Ewidencja zagranicznej podróży służbowej w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej

Zagraniczną podróżą służbową funkcjonariusza jest wykonywanie przez niego czynności służbowych poza granicami państwa, w terminie i miejscu określonym w poleceniu odbycia zagranicznej podróży służbowej, wydanym przez właściwego przełożonego. Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej żądzą się innymi prawami niż należności z tytułu krajowej podróży służbowej.

Zasady ogólne dotyczĄce zagranicznych podróŻy sŁuŻbowych

W związku z zagraniczną podróżą służbową funkcjonariuszowi Straży Granicznej (dalej: SG), jak i pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez kierownika jednostki odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Zasady wypłacania oraz wysokość tych należności uregulowane są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej: rozporządzenie).

Przysługujące należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej to w szczególności:

l diety,

l zwrot kosztów noclegów lub ryczałt za nocleg,

l zwrot kosztów przejazdu i dojazdu w formie ryczałtu,

l inne, określone przepisami oraz przez przełożonego w poleceniu wyjazdu służbowego.

Diety

W podróżach zagranicznych dieta przysługuje na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, jakie pracownik może ponieść w związku z odbywaną podróżą. Zasadą jest, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej.

Jeżeli zagraniczna podróż służbowa trwa:

1) nie dłużej niż dobę i wynosi:

l do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

l ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

l ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) dłużej niż dobę:

l za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

l za niepełną, ale rozpoczętą dobę przysługuje dieta w wysokości jak za podróż, która trwa nie dłużej niż dobę.

Wysokość diety może ulec zmianie, ponieważ kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego za granicą bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy bezpłatny posiłek stanowi odpowiednio:

l śniadanie - 15% diety,

l obiad - 30% diety,

l kolacja - 30% diety.

Pozostałe 25% diety przysługuje na inne wydatki niezależnie od otrzymanego bezpłatnego posiłku.

Przykład

Funkcjonariusz SG odbył podróż służbową do Niemiec. Podróż trwała od 1 marca 2009 r. od godz. 12.00 do 5 marca 2009 r. do godz. 15.00, w związku z tym przysługuje mu dieta w wysokości 182 euro (4 i 1/3 doby × 42 euro). Gdyby otrzymał całodzienne wyżywienie, otrzymałby 25% tej należności, czyli 45,50 euro, a gdyby otrzymywał bezpłatne obiady, to wysokość diety wynosiłaby 70% (15% śniadanie + 30% kolacja + 25% inne wydatki), czyli 127,40 euro.

Noclegi

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% ww. limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Koszty przejazdu i dojazdu

Zwrot kosztów przejazdu w podróży zagranicznej obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na przejazd danym środkiem transportu. Na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego przysługuje pracownikowi ryczałt w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na przejazdy środkami komunikacji miejscowej w podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.

Zasady szczególne dotyczĄce zagranicznych podróŻy sŁuŻbowych w SG

Od 1 stycznia 2009 r. obowiązują nowe regulacje organizacyjne funkcjonowania w SG zasad odbywania i rozliczania zagranicznych podróży służbowych zamieszczone w decyzji nr 12 Komendanta Głównego Straży Granicznej z 16 stycznia 2009 r. w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju oraz przyjmowania delegacji zagranicznych w SG. Decyzja ta określa nowe zasady udzielania zgody na odbycie zagranicznej podróży służbowej oraz udzielania zaliczek i ich rozliczania oraz sprowadza się do przeniesienia kompetencji w tym zakresie na kierowników jednostek organizacyjnych SG, na których zaopatrzeniu finansowym pozostaje osoba kierowana w zagraniczną podróż służbową.

Należności pieniężne przysługujące funkcjonariuszom skierowanym do akademii lub innych szkół za granicą, pełniącym służbę w kontyngencie SG poza granicami kraju oraz wykonującym czynności służbowe na terytorium obcego państwa, określają odrębne przepisy, tj.:

l rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 grudnia 2001 r. w sprawie wypłacania ryczałtu funkcjonariuszowi Straży Granicznej wykonującemu stałe zadania służbowe poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

l rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 20 czerwca 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków wypłaty uposażenia i innych należności pieniężnych funkcjonariuszom Straży Granicznej skierowanym do akademii lub innych szkół (na kursy) za granicą,

l rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 czerwca 2002 r. w sprawie należności i świadczeń przysługujących funkcjonariuszom Straży Granicznej oddelegowanym do pełnienia służby poza granicami państwa,

l rozporządzenie Rady Ministrów z 12 września 2006 r. w sprawie należności pieniężnych otrzymywanych przez funkcjonariuszy Straży Granicznej delegowanych do pełnienia służby w kontyngencie Straży Granicznej poza granicami państwa.

