Inwentaryzacja: analiza trudnych przypadków

W praktyce to nie przepisy, lecz konkretne sytuacje sprawiają najwięcej kłopotów. Rozproszone środki trwałe, praca zdalna, czynny magazyn czy weryfikacja wartości niematerialnych to obszary, w których najczęściej pojawiają się błędy

sprzęt u pracowników zdalnych

▶ Stan faktyczny

Część firmowego sprzętu — laptopy, telefony, routery, modemy i akcesoria — znajduje się poza biurem, w domach pracowników pracujących zdalnie lub hybrydowo. Część osób wykonuje obowiązki w terenie, często zmienia miejsce pracy lub przemieszcza się z urządzeniami służbowymi. W poprzednich latach audytor zakwestionował rzetelność spisu, wskazując brak potwierdzeń użytkowania sprzętu i dowodów faktycznego sprawdzenia jego istnienia.

▶ Problem

Spółka chce przeprowadzić inwentaryzację sprzętu powierzonego pracownikom zdalnym w sposób rzetelny. Głównym dylematem jest to, jak potwierdzić fizyczne istnienie sprzętu pozostającego poza siedzibą firmy oraz jak udokumentować procedurę inwentaryzacji, aby nie naruszyć jej zasad i odpowiedzialności materialnej pracowników.

▶ Rozwiązanie

Inwentaryzacja sprzętu powierzonego pracownikom zdalnym nadal odbywa się metodą spisu z natury, ale sposób jej wykonania musi zostać dostosowany do tego, że sprzęt znajduje się poza siedzibą spółki. W praktyce oznacza to przeprowadzenie spisu na odległość, przy użyciu narzędzi umożliwiających potwierdzenie fizycznego istnienia urządzenia u pracownika.

Pierwszym krokiem jest przygotowanie oddzielnych arkuszy spisowych dla wyposażenia użytkowanego poza biurem. Arkusze powinny zawierać pełne dane identyfikacyjne sprzętu – model, numer seryjny, numer inwentarzowy – oraz imię i nazwisko pracownika, któremu go powierzono. W dokumentacji warto zamieścić wyraźną adnotację: „sprzęt użytkowany poza siedzibą”.

Najważniejszym elementem spisu jest fizyczne potwierdzenie istnienia sprzętu. W spółkach, w których pracownicy pracują w wielu lokalizacjach, najczęściej stosuje się weryfikację zdalną. Może ona polegać na wideopołączeniu z komisją inwentaryzacyjną, podczas którego pracownik pokazuje urządzenie z widocznym numerem seryjnym lub naklejką inwentarzową. Alternatywnie pracownik może przesłać zdjęcia sprzętu wykonane zgodnie z instrukcją — z widoczną etykietą, numerem i datą. Obie formy są akceptowane przez audytorów, pod warunkiem że zostaną właściwie udokumentowane. W sytuacjach szczególnych spółka może zdecydować o jednorazowym dostarczeniu sprzętu do biura albo o wizycie członka komisji w miejscu pracy, choć te rozwiązania są znacznie rzadziej.