Jak ująć w księgach nakłady ponoszone przez użytkowników środków trwałych

Jeśli środek trwały jest ulepszany przez jednostkę, która z niego korzysta na podstawie umów najmu, to najczęściej u ponoszącego nakłady mamy do czynienia z inwestycją w obcym środku trwałym. 23 stycznia 2023 r. pojawiała się interpretacja dotycząca sposobu postępowania w takiej sytuacji przez właściciela nieruchomości. Jest to objaśnienie podatkowe. A jak należy zapisać to zdarzenie w księgach rachunkowych?

I na potrzeby rachunkowości, i na potrzeby podatków dochodowych jednostki są zobowiązane do prawidłowego ujmowania ponoszonych nakładów w związku ze swoją działalnością. Jeśli są to nakłady związane z pozyskaniem składnika majątku, który będzie przez jednostkę wykorzystywany na jej potrzeby, w związku z jej działalnością przez okres co najmniej 12 miesięcy, to należy ten składnik ująć jako środek trwały i poddawać odpisom amortyzacyjnym. W przypadku nakładów o niższej wartości można i w rachunkowości, i podatkowo stosować uproszczenie polegające na jednorazowym rozliczeniu.

Inwestuje najemca lub wynajmujący

W przypadku umów najmu bardzo często mamy do czynienia z sytuacjami, gdy korzystający ponosi nakłady, często bardzo znaczącej wartości, na dostosowanie wynajętego obiektu do własnych potrzeb. Te nakłady, często określone jako FIT-OUT, powodują, że lokal jest dostosowany do specyfiki działalności najemcy, spełnia standardy związane np. z branżą albo z identyfikacją marki, w ramach której działa najemca. Często też mamy do czynienia z sytuacją, że najemcy okresowo przeprowadzają takie prace, bo są np. zobowiązani do zmiany co pięć lat wystroju lokali, w których prowadzą działalność. Wiążące ich umowy nakazują np. dostosowanie się do wymogów sieci usługowych czy dystrybucyjnych obowiązujących na całym świecie w zakresie wyglądu pomieszczeń sprzedażowych. W podobnych sytuacjach te nakłady ‒ z reguły są to kwoty dużo wyższe niż choćby podatkowo przyjęty próg istotności ‒ są ujmowane jako ulepszenia w obcych środkach trwałych. W rachunkowości podlegają one amortyzacji przez przewidywany okres użytkowania, który jest najczęściej okresem najmu albo okresem, co który zgodnie z regułami obowiązującymi najemcę są wykonywane tego typu prace.