Zatrudnianie obywateli Ukrainy po zmianie przepisów od 5 marca 2026 r.

Obywatele Ukrainy, którzy dysponują numerem PESEL ze statusem UKR, korzystają z ochrony czasowej w Polsce do 4 marca 2027 r. Do ich zatrudnienia w tym czasie wystarczy powiadomienie powiatowego urzędu pracy. W okresie od 5 marca 2027 r. do 4 marca 2029 r. wolno im będzie nadal pracować na tej podstawie, jeśli zalegalizują swój pobyt na polskim terytorium. To najważniejsze rozwiązania, jakie wprowadzono w zakresie zatrudniania obywateli Ukrainy od 5 marca 2026 r.

Ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (dalej: ustawa wygaszająca) utrzymała uproszczone zasady zatrudniania obywateli Ukrainy. Zmieniła jednak ich podstawę i warunki.

Przepisy ustawy wygaszającej realizują postawione przed nią cele, do których należało, jak wynika z uzasadnienia do jej projektu, stopniowe usuwanie specjalnych rozwiązań dedykowanych ukraińskim uchodźcom, ujednolicenie systemu wsparcia dla wszystkich uchodźców, podlegających ochronie czasowej, dostosowanie przepisów do nowego etapu sytuacji migracyjnej oraz przejście z rozwiązań nadzwyczajnych do systemowych.

Podstawy zatrudniania Ukraińców w trybie uproszczonym

Od 5 marca 2026 r. polski podmiot powierzający pracę obywatelowi Ukrainy (dalej: zatrudniający) na uproszczonych warunkach może stosować dwie różne podstawy prawne tego zatrudnienia. Pierwsza z nich wynika z art. 5a ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Odnosi się ona do zatrudniających, którzy powierzają pracę obywatelom Ukrainy począwszy od 5 marca 2026 r., składając powiadomienie do powiatowego urzędu pracy (PUP), zgodnie z wymogami tego przepisu.

Druga podstawa prawna to art. 22 ust. 1 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (dalej: specustawa ukraińska). Obowiązuje tego zatrudniającego, który złożył powiadomienie do PUP o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy przed 5 marca 2026 r. w trybie art. 22 specustawy ukraińskiej (art. 40 ustawy wygaszającej). Musi on jednak upewnić się, że:

• Ukrainiec przebywa w Polsce legalnie lub jego pobyt jest uznawany za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 specustawy ukraińskiej (w brzmieniu obowiązującym do 4 marca 2026 r.), czyli gdy legalnie wjechał do Polski w okresie od 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy i deklaruje zamiar pozostania w Polsce,
• wymiar czasu pracy Ukraińca lub liczba jego godzin pracy nie są niższe niż wskazane w powiadomieniu,
• Ukrainiec otrzymuje wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż określona w powiadomieniu lub ustalonej według stawki zapisanej w powiadomieniu, proporcjonalnie zwiększonej w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy,
• wynagrodzenie Ukraińca ma poziom co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę przy zatrudnieniu na umowę o pracę albo minimalnej stawki godzinowej przy zatrudnieniu na umowę zlecenia lub o świadczenie usług (do której stosuje się przepisy o zleceniu), jeżeli nie ma powodu do zwolnienia z tego obowiązku (art. 6, art. 8, art. 8a i art. 8d ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Polski podmiot powierzający pracę Ukraińcowi to podmiot mający siedzibę albo miejsce pobytu stałego w Polsce, w tym oddział lub przedstawicielstwo podmiotu zagranicznego, albo w przypadku obywatela państwa – strony umowy o EOG, stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej w Polsce (art. 2 pkt 6 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Nowy warunek stosowania powiadomienia PUP od 5 marca 2026 r.

Zatrudnienie od 5 marca 2026 r. obywatela Ukrainy na podstawie powiadomienia PUP (właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu pracodawcy) wymaga spełnienia jednego warunku: Ukrainiec powinien korzystać z ochrony czasowej w Polsce (art. 5a ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Wyjątek przewiduje art. 41 ustawy wygaszającej – zob. Graniczne terminy legalnego pobytu i pracy na powiadomieniu PUP.

