Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 20

I. ZATRUDNIANIE OBYWATELI UKRAINY NA PODSTAWIE SPECUSTAWY

Zatrudnienie oraz pomoc socjalna dla obywateli Ukrainy na podstawie specustawy i innych regulacji

Obywatele Ukrainy, którzy przekraczają granicę ukraińsko-polską od pierwszego dnia rosyjskiej inwazji zbrojnej, czyli od 24 lutego 2022 r., mogą przebywać legalnie w Polsce przez 18 miesięcy. W tym czasie wolno im pracować na takich samych zasadach jak Polakom, tyle że zatrudniający musi poinformować o tym powiatowy urząd pracy. Mają też prawo wystąpić o PESEL.

Ustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (dalej: ustawa pomocowa) obowiązuje od 12 marca 2022 r., lecz z mocą wsteczną od 24 lutego 2022 r. (pierwszy dzień ataku rosyjskiego). Jej rozwiązania zostały przewidziane przede wszystkim dla obywateli ukraińskich (w tym posiadających Kartę Polaka) oraz ich małżonków nieposiadających obywatelstwa ukraińskiego, którzy przybyli do Polski bezpośrednio z Ukrainy w związku z toczącą się w tym państwie wojną (art. 1 ust. 1-2 ustawy pomocowej). Dotyczą też w ograniczonym zakresie Ukraińców, którzy przyjechali do Polski przed inwazją rosyjską i przebywają tu legalnie. Obecnie trwają prace nad objęciem ustawą pomocową również obywateli ukraińskich, którzy będą wjeżdżali do Polski z innych krajów, a nie tylko z terytorium Ukrainy. O zmianach przepisów w tym zakresie będziemy informowali na bieżąco na stronie e-wydania czasopisma i w kolejnych numerach.

Warunki legalnego pobytu obywateli Ukrainy w Polsce

Pobyt obywateli Ukrainy w Polsce uważa się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1-2 ustawy pomocowej, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:

• wjechali legalnie do Polski z terytorium ukraińskiego w okresie od 24 lutego 2022 r. do dnia określonego przez rząd w rozporządzeniu jako ostatni dzień uprawniający do uznania pobytu za legalny,
• deklarują zamiar pozostania na polskim terytorium.

Okres legalności pobytu wynosi 18 miesięcy, licząc od 24 lutego 2022 r. Ustala się go w trybie art. 57 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. Oznacza to, że okres ten zakończy się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca.

PRZYKŁAD

Ukrainiec wraz z rodziną przekroczył legalnie granicę ukraińsko-polską 26 lutego 2022 r. Okres legalności jego pobytu w Polsce zakończy się z upływem 26 sierpnia 2023 r., jeżeli zamierza zostać na terytorium RP.

W przedstawionej sytuacji można się również spotkać z poglądem, że okres legalności pobytu wynoszący 18 miesięcy zawsze liczymy od 24 lutego 2022 r., a nie od dnia wjazdu obywateli Ukrainy do Polski. O wyjaśnienie tej kwestii poprosiliśmy MSWiA. W przypadku otrzymania stanowiska ministerstwa poinformujemy o tym na łamach czasopisma.

Obywatel Ukrainy utraci prawo do legalnego pobytu w Polsce, jeżeli wyjedzie z naszego kraju na dłużej niż miesiąc (art. 11 ustawy pomocowej). W takim przypadku legalny pobyt w Polsce będzie możliwy na mocy:

• ruchu bezwizowego przez maksymalnie 90 dni, pod warunkiem posiadania paszportu biometrycznego (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1806 z 14 listopada 2018 r. wymieniające państwa trzecie, których obywatele muszą posiadać wizy podczas przekraczania granic zewnętrznych, oraz te, których obywatele są zwolnieni z tego wymogu);
• wizy krajowej (D) lub wizy Schengen (C) albo dokumentu pobytowego; każdy z tych dokumentów może być wydany przez inne państwo należące do strefy Schengen (art. 23, art. 59 i art. 60 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach);
• zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE i ważnej karty pobytu (art. 98 i art. 99 ustawy o cudzoziemcach);
• wniosku o udzielenie ochrony międzynarodowej, złożonego na polskim przejściu granicznym (art. 24 i art. 25 ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej);
• zgody komendanta Straży Granicznej, udzielanej podczas przekraczania granicy; pobyt jest legalny przez 15 dni (art. 32 ustawy o cudzoziemcach).

PRZYKŁAD

Obywatel Ukrainy przyjechał ze swojego kraju do Polski 24 lutego 2022 r. Jego pobyt jest więc legalny od tego dnia na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy pomocowej i zakończy się z upływem 24 sierpnia 2023 r. Jednak wrócił on na Ukrainę 10 marca 2022 r. Jeżeli zostanie tam dłużej niż do 10 kwietnia 2022 r. (1 miesiąc pobytu), straci prawo uznania legalności jego pobytu w Polsce na podstawie tego przepisu.

Uprawnienia do podjęcia pracy przez obywateli Ukrainy w Polsce

Na mocy art. 22 ustawy pomocowej obywatel Ukrainy ma prawo pracować w Polsce. Przepis ten stawia tylko dwa warunki:

1. pobyt obywatela Ukrainy w Polsce jest legalny na podstawie art. 2 ust. 1-2 ustawy pomocowej lub innych przepisów (np. ustawy o cudzoziemcach),
2. podmiot powierzający pracę obywatelowi Ukrainy (dalej: zatrudniający) zawiadomi powiatowy urząd pracy (PUP) za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl w ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy o powierzeniu jej wykonywania - treść powiadomienia - patrz tabela 2.

Oznacza to, że obywatel Ukrainy może być zatrudniony na takich samych zasadach jak polski obywatel na podstawie umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony lub nieokreślony) albo umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia, o świadczenie usług lub o dzieło). Nie jest wymagany dokument legalizujący pracę (np. oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, zezwolenie na pracę albo zezwolenie na pracę sezonową). Ograniczeniem może być natomiast maksymalna liczba obywateli Ukrainy, których zatrudniający będzie mógł przyjąć do pracy. Minister ds. pracy otrzymał bowiem uprawnienie do jej określenia w stosunku do liczby wszystkich osób, którym dany zatrudniający powierza wykonywanie pracy (art. 22 ust. 8 ustawy pomocowej). Będzie się przy tym kierował względami bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego, ochroną lokalnych rynków pracy oraz zasadą komplementarności zatrudnienia cudzoziemców w stosunku do obywateli polskich.

