwotnej wystawionej przy użyciu KSeF, podatnik wypełnia pola DataWystFaKorygowanej oraz NrFaKorygowanej. Dodatkowo w polu NrKSeF wskazuje „1”, potwierdzając, że faktura pierwotna jest fakturą wystawioną przy użyciu KSeF, oraz wypełnia pole NrKSeFFaKorygowanej.

Zakres pól wypełnianych w elemencie DaneFaKorygowanej zależy zatem od tego, czy wskazywane są dane faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, czy poza KSeF. Możliwa jest sytuacja, w której jedna faktura korygująca zbiorcza będzie odnosiła się zarówno do faktur pierwotnych wystawionych w KSeF, jak i poza KSeF.

14. Jak wystawiać „uproszczone” zbiorcze faktury korygujące

W KSeF możliwe jest wystawienie zbiorczej faktury korygującej. Można to zrobić zarówno dla faktur korygujących „in minus”, jak i faktur korygujących „in plus”. Uproszczenia w zakresie obowiązkowych elementów faktury występują jednak wyłącznie w przypadku wystawiania faktur korygujących „in minus”, czyli wówczas, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny dotyczącej dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie (art. 106j ust. 3 ustawy o VAT). W takiej sytuacji podatnik może wystawić fakturę korygującą zbiorczą, która:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub udzielana obniżka,
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Jeśli korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i usług, podatnik:

• ujmuje kwotę korekty podstawy opodatkowania (ze znakiem „–”) i kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej w polach P_13_1, P_14_1, P_14_1W; P_13_2, P_14_2, P_14_2W (itp.),
• korektę kwot należności ogółem wynikających z faktur korygowanych wskazuje w polu P_15,
• stosuje w polu RodzajFaktury oznaczenie „KOR”,
• fakultatywnie uwzględnia przyczynę wystawienia faktury korygującej w polu PrzyczynaKorekty, np. „rabat 5% w związku z osiągnięciem progu dokonanych zakupów w II kwartale 2026 r.”,
• fakultatywnie może wskazać typ skutku korekty w ewidencji na cele podatku od towarów i usług w polu TypKorekty,
• wskazuje dane poszczególnych faktur korygowanych w elemencie DaneFaKorygowanej (element ten może wystąpić w strukturze do 50 000 razy),
• uwzględnia okres faktury korygowanej, do którego odnosi się udzielany opust lub udzielana obniżka w polu OkresFaKorygowanej (pole tekstowe, które może przyjmować zarówno zakres dat, jak i opis tekstowy, dotyczy wyłącznie faktur korygujących, o których mowa w art. 106j ust. 3 ustawy o VAT),
• nie zawiera żadnych danych w części FaWiersz.

Jeżeli zbiorcza faktura korygująca dotyczy części dostaw towarów i świadczonych usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, powinna zawierać dodatkowo nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą w polu P_7 w części FaWiersz.

15. W jakim terminie podatnik musi wystawić fakturę korygującą

Przepisy ustawy o VAT nie określają terminu wystawienia faktury korygującej. Jednak w praktyce należałoby tego dokonać niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do dokonania korekty faktury, np. zauważenia pomyłki, udzieleniu rabatu potransakcyjnego, dokonania zwrotu towaru, dokonania zwrotu zaliczki, podwyższenia ceny.

Faktura korygująca może być wystawiona do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego z faktury pierwotnej. Faktury korygującej nie można wystawić po przedawnieniu zobowiązania podatkowego za okres (tj. miesiąc albo kwartał), w którym była rozliczona faktura pierwotna (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21 listopada 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.680.2025.1.EW; wyrok WSA w Opolu z 11 grudnia 2019 r., sygn. akt I SA/Op 407/19).

16. Jak rozliczać faktury korygujące – zasady ogólne

Faktury korygujące można podzielić na takie, które:

• powodują zmniejszenie podstawy opodatkowania (tzw. faktury korygujące „in minus”) oraz
• wywołują skutki odwrotne, tj. w wyniku ich wystawienia wartość podstawy opodatkowania ulega podwyższeniu (tzw. faktury korygujące „in plus”)

– zob. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r., sygn. 0112 KDIL1-3.4012.833.2025.1.KM; z 26 stycznia 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012. 858.2025.1.MŻA).

16.1. Rozliczanie faktur korygujących „in minus”

Od 1 lutego 2026 r. w przypadku rozliczania faktur korygujących „in minus” (zmniejszających podatek należny) ważna jest forma, w jakiej została wystawiona faktura korygującą.

Zasadą jest, że obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej (zob. art. 29a ust. 13 z zastrzeżeniem art. 29a ust. 13a–13c ustawy o VAT).

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi (zob. art. 29a ust. 13a ustawy o VAT). Przepis ten ma zastosowanie do korekt faktur wystawionych w tradycyjnej postaci. Zatem jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą w postaci papierowej lub elektronicznej, a nie ustrukturyzowanej, to obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego dokonuje w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

16.1.1. Rozliczenie faktur korygujących „in minus” w postaci offline24, offline niedostępność KSeF lub awaryjnych

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą:

1) w postaci faktury offline24 lub faktury offline niedostępność KseF na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2–6 ustawy o VAT (np. firm zagranicznych i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), i udostępnił ją temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF,

2) w postaci faktury awaryjnej i udostępnił ją nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF

– obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, można dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF (zob. art. 29a ust. 13b ustawy o VAT).

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury offline (wszystkie typy faktur offline) i udostępnił ją nabywcy przy użyciu KSeF, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF (zob. art. 29a ust. 13c ustawy o VAT).

16.1.2. Rozliczenie faktur offline „in minus” dotyczących mediów

W kształtującej się praktyce organów podatkowych pojawił się pogląd, że w przypadku faktur korygujących zmniejszających, dotyczących transakcji związanych ze sprzedażą mediów (tj. energii elektrycznej i gazu), wystawionych w trybach offline oraz udostępnionych nabywcom przy użyciu KSeF, korekty dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik prześle taką fakturę korygującą do KSeF (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.833.2025.1.KM; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 19 lutego 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1108.2025.1.ALN).

16.1.3. Rozliczenie faktur korygujących pomyłki „in minus” w kwocie podatku

Zasady rozliczania faktur „in minus” opisane w pkt 16.1 opracowania stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna (zob. art. 29a ust. 14 ustawy o VAT).

16.1.4. Rozliczenie faktur korygujących dotyczących sprzedaży zwolnionej oraz skont

Zasady rozliczania faktur „in minus” opisane w pkt 16.1 nie odnoszą się do:

• faktur korygujących na minus faktury dokumentujące sprzedaż zwolnioną – takie korekty powinny być rozliczone przez sprzedawcę za okres, w który faktura korygująca zostanie wystawiona, bez względu na formę, w jakiej zostanie wystawiona,
• faktur korygujących wystawianych z tytułu skonta – takie korekty faktury powinny być rozliczone przez sprzedawcę za okres, w który faktura korygująca zostanie wystawiona (bez względu na formę, w jakiej zostanie wystawiona).

16.1.5. Zasady rozliczania faktur korygujących „in minus” przez nabywcę

Zasady rozliczania faktur korygujących „in minus” przez nabywcę reguluje art. 86 ust. 19a ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.). Zgodnie z tym przepisem w przypadku:

• obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13–13c ustawy o VAT, lub
• stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14 ustawy o VAT

– nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

16.2. Rozliczanie faktur korygujących „in plus”

Zasady rozliczania faktur korygujących „in plus” nie uległy zmianie w związku z wprowadzeniem obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy użyciu KSeF.

16.2.1. Rozliczenie faktur korygujących „in plus” u sprzedawcy

Jeśli podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania (art. 29a ust. 17 ustawy o VAT) – zob. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: z 14 stycznia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.792.2025.4.AKR; z 9 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1178.2025.1.AJB; z 3 grudnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.576.2025.4.JO.

Tabela 1. Przyczyny korekt „in plus” i moment rozliczenia faktury korygującej

Niekiedy mechanizm rozliczeń między podatnikiem a zamawiającym (wynikający z zawartej umowy) od początku przewiduje możliwość korekty wynagrodzenia ze względu na fakt, że pierwotna jego wysokość jest ustalana na podstawie ogółu kosztów planowanych – opartych na budżetowanych stawkach jednostkowych wskazanych w kosztorysach (formularzach cenowych), a następnie korygowana w oparciu o koszty rzeczywiste – po weryfikacji przez zamawiającego na podstawie przesłanego przez spółkę rozliczenia sporządzonego w oparciu o koszty rzeczywiste oraz przedstawionej dokumentacji – świadczonych usług. W takim przypadku organy podatkowe przyjmują, że wystawione przez podatnika (sprzedawcę) faktury korygujące „in plus” powinny być ujęte dla potrzeb VAT „na bieżąco”. Wystawione faktury korygujące „in plus” należy zatem rozliczać w miesiącu, w którym zostały ustalone wszystkie elementy składające się na ostateczną wysokość wynagrodzenia, tj. w miesiącu, w którym zostały oszacowane poniesione rzeczywiste koszty świadczonej usługi. Nie ma przy tym znaczenia, czy i kiedy doszło do pisemnej akceptacji ostatecznej wysokości wynagrodzenia za cały zakres prac. Organy podatkowe przyjmują, że podpisanie protokołu końcowego finansowego rozliczenia prac nie jest momentem, w którym „zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania”. Ta sama zasada dotyczy przypadku korekt należnego wynagrodzenia „in plus” dokonywanego w trakcie trwania kontraktu (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 5 września 2024 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.403.2024.1.MC).

