opinia

Podpis elektroniczny w urzędzie. Między obiegiem dokumentów a oświadczeniem woli

W wielu urzędach cyfryzacja obiegu dokumentów przyniosła nie tylko wygodę, lecz także niebezpieczne uproszczenia. Jednym z nich jest traktowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jak technicznego narzędzia obiegu pism, a nie jak prawnego odpowiednika podpisu własnoręcznego. Prowadzi to do pytania: co, jeśli dokument podpisał pracownik sekretariatu, używając podpisu kwalifikowanego przełożonego?

Kwalifikowany podpis elektroniczny a praktyka urzędów

Zgodnie z art. 25 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (rozporządzenie eIDAS) kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Nie jest więc jedynie technicznym narzędziem do zatwierdzania dokumentów w systemie informatycznym, lecz szczególnym instrumentem identyfikacji i uwierzytelnienia osoby składającej oświadczenie.

W urzędowej praktyce często zaciera się jednak różnica między zwykłym obiegiem dokumentów a składaniem oświadczeń wywołujących skutki prawne. Tymczasem z punktu widzenia prawa są to zupełnie różne kategorie działań. W przypadku dokumentów wewnętrznych można mówić o technicznej obsłudze procesu kancelaryjnego. W przypadku decyzji, umów, wypowiedzeń, pełnomocnictw czy innych oświadczeń wywołujących skutki prawne chodzi już nie o sam obieg dokumentu, lecz o osobiste przypisanie treści i skutków prawnych konkretnej osobie.