vat

Zwolniony z VAT nie ucieknie przed wystawianiem faktur w KSeF

Od środy 1 kwietnia 2026 r. kolejna, największa grupa podatników VAT musi wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Taki obowiązek mają również zwolnieni z podatku, jeżeli tylko inny przedsiębiorca zażąda od nich faktury

Z wystawianiem faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wiążą się kolejne obowiązki. Trzeba zarejestrować się w urzędzie skarbowym dla celów VAT (nawet jako podatnik zwolniony z VAT) i uzyskać NIP, jeżeli nie został on dotychczas nadany.

Z licznych wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że podatnik zwolniony z VAT nie może dokumentować transakcji rachunkiem, i to niezależnie od tego, czy nabywcą jest przedsiębiorca, czy konsument. Natomiast faktury konsumenckie, czyli takie, których zażąda osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, mogą nadal być wystawiane poza KSeF, czy to na papierze, czy w zwykłej formie elektronicznej (wysyłane np. w formacie PDF).

Od kiedy w KSeF?

Dla większości podatników zwolnionych z VAT podmiotowo, obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł w życie 1 kwietnia 2026 r. Zwolnienie to przysługuje bowiem przy sprzedaży nieprzekraczającej rocznie 240 tys. zł. Natomiast z wystawiania faktur w KSeF są zwolnieni – do końca 2026 r. – tylko podatnicy, u których wartość miesięcznej sprzedaży brutto nie przekracza 10 tys. zł. Limit ten oblicza się, sumując wszystkie kwoty brutto z faktur, które podatnik byłby zobowiązany wystawiać w KSeF. Inne wyjątki są wprost określone w ustawie o VAT oraz rozporządzeniu wykonawczym i nie ma ich zbyt wiele.

Faktura na żądanie

Zasadą jest, że podatnik zwolniony z VAT czy to podmiotowo (ze względu na wielkość sprzedaży nieprzekraczającą 240 tys. zł rocznie), czy to przedmiotowo (ze względu na rodzaj czynności) nie musi wystawiać faktur. Ma jednak taki obowiązek, jeżeli zażąda tego nabywca. Kupujący ma na to trzy miesiące liczone od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT). Innymi słowy, jeżeli nabywca w ciągu trzech miesięcy zażąda od podatnika zwolnionego z VAT wystawienia faktury, to ten co do zasady musi ją wystawić w KSeF.

Problem dla wynajmujących

Nowe obowiązki dotyczą też podatników, którzy prywatnie wynajmują nieruchomości. Dlaczego faktury za prywatny najem muszą być wystawiane w KSeF i dlaczego najmu nie można dokumentować rachunkiem lub notami obciążeniowymi? Pisaliśmy o tym szerzej w artykule „Fakturę za najem lokalu użytkowego trzeba będzie wystawiać w KSeF”.

Przypomnijmy, że prywatny najem nieruchomości spełnia definicję działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Są to czynności polegające na wykorzystywaniu towaru (nieruchomości) w sposób ciągły i dla celów zarobkowych. To oznacza, że czynsz najmu należy wliczyć do limitu 240 tys. zł, który decyduje o tym, czy właściciel nieruchomości musi się zarejestrować jako czynny podatnik VAT.

Z kolei wynajem nieruchomości innej osobie fizycznej na jej cele mieszkaniowe jest zwolniony przedmiotowo z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy). Jeśli więc taki najemca (nieprowadzący działalności gospodarczej) zażąda faktury, nie musi ona zostać wystawiona w KSeF. Może być na papierze lub w zwykłej formie elektronicznej (przesłana mailem np. w formacie PDF).

Co innego, gdy najemcą jest przedsiębiorca. Taka transakcja nie jest zwolniona przedmiotowo z VAT, bo wynajem nie jest na cele mieszkaniowe. W takiej sytuacji, jeżeli najemca zażąda wystawienia faktury w ciągu trzech miesięcy, to wynajmujący – mimo że zwolniony z VAT podmiotowo (bo nie przekroczył rocznego limitu sprzedaży w wysokości 240 tys. zł), musi wystawić fakturę i to w KSeF.

Konieczność wystawiania faktur w KSeF przez podatnika zwolnionego przedmiotowo z VAT dyrektor KIS potwierdził również w interpretacji z 12 marca 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP). Dotyczyła ona podatniczki świadczącej usługi administracyjnej obsługi biura oraz usługi edukacyjne na rzecz szkół wyższych. Ministerstwo Finansów potwierdziło taką wykładnię również w Podręczniku KSeF 2.0 na stronach 6–11.

Kiedy można wystawiać rachunki

Identyczny wniosek płynie ze zmienionej interpretacji indywidualnej, wydanej 5 marca 2026 r. przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (sygn. DOP7.8101.6.2026.HEMD). Szef KAS zmienił interpretację z 27 października 2025 r. (0112-KDIL1-3.4012.657.2025.2.MR), w której dyrektor KIS potwierdził, że mechanik naprawiający pojazdy może nadal dokumentować swoje usługi rachunkami, jeśli nabywca nie zażąda od niego wystawienia faktury w terminie trzech miesięcy.

Zarówno dyrektor KIS, jak i szef KAS byli zgodni co do tego, że faktura – jeżeli zażąda jej przedsiębiorca – powinna zostać wystawiona w KSeF. Szef KAS nie zgodził się natomiast z dyrektorem KIS, że usługi zwolnione z VAT można dokumentować rachunkami. Przypomniał, że rachunki mogą dokumentować wyłącznie czynności:

• które w ogóle nie podlegają VAT (np. wskazane w art. 6 ustawy o VAT),
• wykonywane przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika VAT,
• wykonywane przez rolników ryczałtowych.

Musi być faktura i to w KSeF

Na to samo zwraca uwagę resort finansów w Podręczniku KSeF 2.0. Zawsze – jak tłumaczy MF – na gruncie VAT pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury. To oznacza, że jakakolwiek transakcja, która podlega VAT (choćby była zwolniona z podatku), powinna być udokumentowana fakturą.

Takie obowiązki mogą dotyczyć w praktyce każdego, kto wynajął lokal firmie (np. zakładowi fryzjerskiemu czy kosmetycznemu). Dotyczy to także wynajmowania na rzecz przedsiębiorcy garażu (odrębnego lokalu użytkowego).

Jeśli ktoś do tej pory dokumentował takie transakcje rachunkami lub notami obciążeniowymi za opłaty eksploatacyjne, to może mieć problem. Widać to na przykładzie interpretacji z 4 lutego 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG). Wystąpił o nią emeryt, który wynajmuje lokal użytkowy na rzecz przedsiębiorców. Nie prowadzi on działalności gospodarczej, nie posiada NIP i korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Dotychczas wystawiał najemcom noty obciążeniowe za opłaty eksploatacyjne i rachunki dokumentujące czynsz najmu. Dodał, że łączna wartość jego miesięcznej sprzedaży brutto przekracza 10 tys. zł.

Sądził, że nawet po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nie będzie musiał w ogóle wystawiać faktur ustrukturyzowanych ani występować o nadanie NIP. Dyrektor KIS wyjaśnił jednak, że takie obowiązki się pojawią.

Przypomnijmy natomiast, że do końca 2026 r. nie ma jeszcze sankcji za niestosowanie KSeF (art. 106ni ustawy o VAT).

Rejestracja w urzędzie skarbowym

Jeśli faktura ma trafić do KSeF, to przedsiębiorca zwolniony z VAT musi najpierw złożyć w urzędzie skarbowym formularz VAT-R i zarejestrować się ze statusem „VAT zwolniony” (chyba że wcześniej już to zrobił). Powinien też złożyć formularz NIP-7, aby uzyskać numer identyfikacji podatkowej (NIP). Oba formularze można złożyć za pośrednictwem e-Urządu Skarbowego. MF zapewnia w Podręczniku KSeF 2.0., że urząd skarbowy nadaje NIP maksymalnie w ciągu trzech dni od otrzymania poprawnie wypełnionego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Nadal poza KSeF

Nie trzeba wystawiać faktur w KSeF konsumentom, czyli osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub mimo jej prowadzenia kupują dany towar lub usługę jako zwykły konsument (na potrzeby prywatne). Można to zrobić, ale nie ma takiego obowiązku.

Do końca 2026 r. nadal poza KSeF są:

• faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących.
• paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Wyłączenia znajdziemy też w rozporządzeniu ministra finansów i gospodarki z 7 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r., poz. 1740). Chodzi m.in. o cyfrowe bilety na pociąg spełniające definicję faktury, faktury wystawione w trybie samofakturowania na rzecz nabywcy nieposługującego się polskim NIP, faktury uproszczone dokumentujące usługi określone w art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37–41 ustawy o VAT (pośrednictwo walutowe, usługi ubezpieczeniowe, udzielanie kredytów).

To oznacza, że gdy klient np. pośrednika ubezpieczeniowego zażąda wystawienia faktury zawierającej węższy zakres danych, to może być ona papierowa lub przesłana mailem w formacie PDF. Potwierdzają to interpretacje dyrektora KIS z 13 lutego 2026 r. (0114 KDIP4-3.4012.667.2025. 2.DS) i z 25 marca 2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.89. 2026.2.IK). ©℗

opinia

Trwa krucjata przeciw wystawianiu rachunków przez zwolnionych z VAT

W ostatnich dniach coraz bardziej widoczna staje się walka Krajowej Administracji Skarbowej z wystawianiem rachunków przez podatników zwolnionych z VAT. Pojawia się w związku z tym pewien dysonans, jeśli weźmiemy pod uwagę to, że podatnicy zwolnieni nie muszą wystawiać faktur, gdy nikt od nich tego nie zażąda w terminie trzech miesięcy. Wniosek z wykładni KAS jest więc taki, że albo podatnik zwolniony z VAT w ogóle nie dokumentuje usługi, albo wystawia fakturę.

Taka wykładnia nie wyklucza wystawiania rachunków i not księgowych dla udokumentowania czynności, które w ogóle nie podlegają VAT. Co więcej, w interpretacji z 20 marca 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.55.2026.1.JS), dyrektor KIS przyzwolił na wystawianie dokumentów rozliczeniowych niebędących fakturami, pod warunkiem że właściwa faktura trafi do KSeF.

Tak więc w swojej krucjacie przeciwko wystawianiu rachunków Ministerstwo Finansów nie walczy z tzw. drugim obiegiem dokumentów. Chodzi raczej o możliwość dodatkowej weryfikacji, np. wynajmujących, którzy już dziś są na celowniku skarbówki pod kątem tego, czy nie przekroczyli progu 240 tys. zł dotyczącego zwolnienia z VAT.

Mariusz Szulc

Dziennikarz Dziennika Gazety Prawnej specjalizujący się w tematyce podatkowej