Rachunkowość Budżetowa 7/2007 z 01.04.2007 [dodatek: Dodatek specjalny, str. 2]
Data publikacji: 29.03.2007
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2007 r.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest podstawową formą prowadzenia działalności socjalnej przez pracodawców. Zasady tworzenia i funkcjonowania funduszu określone zostały w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest więc przez pracodawców z przeznaczeniem na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Aby fundusz działał sprawnie, a pracodawca mógł w miarę swoich możliwości spełniać nałożone na niego obowiązki związane z potrzebami socjalnymi, bytowymi oraz kulturalnymi pracowników, musi on być utworzony i działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.
O obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych decyduje liczba pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS, fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zasada ta nie dotyczy jednak tzw. sfery budżetowej. Na podmiotach tych obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych spoczywa bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Chodzi tu o pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowaw art. 20, 21 i 24-27 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, tj. państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, zakłady budżetowe oraz gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.
ZAPAMIĘTAJ!
Jednostki sektora finansów publicznych muszą tworzyć ZFŚS niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.
ŚRODKI FUNDUSZU
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się:
• z odpisu podstawowego,
• z dobrowolnych odpisów dodatkowych,
• ze zwiększeń.
Podstawowym źródłem finansowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest coroczny odpis podstawowy, którego podstawę stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku. Ponieważ w ciągu roku liczba zatrudnionych może ulegać zmianie, należy skorygować ją pod koniec roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w zakładzie.
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku należy uwzględnić:
• pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony i określony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy - po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,
• pracowników przebywających na urlopach wychowawczych,
• osoby, z którymi zakład pracy zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej,
• osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, wykonujące pracę nieprzerwanie co najmniej przez 30 dni,
• osoby zatrudnione w ramach prac interwencyjnych, ale jedynie w przypadku gdy zatrudnienie to nastąpiło w wyniku umowy zawartej z urzędem pracy,
• osoby zatrudnione w systemie robót publicznych przy wykonywaniu prac zorganizowanych przez organy samorządu terytorialnego, budżetu państwa lub funduszy celowych.
Nie uwzględnia się natomiast w tej grupie:
• osób świadczących pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
• właścicieli firm, których z zakładem pracy nie łączy stosunek pracy,
• poborowych odbywających tzw. zastępczą służbę wojskową,
• osób korzystających z urlopów bezpłatnych na swój wniosek.
ZAPAMIĘTAJ!
Pracodawca chcący ustalić przeciętne roczne zatrudnienie musi najpierw dokonać przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na osoby zatrudnione na pełen etat, następnie dodać liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną sumę podzielić przez 12. W ten sposób uzyska przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku.
WYSOKOŚĆ ODPISU
Podstawą pozwalającą na ustalenie kwotowych wskaźników odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w II półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
19 lutego 2007 r. Prezes GUS obwieścił, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2006 r. wyniosło 2059,92 zł, a w drugim półroczu 2006 r. wyniosło 2145,59 zł. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jeśli wymienione wynagrodzenie w drugim półroczu roku poprzedniego było wyższe od wynagrodzenia w całym poprzednim roku, to przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza będzie stanowić podstawę do naliczania obowiązkowych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Dlatego podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 2145,59 zł.
W 2007 r. odpis podstawowy wynosi na jednego zatrudnionego 804,60 zł, czyli 37,5% podstawy naliczania pomnożone przez przeciętne wynagrodzenie w II półroczu, tj. 2145,59 zł.
Na pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy pracodawcy przysługuje odpis podstawowy w wysokości 50% wynagrodzenia stanowiącego jego podstawę. W 2007 r. jest to kwota 1072,80 zł.
Kolejne nieobowiązkowe zwiększenie odpisu dotyczy emerytów i rencistów. Pracodawca może również dokonać zwiększenia odpisu podstawowego - 37,5% może być zwiększone o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Odpis taki wyniesie wtedy 938,70 zł (43,75% podstawy naliczania).
Odrębne odpisy na fundusz dotyczą także pracowników młodocianych zatrudnionych przez pracodawcę. W 2007 r. wysokość odpisów wynosi na jednego pracownika młodocianego:
• w pierwszym roku nauki - 107,28 zł, czyli 5% podstawy naliczania,
• w drugim roku nauki - 128,74 zł, czyli 6% podstawy naliczania,
• w trzecim roku nauki - 150,19 zł, czyli 7% podstawy naliczania.