Ochrona czasowa oznacza legalność pobytu w Polsce od dnia wjazdu na polskie terytorium do dnia, w którym decyzja Rady Unii Europejskiej (UE) stwierdzającej istnienie masowego napływu wysiedleńców zachowuje moc obowiązującą. Jej warunkiem jest, żeby obywatel Ukrainy (beneficjent ochrony czasowej) przybył legalnie do Polski w okresie wskazanym w tej decyzji w celu korzystania z ochrony czasowej (art. 106 ust. 1 w zw. z art. 2 pkt 1a ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dalej: ustawa o ochronie cudzoziemców, w brzmieniu obowiązującym od 5 marca 2026 r.).

Ochrona czasowa przysługuje obywatelom Ukrainy od 5 marca 2026 r. automatycznie, jeżeli posiadają numer PESEL ze statusem UKR nadanym na podstawie uchylonego 5 marca 2026 r. art. 4 ust. 1 lub 1a specustawy ukraińskiej (art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy wygaszającej).

Od zasady automatyzmu ochrony czasowej jest jeden wyjątek. Wymagane jest od obywatela Ukrainy potwierdzenie do 31 sierpnia 2026 r. swojej tożsamości w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży, jeżeli numer PESEL UKR został mu nadany na podstawie oświadczenia (art. 25 ustawy wygaszającej). Status UKR Ukraińca, który nie wykona tego obowiązku terminowo, 1 września 2026 r. zostanie zmieniony na status NUE (określa obywateli innych krajów niż członkowskie UE i Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub obywateli Konfederacji Szwajcarskiej). Tym samym:

• pobyt Ukraińca w Polsce przestanie być legalny w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o ochronie cudzoziemców,
• zatrudnienie na podstawie powiadomienia PUP będzie niemożliwe, jeśli nie dotyczy tego Ukraińca art. 41 ustawy wygaszającej – zob. Graniczne terminy legalnego pobytu i pracy na powiadomieniu PUP.

Trzeba zwrócić uwagę na obowiązek potwierdzenia tożsamości przez obywateli Ukrainy, którzy uzyskali PESEL UKR na podstawie:

• Karty Polaka, innego dokumentu ze zdjęciem umożliwiającego ustalenie tożsamości lub dokumentu potwierdzającego urodzenie,
• nieważnego dokumentu podróży lub którego dokument podróży utracił ważność.

Obywatele Ukrainy muszą go zrealizować w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży w terminie 60 dni od daty jego wydania, jeżeli nie potwierdzili swojej tożsamości po nadaniu numeru PESEL na podstawie ważnego dokumentu podróży (art. 26 ustawy wygaszającej).

Ważność zaświadczeń o korzystaniu z ochrony czasowej

Zaświadczenia o korzystaniu z ochrony czasowej, wydane obywatelom Ukrainy na podstawie nieobowiązującego od 5 marca 2026 r. art. 110 ust. 5 ustawy o ochronie cudzoziemców, zachowują ważność do 4 marca 2027 r. (art. 20 ust. 1 ustawy wygaszającej). Przestaną być ważne przed tym terminem, jeśli obywatel Ukrainy otrzyma PESEL UKR na podstawie art. 110a ust. 1 ustawy o ochronie cudzoziemców albo istnieją podstawy do ich unieważnienia określone w uchylonym art. 110 ust. 10 ustawy o ochronie cudzoziemców, tj. gdy Ukrainiec:

• uzyska dokument pobytowy w trybie art. 8 ust. 1 dyrektywy Rady 2001/55/WE z 20 lipca 2001 r. w sprawie minimalnych standardów przyznawania tymczasowej ochrony na wypadek masowego napływu wysiedleńców oraz środków wspierających równowagę wysiłków między Państwami Członkowskimi związanych z przyjęciem takich osób wraz z jego następstwami – w innym państwie członkowskim UE niż Polska,
• nie był uprawniony do otrzymania zaświadczenia,
• zrzeknie się ochrony czasowej.

Zasady dotyczące PESEL UKR od 5 marca 2026 r.