Tabela 1. Dane przekazywane do PUP przez podmiot zatrudniający obywatela Ukrainy

Specjalne zezwolenie na pobyt czasowy

Legalność pobytu w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy pomocowej uprawnia obywatela Ukrainy do ubiegania się o zezwolenie na pobyt czasowy w trybie art. 38 ustawy pomocowej (dalej: specjalne zezwolenie na pobyt czasowy). To odrębna ścieżka, do której ustawę o cudzoziemcach stosuje się jedynie w zakresie w niej nieuregulowanym. Pozwala ona obywatelowi złożyć wniosek o specjalne zezwolenie na pobyt czasowy nie wcześniej niż po upływie 9 miesięcy od dnia wjazdu do Polski od 24 lutego 2022 r., lecz nie później niż w ciągu 18 miesięcy od 24 lutego 2022 r. (termin maksymalny). Wniosek złożony przed upływem 9 miesięcy nie zostanie rozpatrzony.

Specjalnego zezwolenia na pobyt czasowy udziela wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu obywatela Ukrainy w dniu złożenia wniosku (późniejsza zmiana miejsca pobytu nie zmienia tej właściwości). Zostanie ono wydane jednorazowo na 3 lata, licząc od dnia decyzji. Okres jego ważności zakończy się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu (dzień wydania decyzji), a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu poprzedzającym bezpośrednio ten dzień (art. 57 ust. 3a Kodeksu postępowania administracyjnego w zw. z art. 38 ust. 3 ustawy pomocowej).

PRZYKŁAD

Obywatel Ukrainy przebywa w Polsce od 27 lutego 2022 r. (dzień przekroczenia ukraińsko-polskiej granicy). Może wystąpić o specjalne zezwolenie na pobyt czasowy najwcześniej po 27 listopada 2022 r. Jeżeli złoży wniosek po tej dacie i załóżmy, że decyzję o wydaniu tego dokumentu otrzyma 14 grudnia 2022 r., wówczas zezwolenie będzie ważne do 14 grudnia 2025 r. (włącznie).

Odmowa wydania specjalnego zezwolenia na pobyt czasowy nastąpi, gdy:

• wymagają tego względy obronności lub bezpieczeństwa państwa, lub ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego - są to także przyczyny cofnięcia tego zezwolenia,
• obowiązuje wpis danych obywatela Ukrainy do wykazu cudzoziemców, których pobyt na terytorium Polski jest niepożądany - jest to także przyczyna cofnięcia tego zezwolenia,
• obywatel Ukrainy złożył wniosek o specjalne zezwolenie na pobyt czasowy po upływie terminu maksymalnego.

Decyzja o odmowie lub cofnięciu specjalnego zezwolenia na pobyt czasowy jest ostateczna. Obywatel Ukrainy nie może się zatem od niej odwołać.

WAŻNE! Obywatel Ukrainy, któremu udzielono specjalnego zezwolenia na pobyt czasowy, może pracować w Polsce bez zezwolenia na pracę (art. 39 ustawy pomocowej).

Umowy o pomocy przy zbiorach

Ustawa przedłuża z mocy prawa łączny okres świadczenia pomocy przez obywatela Ukrainy przy zbiorach chmielu, owoców, warzyw, tytoniu, ziół i roślin zielarskich na podstawie umów o pomocy przy zbiorach, o jakich mowa w art. 91c ust. 1 ustawy z 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (art. 40 ustawy pomocowej). Przed wejściem w życie ustawy pomocowej czas świadczenia pomocy przez Ukraińca przy zbiorach nie mógł przekraczać 180 dni w roku kalendarzowym. Obecnie okres ten został wydłużony na czas legalnego pobytu Ukraińca w Polsce na podstawie art. 2 ust. 1 tej ustawy.

Automatyczne przedłużenie pobytu

Ustawa pomocowa gwarantuje przedłużenie prawa pobytu w Polsce, które obywatele Ukrainy uzyskali przed 24 lutego 2022 r., a które traci ważność w okresie przypadającym od tej daty. Dzieli je na dwie grupy. W pierwszej znajdują się takie dokumenty jak wizy krajowe i zezwolenia na pobyt czasowy, na podstawie których ostatni dzień okresu pobytu w Polsce obywateli Ukrainy przypada w tym właśnie czasie. Są one automatycznie przedłużane do 31 grudnia 2022 r. (art. 42 ust. 1 i 5 ustawy pomocowej). Przedłużenie wizy krajowej nie wymaga umieszczenia w dokumencie podróży obywatela Ukrainy nowej naklejki wizowej. Nie uprawnia natomiast w okresie jego obowiązywania do przekraczania granicy. Te dwie zasady nie obowiązują kierowcy będącego obywatelem Ukrainy, który wykonuje międzynarodowy transport drogowy w rozumieniu art. 4 pkt 2 ustawy o transporcie drogowym lub niezarobkowy międzynarodowy przewóz drogowy w rozumieniu art. 4 pkt 6 tej ustawy.

Prawo pobytu obywatela Ukrainy w Polsce na podstawie dokumentów z drugiej grupy jest przedłużane o 18 miesięcy w następujących sytuacjach. Po pierwsze, dotyczy to konieczności opuszczenia Polski w terminach i z powodów wskazanych w art. 299 ust. 6 ustawy o cudzoziemcach, które upływają w okresie od 24 lutego 2022 r. (art. 42 ust. 6 ustawy pomocowej). Chodzi m.in. o obowiązek wyjazdu z Polski w ciągu 30 dni od dnia, w którym decyzja o odmowie przedłużenia wizy Schengen lub krajowej stała się ostateczna, udzielenie zezwolenia: na pobyt czasowy, na pobyt stały lub na pobyt rezydenta długoterminowego UE, a także o decyzję o umorzeniu postępowania w tych sprawach lub decyzję o cofnięciu wymienionych zezwoleń.

Po drugie, o 18 miesięcy wydłuża się:

• termin dobrowolnego powrotu do Ukrainy, o jakim mowa w art. 315 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach (art. 42 ust. 7 ustawy pomocowej),
• karta pobytu (w okresie przedłużenia nie uprawnia do przekroczenia granicy), polski dokument tożsamości obywatela Ukrainy i zgoda na pobyt tolerowany - przedłużenie nie stanowi podstawy do wydania lub wymiany wszystkich tych dokumentów (art. 42 ust. 8-10 ustawy pomocowej),
• legalny pobyt w Polsce w ramach ruchu bezwizowego, a także na mocy wizy Schengen wydanej przez organ polski, wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen, dokumentu pobytowego i innego dokumentu pobytowego wystawionych przez Polskę lub inne państwo Schengen (art. 42 ust. 11 ustawy pomocowej).

Warunkiem przedłużenia we wszystkich tych przypadkach jest, aby ostatni dzień pobytu na ich podstawie przypadał w okresie od 24 lutego 2022 r.

