Zbieranie danych osobowych dla zawarcia umowy cywilnoprawnej

Wójt (burmistrz, prezydent miasta) wykonuje nie tylko zadania określone wprost przepisami prawa administracyjnego materialnego. Zobowiązany jest on również, zgodnie z dyspozycją art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) do podejmowania działań, w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym. Czyni to zazwyczaj poprzez zawieranie z konkretnymi podmiotami (osobami fizycznymi, prawnymi) stosownych umów cywilnoprawnych, np. umów najmu, sprzedaży, użyczenia, użytkowania wieczystego.

Do zawarcia umowy z osobą fizyczną niezbędne jest udostępnienie przez nią swoich danych osobowych. Stosując nazewnictwo ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.), dochodzi więc do przetwarzania jej danych osobowych. Terminem tym zostały bowiem określone, zgodnie z art. 7 pkt 2 wymienionej ustawy, jakiekolwiek operacje dokonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie danych. Wykonywanie czynności przetwarzania danych dopuszczalne jest tylko w sytuacjach wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy, tj. wówczas, gdy: