Czym udokumentować koszt uzyskania przychodu

Aby móc potrącić koszty, podatnik musi zgromadzić odpowiednie dowody ich poniesienia. Co do zasady będą to faktury, podpisane umowy cywilnoprawne czy inne dowody księgowe. Brak odpowiedniego udokumentowania kosztu nie pozbawia podatnika prawa do udowodnienia faktu poniesienia kosztu za pomocą innych dowodów. Zgodnie bowiem z art. 180 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Brak jednak dowodu księgowego stawia podatnika w trudnej sytuacji. Musi się bowiem liczyć, że dany wydatek zostanie zakwestionowany jako koszt uzyskania przychodu przez organ podatkowy. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 25 września 2009 r. (sygn. ITPB1/415-677/09/HD) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy uznał: Enumeratywnie wskazany katalog wydatków, które mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi o których mowa w § 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie pkpir, nie wymienia wydatków związanych z zakupem towarów handlowych od podmiotów zagranicznych. Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje Pani sprzedaży przez Internet zabawek sprowadzanych z Anglii. Nie jest Pani podatnikiem podatku VAT. Dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów, a uzyskane dochody opodatkowuje na zasadach ogólnych. Na zakupione zabawki otrzymuje Pani od kontrahenta brytyjskiego paragony z kasy fiskalnej. Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być - co do zasady - faktura, bądź rachunek o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Sytuacja opisana we wniosku nie mieści się w zakresie § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, wymieniającego wprost, kiedy na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzane dowody wewnętrzne. Paragony fiskalne nie stanowią również dowodów, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia. Wobec powyższego paragony fiskalne od kontrahenta brytyjskiego - jako nie spełniające wymogów przewidzianych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - nie mogą stanowić podstawy zapisu kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Warto jednak podkreślić, że nie wszystkie organy podatkowe są tak rygorystyczne w kwestii udokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 30 stycznia 2009 r. (sygn. ILPB3/423-729/08-4/MC) podkreślał: Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. (...)

W przypadku kosztów, których wpływ na przychody jest trudny do wykazania, podatnik powinien mieć przygotowane, oprócz dowodów księgowych, również inne dowody świadczące o związku danego wydatku z przychodem. Takim przypadkiem są usługi niematerialne, np. usługi doradztwa gospodarczego. W ich przypadku organy podatkowe, oprócz faktury kontrahenta, za wykonaną usługę żądają często od podatnika szczegółowych umów dotyczących świadczenia tych usług oraz raportów czy innych dokumentów świadczących o faktycznym wykonaniu tych usług.

Czy zakup części samochodowych od osób fizycznych można udokumentować dowodem wewnętrznym

PROBLEM

Od niedawna prowadzę komis samochodowy. Chciałbym kupować od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej części samochodowe potrzebne m.in. do napraw sprzedawanych aut. Te osoby nie wystawią mi faktur. Czy wydatki na zakup części samochodowych od osób fizycznych mogę zaliczyć do kosztów na podstawie wystawionych we własnym zakresie dowodów wewnętrznych?