Specjalne zasady zatrudniania na niektórych stanowiskach pracy i wykonywania niektórych zawodów

Ustawa pomocowa przewiduje również szczególne warunki zatrudniania obywateli ukraińskich na niektórych stanowiskach oraz w niektórych zawodach. Przedstawiamy je w tabeli 3.

Tabela 2. Specjalne zasady zatrudniania na niektórych stanowiskach pracy i wykonywania niektórych zawodów przez obywateli Ukrainy

Świadczenia rodzinne dla uchodźców z Ukrainy

Obywatelowi Ukrainy legalnie przebywającemu na terenie Polski na podstawie specustawy przysługuje prawo do:

• świadczeń rodzinnych (o których mowa w ustawie o świadczeniach rodzinnych), którymi są:

- zasiłek rodzinny oraz dodatki do zasiłku rodzinnego,

- świadczenia opiekuńcze: zasiłek pielęgnacyjny, specjalny zasiłek opiekuńczy oraz świadczenie pielęgnacyjne,

- zapomoga wypłacana przez gminy na podstawie art. 22a ustawy o świadczeniach rodzinnych,

- świadczenia wypłacane przez gminy na podstawie art. 22b ustawy o świadczeniach rodzinnych,

- jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka,

- świadczenie rodzicielskie;

• świadczenia wychowawczego 500+ (o którym mowa w ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci), jeżeli zamieszkuje z dziećmi na terenie Polski;
• świadczenia Dobry Start (o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 187a ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej), jeżeli zamieszkuje z dziećmi na terenie Polski;
• rodzinnego kapitału opiekuńczego (o którym mowa w ustawie o rodzinnym kapitale opiekuńczym), jeżeli zamieszkuje z dziećmi na terenie Polski;
• dofinansowania obniżenia opłaty rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna (o którym mowa w ustawie o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3), jeżeli zamieszkuje z dzieckiem na terenie Polski.

Powyższe świadczenia będą przysługiwały uchodźcom z Ukrainy odpowiednio na zasadach i w trybie przepisów wskazanych powyżej ustaw, z wyłączeniem warunku posiadania karty pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy”.

Ustalając prawo do świadczeń rodzinnych uzależnionych od kryterium dochodowego, przy ustalaniu dochodu rodziny w przeliczeniu na osobę nie będzie uwzględniany członek rodziny, który - zgodnie z oświadczeniem osoby ubiegającej się o te świadczenia - nie przebywa na terytorium Polski.

PRZYKŁAD

Olena B. 1 marca 2022 r. wraz z dwojgiem dzieci przekroczyła polską granicę jako uchodźca wojenny, bezpośrednio z terytorium Ukrainy. Mąż Oleny B. i ojciec obydwojga dzieci pozostał w Ukrainie. Był dotychczas jedyną osobą zapewniającą rodzinie środki utrzymania. Jeżeli Olena B., po spełnieniu wymaganych warunków, będzie ubiegała się np. o świadczenia rodzinne, to przy ustalaniu dochodu rodziny jej mąż nie będzie uwzględniany w obliczeniach - przychód, który był przez niego uzyskiwany, nie zostanie doliczony do przychodu rodziny, a liczba osób w rodzinie zostanie ustalona jako 3 (również bez uwzględnienia męża wnioskodawczyni).

Prawo do świadczeń będzie ustalane, począwszy od miesiąca, w którym wpłynął wniosek, nie wcześniej niż od miesiąca, w którym obywatel Ukrainy został wpisany do rejestru obywateli Ukrainy wjeżdżających do Polski bezpośrednio z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi, prowadzonego przez Straż Graniczną. W przypadku świadczeń przysługujących na dziecko warunkiem jest, aby także dziecko zostało wpisane do tego rejestru.

Wniosek o przyznanie świadczeń zawiera numer PESEL wnioskodawcy oraz rodzaj, serię i numer dokumentu stanowiącego podstawę przekroczenia granicy (jeżeli uchodźca posiada taki dokument), a w przypadku świadczeń przysługujących na dziecko - numer PESEL dziecka oraz, jeżeli występują, rodzaj, serię i numer dokumentu stanowiącego podstawę przekroczenia granicy.

Przysługujące na dziecko świadczenia są należne także opiekunowi tymczasowemu dziecka.

Świadczenia 500+, Dobry Start oraz RKO są przyznawane przez ZUS. Organ ten udostępnia bieżące informacje w języku ukraińskim, na stronie internetowej www.zus.pl. Dzięki nadaniu uchodźcom numerów PESEL oraz dzięki jednoczesnemu zakładaniu im, z urzędu, profili zaufanych będą oni mogli skorzystać z elektronicznej drogi ubiegania się o świadczenia - korzystając, w razie potrzeby, z pomocy pracowników ZUS.

Pomoc społeczna dla uchodźców

Uchodźcom, którzy przebywają legalnie w Polsce na mocy specustawy i którzy zostali wpisani do rejestru PESEL, mogą być przyznawane świadczenia pieniężne i niepieniężne, na zasadach i w trybie ustawy o pomocy społecznej. Pomocy społecznej udziela się z jednego z powodów wymienionych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej - m.in. ubóstwa, bezdomności, bezrobocia, niepełnosprawności, zdarzenia losowego i sytuacji kryzysowej. Przyznanie prawa do świadczenia pieniężnego z pomocy społecznej jest uzależnione od kryteriów dochodowych, które wynoszą dla osoby samotnie gospodarującej - 776 zł, a dla osoby w rodzinie - 600 zł.

Tabela 3. Świadczenia pieniężne i niepieniężne z pomocy społecznej

O świadczenia z pomocy społecznej należy ubiegać się w gminie miejsca pobytu osoby wnioskującej o te świadczenia. Uchodźca wnoszący o pomoc społeczną w trybie specustawy składa oświadczenie o sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej. W postępowaniu o przyznanie pomocy nie przeprowadza się rodzinnego wywiadu środowiskowego, chyba że powstaną wątpliwości co do treści oświadczenia uchodźcy.

WAŻNE! Przy rozpatrywaniu wniosku o przyznanie świadczeń z pomocy społecznej dla uchodźców z Ukrainy zniesiono obowiązek przeprowadzania wywiadu środowiskowego.

Obywatelowi Ukrainy przebywającemu legalnie w Polsce, którego członek rodziny powrócił na terytorium Ukrainy, także mogą być przyznawane świadczenia z pomocy społecznej - w takiej sytuacji do składu rodziny nie wlicza się członka rodziny, który powrócił na terytorium Ukrainy.

