Jak rozliczać dofinansowania do wypoczynku dla członków załogi i ich rodzin dokonane ze środków ZFŚS

Zbliżające się wakacje to sezon częstszych absencji urlopowych personelu. Pracodawcy wypłacają z tego tytułu różne świadczenia wypoczynkowe. Zakłady pracy ze sfery budżetowej robią to głównie ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), ponieważ nie mają zarezerwowanych innych funduszy na ten cel. W artykule zostały przedstawione zasady przyznawania i rozliczania najpopularniejszych dopłat do wypoczynku członków załogi (pracowników, byłych pracowników, zleceniobiorców, menedżerów kontraktowych i ich rodzin).

Dofinansowanie do "wczasów pod gruszą"

Rodzajem pomocy z ZFŚS związanym z wypoczynkiem, cieszącym się największym zainteresowaniem, są dopłaty do "wczasów pod gruszą". Jest to zbiorcza nazwa dla różnych form wypoczynku organizowanego przez pracownika czy inną osobę uprawnioną do korzystania z ZFŚS na własną rękę, w jakiej pracodawca partycypuje finansowo właśnie z zasobów ZFŚS. Określenie to nie obejmuje wyłącznie prostych form spędzania wolnych dni "pod chmurką" (pod namiotem, na biwaku), ale też agroturystykę, pobyt w hotelu, zorganizowane wczasy i wyjazdy krajoznawcze, sportowe i wypoczynkowe. Ważne, aby zainteresowany zaaranżował wyjazd samodzielnie i/lub z rodziną, bez logistycznej pomocy podmiotu zatrudniającego. Przepisy nie definiują pojęcia "wczasy pod gruszą". W zasadzie jest to więc każdy rodzaj wypoczynku uprawnionego i jego rodziny, zapewniony na własną rękę, który tak został właśnie nazwany w regulaminie ZFŚS, i do którego pracodawca zobowiązał się w tym regulaminie "dopłacić".

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz reguły przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca budżetowy określa w regulaminie socjalnym uzgodnionym ze związkiem zawodowym, a gdy taki nie działa w jednostce - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS). Nie ma przy tym znaczenia liczba osób przez niego angażowanych.