Obywatel Ukrainy, który wjedzie do Polski w okresie od 5 marca 2026 r., otrzyma PESEL UKR na swój wniosek złożony w dowolnym urzędzie gminy w Polsce. Ma wówczas 30 dni od dnia przekroczenia polskiej granicy na wystąpienie o nadanie tego numeru (art. 110a ust. 1–2 ustawy o ochronie cudzoziemców). Termin ten jest liczony według art. 57 § 1 i § 4 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). Zatem Ukrainiec:

• nie uwzględnia dnia, w którym przekroczył polską granicę,
• przyjmuje, że ostatnim dniem, w którym może złożyć wniosek, jest ostatni dzień z 30-dniowego terminu,
• składa wniosek najpóźniej w następnym dniu „roboczym” po dniu ustawowo wolnym lub sobocie, jeśli wówczas przypada ostatni dzień 30-dniowego terminu.

Obywatel Ukrainy dotrzyma tego terminu, jeżeli przed jego upływem wyśle wniosek na adres do e-doręczeń wybranego organu gminy i uzyska dowód doręczenia lub nada wniosek w placówce Poczty Polskiej albo w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim UE, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym (art. 57 § 5 k.p.a.).

Jeśli Ukrainiec nie złoży wniosku o PESEL UKR w 30-dniowym terminie, utraci ochronę czasową w Polsce z upływem ostatniego dnia tego okresu (art. 109b ust. 1 pkt 1 i ust. 2 zd. 2 ustawy o ochronie cudzoziemców). Oznacza to brak możliwości wykonywania pracy w Polsce na podstawie powiadomienia PUP, chyba że obywatela Ukrainy obejmuje art. 41 ustawy wygaszającej – zob. Graniczne terminy legalnego pobytu i pracy na powiadomieniu PUP.

Ukrainiec, który złoży wniosek o PESEL UKR, zostanie umieszczony w elektronicznym rejestrze prowadzonym przez komendanta Straży Granicznej (art. 110b ustawy o ochronie cudzoziemców).

Niektórzy obywatele Ukrainy mogą otrzymać PESEL UKR bez ponownego przyjazdu do Polski. Muszą jednak spełniać kryteria zawarte w art. 20 ust. 4 ustawy wygaszającej, tzn.:

• posiadać zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej, które nie zostało unieważnione,
• przybyć legalnie do Polski w okresie od 24 lutego 2022 r. do 4 marca 2026 r. (dzień poprzedzający wejście w życie ustawy wygaszającej) z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi w tym kraju.

Graniczne terminy legalnego pobytu i pracy na powiadomieniu PUP

Pobyt Ukraińca w Polsce na podstawie art. 106 ust. 1 ustawy o ochronie cudzoziemców jest legalny do 4 marca 2027 r. Ten termin wskazuje decyzja wykonawcza Rady (UE) 2025/1460 z 15 lipca 2025 r. w sprawie przedłużenia tymczasowej ochrony wprowadzonej decyzją wykonawczą (UE) 2022/382. Przedłuża ona po raz trzeci okres trwania ochrony czasowej ustanowionej decyzją wykonawczą Rady (UE) 2022/382 z 4 marca 2022 r. stwierdzającą istnienie masowego napływu wysiedleńców z Ukrainy w rozumieniu art. 5 dyrektywy 2001/55/WE i skutkującą wprowadzeniem tymczasowej ochrony. Według uzasadnienia do ustawy wygaszającej: Obecne przedłużenie jest ostatnim przedłużeniem legalności pobytu zarówno osób mających status UKR, jak i inne tytuły pobytowe. W związku z powyższym do dnia 4 marca 2027 r. obywatele Ukrainy (posiadający status UKR lub mający przedłużone tytuły pobytowe na podstawie właściwych przepisów ustawy pomocowej) chcąc nadal legalnie przebywać na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej będą musieli zalegalizować swój pobyt.

