Czy nieprzyjęcie przez pracownika pisma o ukaraniu karą porządkową jest równoznaczne z zawiadomieniem o nałożeniu kary porządkowej

W związku z paleniem przez pracownika papierosów w swoim pokoju biurowym, poprosiliśmy go o wyjaśnienie tej sytuacji i chcieliśmy wręczyć mu pismo o ukaraniu karą upomnienia. Pracownik odmówił składania wyjaśnień. Przeczytał wręczone mu pismo, ale go nie podpisał i nie przyjął. Czy w takiej sytuacji można wpiąć do akt osobowych pismo o ukaraniu, czy lepiej wysłać je pocztą na adres domowy pracownika? Od czasu, kiedy próbowaliśmy wręczyć pracownikowi pismo o ukaraniu karą porządkową, minęło już 7 dni, a pracownik od tej pory przebywa na zwolnieniu lekarskim.