KSeF dla operatorów usług wodno -kanalizacyjnych – jak przygotować organizację i systemy

W niektórych branżach wyzwania związane z przygotowaniem do KSeF są bardzo duże. Spowodowane to jest nie tylko ich specyfiką ze względu na przedmiot działalności, ale nade wszystko strukturą klientów i ich liczbą. Do takiej kategorii zaliczyć trzeba branżę wodno-kanalizacyjną (dalej: wod.-kan.). Dla spółek zajmujących się taką działalnością KSeF to na pewno szczególne wyzwanie, do którego koniecznie trzeba się przygotować. W niniejszej publikacji wskazujemy, jakie działania trzeba podjąć, by płynnie rozpocząć stosowanie faktur ustrukturyzowanych.

Usługi komunalne, a wśród nich wodociągowo-kanalizacyjne, to świadczenia, które znajdują się w obszarze zadań własnych jednostek samorządu terytorialnego. Większość gmin w Polsce, dla potrzeb realizacji swoim powinności w zakresie zaopatrzenia na swoim terenie w wodę i odprowadzania nieczystości, powołała spółki specjalizujące się w świadczeniu takich usług. Problem polega na tym, że niejednokrotnie spółki takie są w specyficznej sytuacji. Przed nimi nowe obowiązki, jak wdrażany obecnie obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. To kolejna praca do wykonania, a nade wszystko kolejne wydatki.

Tymczasem w przypadku spółek komunalnych, w tym z branży wod.-kan., klienci to tysiące podmiotów, w tym osoby fizyczne, spółki, instytucje itp. W praktyce spółki wodociągowe standardowo fakturują całą swoją sprzedaż. To z kolei nie pozostawia wątpliwości co do tego, że wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych jest nie lada wyzwaniem. A przecież Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) to nie tylko sprzedaż, ale również zakupy i ich obsługa, niekiedy będąca jeszcze większym wyzwaniem niż dokumentowanie sprzedaży. Z pewnością spółki wod.-kan. również muszą się do tego przygotować.

1. Fakturowanie sprzedaży podstawowej w spółce wod.-kan.

Wychodząc od strony sprzedażowej, a co za tym idzie – odnosząc się do kwestii fakturowania ustrukturyzowanego usług wodociągowych i kanalizacyjnych, należy w pierwszej kolejności zaznaczyć, że absolutnie nie należy modyfikować ogólnych zasad fakturowania.