Konsekwencją korzystania przez obywatela Ukrainy z ochrony czasowej od 5 marca 2026 r. do 4 marca 2027 r. jest możliwość jego zatrudniania na podstawie powiadomienia PUP właśnie w tym okresie. Jednak art. 41 ustawy wygaszającej zapewnia odpowiednie stosowanie tych reguł do obywateli Ukrainy przebywających legalnie w Polsce (zob. tabela 1 i część „Legalność pobytu i pracy w Polsce od 5 marca 2027 r.”), lecz niekorzystających z ochrony czasowej. Przez 3 lata od dnia wejścia w życie ustawy wygaszającej, czyli do 4 marca 2029 r., mają oni:

• swobodny dostęp do rynku pracy na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom,
• możliwość świadczenia pracy na podstawie powiadomienia PUP.

Te zasady dotyczą również w okresie od 5 marca 2027 r. do 4 marca 2029 r. Ukraińców, którzy korzystali z ochrony czasowej od 5 marca 2026 r. do 4 marca 2027 r., jeśli będą mieć tytuł do legalnego pobytu w Polsce.

Tabela 1. Dokumenty pobytowe Ukraińców ważne z mocy prawa do 4 marca 2027 r.

Przyczyny utraty ochrony czasowej przed 4 marca 2027 r.

Niedotrzymanie 30-dniowego terminu od dnia przekroczenia polskiej granicy na wystąpienie o nadanie PESEL UKR to pierwsza z przyczyn utraty przez obywatela Ukrainy ochrony czasowej. Taki skutek występuje również w dniu, w którym obywatel Ukrainy:

• opuści Polskę na dłużej niż 30 dni,
• złożył w dowolnym organie gminy pisemne zawiadomienie o zrzeczeniu się prawa do korzystania z ochrony czasowej na polskim terytorium,
• uzyskał zezwolenie: na pobyt stały, na pobyt rezydenta długoterminowego UE, na pobyt czasowy,
• otrzymał: status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zgodę na pobyt tolerowany, zgodę na pobyt ze względów humanitarnych,
• złożył w Polsce wniosek o udzielenie ochrony międzynarodowej lub w jego imieniu taki wniosek został złożony – w tym przypadku Ukrainiec ponownie korzysta z ochrony czasowej od dnia, w którym ostateczna stała się wydana wobec niego decyzja o uznaniu wniosku o udzielenie ochrony międzynarodowej za niedopuszczalny lub o umorzeniu postępowania w sprawie udzielenia ochrony międzynarodowej (art. 109b ust. 3 i ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 38 ust. 4 lub art. 52 ust. 1 ustawy o ochronie cudzoziemców),
• uzyskał ochronę czasową na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE na podstawie decyzji Rady UE stwierdzającej istnienie masowego napływu wysiedleńców, o której mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o ochronie cudzoziemców,
• nabył obywatelstwo polskie albo obywatelstwo innego państwa członkowskiego UE

(art. 109b ust. 1 pkt 2–7, ust. 2 zd. 1 i ust. 3 ustawy o ochronie cudzoziemców).

Zasady powiadomienia PUP

Zatrudniający ma na powiadomienie PUP 7 dni od dnia rozpoczęcia u niego pracy przez obywatela Ukrainy. Może przekroczyć ten termin, jeżeli portal www.praca.gov.pl, za pomocą którego dokonuje powiadomienia (obowiązkowy i jedyny tryb), uniemożliwia jego dotrzymanie z powodu nieprawidłowego działania. W takim przypadku zatrudniający powiadamia PUP najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości. Co istotne, za brak terminowego powiadomienia zatrudniającemu grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 84 ust. 6 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom w brzmieniu obowiązującym od 5 marca 2026 r.).

Żeby złożyć do PUP powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy, należy:

Krok 1. Wejść na portal www.praca.gov.pl.

Krok 2. Wybrać przycisk „Usługi elektroniczne”.

Krok 3. Nacisnąć przycisk „Rynek pracy – pomoc dla Ukrainy”.

Krok 4. Następnie wybrać opcję „Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (PSZ-PPWPU).

Do wypełnienia tego dokumentu potrzebne są dane wymienione w art. 5a ust. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom (zob. tabela 2).