SZCZEGÓLNE ZASADY USTALANIA ODPISU
Istnieją jednak grupy zawodowe, dla których ustawowe zasady obliczania odpisów nie znajdują zastosowania. Sytuacja taka ma miejsce w przypadku:
• szkół wyższych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym,
• szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela,
• wojska, służby więziennej, jednostek sfery budżetowej podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej.
WYŻSZE UCZELNIE - NOWY SPOSÓB LICZENIA ODPISÓW
Podstawą ustalania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2007 r. będzie 6,5% planowanych przez uczelnię rocznych wynagrodzeń osobowych. Zmiana wysokości odpisów odprowadzanych na zakładowy fundusz socjalny przez uczelnie wyższe jest konsekwencją obowiązującego od 1 stycznia 2007 r. art. 157 ustawy z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym.
Sposób liczenia odpisu na zakładowy fundusz socjalny określa obowiązujące od początku br. rozporządzenie Rady Ministrów z 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz.U. Nr 246, poz. 1796). Uczelnia, planując roczne środki na wynagrodzenia osobowe, nadal musi w pierwszej kolejności planowane pieniądze pomniejszyć o potrącane składki na ubezpieczenia społeczne, a dopiero później pomnożyć otrzymaną kwotę przez 6,5%.
NAUCZYCIELE
Dla nauczycieli dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zgodnie z art. 53 Karty Nauczyciela.
Wysokość odpisu stanowi iloczyn planowanej przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej ustalanej corocznie w ustawie budżetowej.
ZAPAMIĘTAJ!
W 2007 r. kwota bazowa wynosi 1885,59 zł, a w związku z tym odpis na pełnozatrudnionego nauczyciela 2074,15 zł (czyli 110% tej kwoty).
Na kwotę łączną funduszu socjalnego w szkole składają się także środki uzyskane z 5% odpisu od pobieranych emerytur i rent byłych nauczycieli, a także odpisy w wysokości podstawowej (37,5%) pozostałych pracowników szkoły niebędących nauczycielami.
Karta Nauczyciela przewiduje pewien szczególny przywilej dla osób objętych jej regulacjami. Otóż przepisy zobowiązują pracodawców do obligatoryjnego wypłacania nauczycielom świadczenia urlopowego.
Wysokość tego świadczenia urlopowego otrzymywanego przez nauczyciela ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wypłacane jest nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustalonego proporcjonalnie do czasu pracy nauczyciela, zapisanego w umowie o pracę lub w akcie mianowania, oraz czasu zatrudnienia w danym roku szkolnym. W przypadku nauczycieli okres zatrudnienia liczony jest od 1 września poprzedniego roku kalendarzowego do 31 sierpnia roku bieżącego.
W 2007 r. odpis podstawowy 37,5% wynosi 804,60 zł. Nauczyciele, mimo otrzymania świadczenia urlopowego, uprawnieni są również do otrzymywania świadczeń z funduszu socjalnego na zasadach określonych w regulaminie obowiązującym w szkole lub placówce oświatowej.
Organ prowadzący szkołę może, zgodnie z art. 53 ust. 4 Karty Nauczyciela, tworzyć służbę socjalną powołaną do gospodarowania środkami funduszu. W przypadku likwidacji szkoły organ prowadzący jest obowiązany wskazać inną szkołę, w której będzie naliczany odpis na ZFŚS na każdego nauczyciela będącego emerytem lub rencistą zlikwidowanej szkoły. Osoby te korzystają z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS na zasadach i warunkach ustalonych w regulaminie obowiązującym we wskazanej szkole.
PRACOWNICY CYWILNI WOJSKA
Dla pracowników takich fundusz tworzy się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z 6 grudnia 1994 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników cywilnych wojska oraz wysokości odpisu na ten fundusz.
Zakład pracy corocznie - do 31 marca - przekazuje środki funduszu w wysokości 1/3 naliczonego odpisu podstawowego na odrębny rachunek bankowy właściwego oddziału finansów dowództwa okręgu wojskowego, rodzaju sił zbrojnych i Zgrupowania Jednostek Zabezpieczenia Ministerstwa Obrony Narodowej, z przeznaczeniem na udzielanie pomocy finansowej pracownikom na cele mieszkaniowe.
