Jak rozliczyć w VAT i CIT faktury wystawione i odebrane poza obowiązkowym KSeF

Y spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) jest firmą produkcyjną, która prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną VAT. 2 kwietnia 2026 r. zakupiła od firmy X (podatnik VAT czynny) usługę mycia okien w budynku biurowym spółki, który jest jej środkiem trwałym. Za wykonaną usługę firma X wystawiła 3 kwietnia 2026 r. fakturę w postaci papierowej na kwotę brutto: 12 300 zł (kwota netto: 10 000 zł, VAT: 2300 zł). Z informacji uzyskanych od firmy X wynika, że miała ona obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur od 1 kwietnia 2026 r. Spółka otrzymała fakturę papierową 3 kwietnia 2026 r., a dokument nie zawierał wyrazów „metoda kasowa”. 8 kwietnia 2026 r. spółka zapłaciła za fakturę przelewem na rachunek bankowy firmy X figurujący na białej liście podatników VAT.

Rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy, a VAT i zaliczki na CIT rozlicza ona na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Dla spółki właściwa jest stawka CIT w wysokości 19 proc. Pomiędzy spółką Y a firmą X nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy o VAT. Jak spółka powinna rozliczyć zakup tej usługi na gruncie VAT i CIT? ©℗

VAT

Zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu m.in. nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).

Uwaga! W analizowanej sprawie kwota podatku naliczonego wynika z otrzymanej od firmy X faktury i wynosi 2300 zł.