PRZYKŁAD

Tatiana K. od 6 lat przebywała legalnie w Polsce wraz z mężem i trojgiem ich dzieci. Mąż Tatiany K. 3 marca 2022 r. zdecydował się na powrót do Ukrainy. Przychód rodziny uległ znacznemu obniżeniu ze względu na brak zarobków męża, w związku z czym Tatiana K. zdecydowała się wystąpić o pomoc do ośrodka pomocy społecznej. Przy ustalaniu, czy rodzina spełnia kryterium dochodowe udzielenia pomocy, do jej składu nie zostanie wliczony mąż, który powrócił do Ukrainy. Tym samym jego dochód nie będzie wliczany do dochodu, na podstawie którego będzie ustalane prawo do świadczeń.

Jednorazowe świadczenie 300 zł na utrzymanie

Obywatelowi Ukrainy, którego pobyt jest uznawany za legalny na podstawie specustawy i który został wpisany do rejestru PESEL, przysługuje pomoc w postaci jednorazowego świadczenia pieniężnego w wysokości 300 zł na osobę, przeznaczonego na utrzymanie. Celem tego świadczenia jest pomoc w pokryciu wydatków na żywność, odzież, obuwie, środki higieny osobistej oraz opłaty mieszkaniowe.

Wniosek o wypłatę jednorazowego świadczenia pieniężnego składa osoba uprawniona, jej przedstawiciel ustawowy, opiekun tymczasowy albo osoba sprawująca faktyczną pieczę nad dzieckiem. Zawiera on takie dane, jak: imię (imiona) i nazwisko; data urodzenia, obywatelstwo; płeć; rodzaj dokumentu stanowiącego podstawę przekroczenia granicy; seria i numer dokumentu stanowiącego podstawę przekroczenia granicy; informacja o dacie wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; adres pobytu; dane kontaktowe, w tym numer telefonu lub adres poczty elektronicznej - o ile wnioskodawca je posiada,numer PESEL.

Jednorazowe świadczenie 300 zł jest przyznawane przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce pobytu osoby uprawnionej do świadczenia. Jego przyznanie nie wymaga wydania decyzji administracyjnej (jest ona jednak wymagana przy odmowie przyznania świadczenia).

Wypłata jednorazowego świadczenia pieniężnego jest zadaniem zleconym z zakresu administracji rządowej, realizowanym przez gminy. Jednorazowe świadczenie pieniężne i koszty jego obsługi są finansowane z budżetu państwa.

Inne formy pomocy uchodźcom

Specustawa wprowadza możliwość udzielania pomocy żywnościowej w formie paczek żywnościowych lub posiłków w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinasowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym tym obywatelom Ukrainy, których pobyt na terytorium Polski zostanie uznany za legalny.

Obywatelom Ukrainy może być także udzielona bezpłatna pomoc psychologiczna. Pomoc taka będzie zapewniona przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta gminy właściwej ze względu na miejsce pobytu obywatela Ukrainy. Zapewnienie pomocy psychologicznej będzie należało do zadań własnych gminy i może być dofinansowane z budżetu państwa.

Ustawa przewiduje także możliwość przeznaczania środków PFRON na działania kierowane do niepełnosprawnych uchodźców.

Bezpłatne świadczenia opieki zdrowotnej

Na mocy specustawy uchodźca z Ukrainy jest uprawniony do bezpłatnej opieki medycznej udzielanej w Polsce, na zasadach, na jakich opieka ta przysługuje osobom objętym obowiązkowym lub dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym.

Wyjątkiem w dostępie do świadczeń objęto tylko leczenie uzdrowiskowe i rehabilitację uzdrowiskową.

WAŻNE! Uchodźcy z Ukrainy przebywający w Polsce zgodnie ze specustawą mają prawo do bezpłatnych świadczeń opieki zdrowotnej tak jak osoby podlegające ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Inne formy pomocy dla przedsiębiorców i obywateli Ukrainy regulowane poza specustawą

Oprócz wskazanych powyżej rozwiązań zawartych w specustawie pracodawcy mogą korzystać również z innych form pomocy uchodźcom z Ukrainy oraz regulacji, które pomagają przedsiębiorcom funkcjonować w czasie kryzysu. Przedstawiamy je na następnej stronie.

Pomoc ZUS dla przedsiębiorców poszkodowanych wskutek konfliktu zbrojnego w Ukrainie

Płatnicy składek, którzy w związku z konfliktem zbrojnym w Ukrainie mają trudności z terminowym opłaceniem składek na ubezpieczenia, mogą skorzystać z pomocy w spłacie należności, oferowanej przez ZUS.

Możliwe formy pomocy to:

• odroczenie terminu płatności składek,
• rozłożenie zadłużenia na raty.

Ponadto należności z tytułu składek mogą być umarzane - jednak tylko po spełnieniu ustawowych warunków.

O odroczenie terminu płatności składek może ubiegać się każdy płatnik aktualnie zobowiązany do ich opłacania, który ma chwilowe problemy finansowe uniemożliwiające pozyskanie środków na uregulowanie składek w ustawowym terminie płatności. Osobą uprawnioną do złożenia wniosku o taką ulgę jest również pełnomocnik, czyli osoba posiadająca pisemne upoważnienie płatnika składek.

Dzięki odroczeniu terminu płatności składki można zapłacić później. Nowy termin zostanie ustalony w umowie z ZUS. Wniosek o odroczenie należy złożyć najpóźniej w dniu terminu płatności składek.

Odroczenie może dotyczyć składek na:

• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy i FS oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Fundusz Emerytur Pomostowych.

Odroczenie może dotyczyć tylko składek bieżących lub przyszłych, których termin płatności nie upłynął.

Rozłożyć na raty można w pełnej wysokości składki na:

• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy i FS oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Fundusz Emerytur Pomostowych

wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi do dnia złożenia wniosku. Na raty zostaną również rozłożone dodatkowa opłata i koszty upomnienia.

O układ ratalny może wnioskować każdy podmiot, który wykazuje wobec ZUS zadłużenie z tytułu składek i nie ma pieniędzy na jego spłatę. Mogą to być np.:

• przedsiębiorcy i byli przedsiębiorcy,
• spadkobiercy, osoby trzecie i następcy prawni, czyli osoby, na które została przeniesiona odpowiedzialność za zobowiązania z tytułu nieopłaconych składek,
• małżonkowie odpowiadający z majątku wspólnego za zadłużenie z tytułu składek współmałżonka,
• pełnomocnik, czyli osoba, która jest upoważniona przez przedsiębiorcę lub inne osoby odpowiedzialne za zadłużenie.

Umorzenie zadłużenia składkowego jest instytucją całkowicie wyjątkową i można je uzyskać tylko w szczególnych okolicznościach.

Dany podmiot może starać się o umorzenie, jeżeli jest zadłużony z tytułu składek i nie ma żadnych możliwości spłacenia długu. Wniosek może złożyć m.in.:

• płatnik składek oraz były płatnik składek (np. przedsiębiorca),
• osoba, na którą przeniesiono odpowiedzialność za zobowiązania z tytułu nieopłaconych składek (np. spadkobierca, wspólnik lub następca prawny),
• małżonek, który odpowiada z majątku wspólnego za zadłużenie współmałżonka,
• pełnomocnik dłużnika.

Dług może być umorzony, jeżeli ZUS:

• stwierdzi całkowitą nieściągalność należności lub
• uzna, że dłużnik jest w trudnej sytuacji finansowej i rodzinnej.

Tabela 4. Sytuacje, w których następuje całkowita nieściągalność składek

O pomoc przy uzyskaniu jednej z trzech wyżej wskazanych ulg można zwrócić się do doradcy ds. ulg i umorzeń, który udzieli wszelkich informacji o pomocy udzielanej przez ZUS. Doradca pomoże wypełnić wniosek i skompletować niezbędne dokumenty. Z doradcą można skontaktować się telefonicznie lub umówić się na e-wizytę.

Świadczenia pomocowe dla ukraińskich uchodźców z zfśs i środków obrotowych

Pracodawcy, którzy chcą wesprzeć bezpośrednio ukraińskich uchodźców lub taką pomoc zaoferować pracownikom pomagającym w utrzymaniu tych osób, mogą w tym celu wykorzystać zarówno środki obrotowe, jak i pochodzące z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli taki funkcjonuje w zakładzie pracy. Obecnie najczęściej są udzielane w tym celu zapomogi.

Przepisy ustawy o pdof i rozporządzenia składkowego przewidują, że zwolnione z obciążeń publicznoprawnych (podatku i składek) są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci przez:

• pracowników i ich rodziny,
• emerytów i rencistów - byłych pracowników i ich rodziny, oraz
• inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie funduszu prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych ze środków zfśs.

Źródło finansowania zapomogi nie ma znaczenia w przypadku zwolnienia ze składek ZUS (przysługuje niezależnie od wysokości). Inaczej jest w zakresie zwolnienia z podatku. Przepisy ustawy o pdof różnicują bowiem wysokość zwolnienia z podatku od źródła finansowania zapomogi. Jeżeli zostanie ona sfinansowana:

• z funduszu socjalnego, zfśs, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - zwolnienie przysługuje niezależnie od wysokości,
• z innych źródeł (najczęściej ze środków obrotowych) - zwolnienie przysługuje do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6000 zł, a w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit ten wynosi 10 000 zł.

Pracodawcy, którzy tworzą zfśs, mogą rozszerzyć grupę osób uprawnionych do pomocy z funduszu o uchodźców - i nie muszą oni być związani z pracodawcą jakimkolwiek stosunkiem prawnym. Tego rodzaju zmian pracodawcy dokonują w regulaminie zfśs. Wówczas pomoc z funduszu zostanie udzielona bezpośrednio osobie potrzebującej.

W sytuacji gdy pracodawca udzieli zapomogi co prawda ze środków zfśs, ale pracownikowi, który zdecydował się partycypować w kosztach utrzymania ukraińskich uchodźców, może powstać problem dotyczący zasadności przyznania tego rodzaju świadczeń. Zapomoga ma bowiem na celu wsparcie finansowe osoby, która z ważnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej. Natomiast potrzeba niesienia pomocy ukraińskim uchodźcom jest kwestią wyboru, a nie przymusem (nie dotyczy to sytuacji, gdy uchodźcy należą do rodziny wnioskodawcy, co jednak wnioskodawca powinien udowodnić, starając się o zapomogę).

Jeżeli wsparcie z zfśs zostanie udzielone zgodnie z regulaminem funduszu, w tym z kryteriami udzielania pomocy, wówczas takie świadczenie, mimo że będzie stanowiło przychód, jest zwolnione ze składek ZUS i podatku.

Pracodawca, który zdecyduje się pomóc pracownikom, na których utrzymaniu znajdują się ukraińscy uchodźcy, lub bezpośrednio uchodźcom i na ten cel przekaże środki obrotowe, powinien w niektórych przypadkach rozpatrywać opodatkowany przychód z tytułu zapomogi po stronie beneficjentów tej pomocy. Zapomoga ma na celu wsparcie finansowe osoby, która z ważnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej. W przypadku zapomóg udzielonych bezpośrednio ukraińskim uchodźcom warunek ten zostanie spełniony i przyznane świadczenie do kwoty 10 000 zł rocznie nie będzie podlegało opodatkowaniu. Natomiast przyznanie zapomogi pracownikowi, który - jak się oczekuje - przekaże ją następnie uchodźcom, nie jest już tak jednoznaczne. W takim przypadku po stronie pracownika może powstać opodatkowany i oskładkowany przychód. Trudna sytuacja życiowa nie dotyczy bowiem bezpośrednio wnioskodawcy.

Ze względu na szereg wątpliwości, w przypadku obu źródeł, z których mogą być finansowane świadczenia dla ukraińskich uchodźców, pracodawcy będą oczekiwali wprowadzenia dodatkowych regulacji przynajmniej w formie rozporządzenia.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 ust. 1-2, art. 2 ust. 1-6, art. 3-11, art. 22, art. 23, art. 26, art. 27 ust. 9-16, art. 38, art. 39, art. 40, art. 42, art. 57, art. 61, art. 64, art. 116 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa - Dz.U. z 2022 r. poz. 583

• art. 11 ust. 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 530

• art. 23, art. 32, art. 59, art. 60, art. 98-99, art. 195-225, art. 299 ust. 6, art. 351-359 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2354; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 583

• art. 23, art. 28 ust. 1, art. 61 ust. 1 ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1108; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 583

• art. 4 pkt 2 i pkt 6 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 180; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 209

• art. 26 ust. 1, art. 98 ust. 1 i 2, art. 187a ustawy z 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 447

• art. 7 ust. 2a pkt 3-5 i pkt 7, ust. 9-22 ustawy z 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 790; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 583

• art. 35a ust. 1 pkt 3-5 i 7, ust. 14-27 ustawy z 15 lipca 2011 r. o zawodach pielęgniarki i położnej - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 551; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 583

• art. 165 ust. 1 i ust. 8 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082

• art. 57 § 3 i § 3a ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 735; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2052

• art. 15 ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 583

• art. 29, art. 54 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 816; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1978

• art. 91c ust. 1 ustawy z 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

• art. 3 pkt 14, art. 19e ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2070

• art. 2 ustawy z 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 111; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2270

• art. 4-9a ustawy z 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 2407; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2270

• art. 4-7, art. 12-18 ustawy z 17 listopada 2021 r. o rodzinnym kapitale opiekuńczym - Dz.U. z 2021 r. poz. 2270

• art. 64c-64p ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 75; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2270

• art. 28-29 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105

• art. 21 ust. 1 pkt 26, art. 52l pkt 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 583

• art. 2 pkt 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 746; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2445

• § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1806 z 14 listopada 2018 r. wymieniające państwa trzecie, których obywatele muszą posiadać wizy podczas przekraczania granic zewnętrznych, oraz te, których obywatele są zwolnieni z tego wymogu (tekst jednolity) - Dz.Urz. UE.L. nr 303, str. 39

Jadwiga Sztabińska

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej

Joanna Stolarska

prawnik, ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były wieloletni pracownik ZUS

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym

II. PRAWO PRACY

Praca zdalna - planowane regulacje

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji obserwujemy zaawansowane już prace nad projektem nowelizacji Kodeksu pracy, która ma wejść w życie jeszcze w bieżącym roku. Projekt przewiduje m.in. wprowadzenie regulacji dotyczących pracy zdalnej jako rozwiązania stałego. Na wejście w życie zmian w tych obszarach przedsiębiorcy czekają już od wielu miesięcy.