16.2.2. Rozliczenie faktur korygujących „in plus” u nabywcy

Przepisy ustawy o VAT nie regulują kwestii rozliczenia faktury korygującej zwiększającej podatek naliczony. Należy tu odpowiednio stosować zasady ogólne zawarte w art. 86 ust. 10–19 ustawy o VAT, jak to przyjmowano w dotychczasowej praktyce orzeczniczej (zob. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: z 8 grudnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.702.2025.1.IK oraz z 9 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1178.2025.1.AJB).

17. Jak ustalić datę wystawienia lub otrzymania faktury korygującej w KSeF

Dla rozliczenia korekt faktur znaczenie ma data wystawienia lub data otrzymania faktury korygującej. W tabeli 2 pokazujemy, jak ustalać datę wystawienia i otrzymania faktury korygującej w KSeF.

Tabela 2. Zasady ustalania daty wystawienia i daty otrzymania faktury korygującej w KSeF

18. Jak postąpić w przypadku otrzymania faktur korygujących, w których prawo do odliczenia VAT jest wyłączone

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem:

• spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy o VAT, jak i
• niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zatem podatnik nie może odliczyć VAT naliczonego z faktur, w tym z faktur korygujących, jeżeli zaistniały przesłanki negatywne wskazane w art. 88 ustawy o VAT (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.806.2025.2.WH).

Podatnik nie może odliczyć VAT naliczonego, jeżeli faktura:

• dokumentuje pomyłkowo sprzedaż opodatkowaną zamiast sprzedaży zwolnionej (zob. art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT),
• dokumentuje czynności, które nie zostały dokonane (zob. art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT) – zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 24 października 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.559.2025.3.IK),
• została wystawiona w wyniku pomyłki sprzedawcy lub nadużycia polegającego na wystawieniu faktury np. w celu wymuszenia płatności (tzw. faktura scamowa).

Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, a podatnik odliczył pomyłkowo z faktury pierwotnej podatek naliczony, to po otrzymywaniu stosowanej faktury korygującej „in minus” nie rozlicza tej korekty faktury. Powinien natomiast skorygować JPK_VAT za okres, w którym rozliczył fakturę pierwotną. Jeśli zaś z takiej faktury pierwotnej nie dokonał odliczenia podatku naliczonego, to nie rozlicza także faktury korygującej (nie musi zatem pomniejszać podatku naliczonego).

Okoliczności, które wyłączałyby prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 88 ustawy o VAT, nie zachodzą w sytuacji, gdy na fakturze pierwotnej:

• kwota podatku naliczonego została zawyżona wskutek zastosowania zawyżonej stawki VAT (np. 23% zamiast 8% lub 0%) – zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.806.2025.2.WH,
• zastosowano wyższy niż prawidłowy kurs walutowy stosowany do przeliczania podstawy opodatkowania oraz kwoty VAT na PLN (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.806.2025.2.WH).

W takich przypadkach korekty rozlicza się na zasadach ogólnych.

19. Kiedy faktury korygujące błędy inne niż „kwotowe” mogą wpłynąć na rozliczenia VAT

Fakturą korygującą powinny być korygowane również pozycje inne niż dotyczące pozycji kwotowych faktury. W takim przypadku faktury korygujące co do zasady nie wpłyną na rozliczenie VAT, ale od tej reguły są wyjątki.

Literówka w adresie nabywcy, nazwie towaru lub usługi, w rachunku bankowym i wystawienie z tego tytułu stosownej faktury korygującej nie powinny wpłynąć na rozliczenia podatku należnego lub podatku naliczonego.

W niektórych przypadkach błędy w „niekwotowych” pozycjach faktury mogą w sposób pośredni wpłynąć na rozliczenia podatkowe, zwłaszcza VAT przez nabywcę lub sprzedawcę. Przykładowo, jeżeli wskutek wskazania błędnej daty sprzedaży na fakturze podatnik rozliczył podatek należny w niewłaściwym okresie, to po skorygowaniu tego błędu w drodze faktury korygującej konieczne będzie wykazanie podatku należnego za właściwy okres (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.806.2025.2.WH).

20. Oficjalne stanowisko w sprawie dopuszczalności korygowania faktur „do zera” w różnych przypadkach

W odpowiedzi na pytania dziennikarzy, opublikowanej 6 maja 2026 r., Ministerstwo Finansów potwierdziło, że wystawianie faktury korygującej „do zera” w określonych sytuacjach jest dopuszczalnym rozwiązaniem.

