Kasy rejestrujące – aktualne problemy
Jednym z ciążących na podatnikach VAT obowiązków jest ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób prywatnych, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, za pomocą kas rejestrujących, potocznie nazywanych kasami fiskalnymi. Mimo upływu lat zakres i sposób realizacji tego obowiązku budzi wątpliwości. W opracowaniu omawiamy zagadnienia sprawiające obecnie największe problemy, jak również odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące realizacji obowiązku ewidencjonowania.
1. Zasady ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej i korzystania ze zwolnień
Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z przepisu tego wynika obowiązek prowadzenia szczególnego rodzaju ewidencji, tj. ewidencji sprzedaży z zastosowaniem kas rejestrujących (potocznie nazywanych kasami fiskalnymi). W ewidencji tej wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym:
- określające przedmiot opodatkowania,
- określające wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz
- służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej (art. 111 ust. 1b ustawy o VAT).
1.1. Sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania
Sprzedaż występującą u podatników można podzielić na podlegającą obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących oraz niepodlegającą temu obowiązkowi. Podział ten przedstawiono w tabeli 1.
Tabela 1. Rodzaje sprzedaży u podatnika VAT
Sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania | Sprzedaż niepodlegająca obowiązkowi ewidencjonowania |
Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w tym sprzedaż na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, którzy zakupów dokonują prywatnie) | Sprzedaż na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (jeśli zakupów dokonują w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą), z wyjątkiem sprzedaży na rzecz rolników ryczałtowych |
Sprzedaż na rzecz rolników ryczałtowych (definicję „rolnika ryczałtowego” określa art. 2 pkt 19 ustawy o VAT) | Sprzedaż na rzecz osób prawnych (np. spółek kapitałowych, tj. spółek z o.o. oraz spółek akcyjnych, spółdzielni, fundacji, stowarzyszeń rejestrowych, związków zawodowych) |
Sprzedaż na rzecz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej (np. spółek cywilnych, spółek osobowych, spółek kapitałowych w organizacji, stowarzyszeń zwykłych, wspólnot mieszkaniowych) | |
Sprzedaż dokonywana przez podatników prywatnie, w tym sprzedaż składników majątku uprzednio przekazanych na cele osobiste (zob. przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 16 maja 2013 r., sygn. ITPP1/443-184/13/AJ) |
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących co do zasady ciąży na wszystkich podatnikach. Dlatego dotyczy także podatników zwolnionych z VAT, zarejestrowanych oraz niezarejestrowanych ze względu na brak obowiązku rejestracji (zob. przykładowo wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 15 marca 2011 r., sygn. akt I SA/Bd 6/11). Może również obciążać osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną, gdyż są uznawane za podatników VAT (zob. przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 kwietnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.47.2020.3.LS).
1.2. Termin rozpoczęcia ewidencjonowania na kasie fiskalnej
Podatnicy muszą rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kas rejestrujących w obowiązującym ich terminie rozpoczęcia ewidencjonowania. Przez termin ten należy rozumieć moment, w którym wystąpi u podatnika pierwsza czynność podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania, która nie korzysta z żadnego ze zwolnień. Dlatego obowiązkowi ewidencjonowania podlega np. pierwsza czynność po utracie mocy przez zwolnienie podmiotowe czy pierwsza czynność podlegająca bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania.
1.3. Ulgi na zakup kas fiskalnych
Przepisy VAT przewidują możliwość odzyskania przez podatników części wydatków poniesionych na nabycie kas rejestrujących w ramach tzw. ulg na zakup kas. Są to:
1) standardowa ulga na zakup kas określona przepisami art. 111 ust. 4 i 5 ustawy o VAT,
2) ulga na zakup kas nabywanych w miejsce kas rejestrujących utraconych lub trwale uszkodzonych w wyniku klęski żywiołowej na skutek powodzi.
Prawo do obu ulg na zakup kas przysługuje wyłącznie w stosunku do tzw. kas online (tj. w stosunku do kas rejestrujących umożliwiających połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas).
Znacznie częściej podatnicy uprawnieni są do korzystania ze standardowej ulgi na zakup kas. Warunki korzystania z tej ulgi wynikają z przepisów § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (dalej: rozporządzenie w sprawie ulgi na zakup kas).
Tabela 2. Warunki korzystania ze standardowej ulgi na zakup kas
Lp. | Warunki |
1 | rozpoczęcie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT (tj. potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT i wymagania techniczne dla kas rejestrujących); obecnie są to wyłącznie kasy online |
2 | posiadanie przez podatnika faktury na zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup |
3 | rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika – w przypadku podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej |
2. Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania – aktualne problemy
Nie zawsze sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania musi być faktycznie ewidencjonowana. Istnieją bowiem zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, które określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). Zwolnienia te dzielą się na dwie grupy – przedmiotowe oraz podmiotowe.
Zwolnienia przedmiotowe z obowiązku ewidencjonowania obejmują konkretne czynności wykonywane przez podatników. Wynikają one z § 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, a szczegółowy wykaz towarów i usług zwolnionych z obowiązku ewidencjowania określa załącznik do tego rozporządzenia.
Zwolnienia podmiotowe obejmują podatników, a w konsekwencji co do zasady całą występującą u nich sprzedaż z obowiązku ewidencjonowania (wyjątkiem jest zwolnienie, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, obejmujące nie całą, ale część sprzedaży jednostek samorządu terytorialnego). Zwolnienia te zostały określone w § 3 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.
Nie wszystkie czynności mogą korzystać ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. W § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania wymienione zostały bowiem czynności, które z tych zwolnień korzystać nie mogą. Czynności takie podlegają zatem – z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z przepisów § 4 ust. 2–4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania – bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania.
2.1. Czy usługi wynajmu miejsc parkingowych mogą korzystać ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania
PROBLEM
Spółka świadczy na rzecz osób prywatnych długoterminowe usługi wynajmu miejsc parkingowych. Płatności za te usługi spółka otrzymuje przelewami na rachunek bankowy. Czy od 1 kwietnia 2026 r. spółka ma obowiązek ewidencjonować świadczenie tych usług za pomocą kasy rejestrującej?
POTRZEBUJESZ POMOCY?