Praca zdalna obecnie nie jest uregulowana w Kodeksie pracy, a jedynie została wprowadzona tymczasowo ustawą z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, zwaną potocznie antycovidową.

Projektowana ustawa zakłada umieszczenie w Kodeksie pracy nowego Rozdziału II c zatytułowanego „Praca zdalna”. Ta dość szczegółowa regulacja odnosi się do szeregu aspektów związanych z elastycznym wykonywaniem pracy, postulowanych też na poziomie legislacji unijnej.

Założenia do wykonywania pracy zdalnej są następujące:

1. Praca będzie wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (definicja pracy zdalnej).

2. Uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i trakcie zatrudnienia.

3. Wykonywanie pracy zdalnej zależy od inicjatywy pracodawcy albo pracownika.

4. W wyjątkowych okolicznościach praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy, mianowicie:

a) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

b) w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe

- jeżeli pracownik złoży, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

5. Pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 k, p.

Pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie lekarza ubezpieczenia zdrowotnego, stwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu; pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy Prawo oświatowe.

, pracownic w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Prawo takie pracownik zachowuje również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Warto podkreślić, że w przypadku polecenia wykonywania pracy zdalnej jego cofnięcie może nastąpić w każdym czasie za co najmniej jednodniowym uprzedzeniem. Z kolei obligatoryjne niezwłoczne cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej następuje w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych, uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, po poinformowaniu przez pracownika.

Nowelizacja przewiduje ponadto możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Każda ze stron umowy o pracę będzie mogła ponadto wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają wówczas termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Ochrona niektórych pracowników

Pracodawca nie będzie mógł natomiast wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Porozumienie z organizacją związkową

W przypadku, gdy u pracodawcy działa (działają) organizacja związkowa, zasady wykonywania pracy zdalnej będzie trzeba określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (organizacjami lub organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy). Na zawarcie porozumienia mają oni 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu. Jeśli w tym czasie do zawarcia porozumienia nie dojdzie, pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Podobnie w regulaminie ustalone zostają zasady wykonywania pracy zdalnej w razie braku organizacji związkowych. Wówczas pracodawca ma obowiązek uprzednio przeprowadzić konsultacje z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Bez względu na to, czy porozumienie zostało zawarte, czy w przedsiębiorstwie nie ma regulaminu określającego zasady pracy zdalnej, pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej, określając zasady w treści polecenia albo ustalić to indywidualnie w porozumieniu z pracownikiem.

WAŻNE! Zarówno porozumienie z organizacją związkową, jak i regulamin powinny określać przynajmniej następujące kwestie:

1) grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracownika poniesionych wskutek wykonywania pracy zdalnej;

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego;

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych;

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Obowiązki pracodawcy w związku z praca zdalną

Wraz z pojawieniem się możliwości elastycznego kształtowania stosunku pracy poprzez formę pracy zdalnej, na pracodawcach spoczywać będą nowe obowiązki. Pracodawca będzie bowiem obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;

3) pokryć inne niż określone w pkt 2 koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu indywidualnym zawartym z pracownikiem;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy szkolenia i pomoc techniczną.

Strony będą mogły ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a które nie zostały zapewnione przez pracodawcę, za odpowiednim ekwiwalentem pieniężnym. Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu strony mogą zastąpić obowiązkiem wypłaty ustalonego ryczałtu w wysokości przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej

Należy pamiętać, że w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę wykonywania tej pracy, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w zawartym porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może jednakże naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

WAŻNE! W razie stwierdzenia uchybień w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także w przestrzeganiu procedur ochrony danych osobowych, pracodawca zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy, w terminie określonym przez pracodawcę.

Kiedy nie będzie możliwa praca zdalna

Przepisy przewidują także zasady antydyskryminacyjne wobec pracowników zdalnych w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Dodać też należy, że pracownikowi będzie przysługiwało prawo przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Pracy zdalnej nie będzie można zarządzić ani ustalić w przypadku prac:

1) szczególnie niebezpiecznych;

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych;

4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

Projektowana nowelizacja ustawy ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 1 pkt 2 i 3, art. 3-7, 9-10 oraz 12-13, które wejdą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii.

Małgorzata Krzyżowska

Adwokat, Aliant® Krzyżowska Międzynarodowa Kancelaria Prawna

Pracownik w wieku przedemerytalnym - zasady ochrony przed zwolnieniem z pracy

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi w wieku przedemerytalnym. Takiemu pracownikowi nie można wypowiedzieć umowy o pracę nawet w przypadku, gdy rozwiąże się ona już po upływie okresu ochrony. Osiągnięcie wieku przedemerytalnego nie chroni natomiast przed rozwiązaniem wcześniej wypowiedzianej umowy o pracę.

Pracownik, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jest w praktyce określany jako pracownik w wieku przedemerytalnym. Takiemu pracownikowi pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę (art. 39 Kodeksu pracy). Dotyczy to tylko sytuacji, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia pracownikowi uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku.

Wiek emerytalny i okres ochronny

Ze względu na to, że powszechny wiek emerytalny wynosi obecnie dla kobiet 60 lat, a dla mężczyzn - 65 lat, okres szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę obejmuje kobiety-pracownice w wieku 56-60 lat i mężczyzn-pracowników w wieku 61-65 lat.

Przykład

Pracownik urodził się 2 czerwca 1961 r., zatem 65-letni wiek emerytalny osiągnie 2 czerwca 2026 r. Ochrona przed wypowiedzeniem mu umowy o pracę przez pracodawcę będzie obowiązywała w okresie od 2 czerwca 2022 r. do 1 czerwca 2026 r.

Przykład

Pracownica urodziła się 8 października 1966 r., zatem 60-letni wiek emerytalny osiągnie 8 października 2026 r. Ochrona przed wypowiedzeniem jej umowy o pracę przez pracodawcę będzie obowiązywała w okresie od 8 października 2022 r. do 7 października 2026 r.