W celu zachowania systematyki wystawiania faktury i realizowania prawidłowych obowiązków wynikających z ustawy o VAT, w przypadku wystawienia błędnej faktury należy wystawić w KSeF fakturę korygującą. Jeśli plik xml został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. Zerowanie jest stosowane w przypadku błędnego NIP nabywcy, gdy np. faktura trafiła do innego podmiotu. Schemat akceptowany przez organy polega na wystawieniu kolejno: faktury pierwotnej, następnie faktury korygującej „do zera” odnoszącej się do błędnych danych oraz na końcu nowej faktury pierwotnej wystawionej na prawidłowego nabywcę. Zerowanie nie jest instytucją prawa podatkowego. Jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy nie da się osiągnąć prawidłowego rezultatu jedną korektą. MF podkreśliło, że nadużywanie zerowania przy drobnych błędach formalnych może zostać zakwestionowane (zob. informacja Ministerstwa Finansów przekazywana do mediów z 28 kwietnia 2026 r. pt. „Zerowanie faktur (wystawianie faktur korygujących »do zera« i wystawianie nowej) przy zrezygnowaniu z możliwości stosowania not korygujących w obecnym modelu KSeF” – opubl. 6 maja 2026 r. na eureka.mf.gov.pl).

Podsumowanie

1. Od 1 lutego 2026 r. do wszystkich faktur ustrukturyzowanych oraz wystawianych w trybach offline stosuje się strukturę logiczną FA(3). Jednocześnie likwidacji ulegają noty korygujące. To oznacza, że wszelkie błędy (nawet mniejszej wagi) muszą być poprawiane wyłącznie przez wystawienie faktury korygującej.

2. Podatnik musi wystawić fakturę korygującą w przypadku zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku, zwrotu towarów lub opakowań, zwrotu całości lub części zapłaty (zaliczek) oraz stwierdzenia jakiejkolwiek pomyłki w treści faktury pierwotnej. Obowiązek korekty jest ściśle uzależniony od wystąpienia tych konkretnych zdarzeń.

3. Fakturę korygującą do faktury ustrukturyzowanej można wystawić wyłącznie jako kolejną fakturę ustrukturyzowaną lub w trybie offline24. Nie jest dopuszczalne korygowanie takich dokumentów w formie papierowej czy tradycyjnej formie elektronicznej, np. w formacie .pdf.

4. Wystawienie korekty jest możliwe dopiero po przydzieleniu fakturze korygowanej numeru identyfikującego w KSeF.

5. W KSeF nie można anulować faktury. Jedynym sposobem na wycofanie błędnie wystawionej faktury (np. błędny NIP nabywcy, całkowicie inny nabywca lub brak realizacji dostawy) jest wystawienie faktury korygującej „do zera” i wystawienie nowego, poprawnego dokumentu.

6. Rozliczanie korekt „in minus”. Sprzedawca zmniejszenia podstawy opodatkowania dokonuje co do zasady w okresie wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W przypadku korekt offline rozliczenie następuje w okresie, w którym fakturę przesłano do KSeF. Nabywca natomiast jest zobowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. W KSeF datą otrzymania jest dzień przydzielenia dokumentowi numeru identyfikującego.

7. Rozliczanie korekt „in plus”. Zasady nie zmieniły się – jeśli korekta wynika z błędu, rozlicza się ją wstecznie w okresie wykazania faktury pierwotnej. Jeżeli przyczyna powstała później (np. aneks podwyższający cenę), korektę rozlicza się „na bieżąco” w dacie zaistnienia przyczyny korekty.

8. Aspekty techniczne struktury FA(3). Faktury korygujące wymagają oznaczeń, takich jak „KOR”, „KOR_ZAL” lub „KOR_ROZ”. Wprowadzono pole „IDNabywcy”, będące unikalnym kluczem pozwalającym powiązać dane nabywcy po korekcie z danymi sprzed korekty. Dopuszczalne są trzy metody korygowania pozycji: przez różnicę, z wykorzystaniem znacznika „StanPrzed” (zalecane przy zmianie stawki VAT) lub poprzez storno. Podanie przyczyny korekty w KSeF nie jest obowiązkowe.

9. Korekty zbiorcze. Struktura FA(3) pozwala na wystawienie jednej zbiorczej faktury korygującej do wielu faktur pierwotnych (do 50 000 wpisów), w tym również mieszanych – wystawionych w KSeF i poza systemem.

Marcin Szymankiewicz

doradca podatkowy, autor licznych publikacji podatkowych