JEDNOSTKI PODLEGŁE MSWiA
W jednostkach takich fundusz socjalny tworzy się na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z 11 kwietnia 1995 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wysokości odpisu na ten fundusz.
W jednostkach sfery budżetowej podległych MSWiA fundusz tworzy się na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS.
Kierownik jednostki budżetowej, na wniosek kierownika gospodarstwa pomocniczego, może zwiększyć dodatkowo środki funduszu z części zysku przeznaczonego na potrzeby własne gospodarstwa.
Środki funduszu gromadzone są na odrębnych rachunkach bankowych jednostek tworzących fundusz, a przelewu środków na rzecz tworzonego funduszu dokonuje się:
• w jednostkach budżetowych - do 30 września danego roku kalendarzowego, z tym że do 31 maja tego roku przekazuje się kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości kwoty przeznaczonej na fundusz,
• w gospodarstwach pomocniczych i zakładach budżetowych - w miarę możliwości finansowych tych jednostek, co do zasady, raz na miesiąc, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał.
SŁUŻBA WIĘZIENNA
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, niebędących funkcjonariuszami Służby Więziennej, tworzy się, podobnie jak w poprzednich przypadkach, na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS, a fundusz zwiększa się o środki wymienione w art. 7 ust. 1 ustawy.
Fundusz tworzy się we wszystkich jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, z tym że fundusz w rejonowych aresztach śledczych i rejonowych zakładach karnych może być tworzony - w uzgodnieniu z kierownikami podległych jednostek - dla pracowników zatrudnionych w rejonie i w tych jednostkach. Zasada ta dotyczy również środków ZFŚS dla:
• nauczycieli zatrudnionych w szkołach działających przy rejonach, zakładach karnych i aresztach śledczych,
• wspomnianych nauczycieli, będących emerytami i rencistami
- tworzonego na zasadach określonych w art. 53 Karty Nauczyciela.
Również środki tego funduszu muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Właściwe regulacje zawiera rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 22 marca 1995 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, niebędących funkcjonariuszami Służby Więziennej, oraz wysokości odpisu na ten fundusz.
PRZEKAZYWANIE ŚRODKÓW NA ZFŚS I RACHUNEK BANKOWY
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu do 30 września tego roku, z tym że do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
Artykuł 12 ustawy o ZFŚS nakłada na pracodawcę obowiązek gromadzenia środków funduszu na odrębnym rachunku bankowym.
Gromadzenie środków na odrębnym rachunku bankowym uniemożliwia wykorzystanie ich na bieżącą działalność pracodawcy, niezwiązaną z działalnością socjalną prowadzoną przez pracodawcę. W ten sposób środki funduszu są również wyłączone z ewentualnej egzekucji niezwiązanej z zobowiązaniami funduszu.
ZAPAMIĘTAJ!
Środki funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny, powiększając fundusz do wykorzystania w roku następnym.
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pozwala na zwiększanie środków tego funduszu o:
• wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej,
• darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,
• niewykorzystane środki zakładowego funduszu nagród w jednostkach sfery budżetowej,
• odsetki od środków funduszu,
• wpływy z oprocentowanych pożyczek udzielanych na cele mieszkaniowe,
• wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy - socjalnego i mieszkaniowego,
• inne środki określone w odrębnych przepisach.
ZAPAMIĘTAJ!
Zgromadzone przez pracodawcę środki ZFŚS muszą być w całości spożytkowane na działalność socjalną.
PRZEZNACZENIE ŚRODKÓW FUNDUSZU
Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS, jest on przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Przepisy te w sposób ogólny określają przeznaczenie funduszu - służy on wyłącznie finansowaniu działalności socjalnej oraz dofinansowaniu obiektów socjalnych będących w posiadaniu pracodawców.
Działalność socjalna to:
• usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku,
• działalność kulturalno-oświatowa oraz sportowo-rekreacyjna,
• udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej,
• udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Jest to jedynie ogólny wykaz dopuszczalnych i możliwych do sfinansowania rodzajów wydatków z funduszu.
WYDATKI, KTÓRE NIE MOGĄ BYĆ FINANSOWANE Z ZFŚS
Ponieważ przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w niektórych kwestiach zawierają jedynie dość ogólnie sformułowane regulacje, niektórzy pracodawcy starają się ze środków funduszu finansować większość świadczeń dla swoich pracowników. Wśród nich bardzo często znajdują się wydatki, które absolutnie nie kwalifikują się do finansowania z tego źródła. Mimo dość ogólnych regulacji, w ustawie zostały zawarte przesłanki, jakie powinny spełniać świadczenia, które mogą być finansowane ze środków funduszu.
Ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracodawca nie może finansować:
• zakupu środków trwałych,
• prowadzenia przyzakładowego żywienia (np. w formie zakładowych stołówek),
• utrzymania zakładowej służby zdrowia,
• szczepień ochronnych,
• ubezpieczeń emerytalnych i na życie,
• dojazdów do pracy,
• wydatków związanych z obchodami jubileuszy zakładowych, świąt branżowych,
• szkoleń i innych wydatków na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników.
Pracodawca odpowiada za wydatkowanie środków funduszu zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Do kontroli sposobu wydatkowania środków funduszu uprawniona jest Państwowa Inspekcja Pracy. W zakładach pracy, w których działają zakładowe organizacje związkowe, również one mogą wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o zwrot na rachunek bankowy środków funduszu wydatkowanych niezgodnie z regulaminem.
UPRAWNIENI DO KORZYSTANIA ZE ŚRODKÓW FUNDUSZU
Katalog osób uprawnionych do korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest dość szeroki.
Podstawową grupę uprawnionych stanowią pracownicy i ich rodziny. Do korzystania z funduszu uprawnieni są pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony i określony, zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jaki pracujący na część etatu. Znaczenia nie ma tu też podstawa powstania stosunku pracy (stosunek pracy umowny, z powołania, z mianowania, spółdzielczy stosunek pracy) ani staż pracy. Prawo do świadczeń z funduszu przysługuje pracownikom przebywającym na urlopach wychowawczych i pracownikom zatrudnionym w celu przygotowania zawodowego. Z prawa tego korzystają również osoby, z którymi zawarto umowy o pracę nakładczą.
Do świadczeń z funduszu uprawnieni są również członkowie rodzin pracowników, tj.:
• pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej,
• dzieci współmałżonków,
• pozostające na utrzymaniu osoby uprawnionej wnuki i rodzeństwo w wieku do lat 18, a jeżeli się uczą - do czasu ukończenia nauki, nie dłużej niż do ukończenia 25. roku życia - niezależnie od pobierania lub niepobierania zasiłku rodzinnego,
• wskazane osoby, w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności - bez względu na wiek,
• współmałżonkowie, również pracujący w innych zakładach pracy,
• rodzice prowadzący wspólne gospodarstwo domowe z pracownikiem.
W przypadku dzieci często pojawia się pytanie, jaka jest granica wiekowa, do której dzieciom pracowników przysługują świadczenia z funduszu. Otóż określenie wieku, do którego dziecko może korzystać z pomocy socjalnej udzielanej przez zakład pracy rodzica, powinno znaleźć się w regulaminie ZFŚS.
Pracodawca może ustalić, że dofinansowanie dla dzieci przysługuje jedynie do ukończenia przez dziecko osiemnastego roku lub też np. do czasu ukończenia przez nie nauki, jednak nie dłużej niż do 24 roku życia. Należy jednak pamiętać, że świadczenia dla dzieci pracowników, które ukończyły osiemnasty rok życia, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Do kolejnej grupy zaliczyć należy emerytów i rencistów (byłych pracowników i ich rodziny) a do następnej - osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych prawo do świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu.
ZAPAMIĘTAJ!
Ponieważ świadczenia z funduszu mają charakter uznaniowy, samo należenie do grupy uprawnionych do korzystania z jego środków nie przesądza o przyznaniu pracownikowi jakiegokolwiek świadczenia z katalogu określonego w regulaminie ZFŚS.
Pracownik starający się o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien pamiętać, że podstawą przyznania świadczenia jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna uprawnionego.
O uznaniowym charakterze tego świadczenia decyduje art. 8 ustawy o ZFŚS, zgodnie z którym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i zdrowotnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
W pierwszej kolejności i w największym rozmiarze dostęp do pomocy socjalnej powinny mieć osoby, które ze względów obiektywnych - w porównaniu z innymi - znajdują się w najtrudniejszej sytuacji socjalnej i bytowej.