NaleŻności z tytuŁu zagranicznej podróŻy sŁuŻbowej, ich rozliczanie i ewidencja

Przed rozpoczęciem podróży pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Jeśli pracownik wyrazi zgodę, to zaliczka może być mu wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Po powrocie, w terminie 14 dni od zakończenia podróży, należy dokonać rozliczenia kosztów podróży w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Aktualny wykaz walut wymienialnych zawiera załącznik do obwieszczenia Prezesa Narodowego Banku Polskiego z 25 lutego 2008 r. w sprawie ogłoszenia wykazu walut wymienialnych.

Do rozliczenia należy załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik jest obowiązany złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach jednostki służy konto 101 „Kasa”. Jeśli występują częste obroty gotówkowe zagranicznymi środkami płatniczymi, jednostka powinna wyodrębnić organizacyjnie kasę walutową, a ewidencję tych operacji prowadzić na koncie 101-2 „Kasa walutowa”. Wpłaty i wypłaty gotówki w zagranicznych środkach płatniczych powinny być ujmowane w odrębnych raportach kasowych w podziale na waluty każdego rodzaju.

Należy dodać, że w wyniku nowelizacji ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), począwszy od 1 stycznia 2009 r., wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień (art. 30 ust. 2 pkt 2 uor w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2009 r.). Natomiast rozliczenie środków pieniężnych pobranych z rachunku bankowego powinno nastąpić według kursu sprzedaży banku, w którym jednostka posiada rachunek bankowy, obowiązującego w dniu obciążenia rachunku.

Przykład

Przed wyjazdem służbowym pracownikowi wypłacono zaliczkę na wydatki w podróży zagranicznej w kwocie 1000 euro, po kursie 4,00 zł/EUR. Po odbytej podróży pracownik dokonał rozliczenia kosztów na kwotę 920 euro. Koszty podróży rozlicza się według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia tych kosztów. Kurs ten wynosił 3,90 zł/EUR (czyli wystąpią ujemne różnice kursowe). Następnie pracownik zwrócił do kasy nadwyżkę pobranej zaliczki wynikającą z przedłożonego rozliczenia. Zwrot wyceniono po kursie, według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki. Kurs ten wynosił 4,20 zł/EUR (czyli wystąpią dodatnie różnice kursowe).

Rozliczenie kosztów podróży w księgach rachunkowych należy ująć w sposób przedstawiony na schemacie.

Roman Pawliczak

Podstawy prawne

l Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1343)

l Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555)

l Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 72, poz. 422)

l Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 grudnia 2001 r. w sprawie wypłacania ryczałtu funkcjonariuszowi Straży Granicznej wykonującemu stałe zadania służbowe poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 148, poz. 1658)

l Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 20 czerwca 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków wypłaty uposażenia i innych należności pieniężnych funkcjonariuszom Straży Granicznej skierowanym do akademii lub innych szkół (na kursy) za granicą (Dz.U. Nr 86, poz. 792)

l Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 czerwca 2002 r. w sprawie należności i świadczeń przysługujących funkcjonariuszom Straży Granicznej oddelegowanym do pełnienia służby poza granicami państwa (Dz.U. Nr 100, poz. 917)

l Rozporządzenie Rady Ministrów z 12 września 2006 r. w sprawie należności pieniężnych otrzymywanych przez funkcjonariuszy Straży Granicznej delegowanych do pełnienia służby w kontyngencie Straży Granicznej poza granicami państwa (Dz.U. Nr 172, poz. 1233; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 27, poz. 155)

l Obwieszczenie Prezesa Narodowego Banku Polskiego z 25 lutego 2008 r. w sprawie ogłoszenia wykazu walut wymienialnych (M.P. Nr 19, poz. 202)