Tabela 2. Dane wpisywane do powiadomienia PUP o zatrudnieniu obywatela Ukrainy

Dostęp do danych wymienionych w tabeli, a także do danych o objęciu ubezpieczeniami społecznymi obywatela Ukrainy, którego dotyczy powiadomienie, będą mieć w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych: ZUS, KRUS, GUS, Państwowa Inspekcja Pracy, Szef Krajowej Administracji Skarbowej i Straż Graniczna.

Zatrudniający nie ponosi żadnych opłat za złożenie powiadomienia PUP. Nie może też liczyć, że PUP sprawdzi poprawność merytoryczną powiadomienia. Urząd ogranicza się do ich ewidencjonowania (zob. https://www.praca.gov.pl/eurzad/uslugi-elektroniczne/kreator-wnioskow/PSZ-PPWPU).

Nowe i ponowne powiadomienie PUP

Każdy zatrudniający, który powierza pierwszy raz pracę Ukraińcowi (korzystającemu z ochrony czasowej lub niekorzystającemu, lecz przebywającemu legalnie w Polsce), ma obowiązek dokonania powiadomienia PUP. Zawieranie kolejnej umowy z tym samym obywatelem Ukrainy powoduje:

• brak obowiązku ponownego powiadamiania PUP, jeżeli kolejna umowa jest zawierana bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej i utrzymuje dotychczasowe warunki pracy,
• obowiązek ponownego powiadomienia PUP, gdy między umowami występuje jakakolwiek przerwa.

Te zasady nie wynikają z przepisów prawa, lecz pouczenia zamieszczonego pod adresem https://www.praca.gov.pl/eurzad/uslugi-elektroniczne/kreator-wnioskow/PSZ-PPWPU.

Ustawowa lista sytuacji, w których zatrudniający musi ponownie powiadomić PUP o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy, obejmuje 4 przypadki. Według art. 5a ust. 5 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom należy to zrobić w razie:

• zmiany rodzaju umowy pomiędzy zatrudniającym a obywatelem Ukrainy lub
• zmiany stanowiska albo rodzaju wykonywanej pracy, lub
• zmniejszenia wymiaru czasu pracy albo liczby godzin pracy w tygodniu bądź miesiącu określonej w powiadomieniu, lub
• obniżenia miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia określonej w powiadomieniu.

Zatrudniający jest zobowiązany dokonać ponownego powiadomienia PUP w ciągu 7 dni od wystąpienia powyższych okoliczności.

Legalność pobytu i pracy w Polsce od 5 marca 2027 r.

Ponieważ legalność pobytu w Polsce w ramach ochrony czasowej i przedłużonych okresów pobytowych (zob. tabela 1) upłynie 4 marca 2027 r., obywatele Ukrainy powinni wystąpić odpowiednio wcześnie o dokument legalizujący ich pobyt w Polsce od 5 marca 2027 r. Brak takiego dokumentu uniemożliwi im pracę w Polsce nie tylko na podstawie powiadomienia PUP do 4 marca 2029 r. (art. 41 ustawy wygaszającej). Wykluczy również ścieżki zatrudniania wymienione w pkt 2–4 tabeli 3.

Ukraińcy korzystający z ochrony czasowej i posiadający PESEL UKR nie otrzymają odmowy wszczęcia postępowania, gdy będą ubiegać się o udzielenie:

• zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w trybie art. 114 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (dalej: ustawa o cudzoziemcach) lub
• zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji, o którym mowa w art. 127 ustawy o cudzoziemcach, lub
• zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w art. 142 ust. 1 lub 3 ustawy o cudzoziemcach, lub
• zezwolenia na pobyt czasowy dla członka rodziny obywatela Rzeczypospolitej Polskiej, o którym mowa w art. 158 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach, lub
• zezwolenia na pobyt czasowy w celu połączenia się z rodziną, o którym mowa w art. 159 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach.

Gwarantuje to art. 45 ust. 1 ustawy wygaszającej, wyłączając stosowanie wobec nich art. 99 ust. 1 pkt 4 i art. 131 pkt 8 ustawy o cudzoziemcach w zakresie, w jakim te przepisy odnoszą się do ochrony czasowej.

Tabela 3. Sposoby zatrudniania obywateli Ukrainy

Jadwiga Sztabińska

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej