Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 34

I. PRAWO PRACY

Procedura wprowadzania pracy zdalnej 3

Krok 1. Podpisz porozumienie ze związkami zawodowymi w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej 3

Krok 2. Jeżeli nie dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi lub w zakładzie pracy nie działa organizacja związkowa, wydaj regulamin pracy zdalnej 3

Krok 3. Jeśli nie doszło do zawarcia porozumienia w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej lub nie został wydany regulamin, ustal zasady wykonywania pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem 4

Krok 4. Uzgodnij z pracownikiem wykonywanie pracy zdalnej 4

Krok 5. Przekaż pracownikowi informację o ocenie ryzyka zawodowego i warunkach bhp 4

Krok 6. Odbierz od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych 5

Krok 7. Przekaż pracownikowi dodatkową informację o warunkach zatrudnienia 5

Urlop opiekuńczy i zwolnienie z tytułu siły wyższej – zasady udzielania 5

Urlop opiekuńczy – procedura postępowania 5

Krok 1. Ustal, czy pracownik spełnia warunki do korzystania z urlopu opiekuńczego 5

Krok 2. Sprawdź, czy pracownik ma jeszcze prawo do urlopu opiekuńczego 5

Krok 3. Rozpatrz wniosek pracownika o urlop opiekuńczy 6

Krok 4. Rozlicz nieobecność pracownika z powodu korzystania z urlopu opiekuńczego 6

Zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej – procedura postępowania 6

Krok 1. Ustal, czy pracownik spełnia warunki do zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej 6

Krok 2. Sprawdź, czy pracownik ma jeszcze prawo do zwolnienia z tytułu siły wyższej 6

Krok 3. Rozpatrz wniosek pracownika o zwolnienie z tytułu siły wyższej 7

Krok 4. Rozlicz nieobecność pracownika z powodu korzystania ze zwolnienia z tytułu siły wyższej 7

II. WYNAGRODZENIA

Zmiana minimalnego wynagrodzenia od 1 lipca 2023 r. i jej wpływ na wybrane świadczenia pracownicze 8

Składniki wynagrodzenia zaliczane do minimalnej płacy 8

Dodatek za pracę w porze nocnej i ryczałt za taką pracę 9

Kwota wolna od potrąceń z wynagrodzenia 9

Odszkodowania dla pracowników 10

Wynagrodzenie za przestój 10

Wynagrodzenie za niewykonywanie pracy ze względu na rozkład czasu pracy 10

Odprawa z tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych 11

Podstawa wymiaru składek ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym 11

Preferencyjna podstawa wymiaru składek ZUS 11

Podstawa wymiaru zasiłków z FUS 11

Świadczenie pieniężne dla absolwenta 11

Czy dodatek funkcyjny uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy 12

Możliwość wyłączenia składnika wynagrodzenia z podstawy wymiaru składek ZUS 12

Dodatek funkcyjny wlicza się do podstawy ekwiwalentowej 13

Sposób wliczania dodatku funkcyjnego do podstawy ekwiwalentowej 13

Czy dodatek za efektywny czas pracy ulega obniżeniu w razie nieobecności pracownika 13

Zapisy w regulaminie dotyczące pomniejszania dodatku 14

Dodatek za efektywny czas pracy a urlop wypoczynkowy 15

III. UBEZPIECZENIA

Zasiłek macierzyński po zmianach od 26 kwietnia 2023 r. i w okresie przejściowym 16

Zasady składania tzw. długiego wniosku o zasiłek macierzyński 16

Ustalanie wysokości zasiłku w okresie przejściowym 19

Czy umowa zlecenia zawarta ze studentem i tegorocznym maturzystą podlega oskładkowaniu 21

Umowa zlecenia ze studentem broniącym pracy magisterskiej 21

Wyłączenie studenta z obowiązkowych ubezpieczeń społecznych z tytułu umowy zlecenia 21

Umowa zlecenia z maturzystą 22

I. PRAWO PRACY

Procedura wprowadzania pracy zdalnej

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy, które regulują wykonywanie pracy zdalnej. Poniżej przedstawiamy procedurę wprowadzenia pracy zdalnej w zakładzie pracy na podstawie uzgodnienia.

Według tej procedury pracodawca, który chce, żeby pracownicy pracowali zdalnie, powinien postąpić w następujący sposób:

Krok 1. Podpisz porozumienie ze związkami zawodowymi w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca ustala w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, zasady wykonywania pracy zdalnej należy określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Definicja reprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych

Krok 2. Jeżeli nie dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi lub w zakładzie pracy nie działa organizacja związkowa, wydaj regulamin pracy zdalnej

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę związkom zawodowym projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Należy w nim uwzględnić ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Tak samo w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, określa on zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Treść porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej

Krok 3. Jeśli nie doszło do zawarcia porozumienia w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej lub nie został wydany regulamin, ustal zasady wykonywania pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin pracy zdalnej. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej można określić w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Takie porozumienie powinno uwzględniać wszystkie elementy, które obejmuje porozumienie zawierane ze związkami zawodowymi oraz regulamin pracy zdalnej, oprócz wskazania grupy pracowników objętych pracą zdalną.

Krok 4. Uzgodnij z pracownikiem wykonywanie pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej, poza zawarciem porozumienia lub ustaleniem regulaminu pracy zdalnej, wymaga co do zasady uzgodnienia między stronami umowy o pracę. Takie uzgodnienie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie dotyczące zmiany dotychczasowej formy pracy na pracę zdalną może być zawarte w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia dochodzi do zmiany miejsca wykonywania pracy określonego w umowie o pracę. Nie ma jednak konieczności zawierania w tym zakresie aneksu do umowy o pracę.

WAŻNE! W przypadku rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia nie ma potrzeby zawierania porozumienia zmieniającego umowę o pracę (zawierania aneksu).

Jeżeli uzgodnienie pracy zdalnej nastąpi przy zawieraniu umowy o pracę, żadna ze stron nie będzie mogła jednostronnie wycofać się z niego.

W przypadku gdy uzgodnienie pracy zdalnej ma miejsce w trakcie zatrudnienia, to zarówno pracodawca, jak i pracownik może wystąpić z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy jest kwestią porozumienia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, jednak nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli pracodawca i pracownik nie osiągną porozumienia co do terminu, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Krok 5. Przekaż pracownikowi informację o ocenie ryzyka zawodowego i warunkach bhp

Pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające to ryzyko. Ten obowiązek dotyczy również pracy w formie zdalnej.

Dlatego pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikowi informacji opracowanej na podstawie oceny ryzyka zawodowego i odebrania od niego przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej oświadczeń, że:

• zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania,
• na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Oba oświadczenia mogą być złożone przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przy sporządzaniu oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną trzeba uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• określenie czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Krok 6. Odbierz od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami i jest zobowiązany do ich przestrzegania.

Krok 7. Przekaż pracownikowi dodatkową informację o warunkach zatrudnienia

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej pracodawca przekazuje pracownikowi informację wskazującą:

• jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,

osoby lub organ odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną i upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 67¹⁸–6722, art. 67²⁴, art. 67²⁶, art. 67³¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641

Marek Skałkowski

prawnik, ekspert z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Państwowej Inspekcji Pracy

Urlop opiekuńczy i zwolnienie z tytułu siły wyższej – zasady udzielania

Od 26 kwietnia 2023 r. pracownicy mają prawo do 5 dni urlopu opiekuńczego. Od tego dnia przysługują im również 2 dni lub 16 godzin zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej. Poniżej przedstawiamy zasady udzielania przez pracodawcę nowych zwolnień od pracy.

Urlop opiekuńczy – procedura postępowania

Krok 1. Ustal, czy pracownik spełnia warunki do korzystania z urlopu opiekuńczego

Urlop opiekuńczy jest przyznawany w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny pracownika (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) albo zamieszkującej z nim w tym samym gospodarstwie domowym (np. partner życiowy, z którym pracownik jest w nieformalnym związku, lub dziadkowie). Chodzi w tym przypadku o osoby, które wymagają opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlop opiekuńczy nie przysługuje innym osobom niż wskazane powyżej.

Pojęcie „opieka lub wsparcie z poważnych względów medycznych” nie zostało zdefiniowane w Kodeksie pracy. Należy więc przyjąć, że taki urlop może zostać przyznany np. w celu udzielenia opieki lub wsparcia członkowi rodziny, który jest w zaawansowanym wieku i z tego powodu ma znaczne ograniczenia w samodzielnym funkcjonowaniu, w tym np. problem z samodzielnym przemieszczaniem się.

Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują także konieczności dokumentowania przyczyn skorzystania z urlopu opiekuńczego, wymagają jedynie, aby została spełniona przesłanka „opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych”.

Krok 2. Sprawdź, czy pracownik ma jeszcze prawo do urlopu opiekuńczego

Urlop opiekuńczy przysługuje pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym. Taki wymiar urlopu przysługuje bez względu na wymiar etatu, w jakim jest zatrudniony pracownik, oraz okres zatrudnienia u danego pracodawcy. Informacje o wykorzystaniu urlopu opiekuńczego trzeba wpisać w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy. Wówczas kolejny pracodawca będzie mógł ustalić, czy pracownik ma prawo do takiego urlopu.

Urlop opiekuńczy jest udzielany pracownikowi jedynie na dni pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na 1/10 etatu. Pracuje po 4 godziny dziennie raz w tygodniu w czwartek. Wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu 5 dni urlopu opiekuńczego. Pracodawca powinien zatem udzielić mu tego urlopu na dzień, w którym pracownik wykonuje pracę (czwartek). Nie będzie go zatem w pracy przez 5 tygodni.

Krok 3. Rozpatrz wniosek pracownika o urlop opiekuńczy

Urlop opiekuńczy jest udzielany na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. W praktyce oznacza to, że taki wniosek może zostać złożony nie tylko z własnoręcznym podpisem, ale także w formie np. e-mailowej czy SMS-owej.

Wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego pracownik składa w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

We wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego trzeba podać:

• imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,
• przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika,
• w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby,
• wymiar urlopu, w jakim pracownik chce z niego skorzystać (np. 1 dzień, 2 dni lub 5 dni).

Wzór wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego

Krok 4. Rozlicz nieobecność pracownika z powodu korzystania z urlopu opiekuńczego

Za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, mimo że nie wynika to bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy stanowią tak przepisy prawa pracy. Przepisy nie przyznają natomiast prawa do wynagrodzenia za czas urlopu opiekuńczego.

Okres urlopu opiekuńczego, pomimo że jest to urlop bezpłatny, należy wliczyć pracownikowi do okresu zatrudnienia. Do urlopu opiekuńczego mają także zastosowanie przepisy dotyczące ochrony stosunku pracy przed zwolnieniem z pracy i prawa pracownika do powrotu do pracy na dotychczasowe stanowisko lub stanowisko równorzędne po zakończeniu tego urlopu.

Zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej – procedura postępowania

Krok 1. Ustal, czy pracownik spełnia warunki do zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej

Pracownikowi przysługuje zwolnienie z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Żeby pracownik mógł skorzystać z tego zwolnienia, będą musiały wystąpić jednocześnie wszystkie 3 przesłanki, tj.:

• działanie siły wyższej,
• pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem,
• niezbędność natychmiastowej obecności pracownika.

Przepisy unijne i kodeksowe nie definiują ani nie doprecyzowują pojęcia „siła wyższa”. Należy zatem uznać, że pojęcie to trzeba rozumieć jako wydarzenie stanowiące „siłę wyższą” dla danego pracownika, np. awaria wody w domu lub nagła choroba członka rodziny.

Krok 2. Sprawdź, czy pracownik ma jeszcze prawo do zwolnienia z tytułu siły wyższej

Zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej przysługuje w wymiarze 2 dni albo 16 godzin. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym tego zwolnienia (czyli czy będzie ono wykorzystywane w dniach czy godzinach) decyduje pracownik w pierwszym wniosku o jego udzielenie złożonym w danym roku kalendarzowym.

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na 1/3 etatu. Chce skorzystać ze zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej w wymiarze godzinowym. Zatem wymiar zwolnienia obliczamy dla tego pracownika następująco:

16 godz. x 1/3 etatu = 5,33 godz. (6 godz. po zaokrągleniu).

Pracownik będzie miał prawo do 6 godzin zwolnienia z tytułu siły wyższej.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na 1/3 etatu w systemie równoważnym czasu pracy. Chce skorzystać ze zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej w wymiarze dniowym. Przysługują ma zatem 2 dni takiego zwolnienia, ponieważ obniżamy proporcjonalnie wymiar zwolnienia tylko wówczas, gdy udzielamy go na godziny. Pracownik wykorzystał 2 dni zwolnienia z tytułu siły wyższej w dni, kiedy pracuje po 12 godzin na dobę. Łącznie wykorzystał zatem 24 godziny takiego zwolnienia. Takie postępowanie będzie prawidłowe.

Zasady udzielania zwolnienia od pracy w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin. Przykładowo dla pracowników niepełnosprawnych dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin, zatem zwolnienie od pracy będzie im przysługiwało w wymiarze 2 dni lub 14 godzin w roku.

Informację o wykorzystaniu zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej i jego udzielonym wymiarze w danym roku kalendarzowym należy podać w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy.

Krok 3. Rozpatrz wniosek pracownika o zwolnienie z tytułu siły wyższej

Pracodawca jest zobowiązany udzielić zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Kodeks pracy nie precyzuje, w jakiej formie pracownik może składać wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej. Należy uznać, że może to zrobić w każdy sposób – nie tylko w formie pisemnej, ale np. SMS-em czy pocztą elektroniczną, a także osobiście bądź przez telefon.

Wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Krok 4. Rozlicz nieobecność pracownika z powodu korzystania ze zwolnienia z tytułu siły wyższej

Za czas zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej pracownikowi przysługuje prawo do połowy wynagrodzenia. Jest ono obliczane jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Przy czym składniki ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło to zwolnienie od pracy.

Ponadto pracownik korzystający ze zwolnienia z tytułu siły wyższej od pracy ma prawo powrotu do pracy na warunkach, na jakich był zatrudniony przed korzystaniem z takiego zwolnienia.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 17³¹–17³³, art. 1481 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641

Marek Skałkowski

prawnik, ekspert z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Państwowej Inspekcji Pracy

II. WYNAGRODZENIA

Zmiana minimalnego wynagrodzenia od 1 lipca 2023 r. i jej wpływ na wybrane świadczenia pracownicze

Od 1 lipca 2023 r. obowiązuje wyższa kwota płacy minimalnej, która wynosi 3600 zł (wzrost o 110 zł). Zmiana wysokości tej płacy wpływa na wynagrodzenia i inne uzależnione od niej świadczenia. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której ustawodawca zastrzega, że podstawą do wyliczeń jest minimalne wynagrodzenie w kwocie ustalonej od 1 stycznia, np. minimalna podstawa wymiaru składki zdrowotnej dla opłacających podatek na zasadach ogólnych (według skali i liniowo) oraz dla karty podatkowej. Wzrost dotyczy również minimalnej stawki godzinowej dla większości umów zlecenia i o świadczenie usług, która przez okres kolejnych 6 miesięcy tego roku będzie wynosić 23,50 zł.

Od minimalnego wynagrodzenia za pracę uzależniona jest wysokość należności pracowniczych, w szczególności takich jak:

• wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych oraz ryczałt za taką pracę,
• dodatek za pracę w porze nocnej i ryczałt za taką pracę,
• kwota wolna od potrąceń z wynagrodzenia,
• odszkodowanie za naruszenie przez pracodawcę przepisów prawa pracy, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu, oraz odszkodowanie dla pracownika, który doznał mobbingu lub wskutek mobbingu rozwiązał umowę o pracę,
• wynagrodzenie za przestój,
• wynagrodzenie należne w przypadku, gdy pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym,
• odprawa przysługująca w razie rozwiązania z pracownikami stosunku pracy z przyczyn ich niedotyczących (na podstawie ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników).

Ponadto minimalne wynagrodzenie za pracę wpływa m.in. na:

• najniższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby przebywające na urlopie wychowawczym,
• podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla płatników opłacających tzw. preferencyjny ZUS,
• zasady oskładkowania w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych,
• minimalną podstawę wymiaru zasiłków z FUS,
• maksymalną wysokość świadczenia dla osoby odbywającej praktyki absolwenckie na podstawie ustawy z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich.

Składniki wynagrodzenia zaliczane do minimalnej płacy

Do obliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika przyjmowane są przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS do wynagrodzeń osobowych. Przy obliczaniu wynagrodzenia nie należy uwzględniać:

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
• dodatku za staż pracy, przez który należy rozumieć dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę (art. 6 ust. 4–5 w zw. z art. 1 pkt 10 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę),
• wynagrodzenia z tytułu rozporządzania przez pracowników prawami autorskimi do utworów stworzonych w ramach stosunku pracy (rozdział II ust. 3 załącznika do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń. Zakres składników wynagrodzeń w gospodarce narodowej obowiązujący od 1 stycznia 2000 r. (zaktualizowany w 2003 r. i 2005 r.)

