KSeF – przegląd interpretacji

W związku z wprowadzeniem od 1 lutego 2026 r. obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również jako: KSeF) podatnicy coraz częściej mają wątpliwości dotyczące prawidłowego fakturowania, rozliczeń VAT oraz obowiązków dokumentacyjnych. Liczne interpretacje indywidualne wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dostarczają istotnych wskazówek, jak stosować nowe regulacje w praktyce – w szczególności w przypadku transakcji międzynarodowych, odliczania VAT czy zaliczenia wydatków do kosztów, gdy kontrahent nie wystawia faktur w KSeF.

Przedstawiamy podsumowanie najważniejszych wniosków wynikających z aktualnych interpretacji podatkowych.

1. Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że podatnik VAT czynny zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, nawet jeżeli otrzyma fakturę zakupową wystawioną z naruszeniem obowiązku, tj. bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, mimo że sprzedawca był zobowiązany do jej wystawienia w KSeF.

Organ wskazał, że prawo do odliczenia VAT wynika z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) i jest uzależnione od spełnienia przesłanek materialnych, w szczególności:

• statusu nabywcy jako czynnego podatnika VAT,
• związku nabytych towarów lub usług z czynnościami opodatkowanymi,
• rzeczywistego dokonania transakcji udokumentowanej fakturą.

Jednocześnie ustawa o VAT w art. 88 zawiera zamknięty katalog przesłanek negatywnych, które wyłączają prawo do odliczenia. Brak wystawienia faktury w KSeF nie został w tym katalogu wskazany, a zatem samo naruszenie obowiązku fakturowania w KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, o ile faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Organ podkreślił również zasadę neutralności VAT, zgodnie z którą ograniczenia prawa do odliczenia mogą wynikać wyłącznie z wyraźnych przepisów prawa. Nabywca nie ma obowiązku weryfikowania, czy sprzedawca prawidłowo zastosował KSeF ani czy istniały przesłanki do wystawienia faktury poza systemem.