Jak jednak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 10 października 2018 r. (II PK 161/17):

SN(...) Użyte w art. 39 Kodeksu pracy pojęcie wieku emerytalnego należy utożsamiać nie tylko z powszechnym wiekiem emerytalnym określonym w przepisach ustawy emerytalnej, ale także z obniżonym wiekiem emerytalnym przewidzianym w przepisach emerytalnych dla niektórych grup ubezpieczonych. Dlatego też wyrażony w art. 39 Kodeksu pracy zakaz wypowiedzenia umowy o pracę obejmuje, między innymi, pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, jeżeli dalszy okres zatrudnienia umożliwi im uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem niższego wieku emerytalnego na podstawie art. 32 lub art. 46 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych albo na podstawie art. 184 tej ustawy. Oznacza to, (...) że obniżony w stosunku do powszechnego wiek emerytalny tej kategorii pracowników jest dla nich normalnym ustawowym wiekiem emerytalnym, co z kolei sprawia, że w okresie 4 lat przed osiągnięciem wieku emerytalnego właściwego dla określonych kategorii zatrudnienia korzystają oni ze szczególnej ochrony przewidzianej w art. 39 Kodeksu pracy. Podkreśla się przy tym, że skoro obniżony wiek emerytalny jest dla takich pracowników normalnym ustawowym wiekiem emerytalnym, to korzystają oni z ochrony przewidzianej w art. 39 Kodeksu pracy tylko jeden raz i tylko wówczas, gdy dalszy okres zatrudnienia umożliwia im uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku.

Ochrona ta nie przysługuje natomiast w przypadku, gdy warunkiem nabycia prawa do emerytury jest wniosek ubezpieczonego, jak to ma miejsce np. przy przejściu na wcześniejszą emeryturę na podstawie art. 29 ustawy lub wówczas, gdy prawo do emerytury nie jest związane z osiągnięciem określonego wieku, ale wyłącznie z wypracowaniem stażu ubezpieczeniowego uprawniającego do emerytury (m.in. wyroki Sądu Najwyższego z 30 września 2014 r., II PK 283/13 i z 9 lutego 2006 r., II PK 159/05; OSNP 2007/1-2/3).

Zakaz wypowiadania stosunku pracy ma wymiar indywidualny i odnosi się do wieku umożliwiającego konkretnemu pracownikowi uzyskanie prawa do emerytury. Zatrudniony osiąga przewidziany wiek tylko jeden raz, a tym samym ochrona nie może być ruchoma. To bowiem mogłoby wprowadzać stan niepewności co do okresu obowiązywania zakazu wypowiadania umowy o pracę (wyrok Sądu Najwyższego z 6 grudnia 2012 r., I PK 145/12).

Zakres ochrony przedemerytalnej pracownika

Przepis art. 39 Kodeksu pracy chroni pracownika przed wypowiedzeniem mu umowy o pracę przez pracodawcę w okresie ochronnym, natomiast nie chroni go przed rozwiązaniem w tym okresie wcześniej wypowiedzianej umowy o pracę.

Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę nie obowiązuje bowiem przed osiągnięciem wieku „przedemerytalnego”, chociażby wiek ten pracownik przekroczył w okresie wypowiedzenia (wyrok Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 1999 r., I PKN 643/98, OSNP 2000/11/418). Jak wyjaśnił sąd:

SN (...) Istota tego zakazu odnosi się zatem do niedopuszczalności wypowiedzenia umowy o pracę w okresie ochronnym, co nie wyłącza możliwości jej rozwiązania w tym okresie, jeżeli w dacie wypowiedzenia pracownik nie był jeszcze objęty zakazem, o którym stanowi art. 39 Kodeksu pracy.

Przykład

Pracownica urodziła się 25 lipca 1966 r. Zatem 60-letni wiek emerytalny osiągnie 25 lipca 2026 r. Ochrona przed wypowiedzeniem jej umowy o pracę przez pracodawcę będzie obowiązywała w okresie od 25 lipca 2022 r. do 24 lipca 2026 r. Ochrona ta nie będzie natomiast obowiązywała do 24 lipca 2022 r. Pracodawca będzie więc mógł wypowiedzieć tej pracownicy umowę o pracę do tego dnia włącznie. Jeżeli pracodawca wypowie jej umowę o pracę np. 22 lipca 2022 r., z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, to umowa ta rozwiąże się 31 października 2022 r., tj. już w okresie ochronnym.

Z drugiej strony pracodawca nie może też wypowiedzieć umowy o pracę w okresie ochronnym mając na względzie, że rozwiąże się ona już po upływie tego okresu.

SN (...) Zakaz przewidziany w art. 39 Kodeksu pracy obowiązuje wtedy, gdy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło wprawdzie po osiągnięciu przez pracownika wieku emerytalnego, jednak jej wypowiedzenie dokonane zostało przez zakład pracy w czasie, gdy pracownik tego wieku jeszcze nie osiągnął (wyrok Sądu Najwyższego z 19 maja 1992 r., I PRN 19/92).

Przykład

Pracownik osiągnie wiek emerytalny 2 kwietnia 2022 r. Oznacza to, że podlega on ochronie na podstawie art. 39 Kodeksu pracy w okresie od 2 kwietnia 2018 r. do 1 kwietnia 2022 r.

Pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę 31 marca 2022 r., uznając, że skoro umowa rozwiąże się z upływem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, to jest 30 czerwca 2022 r., to wówczas pracownik już nie będzie w okresie ochronnym. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Będzie mógł on złożyć temu pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy najwcześniej 2 kwietnia 2022 r., tj. w dniu, w którym pracownik osiągnie wiek emerytalny i tym samym utraci szczególną ochronę stosunku pracy.

Przypadki, gdy umowa o pracę z pracownikiem w wieku przedemerytalnym może zostać rozwiązana

Trzeba też mieć na względzie, że ochrona pracownika w wieku przedemerytalnym polega tylko na zakazie wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę. Oznacza to, że w tym okresie ochronnym umowę może rozwiązać, w tym wypowiedzieć, sam pracownik, a ponadto umowa ta może zostać rozwiązana także przez pracodawcę na inne sposoby.

Rozwiązanie umowy o pracę w 4-letnim okresie ochrony przedemerytalnej jest dopuszczalne:

• za 7-dniowym uprzedzeniem przez pracownika - w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (art. 231 § 4 Kodeksu pracy),
• na mocy porozumienia stron, tj. za zgodą pracownika i pracodawcy (art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy),
• w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracownika (art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
• z upływem czasu, na który umowa była zawarta - dotyczy to umowy o pracę na okres próbny i na czas określony (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy),
• za 3-dniowym uprzedzeniem - gdy pracownik zostanie przywrócony do pracy u poprzedniego pracodawcy (art. 48 § 2 Kodeksu pracy),
• w drodze rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę z winy pracownika (tj. na podstawie art. 52 Kodeksu pracy) oraz z powodu długotrwałej nieobecności pracownika w pracy, najczęściej z powodu choroby (na podstawie art. 53 Kodeksu pracy),
• w drodze rozwiązania umowy o pracę przez pracownika, m.in. z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika (tj. na podstawie art. 55 Kodeksu pracy).