Dodatek za pracę w porze nocnej i ryczałt za taką pracę

Pracownik, który wykonuje pracę w porze nocnej, ma prawo do dodatku do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Jego minimalna, obowiązkowa wysokość wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zatem praca w porze nocnej przypadająca 1 lipca 2023 r. i później powinna być rekompensowana wyższym niż dotychczas dodatkiem do wynagrodzenia.

Tabela 1. Wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w 2023 r.

W przypadku pracownika, który wykonuje pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy, dodatek może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej. A zatem po zmianie wysokości minimalnego wynagrodzenia ryczałt, który został ustalony na podstawie tego wynagrodzenia, również należy podwyższyć.

Przykład

Handlowiec zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, stale wykonujący pracę poza zakładem pracy, otrzymuje ryczałt za pracę w porze nocnej. Ryczałt został ustalony w wysokości iloczynu umówionej z pracownikiem liczby godzin pracy w nocy (24 godziny) i stawki wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do 30 czerwca 2023 r. stawka wynosiła 20,94 zł brutto za godzinę i została obliczona w następujący sposób:

3490 zł : 20,83 (współczynnik ekwiwalentowy, który wyraża średnią liczbę dni do przepracowania w 2023 r.) : 8 godzin (dobowa norma czasu pracy obowiązująca pracownika) = 20,94 zł,

24 godziny × 20,94 zł = 502,56 zł.

Od 1 lipca 2023 r. podstawą wymiaru ryczałtu jest kwota 3600 zł, stawka za godzinę wynosi 21,60 zł (3600 zł : 20,83 : 8 godzin), a ryczałt stanowi kwotę 518,40 zł (24 godziny × × 21,60 zł).

Kwota wolna od potrąceń z wynagrodzenia

Od 1 lipca 2023 r. wzrośnie wysokość kwoty wolnej od potrąceń. Jest ona ustalana od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę przypadającego do wypłaty i obowiązuje w przypadku dokonywania innych potrąceń niż na spłatę świadczeń alimentacyjnych, tj. w przypadku:

• egzekwowania: sum na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne na mocy tytułów wykonawczych, zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi, kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy,
• zgody pracownika na dokonanie potrącenia.

Wysokość kwoty wolnej zależy od indywidualnych parametrów podatkowych i wysokości opłacanych składek ZUS. Zatem wpływ na kwotę wolną mają przede wszystkim:

• kwota zmniejszająca podatek,
• koszty uzyskania przychodów,
• preferencje podatkowe (zwolnienia podatkowe i wspólne rozliczenie),
• przekroczenie tzw. 30-krotności.

Tabela 2. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK) – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

Tabela 3. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK) – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

Odszkodowania dla pracowników

Wraz ze wzrostem minimalnej stawki wynagrodzenia od 1 lipca 2023 r. wzrosła minimalna wysokość odszkodowania (do kwoty 3600 zł), przysługującego pracownikowi:

• w stosunku do którego pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu,
• który skorzystał z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu,
• który udzielił w jakiejkolwiek formie wsparcia pracownikowi korzystającemu z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Wynagrodzenie za przestój

Ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę wzrosła też stawka wynagrodzenia przysługująca pracownikowi za czas niewykonywania pracy wskutek niezawinionego przez niego przestoju. Prawo do wynagrodzenia przestojowego w wysokości płacy minimalnej mają pracownicy otrzymujący wynagrodzenie minimalne (również jego proporcjonalną część), a także ci, których wynagrodzenie nie zostało określone stawką godzinową lub miesięczną, jeżeli będzie ona niższa w przypadku pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy od 60% wynagrodzenia zmiennego.

Wynagrodzenie za niewykonywanie pracy ze względu na rozkład czasu pracy

Od 1 lipca 2023 r. wynagrodzenie gwarancyjne w wysokości co najmniej 3600 zł miesięcznie przysługuje pracownikowi, który w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie miał obowiązku wykonywania pracy. W przypadku pracownika zatrudnionego na niepełny etat, wysokość tego wynagrodzenia należy ustalić proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jeżeli ze względu na rozkład czasu pracy, pracownik wynagradzany stawką wyższą niż minimalna nie będzie wykonywał pracy, przysługuje mu ustalone dotychczas wynagrodzenie. Nie można obniżyć go bez zgody pracownika do wysokości minimalnej pensji.

Przykład

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym czasu pracy, pokrywającym się z miesiącami kalendarzowymi, otrzymujący wynagrodzenie w wysokości 5500 zł, nie będzie wykonywał pracy przez cały lipiec i sierpień 2023 r. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 5500 zł za każdy z tych miesięcy.