Dlatego też, pomimo posiadanego uprawnienia do ubiegania się o świadczenia socjalne, pracownik może takiej pomocy nie otrzymać, ponieważ indywidualna ocena jego sytuacji socjalnej nie kwalifikuje go do otrzymania pomocy. Wielu pracodawców nie stosuje jednak tej zasady w praktyce, uznając, że skoro odpis na fundusz nalicza się na każdego pracownika, to każdemu pracownikowi przysługuje świadczenie, i to w jednakowej wysokości.
Tymczasem ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych bardzo konkretnie określa kryteria, od których uzależniona jest ewentualna pomoc socjalna i jej wysokość. Stosowanie się do tej zasady powinno w praktyce uniemożliwiać przyznawanie pomocy socjalnej wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości. U jednego pracodawcy trudno jest bowiem znaleźć kilku pracowników, których sytuacja życiowa, rodzinna i materialna byłaby identyczna, a tym samym uzasadniała przyznanie świadczenia w takiej samej wysokości.
REGULAMIN FUNDUSZU I PLAN WYDATKÓW
Pracodawca tworzący fundusz jest obowiązany do wydania regulaminu, w którym zostaną szczegółowo ustalone zasady przeznaczania środków socjalnych na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz warunki korzystania ze świadczeń przez osoby uprawnione.
Postanowienia regulaminu muszą odzwierciedlać socjalny charakter pomocy finansowanej z funduszu. Tworząc regulamin, pracodawca powinien także pamiętać, aby warunki korzystania ze świadczeń socjalnych odpowiadały kryteriom wymienionym w art. 8 ust. 1 ustawy.
Postanowienia zawarte w regulaminie, a także stopień jego szczegółowości i różnorodność rodzajów i form działalności socjalnej, uzależnione są od środków finansowych, jakimi dysponuje fundusz, oraz potrzeb socjalnych pracowników.
ZAPAMIĘTAJ!
Regulamin funkcjonowania funduszu powinien być ogólnodostępny.
Przepisy o ZFŚS nie nakładają na pracodawcę obowiązku tworzenia planu wydatków socjalnych. Jedynie art. 8 ust. 2 ustawy stanowi, że zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. A zatem plan wydatków z funduszu powinien stanowić kolejny załącznik do regulaminu.
Oprócz przesłanek ustawowych uzasadniających coroczne tworzenie planu wydatków pojawia się też argument czysto praktyczny - pracodawca, który nie przygotuje chociażby tylko ogólnego planu przychodów i wydatków w ramach funduszu, będzie miał problemy z prowadzeniem jakiejkolwiek działalności w zakładzie.
Będzie to zadanie szczególnie trudne dla pracodawców zatrudniających wielu pracowników i dysponujących sporymi środkami na rachunku funduszu.
Na początku roku pracodawca powinien obliczyć, jaką kwotą (w przybliżeniu) będzie dysponował w danym roku. Do kwoty tej powinien również doliczyć ewentualne niewykorzystane środki z poprzedniego roku, pozostałe na koncie funduszu, a także zwiększenia powstałe ze spłat pożyczek na cele mieszkaniowe (z ewentualnym oprocentowaniem), a także środki pochodzące z oprocentowania rachunku bankowego funduszu. Dodając do siebie wszystkie te wartości, pracodawca otrzyma kwotę, jaką będzie dysponował na działalność socjalną.
Następnym krokiem powinno być określenie działań socjalnych, które będą finansowane ze środków funduszu. Trzeba zrobić to po kolei - od tych, na które przeznaczone będą największe środki, do tych, które finansowane są zdecydowanie najrzadziej.
ZFŚS A PODATKI
W ramach funduszu przyznawane są różne świadczenia, jednak tylko niektóre z nich są zwolnione z podatku.
OPODATKOWANIE ŚWIADCZENIA
Świadczenia, które nie są objęte jednym z opisanych w poprzednim rozdziale zwolnieniem podatkowym lub też ich wysokość przekroczy kwotę objętą limitem zwolnienia, należy opodatkować.
W takim przypadku pracodawca obowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek od przyznanego świadczenia, traktując je jako składnik wynagrodzenia w miesiącu jego otrzymania (np. przy wypłacie świadczenia urlopowego lub wydaniu bonów). W przypadku emerytów lub rencistów świadczenia przekraczające limit należy opodatkować zryczałtowanym podatkiem w wysokości 10%.
Dawny pracodawca emeryta lub rencisty ma obowiązek odprowadzić podatek do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym go pobrano, do urzędu.