Ochrona przedemerytalna nie chroni także pracownika przed utratą pracy wskutek wygaśnięcia jego umowy o pracę. Do wygaśnięcia umowy o pracę dochodzi z mocy prawa, m.in. w razie:

• śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną (chyba że pracownik zostanie przejęty przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 231 Kodeksu pracy),
• upływu 3-miesięcznego okresu tymczasowego aresztowania pracownika (art. 66 Kodeksu pracy).

Jeżeli pracownik jest zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy, to ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę, przewidziana z racji osiągnięcia przez niego wieku przedemerytalnego, obejmuje go w każdym z tych stosunków pracy. Potwierdza to orzecznictwo sądowe - w wyroku z 10 stycznia 2019 r. (I PK 202/17) Sąd Najwyższy orzekł, że:

SN (...) radcy prawnemu zatrudnionemu jednocześnie w więcej niż jednym zakładzie pracy przysługuje ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę w oparciu o przepisy art. 39 k.p. w każdym z tych zakładów.

Ochrona przedemerytalna nie obejmuje także pracowników, którzy mają prawo do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy (art. 40 Kodeksu pracy).

SN (...) Przepis art. 40 k.p. wyłącza stosowanie zakazu wypowiedzenia umowy o pracę, o którym mowa w art. 39 k.p. niezależnie od tego, czy uzyskanie przez pracownika prawa do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy nastąpiło przed czy w okresie ochronnym (uchwała Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2016 r., III PZP 9/15, OSNP 2016/8/100).

Nie jest istotne, czy pracownik spełnia warunki do renty, ale czy prawo to ustalił mu ZUS.

SN Ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę wynikająca z art. 39 k.p. jest wyłączona w stosunku do osoby całkowicie niezdolnej do pracy, której prawo do renty z tego tytułu zostało ustalone decyzją organu rentowego (wyrok Sądu Najwyższego z 18 stycznia 2012 r., II PK 149/11, OSNP 2012/23-24/287).

Ochrona przed wypowiedzeniem, o której mowa w art. 39 Kodeksu pracy, obejmuje natomiast pracowników, którzy mają prawo do renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy.

Ochrona przedemerytalna nie obejmuje także pracowników w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy (art. 411 Kodeksu pracy), co potwierdza także wyrok Sądu Najwyższego z 15 marca 2001 r. (I PKN 447/00, OSNP 2002/24/593).

Wypowiedzenie zmieniające a ochrona przedemerytalna

Przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy (art. 42 § 1 Kodeksu pracy). W związku z tym ochrona pracowników w wieku przedemerytalnym nie ogranicza się tylko do zakazu wypowiedzenia im umowy o pracę przez pracodawcę, ale obejmuje także zakaz wypowiedzenia zmieniającego. Nie jest to jednak zakaz bezwzględny. Wyjątki od tego zakazu przewidują zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i innych ustaw.

Pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy lub płacy pracownikowi w wieku przedemerytalnym, jeżeli stało się to konieczne ze względu na:

• wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub tej ich grupy, do której pracownik należy,
• stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez pracownika utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania

- art. 43 Kodeksu pracy.

SN Z wykładni językowej art. 43 k.p. wynika, że wyłączenie ochrony przedemerytalnej dotyczy wyłącznie wprowadzania nowych zasad wynagradzania. Nie obejmuje więc innych warunków umowy o pracę (wyrok Sądu Najwyższego z 11 maja 2016 r., I PK 151/15).

W wyroku Sądu Najwyższego z 28 kwietnia 2016 r., I PK 127/15 Sąd Najwyższy stwierdził, że:

SN (...) Przez „zasady wynagradzania” z art. 43 pkt 1 k.p. należy rozumieć wynikające z przepisów prawa pracy reguły określające wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, a także innych (dodatkowych) składników wynagrodzenia, jeżeli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy (art. 78 § 2 k.p.). Przepis ten nie obejmuje „zasad przyznawania innych świadczeń związanych z pracą”, w tym np. odpraw pieniężnych w związku z przejściem pracownika na emeryturę lub rentę. Art. 43 pkt 1 k.p. nie stanowi zatem podstawy do wypowiedzenia pracownikowi, o którym mowa w art. 39 k.p., warunków pracy lub płacy w zakresie dotyczącym odprawy emerytalno-rentowej.

Zakaz dokonywania wypowiedzenia zmieniającego pracownikom objętym ochroną przedemerytalną nie obowiązuje także, gdy wypowiedzenie jest konieczne ze względu na zmiany w układzie zbiorowym pracy. Postanowienia układu zbiorowego mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę (lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy). Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub aktu (art. 24113 § 2 Kodeksu pracy). Takie regulacje stosuje się odpowiednio w razie zmian w regulaminie wynagradzania (art. 772 § 5 Kodeksu pracy).

Również pracodawca zatrudniający minimum 20 pracowników może dokonać wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy, zarówno w ramach zwolnień grupowych, jak i indywidualnych, pracownikom w wieku przedemerytalnym (art. 5 ust. 5 pkt 1 i art. 10 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników). Jeżeli jednak wypowiedzenie warunków pracy i płacy powoduje obniżenie wynagrodzenia, takim pracownikom przysługuje, do końca okresu, w którym korzystaliby ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy, dodatek wyrównawczy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 23¹, art. 30, art. 39, art. 40, art. 42 § 1, art. 43, art. 48, art. 52, art. 55, art. 66, art. 772 § 5, art. 24113 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeksu pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162),

• art. 5 ust. 5 pkt 1, art. 10 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969).

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy

W jaki sposób należy ustalić okres wypowiedzenia przeniesionego pracownika samorządowego

PROBLEM

Pracownik został przeniesiony do naszej jednostki samorządowej w trybie art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych. Na podstawie porozumienia stron pracownikowi temu został zmieniony rodzaj umowy o pracę z umowy na czas nieokreślony na umowę na czas określony 1 roku. Staż pracy tej osoby u poprzedniego pracodawcy wynosił ponad 3 lata. Jaki okres wypowiedzenia umowy o pracę obowiązuje teraz tego pracownika? Czy do stażu jego pracy powinno się wliczyć także zatrudnienie w poprzedniej jednostce samorządowej? - pyta Czytelnik z Radomia.