Odprawa z tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych

Podwyżka minimalnego wynagrodzenia za pracę wpłynie też na wysokość maksymalnej odprawy przysługującej pracownikom, których zatrudnienie ustało z przyczyn ich niedotyczących na podstawie ustawy z 13 marca 2003 r. Maksymalna odprawa wynosi 15-krotność minimalnej płacy (od 1 lipca 2023 r. – 54 000 zł).

Podstawa wymiaru składek ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym

Od 1 lipca 2023 r. pracodawca musi zweryfikować podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za pracowników przebywających na urlopie wychowawczym. Podstawa wymiaru składek na ww. ubezpieczenia nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Zatem w przypadku pracowników, dla których właściwa jest najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę tę należy podwyższyć do 75% nowej kwoty minimalnego wynagrodzenia (2700 zł). Podstawa we wskazanej wysokości obowiązuje do końca 2023 r.

Preferencyjna podstawa wymiaru składek ZUS

Wzrost wynagrodzenia minimalnego spowodował jednoczesny wzrost podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie Prawa przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych, opłacającą preferencyjne składki na ww. ubezpieczenia. Mowa tu o osobie, która w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych, począwszy od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej, jest uprawniona do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od zadeklarowanej kwoty, nie niższej niż 30% minimalnego wynagrodzenia (od 1 lipca 2023 r. – 1080 zł).

Podstawa wymiaru zasiłków z FUS

Pracownicy zatrudnieni na pełny etat z minimalnym wynagrodzeniem za pracę, niezdolni do pracy z powodu choroby lub macierzyństwa od 1 lipca 2023 r. lub później, mają prawo do wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ustalonych od podstawy nie niższej niż 3600 zł po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na pełny etat z wynagrodzeniem miesięcznym w wysokości minimalnego. Jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 15 czerwca do 10 lipca 2023 r. Podstawą wymiaru świadczeń chorobowych jest minimalne wynagrodzenie za pracę. Za okres od 15 do 30 czerwca 2023 r. podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego była kwota 3011,52 zł (3490 zł – 478,48 zł). Z tytułu niezdolności do pracy w okresie od 1 do 10 lipca 2023 r. podstawą jest 3106,44 zł (3600 zł – – 493,56 zł).

Świadczenie pieniężne dla absolwenta

Od 1 lipca 2023 r. maksymalna kwota świadczenia dla absolwenta odbywającego praktyki na podstawie ustawy o praktykach absolwenckich będzie wyższa i wyniesie 7200 zł brutto (3600 zł × 2). Nie oznacza to jednak, że praktykant, który otrzymywał do 30 czerwca 2023 r. 6980 zł świadczenia (3490 zł × 2) wskazanego kwotowo w umowie, ma roszczenie o jego podniesienie do wysokości dwukrotnej płacy minimalnej obowiązującej od 1 lipca 2023 r. To jest bowiem jedynie maksymalna kwota tego świadczenia. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy strony ustaliły maksymalną wysokość świadczenia przez odesłanie w tym zakresie w umowie do ustawy o minimalnym wynagrodzeniu.

Podstawa prawna:

• art. 183d – art. 183e, art. 81, art. 871, art. 91, art. 129 § 5, art. 1511, art. 1518 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641),

• art. 8 ust. 4 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641),

• art. 9, art. 18 ust. 14, art. 18a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 852),

• art. 45 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641),

• art. 3 ust. 2 ustawy z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1244),

• art. 6–8a ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 2207),

• rozporządzenie Rady Ministrów z 13 września 2022 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 1952).

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem

Czy dodatek funkcyjny uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

PROBLEM

Z końcem maja 2023 r. rozwiążemy umowę o pracę z jednym z pracowników. Pracownik otrzymuje miesięcznie stały dodatek funkcyjny, do którego ma prawo również w okresie pobierania świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. Od dodatku funkcyjnego przysługującego za okresy wskazanych nieobecności nie naliczamy składek na ubezpieczenia społeczne (spełniamy warunki wymagane do zastosowania tego zwolnienia). Czy w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy powinniśmy uwzględnić ten składnik wynagrodzenia, mimo że od części – a zdarza się, że również od pełnej kwoty – dodatku funkcyjnego nie naliczamy tych składek ZUS? – pyta Czytelniczka ze Szczecina.