Natomiast jeżeli emeryt lub rencista otrzyma w ramach pomocy socjalnej świadczenie rzeczowe, a nie pieniężne, przekraczające limit, to przed przekazaniem mu świadczenia musi on wpłacić płatnikowi kwotę należnego podatku (art. 30 ust. 1 pkt 4, art. 41 ust. 4 i 7 pkt 2, art. 42 updof).
UMARZANIE POŻYCZEK Z ZFŚS
Na zakończenie należy jeszcze omówić kwestię umarzania pożyczek udzielonych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Udzielona pracownikowi pożyczka nie może być umorzona, jeśli regulamin nie przewiduje takiej możliwości (tj. udzielania pracownikom bezzwrotnej pomocy mieszkaniowej), a jedynie zwrotną w postaci nieoprocentowanych lub oprocentowanych pożyczek. Jeżeli regulamin przewiduje umorzenie pożyczki mieszkaniowej, to umorzenie takie powinno być potwierdzone w aneksie do umowy pożyczki. Kwota umorzonej pożyczki mieszkaniowej musi zostać opodatkowana, będzie natomiast wolna od składek na ZUS. W momencie umorzenia niespłacona część pożyczki mieszkaniowej staje się przychodem pracownika.
Generalnie pożyczki udzielane przez zakład pracy z ZFŚS pracownikowi nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jednak przychodem takim jest już umorzona kwota pożyczki (w części lub w całości) jako nieodpłatne lub częściowo odpłatne świadczenie. Uzyskany w ten sposób przychód pracownika powinien zostać doliczony do jego dochodu i opodatkowany na ogólnych zasadach, tj. według obowiązującej skali podatkowej.
Pożyczka umorzona w czasie, gdy dana osoba pozostaje w stosunku pracy, jest przychodem ze stosunku pracy.
Natomiast pożyczkę umorzoną nawet jeden dzień po rozwiązaniu stosunku pracy zalicza się do przychodów z innych źródeł.
Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS podlegają zwolnieniu ze składek na ubezpieczenia społeczne. Takim celem socjalnym jest także umorzenie pożyczki mieszkaniowej. Przepisy o działalności socjalnej definiują bowiem jako działalność socjalną m.in. udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy mieszkaniowej na warunkach określonych umową.
Z kolei pożyczka z ZFŚS umorzona byłemu pracownikowi, obecnie emerytowi lub renciście, jest przychodem z innego źródła przychodu, podlegającym opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 10% (zob. art. 10 ust. 1 pkt 9 i art. 30 ust. 1 pkt 4 updof). Będzie to podatek z tytułu świadczeń wypłacanych emerytom i rencistom w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy lub stosunkiem pokrewnym.
Płatnik ma obowiązek pobrać zryczałtowany podatek od dokonywanych wypłat (świadczeń) lub stawianych do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych (określonych m.in. w art. 30 ust. 1 pkt 4 updof). Podatek zryczałtowany pobiera się bez pomniejszania dochodu o koszty uzyskania.
EWIDENCJA KSIĘGOWA FUNDUSZU
Ewidencję księgową ZFŚS jednostki sektora finansów publicznych powinny prowadzić zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Ewidencja księgowa funduszu prowadzona jest na koncie 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, które służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Po stronie Ma ewidencjonuje się zwiększenia funduszu, a po stronie Wn zmniejszenia. Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Należy pamiętać, aby ewidencja szczegółowa do konta 851 pozwalała na wyodrębnienie:
• stanu, zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń,
• wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.
Natomiast środki pieniężne tego funduszu muszą być wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym. Ujmuje się je na koncie 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Wynika to z ustaleń zawartych w art. 12 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z którymi pracodawca ma obowiązek przechowywania środków funduszu na odrębnym rachunku bankowym. Pozostałe środki majątkowe ujmuje się na odpowiednich kontach działalności podstawowej jednostki (z wyjątkiem kosztów i przychodów podlegających sfinansowaniu z funduszu).
Konto 135 - „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności zakładowego funduszu świadczeń specjalnych, funduszy celowych i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków na rachunki bankowe, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunków bankowych. Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych, na rachunkach bankowych funduszy.
ZWIĘKSZENIA ŚRODKÓW FUNDUSZU
Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zwiększa się o:
• wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej,
• darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,
• odsetki od środków funduszu,
• wpływy z oprocentowanych pożyczek udzielanych na cele mieszkaniowe,
• wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,
• przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
• przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych,
• inne środki określone w odrębnych przepisach.
