Jak to zrobić? - instruktaż krok po kroku, jak rozwiązać praktyczne problemy w prowadzeniu rachunkowości

Kontrola wstępna faktur za wykonanie usług zwolnionych ze stosowania prawa zamówień publicznych

Główna księgowa jednostki otrzymuje faktury od różnych kontrahentów za wykonanie usług (w tym np. za remont dachu - 5000 zł, malowanie pomieszczeń 3000 zł itp.). Jak powinna przeprowadzać wstępną kontrolę tych dokumentów, skoro dyrektor zleca realizację tych usług ustnie wykonawcom i nie ma umów na piśmie, z którymi można by porównać zakres wykonanych robót, ich terminowość, cenę itp. Czy są jakieś ogólnie obowiązujące przepisy, które normują te kwestie?

Nie, nie ma ogólnie obowiązujących przepisów w tym zakresie, ale sytuacja w jednostce może prowadzić do powstania poważnych nadużyć (np. zlecania wykonania usług krewnym i znajomym dyrektora, niegospodarnego wydatkowania środków publicznych, zlecania usług fikcyjnych w celu dokonania defraudacji), stąd kwestie te powinny być uregulowane przez dyrektora jednostki w ramach określania procedur kontroli zarządczej, stosowanych do zlecania dostaw i usług, które ze względu na niską wartość są zwolnione ze stosowania prawa zamówień publicznych. Brak tych unormowań przy jakiejkolwiek kontroli zewnętrznej przeprowadzanej w jednostce na pewno zostanie zakwestionowany - a kierownictwu jednostki zostaną postawione co najmniej zarzuty niezapewnienia w jednostce funkcjonowania kontroli zarządczej.