Prawa i obowiązki uczestników spisu z natury

W spisie z natury, na różnych jego etapach, uczestniczą różne osoby, którym przepisy wewnętrzne przyznają różne obowiązki i uprawnienia. Do osób tych należą:

● kierownik jednostki,

● główny księgowy,

● pracownicy księgowości,

● radca prawny,

● członkowie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych,

● kontrolerzy spisowi,

● osoby materialnie odpowiedzialne lub osoby upoważnione przez nie do ich zastępowania,

● osoby, których pieczy powierzono składniki majątkowe.

1. Kierownik jednostki

Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej (art. 4 ust. 3 i 5 uor), który ponosi odpowiedzialność za wykonywanie wszystkich obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, jeśli określone obowiązki w zakresie rachunkowości (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone na piśmie.

W zakresie spisu z natury kierownik jednostki wykonuje kluczowe obowiązki.

Obowiązki kierownika jednostki w zakresie spisu z natury

1. Ustalenie przepisów wewnętrznych regulujących tryb i zasady przeprowadzania, rozliczania i dokumentowania wyników spisu z natury (w ramach ustalania zasad polityki rachunkowości jednostki na podstawie art. 10 uor oraz procedur kontroli zarządczej na podstawie art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: uofp).

2. Zarządzanie przeprowadzania spisów z natury składników majątkowych z właściwą częstotliwością i w wymaganych terminach.

3. Wyznaczanie składu komisji inwentaryzacyjnej (zespołów spisowych).

4. Wyznaczenie kontrolerów spisowych.

5. Ustalenie harmonogramu przeprowadzania prac inwentaryzacyjnych (obejmujących przygotowanie spisu, przeprowadzenie go i rozliczenie jego wyników), a także bieżące nadzorowanie ich wykonywania.

6. Podejmowanie decyzji istotnych dla sprawnego i zgodnego z przepisami przebiegu spisu z natury (np. zarządzanie zmian w składzie w komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, przesuwanie terminów wykonania określonych prac, zarządzanie spisów uzupełniających, unieważnianie spisu w całości lub części i zarządzanie spisów powtórnych).