PRZEZNACZENIE ŚRODKÓW FUNDUSZU
ZFŚS jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, a także na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Szczegółowe zasady korzystania określa regulamin. W ustawie określono ogólny wykaz dopuszczalnych do sfinansowania rodzajów wydatków z funduszu. Można go odnaleźć w definicji działalności socjalnej. Są to wydatki na usługi na rzecz różnego rodzaju form krajowego wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną oraz udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), a także zdrowotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
OBSŁUGA RACHUNKU BANKOWEGO
Środki ZFŚS są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Ze środków funduszu finansowana jest działalność socjalna określona w art. 2 pkt 1 ustawy. Środkami administruje pracodawca.
Ustawa nie przewiduje możliwości wykorzystania środków funduszu na pokrycie kosztów obsługi bankowej rachunku ZFŚS, ponieważ w pojęciu działalności socjalnej nie mieści się administrowanie środkami funduszu zgromadzonymi na wyodrębnionym rachunku bankowym.
Koszty ponoszone w związku z administrowaniem środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (w tym m.in. opłaty i prowizje pobierane przez bank za prowadzenie wyodrębnionego rachunku środków ZFŚS i dokonywanie za jego pośrednictwem rozliczeń) zaliczane są do kosztów działalności jednostki w momencie ich poniesienia - jako koszt usług obcych. Podlegają one zwrotowi z rachunku bieżącego.
Kosztami bankowymi obciążany jest rachunek bankowy ZFŚS, dlatego jednostka powinna zrefundować te koszty poprzez przelew z rachunku bieżącego na rachunek funduszu.
ZAPAMIĘTAJ!
Opłaty bankowe za prowadzenie wyodrębnionego rachunku środków ZFŚS, jak i inne opłaty pobierane przez bank od operacji dokonywanych na tym rachunku, obciążają nie fundusz, lecz koszty działalności jednostki.
Księgowania związane z pobraniem przez bank opłat i prowizji, a następnie ich refundacją, mogą przebiegać następująco:
1. Wyciąg bankowy z rachunku środków ZFŚS, potwierdzający pobranie opłaty lub prowizji:
• Wn konto 400 „Koszty według rodzajów” (w analityce np. „Usługi obce”),
• Ma konto 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”;
2. Refundacja kwoty pobranej opłaty lub prowizji - dokonana poleceniem przelewu ze środków działalności operacyjnej jednostki i potwierdzona wyciągami bankowymi:
• Wn konto 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Natomiast z treści art. 7 ust. 1 pkt 4 ustawy wynika, że odsetki naliczone przez bank od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku ZFŚS zwiększają fundusz świadczeń socjalnych.
Odsetki bankowe naliczone od środków pieniężnych funduszu na wyodrębnionym rachunku ewidencjonuje się:
• Wn konto 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• Ma konto 851 „ZFŚS”.
Ponadto ustawa o ZFŚS stanowi, że odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 3-5 i 6a, oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3, obciążają koszty działalności pracodawcy.
• Wn konto 400 „Koszty według rodzajów”,
• Ma konto 851 „ZFŚS”.
Konto 135 - „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności zakładowego funduszu świadczeń specjalnych, funduszy celowych i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków na rachunki bankowe, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunków bankowych. Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.
UMORZENIE POŻYCZKI
Konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” jest przeznaczone do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia, które obejmują:
• wypłacone zaliczki i sumy do rozliczenia,
• wypłacone pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• wydatki wyłożone przez pracownika w imieniu jednostki.
Konto 234 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań wobec pracowników. W przedstawionej sytuacji ewidencja powinna wyglądać jak na schemacie.
Izabela Gras, Hanna Wilczyńska
PODSTAWY PRAWNE
• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104)
• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 249, poz. 1832)
• Ustawa z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 17, poz. 95)
• Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z 6 grudnia 1994 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników cywilnych wojska oraz wysokości odpisu na ten fundusz (Dz.U. Nr 132, poz. 678)
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 11 kwietnia 1995 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wysokości odpisu na ten fundusz (Dz.U. Nr 43, poz. 225)
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 22 marca 1995 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, niebędących funkcjonariuszami Służby Więziennej, oraz wysokości odpisu na ten fundusz (Dz.U. Nr 37, poz. 182)
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723)
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)
POTRZEBUJESZ POMOCY?